档案数字化专题讲座

1、1 档案数字化专题讲座档案数字化专题讲座 2 规定、规范、标准 n档案数字化外包安全管理规范（档办发 20147号） n广东省档案数字化安全管理指南（粤档发 201332号） n纸质档案数字化技术规范（da/t31-2005） n纸质档案数字化数据质量规范 （dbj440100t 772010） 3 规定、规范、标准 n数字档案室建设指南（档发20144号） n数字档案馆建设指南（档办2010116号) n数字档案馆系统测试办法（档办发 20146号） n电子文件归档与管理规范（gb/t18894- 2002） 4 目录 n目标、任务 n纸质档案数字化 n电子文件归档 n新形势、新挑战 5 目

2、标、任务 n到2018年，馆藏纸质档案数字化数量比 2010年翻两番（国家局） n从2018年起，县级以上综合馆接收档案进 馆须同步接收电子（数字）版（省局） n2018年50%单位建成数字档案室（省局） n2018年底有移交进馆任务的单位，进馆范 围的室藏传统载体档案100%数字化 6 纸质档案数字化 n加工方式：自主加工、外包加工 n数字化服务机构的安全管理 n国内合法登记注册的企业或事业单位 n业务范围档案数字化加工或数据处理（国家局，与新 商事登记冲突） n县级以上档案行政管理部门备案登记（省局） n五年内无档案安全事故、泄密事件等（省局） n股东及工作人员必须为中国境内公民 n工作人

3、员无犯罪记录证明、签保密承诺书 7 纸质档案数字化 n数字化场所的安全管理 n独立空间、配档案装具、防火防盗防潮等 n视频监控，保存不少于6个月 n封断所有加工设备的无线网络功能 n挂牌上岗，物品存专用储物柜，不得带非工作 用的手机、相机、移动存储介质进入现场 n严禁在加工场所喝水、进食，严禁擅自将加工 场所的物品带离 8 纸质档案数字化 n设备、网络与数据的安全管理 n加工设备必须封闭usb、红外线、蓝牙等信息输出端口 n使用正版软件，不安装与加工无关软件 n数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线 网卡、无线键盘、无线鼠标 n加工中使用的硬盘、移动存储介质在数字化工作完成后 必须交

4、由档案部门统一保管或销毁 n加工设备和存储介质送外维修必须报档案部门书面审批， 并由档案部门人员现场监督 9 纸质档案数字化 n档案实体的安全管理 n涉密档案要筛除（国家局），涉密档案不得委 托外部机构个人加工（省局），涉密加工资质 n分批调档，做好档案实体交接的清点、核对， 防止档案丢失 n加工过程不得损毁档案，破损的档案要修复 n正在加工的档案必须每天入库（柜），不得在 加工工位上留存过夜 10 纸质档案数字化 n纸质档案数字化技术规范 中华人民共和国档案行业标准 dat 312005 n黑白、彩色，分辨率大于等于100dpi，需ocr 识别的200dpi，图像处理（保持原貌，纠偏、 去黑

5、边、去污、拼接），挂接、关联，质检5% 以上、合格率95%以上，备份（3套制） n彩色300dpi，无损压缩tiff格式（国家局征求 意见） 11 纸质档案数字化 n纸质档案数字化数据质量规范 广州市地方技术规范 dbj440100t 77 2010 n彩色，分辨率大于等于300dpi，加工自检 100%、验收宜按10%抽检，重要档案抽检 合格率宜大于等于97% 12 电子文件归档 n电子档案的法律效力 n与纸质档案一样，归档前有效力归档后就有效力 n电子签名、电子印章（是否手动盖章、签名） n电子签名法（人身关系、不动产、停公共服务例外） n双套制（过渡策略？） n电子档案是原件，纸质版是复

6、制件 n电子文件归档的内容，电子文件原文（验证信息、修 改痕迹）、版式文件（pdf、ceb）、扫描件（如需 要）、元数据 13 电子文件归档 n电子文件与电子档案 n区别 n电子文件生成方式：系统（oa、业务系统）、 加工（扫描及ocr、拍照、采集） n电子文件特性：非直读性和依赖性（易失效）、 信息的游动性和共享性（易复制）、易操作性 （易修改）、复杂性（多格式、多版本、分开 存储） 14 电子文件归档 n电子文件的类型格式（非全部） n文本文件：归档通用格式（xml、rtf、txt）， 常用格式（doc、wps） n图像文件：jpeg、tiff n版式文件：pdf、ceb n音频文件：mp

7、3、wav n视频文件：avi、mpeg 15 电子文件归档（三性检测） n准确性原则（真实性原则） n真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定 后，确认其与形成时的原始状况一致 n完整性原则 n完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等 无缺损 n可用性原则（有效性原则） n文件完好也会因版本太旧而失效，录像带 n安全性原则 n 通过检测，确保文件不带有病毒及木马等恶意代码 16 准确性原则（真实性原则） n1972年2月21日毛泽东会见来华访问的美国总统尼克松 17 电子文件归档 n准确性 n与纸质档案一样，需通过技术手段和管理制度予以保 证，权限管理、数字证书等手段 n完整

8、性 n包括归档记录单位真实全貌的全部电子档案，电子文 件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损 n可用性 n长期保存系统，格式转换（信息损失）尽量保证长期 可读，使用通用标准（pdf/a），存储载体选择，本地 备份、异地备份，数据迁移 18 可用性原则（有效性原则） n例子 n1975年能够读取美国1960年人口普查数据的 计算机仅有2台；目前，100万份美国越战档 案的计算机索引已经无法读取；美国国家宇 航局自1958年以来的多数研究报告正不断受 到威胁。 n早期的超星文件格式 n早期wps、lotus-123文件格式 19 电子文件归档 n电子文件的归档方式 n逻辑归档：在计算机网络上进行

9、、不改变原存储方式和 位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的 过程。 n物理归档：把计算机及其网络上的电子文件以网络传输 或介质传递方式移交给档案部门的过程，归档前后电子 文件的存储位置发生改变。以网络传输方式进行的归档 称在线归档，以介质传递方式进行的归档称离线归档。 n电子文件归档的文件格式 20 电子文件归档 n电子文件的准确性 （真实性）、完整性、 可用性和安全性，移 交前由形成部门负责， 移交后由档案部门负 责。 n电子文件保管信息系 统的安全保护等级共 分五级： 自主保护级自主保护级 强制保护级强制保护级 监督保护级监督保护级 指导保护级指导保护级 专控保护级专控保护级

10、21 电子文件归档 n电子档案管理的安全策略 n物理隔离技术措施：网络隔离措施，如扫描 加工网络与档案管理系统使用的网络不能有 物理连接、涉密信息网络与互联网不能有物 理连接，黑客威胁无处不在，美国国防部、 nasa都无法杜绝。离线备份 n数据管理安全措施：合理设置系统操作人员 权限，系统运行维护权与数据管理权分离、 数据管理权与数据操作权分离。 22 电子文件归档 n数据备份 n电子文件归档与管理规范规定：把带有 归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好 的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供 查阅使用，一套异地保存。对已加密电子文 件，则应在解密后再制作拷贝。 n归档电子文件脱机备份在实际工作中容易被 忽视。 23 电子文件归档 n电子档案的有效性保证 n每年对电子文件进行一次检查登记，如不兼 容，进行载体转换工作，原载体保留时间不 少于3年。 n对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次 抽样机读检验，抽样率不低于10%。