企业内部控制-订购成本控制方案

1、企业内部控制-订购本钱控制方案方案名称订购本钱操纵方案受控状态编号执行部门监督部门考证部门、目的为加大对订购本钱的操纵，降低米购本钱，提升公司的经济 效益，特制定本方案。二、有关定义订购本钱是指公司为实现一次采购而进行各种活动的费用， 包括办公费、差旅费、 费和邮资等。具体地讲，订购本钱有 关费用如表4-1所示。表4-1订购本钱费用一览表订购本钱分类有关活动内容固定本钱采购部日常工作运转采购部的差不多支出变 动 成 本请购手续成本1 .编制并提出采购申请2.审批采购申请1. 请购人工费用2. 请购日常用品费用3. 主管及有关部门的审查 费用采购执行成本1 .调查并选择合 适的供给商2. 填写并

2、发出?采 购单?3. 填写并核对?收 货单?1 .估价、询价、比价、议 价费用2. 执行采购费用3. 通信联络费用进货验收成本检查验收采购物品1. 检验人工费用2. 检验交通费用3. 检验仪器外表费用入库本钱物品卸载、搬运与入库物品搬运所花费的本钱其他本钱会计入账支付款项等活动会计入账支付等所花费的本钱备注三、职责分工(一) 采购部职责1. 采购部经理的职责(1) 审批采购申请。(2) 确定供给商。(3) 签订?采购合同?(4) 监督采购过程。2. 采购专员的职责(1) 负责采购工作。(2) 负责询价、议价。(3) 执行采购合同。(4) 领取有关差旅费、通信费等采购费用。(二) 财务部职责1

3、.财务部经理的职责(1) 审核采购申请。(2) 审查采购价格与?采购合同?。(3) 按合同审批物品采购款项。(4) 审批采购专员的费用报销申请。2. 本钱会计的职责本钱会计负责订购本钱的核算工作。3. 出纳的职责(1) 支付供给商采购款项。(2) 发放采购专员的报销费用(差旅费、通信费等)(三) 物流部职责物流部装卸人员负责物品的卸载与搬运工作。(四) 质量治理部职责质量治理部负责采购物品的质检工作。(五) 仓储部职责仓储部仓库治理员负责物品的入库储藏工作。四、操纵措施(一)请购过程操纵为降低请购过程中发生的本钱与费用，公司需明确制定请购 的审批权限，优化请购流程，降低人工费用和手续费用。1.

4、请购授权审批操纵公司应建立请购授权审批制度，明确审批人对采购作业的授 权批准方式、权限、程序和责任等。公司具体的请购审批权限规 定如表4-2所示。表4-2请购授权审批权限一览表采购工程采购金额(元)请购程序申请人初核人复核人核准人打算内采0 10 000采购专员采购部经理财务部经理财务部经理购10 000 以采购专采购部财务部主管副上员经理经理总打算外采购全部采购专员采购部经理财务部经理主管副总备注2.建立明确、合理的请购审批流程(1) 生产或使用部门按照生产打算及工作需求向仓储部门发送?物品需求单?，该单上需注明使用部门、物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。(2) 仓储部按照物品

5、需求情形和仓库存货情形，填具存货量， 汇总物品需求信息，将?物品需求单?传递给米购部。3米购专员收到仓储部送来的 ?物品需求单?后，填制?米购申请表?，该表一式四联，一联采购部留存，二联返还使用部门， 三联返还仓储部，四联送财务部审核。?采购申请表?内容包括使用部门、物品名称、规格、数量、要求、价格、到货日期及用途等，同时制定?采购预算表?，报采购部经理审批。4采购部经理收到 ?采购申请表?和?采购预算表?表后， 审核采购是否在打算内，假设符合打算，那么审批签字后由采购专员转交财务部审查，否那么报公司主管副总审批。5 财务部审查?采购申请表?和?采购预算表?，检查是 否在预算内，假设在预算内，

6、那么由财务部经理审批签字后，交采购专员办理物品采购，假设在预算外，那么报公司副总审批。6打算内采购金额大于1万元的采购工程与任何金额的打 算外采购工程均需经主管副总审批签字前方可办理采购业务。7重要物品的请购应当通过使用部门、技术部门和采购部 门等有关人员决策论证后，报公司总经理审批。8关于紧急需求的专门请购需制定专门审批程序。因专门 缘故需取消请购申请时，使用部门应通知采购部停止采购，采购 部应在?采购申请表?上加盖“撤销印章，并退回给使用部门。二采购方式操纵不同的物品可采取不同的采购方式，采购方式也是阻碍订购 本钱的因素之一。具体采购方式的选择标准如表4-3所示。表4-3米购方式分类表米购

7、方式实施要点适用范畴招标米购1. 详列所有条件2. 公布广告3. 厂商投标4 .供给商相互比价5.选择供给商大宗物品的采购，如大宗设备等议价采购1 .选择几家供给 商询价2. 比价、议价3. 选择供给商样物品的采购。公司普遍采纳的采购方式定价收购定价现款采购购头数量庞大，非几家厂商所能全部提供的物品公布市场采购在公布交易场合或拍卖会上采购大宗物品采购二采购过程操纵采购过程中发生的估价、供给商选择、议价比价等有关活动 直截了当阻碍着采购人工费用、治理费用、差旅费和 费等订 购本钱，公司须对这些活动进行有效的操纵，优化采购流程。1 .建立并优化采购流程采购专员在完成请购审批手续后开始执行采购作业，

8、其流程如下。(1) 采购专员按照此次的采购打算，选择适宜的采购方式。(2) 采购专员从供给商档案库中选择几家比拟适宜的供给商进行询价，与供给商围绕采购物品的价格进行初步谈判，确定候 选供给商名单(三 3个左右)，并将谈判结果填入?采购申请表? 上报给采购部经理。采购申请表如表4-4所示。表4-4 采购申请表编号：日期：年 月 日请 购 项 目物料编号用门 僅 立口品名规格号孑型数量估量单价需 用 日 期备注询 价 记 录厂商厂牌单价总价预订交货期采购意见裁决采购部经办人采购部经理备注：第一联由采购部留存，第二联返还有关使用部门，第 三联返还仓储部，第四联返还财务部。3 采购部经理按照采购打算审

9、核?采购申请表?。4打算外采购工程和重要采购工程的初次谈判结果须经财务部经理审批， 其审批依据包括采购打算、采购预算和已制定的采购底价等。5经审批通过后，采购专员与候选供给商做进一步洽谈， 洽谈的内容要紧是采购价格和有关条件，如交货期、付款方式、 配送方式等。6采购专员按照洽谈结果进行比照，选择适合此次采购打 算和公司实际情形的供给商，将结果填入?采购申请表?并编制?采购作业报告?，上报采购部经理。7关于公司重要工程的采购，采购部经理需会同其他有关 部门对采购价格进行审议。8 价格审议后，采购专员与供给商拟订?采购合同?，报 采购部经理、财务部经理和公司副总审批。9审批通过后，采购部与供给商签

10、订正式的?采购合同? 并上报，按照?采购合同?的约定条款办理采购手续。(10) 采购部会同仓储部与质量治理部对抵达仓库的物品进 行验收并入库。因配送错误或质量咨询题造成物品无法入库的，采购专员须及时与供给商联系协商解决方法，同时上报有关领导，按领导的指示处理。(11) 财务部按照?采购合同?付款和会计核算，处理有关 账务。(12) ?采购合同?及时归于档案库，采购部、财务部保存?采 购合同?副本。2. 供给商选择操纵(1 )建立并完善供给商档案 公司应建立采购供给商档案，档案的内容包括供给商编 号、详细联系方式、地址、付款条件、交货条款、交货期限、品 质评级、银行账号等，每一个供给商档案须经严

11、格的审核后才能 归档。 采购部经理指定专人治理供给商档案，并定期或不定期对其进行更新，保证档案的时效性。 采购专员必须在已归档的供给商档案中选择供给商。(2)建立供给商准入制度 公司须制定严格的供给商考核制度和指标，按考核流程对 其进行评估，合格者才能归档。 公司重要物品的采购供给商须通过质检部门、生产部门、 财务部门联合考核后才能进入供给商档案。如有可能，有关人员 须到供给商生产地进行实地考核。3. 采购价格确定操纵1建立并更新价格档案 采购部必须对所有采购物品建立价格档案，每一批采购物品的报价应第一与归档价格进行比拟，分析价格差异的缘故。如无专门缘故，原那么上采购的价格不能超过档案中的价格

12、水平，否那么须做出详细的讲明。 采购部经理需指定专人负责建立与保护价格档案，并按照市场情形及时更新物品价格。有关人员在更新物品价格时，须注明缘故并附上有关证明。2建立价格评判体系 公司关于重要物品的价格建立价格评判体系，由公司财务部、采购部、生产部、质检部等有关部门人员组成价格评判小组， 每季度收集有关价格信息，分析评判现有的价格水平，并对归档的重要物品价格档案进行评判与更新。 价格评判小组不定期检查价格档案，审查各物品价格的更 新情形，催促有关人员完善价格档案。4. 建立物品的标准采购价格财务部按照市场的变化和产品标准本钱定期对重要物品制定 出标准的采购价格，催促采购人员主动采购，持续降低采

13、购价格。四入库过程操纵物品到库后，搬运所花费的费用和检验人员的人工费用、检 验外表仪器费用等均属于订购本钱。公司须制定详细的?入库验 收流程?和?入库检验标准?，提升验收人员的效率和物品入库的 速度。五费用报销操纵采购专员在采购过程中发生的差旅费、通信费等均属于订购 本钱，其报销操纵审批流程如下。1 .采购专员须填制?费用报销单?，连同有关的费用凭证一起上交采购部经理审批。2. 采购专员将采购经理签字后的?费用报销单?与费用凭证 交到财务部会计处审核。3. 财务会计按照采购专员上交的资料，审查报销金额，按照 财务部制定的?费用报销治理规定?办理报销手续，登记有关台 账。如费用较高，须报财务部经理审批后办理报销手续。4. 财务部出纳向采购专员发放报销费用。五、检查、考核和奖惩公司须对采购各环节的费用使用与操尽情形进行检查考核， 并按照考核结果实施奖惩。一检查与考核1. 针对请购过程的检查与考核，公司可通过采