学生社团联合会

1、学生社联合会档案管理制度第一条 为了加强对 学生社团档案的管理和收集、 整理工 作，有效地保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法结合本会实际，制定本制度。第二条 学生社团档案是指学生社团在社团活动中形成的对学生社团工作 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同 形式的历史记录。包括本校各学生社团上交本社联存档、以及本社联存档的文字、图表、声像等 资料。第三条档案管理原则：（一）统一领导，分级管理；（二）有利于维护档案的完整与安全；（三）便于社团查阅。第四条档案收集：（一）档案材料要整洁，不能残缺不全；（二）按要求和分类存档，不能杂乱无章；（三）严格执行立卷归档及登记制度；（四）校 社联存档的

2、档案收集工作由校社联办公室负责； 校社联各部门 存档的档案收集工作由各部门负责。第五条校级社团档案的存档范围：（一）上级部门发来的与学生社团工作有关的规定、决定、 决议、指示、计划等文件材料；（二）学生社团印发的规定、通报、通知等文件；（三）社联的请示及上级部门的批复，生学社团及社联各 部门的请示及社联的批复等；（四）每学年社团成立注册登记表；（五）反映生学社团日常活动“三表一票”包括社团活动 会议纪录表、申请表、财务报表和发票复印件等；（六）社团每次活动形成的有关材料（活动策划书/活动总结/相关图文等）；（七）社团评优材料；（八）学生社团成员的流动变化情况（纳新、换届等（九）学生社团获奖及通

3、报情况等；（十）其他需要保存的文件。第六条校社联各部门档案：（一）办公室：1. 校社联章程以及各项制度；2. 每学期所发文件以及通知；3. 每学期校社联大事记；4. 校社联主席团及各部门成员的档案及通讯录、各校级 社团负责人档案及通讯录、各学院社联负责人档案及通讯录；5. 社团“三表一票”汇总；6. 社团评优材料汇总（包括“十佳社团”申报材料、社团影响力调查表、日常活动考核表等）；7. 每学期各项活动场地使用申请表及物品借用申请表汇总；&校社联重大会议记录以及各部门例会会议记录；9.校社联各部门部长/干事考核表；10 .校社联各部门财务报表；11.校社联内部活动资料，如“大学生生涯规划大赛”

4、“社 联之星”评比、干部培训等的相关资料；（二）外联：1. 校社联每次活动赞助方案、赞助情况、商家信息；2. 省内各高校社联资料；（三）活动策划：1. 每学期社团主题活动策划书；2. 校社联各大型活动策划书以及分工安排表等；（四）网络宣传：1.社联每次活动海报电子档；2 .社联网站上所有发布的文件电子档；3. 反映社团活动的新闻稿件以及相关照片、视频等。以上所有资料由各部门进行相应整理、分类、编目后交至 社联办公室进行统一管理。第七条 社联为各学生社团建立档案集，由各学生社团负责收集、整理、分类、编目后，上交社联办公室，由社联办公室 负责建档和管理。第八条 各社团和各部门应当定期上交本制度规定

5、的各种 存档档案。第九条 校社联所存档的社团档案保存期限：（一）永久保留的档案：社联章程、社团档案表、社团获 奖情况、大型社团活动资料以及其它应当永久保存的档案；（二）限期保留的档案：各社团每次活动形成的有关材料、 社团成员变化情况以及其它可以定期保存的档案。第十条档案使用：（一）借阅使用社团档案，须经得相应部门同意，并到校社 联办公室办理登记手续后方可借阅；（二） 使用档案时要注意档案的完整与清洁，不得损坏档 案;（三）使用期间如丢失档案，要将情况及时报社联办公室 ， 并进行丢失登记；（四）档案使用完毕后要在指定期限内交还社联办公室，并注销登记。第十一条档案的销毁：按保管期限已经到期的档案和已无保存价值的档案可定期 鉴定和销毁，销毁前由档案管理员登记造册,报社团