机关公文处理实施细则

1、机关公文处理实施细则第一章 总则第一条 为使我委通用公文处理工作规范化、制度化、 科学化，提高办事效率和工作质量。根据河北省国家行政 机关公文处理细则和沧州市行政机关公文处理实施细则 等有关规定，结合我委工作实际制定本办法。第二条 行政机关的公文是机关在行政管理过程中形成 的、具有法定效力和规范格式要求的文书，是依法行政的重 要工具。公文处理是机关工作重要组成部分，是承上启下、 联系左右、沟通内外等机关工作的桥梁和纽带，机关全体工 作人员应高度重视这项工作，认真执行相关规定。办公室负责管理委机关并指导委属各单位和各县（市、 区）发展和改革部门公文处理工作。 公文由办公室统一收发、 批办、用印和

2、收归建档。第三条 公文处理必须严格执行国家法律法规及其它有 关规定，确保国家秘密和机密安全。坚持实事求是，精简高 效的原则，做到准确、及时、安全。第二章公文及种类第四条 本办法所称通用公文（以下简称公文）系指政 府系统的请示、报告、批复等十九种公文。主要有：（一）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属 机关的公文，传达要求下级机关办理、需要有关单位周知或 者执行的事项，任免人员。（二）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（三）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关 的询问。（四）请示适用于向上级机关请示指示、批准。（五）批复适用于答复下级机关的请示事

3、项。（六）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（七）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。（八）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。另外还有命令、公告、通告以及普通公文中的计划、总结、调查报告、简报、办法、规定、章程、讲话稿等。第三章 行文规则 第五条 行文应当确有必要，注重效用。第六条 请示应一事一议， 要做到内容准确， 观点明确； 一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄 报或抄送形式。经市政府批准的请示事项，若需以我委名义印发，可采 用两种形式：一是简要草拟一份印发原请示的通知，连同原 请示复印件一起下发；二是根据批复内容拟一

4、份详细复文稿 （不印发请示），但文中应注明“经市政府同意”或“经市政府 批准”。属我委职权范围内的问题一般不需请示市委或市政府。“报告”不得夹带“请示”事项。第七条 在我委职权范围内，可对市直各部门行文；可 对各县市有关部门以及具有业务指导关系的部门行文；可根 据有关规定联合行文。第八条 除办公室外，委内设机构（科室）不得对外行 文。第九条 不得越级行文请示或报告事项。确因情况紧急 需越级行文时，应同时抄报直接上级机关。对越级向我委请 示或报告问题的文电，除因情况特别紧急外，原则上不予受 理，并告知其按行政隶属关系逐级请示或报告。第十条 向没有隶属关系的下级机关的重要行文，须经 其上级机关会签

5、，并应抄送其上级机关。第十一条委党组会议纪要只发委内，其它需发外单 位的会议纪要，以委名义或以办公室名义拟简要通知随文印 发。第十二条 涉及委全局性呈报上级的重要请示、报告，发往各县 （市、 区）及有关部门的规范性文件和政策性文件， 必须由主任签发。第十三条 全委所有对外行文必须经委领导签字后方可 进入发文程序。文件凡需加盖发展和改革委员会印章的，必 须经领导批准，办公室审核后方可使用。第四章 公文收文处理第十四条 总体要求办公室设专门收发人员对全委来文实行收文管理。凡交 我委的公文，统一由收发人员启封、清点、分类后，例行公 文流转程序。发给委领导个人的，由领导本人亲自拆处。委内各科室要建立公

6、务文书管理制度，对公文实行分级 管理。凡来文属本科室职权范围的，按本科室有关规定，例 行程序办理，文责自负；凡来文需要委领导阅知、批办或需 以市发改委名义行文的，交委办公室例行流转程序。对科室交办公室的公文，要建立专门文薄，由收发人员 办理签收手续后再行流转。第十五条 收文处理程序（一）凡来文涉及我委承办、答复等事项的，例行批办 程序，即：收发人员登记 办公室主任提出拟办意见 委领导批办有关科室、单位承办办公室督办承办环节需行文处理的，进入“发文处理程序”。（二）凡来文内容属委领导阅知事项，例行批阅程序。 即收发人员登记 办公室主任批阅 分送有关领导传阅。传阅的一般顺序是：主要领导、分管领导、

7、其他领导。（三）对越级上报、主旨不明、多头请示等类来文，原 则上退回原单位。 对与我委无关的抄送类来文， 原则上压下， 不例行流转。（四）上级来文。由办公室负责签收、登记并运转。收 到上级来文后，由办公室机要人员负责登记、填写公文处理 笺，由办公室主任根据内容，酌情批注委领导批示，由委领 导根据工作内容分批各分管主任， 由分管主任拿出具体意见 再送各承办科室限期办理， 需转发的文件， 要在 5 日内完成， 不得长时间搁置不办。（五）凡需我委研究、会签、签发、批复的文件，办公 室均应呈请委领导阅示或批请有关科室办理， 并登记、 编号， 注明收文日期。 凡市直部门抄送我委阅知的文件， 也需登记、

8、编号，并注明收文日期后转出。（六）秘密文件办理。秘密文件统一由办公室办理，收 到秘密文件，按保密规定和时限要求，登记编号后送办公室 主任批示，按批示意见呈送领导阅示。需收回的密级文件要 按期收回。机密以上文件要专柜存放，定期清点，按规定处 理。（七）传阅要求。传阅文件、资料，应速阅速传，不得 压误、扣留、横传，注明传出时间，特急件应随到随传、随 阅，不得贻误。（八）有领导签批意见的文件，应先复印，原件留存， 将复印件进行传阅。第五章 公文发文处理第十六条 公文格式标准公文一般由眉首、主体和版记三部分组成（一）公文眉首 公文眉首指首页横线以上部分，包括发文机关标识、发 文字号、秘密等级和保密期限

9、、紧急程度、上行文的签发人 和会签人。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字 置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过 多，必须保证公文首页显示正文。1 、发文字号。用 3 号仿宋体，居中排布；年份、序号 用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入； 序号不编虚位（即 1 不编为 001 ） ，不加“第”字。发文字号 之下 4mm 处是一条与版心同宽的红色反线。2 、签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列 于发文字号右侧， 发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字，“签发人”用3 号仿宋体，签发人后标全角冒号，冒号 后用 3 号楷体字标识签发人姓名。 如

10、有多个签发人， 主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2 行起在 主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。发文字 号与最后一个签发人姓名处在同一行，与反线相距4mm 。3 、涉及国家秘密的公文，视其机密程度，在公文首页 右上角标明密级及保密期限。4 、紧急公文应当根据紧急程度分别在公文首页右上角 标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。同时又是秘密公文的， 上标紧急程度，下标机密程度。（二）公文主体 公文主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、 成文日期、机关印章、附注、附件。1 、公文标题。红色反线下空 2 行，用小 2 号小标宋 体字，可分一行或多行居中排布；

11、 回行时， 要做到词意完整， 排列对称，间距恰当。除发布或转发行政法规、规章性公文 加书名号外，标题中一般不加标点符号。2 、主送机关。标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋 体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角 冒号。3 、公文正文。主送机关名称下 1 行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。用 3 号仿宋体字，一 般每页 22 行，每行 28 个字。4 、附件及说明。 公文如有附件， 在正文下空 1 行左空2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附 件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件： 1 .* ） ，附件 名称后不加标点符号。附件应与公

12、文正文一起装订，并在附 件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件 的序号和名称前后标识一致。如附件与公文正文不能一起装 订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其 后标识（或带序号）。5 、公文生效标识。公文生效标识有两种情况，一种是 单一行文机关发文，另一种是联合行文机关发文。（ 1）单一发文印章。单一行文机关制发的公文在落款 处不署发文机关名称，只标识成文日期（一般以领导签发日 期为准）。成文日期右空 4 字；加盖印章端正、居中，下压 成文时间。（2）联合行文印章。联合行文需加盖两个印章时，将 成文日期拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前； 两个印 章均

13、压成文日期。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm 。联合行文需加盖 3 个以上印章时， 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排在相应 位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每 排最多排 3 个印章， 两端不得超出版心； 最后一排如余一个 或两个印章，均居中排布；印章间互不相交或相切；在最后 一排印章之下右空 2 字标识成文时间。成文日期用汉字将 年、月、日标全；“零，写为“o”。（3）特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容 下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务 使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法 解决。6 、

14、结构层次序数。 第一层为“一、”，第二层为“（一 ）”, 第 三层为“.”，第四层为“1 ） ”。（三）公文版记1 、主题词。“主题词”三字用 3 号黑体字，居左顶格标 识，后标全角冒号，主题词内容用 3 号标宋字体； 词目之间 空 1 字。2 、抄送机关。公文如有抄送机关，在主题词下 1 行； 左右各空 1 字，用 3 号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号； 抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐； 在最后一个抄送机关后不加任何符号。3 、印发机关和印发日期。位于抄送机关之下（无抄送 机关在主题词之下）占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。印发 机关左空 1 字，印发日期右空 1 字

15、。印发日期以公文付印 的日期为准， 用阿拉伯数码标识。 向市政府报的文件 ,需在印 制份数下方加印二维条码。4 、版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线， 宽度同版心。5 、版记的位置。版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行（四）公文页码标识规则 公文首页不标页码，页码置于版心下边缘下一行，数码 左右各放一条 4 号一字线。单页码居右空 1 字，双页码居 左空 1 字。（五）制版印刷要求 公文用纸必须用国际标准纸型，双面印刷，左侧装订。便函用带发改委字头信笺。版面要干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心 不斜，误差不超过 lmm 。双面印刷，页码套正，两面误差不 得超过

16、 2mm 。第十七条 发文处理程序 凡需以发改委名义行文或联合行文的，例行发文处理程 序。具体程序是：承办科室拟稿 相关领导签发 办公 室登记并编制文号 打印清样 拟稿人校对 排版 校版 制版 印刷 用印 装订 分装 发送 归档。（一）拟稿。根据领导对来文的批办意见， 承办科室 （涉 及多个科室的牵头科室为承办科室）指定专人负责草拟文 稿。拟稿时限一般不超过 3 个工作日。特急文件， 应在规定 限时办理完毕。（二）审稿、核稿。承办科室负责人及相关领导要认真 审稿、核稿。切实把好政策、事实、文字 3 个关口。多个科 室共同办理的事项，牵头科室审稿后，要组织相关科室会审签字。审稿一般当日审结。（三

17、）文稿要求1 、草拟文稿应当做到：情况属实，观点明确，表述准 确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确， 篇幅力求简短。2 、公文起草时，有关人名、地名、数字和引文等要求 准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写具 体的年、月、日。公文应使用国家法定计量单位。公文用词 必须准确、规范。3 、公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和 在词、词组、惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词 素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。4 、文稿送签时，若有需要向分管委领导说明的事项， 应加以简要说明，并随文稿一并送审。（四）办公室核稿内容 行文方式是否妥当，是否符合行文规则

18、和拟制公文有关 要求，文字表述、文种使用、公文格式是否准确、规范，密 级是否适当等。（五）签发 向市委、市政府报送的请示、报告及出台的重要文件， 须由委领导签发。文件签发一般签名署时，主批领导人要明 确签署意见，不能划圈代替，其他审批领导人划圈则视为同 意。领导的签发日期为成文日期。 领导签发后， 因故超过 20 天未印发的，成文日期由承办科室灵活掌握。（六）登记编号 办公室专职人员按规定进行登记，指导填发文号。（七）排版校版 各承办科室要严格按前述第十六条“公文格式标准”进行 排版，然后交由办公室文印人员进行格式把关，确保公文严 格符合标准要求。（ 八）印刷装订 完成上述程序后，承办科室将公

19、文成文软盘交办公室， 统一由文印管理人员印刷，然后由各科室自行分装发送。第十八条 公文递送（一）公文分装发送由承办科室按主送、抄报、抄送要 求进行发送。委领导、办公室及相关科室要各送一份。报市 委、市政府的正式文件，须由办公室责成专人按程序报送。（二）发往外部门和外埠信件有 3 个渠道寄送。1 、各科室发往本市的绝密级信件、密码电报和特急信 件，应告知办公室，由办公室派专人递送，不得托人代转。2 、发往本市外埠的秘密、机密信件，一律通过市机要 通信局递送。3 、普通信件（平信）、挂号信，通过普通邮局递送。第六章 公文立卷归档第十九条 各科室要及时将办理过的文件原稿、底稿、 正式文件（一式二份）归入本科室档案。第二十条 文电归档、立卷应按档案管理的有关规定办 理。（一）公文办理完毕后，应根据机关档案工作的有关规 定，将应归档的公文及时整理（立卷）、归档。个人不得保 存应当归档的公文。（二）本委档案的管理，采取文电合一，各科