企业档案管理制度

1、档案管理制度一、管理原那么：妥善保管、标准流程、利用方便、效劳经营二、档案归档一工程资料归档1. 工程投标阶段资料的归档：工程在开标结束中标工程三天内，由商务助理统一将招标文件原件含电子档，如有的话、投标文件电子档含文本文 档，如有的话移交给档案室，并建立一整套该工程的档案资料库；对于投 标未中标的工程资料如招投标文件、工程量清单等资料由各部门自行留 存，并建立部门工程资料库，以方便部门内部查阅。2. 工程中标施工阶段：工程中标，接到中标通知书后各地建设局或招标代理 假设要求备案的请先备案，应第一时间移交到档案室，档案管理员立即及时扫 描存档共享；对于施工合同如甲方已盖章，我单位领导同意该工程

2、合同条款 无修改的，在我单位盖章公章或合同专用章、法人章或法人代表签字、付 款专用章完毕后按合同要求留存档案室相应份数，如我方盖章甲方未盖章的，由经办人负责追讨该合同，档案管理员将扫描关键局部合同名称、承 包内容、合同金额、甲乙双方签字、工程经理、清单页等，建立电子档案文 件夹。3. 工程结束后应及时将工程竣工资料含竣工报告、竣工图纸含电子档、 决算审计资料审计核准定单移交工程经理作为此项工作落实责任人应亲自或责成相关人员负责资料移交至档案室。4. 对于合作方工程由经营管理部或直管部门的商务助理负责追要，对于资 料不完整的工程或拒绝给资料的工程，需将资料招投标文件、合同文件、 清单、竣工报告、

3、审计核准定单等交接完整后再办理结款。二企业资料归档制度1. 对于企业资质申请、审批、年检、变更等相关资料完整的电子版本，及纸质文 件应及时归档。2. 企业其他重要发文、收文、制度、章程等重要资料在完成必要的流程如公示 公司各部门、企业工商备案后应及时归档。三子公司及直属分公司资料归档1. 子公司的档案资料包括天雄、漫科、优科漫企业资质证书等资料应由主办人负责登记移交至档案室。2. 直属分公司资料由分公司商务助理或管理部门的商务助理负责移交。三、档案查阅说明1. 利用者要维护档案资料的完整与平安，不准涂改、污损、拆散，丧失和转 借。2. 借阅档案、资料以方便工作，满足利用为目的，但必须严格履行手

4、续，凡临 时时间为1日内在公司查阅档案人员事如借出档案室均必须先登记签字方可 借阅，归还时清点无误后由档案管理人员销号。3. 查阅档案资料均由档案管理人员负责查找， 任何人员均不能在室内自行查 找。4. 合作方除有权直接查阅合作方自己所承揽的工程资料，证书情况及其他工程 资料等需合作方管理部门人员负责借调查阅，未经管理部门许可，合作方一律不 可擅自查阅借调档案，如违反本规定由此带来的不利影响由档案管理人员自行承 担。5. 未经管理部门经理许可，不可将任何档案资料任意发送电子档给合作方或公 司以外人员查看，由此带来不利后果由文件发送人自行承当； 公司直属分公司如 需电子档案需在经营管理部商务助理

5、征得其部门领导同意前方可发送文件。6. 本公司人员除查阅工作范围内档案资料，不可越权查阅档案资料，如有必要 档案管理员须请示借阅人员上级部门领导，经同意前方可查阅。四、借阅资料范围凡经领导审批的资质证书、人员证书所有档案室存档的档案资料，可用于借阅， 对于没有填写?原件借用联系单?模板见附件一或填写的联系单内容及签批 不完整，档案管理员有权拒绝借阅，待?原件借用联系单?必填资料补充完整后 方可借阅，对于没有存档的资料如身份证、毕业证书、职称证书等而工程报 名、预审、投标等原因需要借用的资料请借用人自行联系证书持有人。五、借阅流程一工程报名、预审、投标备案等借用资料流程：1. 合作方工程需由合作

6、方提出申请填写工作联系单或原件借用联系单，如有 必要需将报名、预审、投标借用原件资料招标文件要求提供应合作方管理部门经营管理部商务助理核对确认无误后，由经营管理部经理签字确 认后递交给档案管理员，档案管理员接到原件借用联系单后，应立即查看， 对于需要协调的资料应立即与相关人员协调，对于确实无法提供的原件资料 需立即明确告知商务助理，由商务助理逐级汇报解决。2. 公司市场部工程或其他部门工程借用原件需由本部门经理签字，交由经营管 理部经理签字确认，再递交给档案管理员，档案管理员接到原件借用联系单 后，应立即查看，对于需要协调的资料应立即与相关人员协调。3. 用于一般事务性查阅借调1公司内部人员用

7、于一般事务性借阅档案资料，如在公司内查看借阅并承诺 当日归还的只需在借阅登记本登记签字即可借阅。2如需带出公司办理资质等工作，需填写原件借用联系单，写明借用日期，承诺归还日期，请部门领导签字确认后，转交经营管理部经理确认与工程报名 预审投标无冲突后方可借用。二原件借用联系单填写考前须知：1. 所有证照、合同原件等资料，于限定归还日期内归还，逾期借用方每天自愿罚 款200元/本给东大智能收到日期以邮件到南京日期为准。2. 借用方在原件借用期间，应保证原件无任何修改与破损，如发现归复原件相比 借出时有明显涂改或者破坏，那么东大智能有权对借用方进行处分。3. 借用方负责人在证书借用前或借用时签署原件

8、借用联系单，收到证件原件 后按照原件借用联系单清单进行清点，发现不符的需立即向东大智能提出并发传 真，除东大智能同意是技术错误，否那么，视为所列原件均已借用至借用人。4. 借用人如需将此次借用资料用于其他工程，请提前提出申请，假设因借用方提供 借用信息不准确导致本工程或其他工程受损，由借用方自行承当。5. 假设借用资料因招标代理或甲方业主扣押，请提供扣押凭条证明，并提前通 知东大智能相关人员除通知商务助理外，务必通知档案管理员，以便档案管理 员第一时间了解档案资料去向，协调档案资料借阅时间等。6. 原件借用原件联系单 件有效。六、变动移交1.人员和负责的工程对应关系发生变化， 从档案室借出的资料转交给其他人员应 由双方至档案室办理交接，否那么因借阅人失误导致资料丧失，由此带来的后果由 借阅人承当。2人员离职时应将所借资料完好无损的归还至档案室，档案管理员负责清点核销，如未归还，不得办理离职手续和结算工资。3. 如因档案管理人员变动，应完好无损地移交档案资料，移交时，交接双方在移交清单上签字，同时应有见证人旁观见证，并在移交清单上签字确认，原那么上见 证人为档案室直接上级领导，移交清单一式叁份，双方各执壹份，见证人留存壹 份。4. 如因档案管理员外出或请假等原因不在公