如何将电脑文件归档

1、上海如何将电脑文件归档如何将电脑文件归档不知道在你身上是否曾经发生过这样的情况：你的老板站在你的而前让你马上提交文件时你却发现它 不见了，坐在那里绝望的寻找;或者是为r找到现状报告不得不让客户在电话另一端的客户等上好几分 钟。如果你有过这样的经历的话你就会体会到，尽管你平日里工作有条不紊，深受老板和客户的赞许，但就閃为这个关键时刻的遭遇，他们会感到很失望。倘若你的匸作是帮助别人的话.要是你需要的信 息总是找不到.会浪费别人多少时间啊。想象一下.为别人问起某爭时.你微笑着.从容地打开一个非常有条理的文件編排系统，径直取出文 件，快速给出答案。这真的令人映像深刻!你必须把它归功干高效的文件编排归档

2、方法，不管这听起來有 多么枯悚无趣。节约时间 在一个典型的工作日里，我们往往要处理很女文件.报告、图表.还有一些其他文件。有洪 水一般的数据从备个方向涌來等着我们处理，通常我们还要将这些数据保存起來稍后再提取出來。我们希 望在需要的时候就能立即拿到这些数据能够，以便于作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。然而.实际情况往往是我们浪费自己的时间（很多时候也是别人的时间）四处导找数抑h而那个数据其 实就在我们正用着的电脑里。这样的情况给我们帶來了压力。使用数据变得麻烦得女。所以如果想婆及时 完成L：作.我们必须找到更有效更系统的文件管理方法。有效管理信息 X你从你的同事.卖方、顾客发來电子邮

3、件里接收到一个文件时，很容易就想把它暂时 放起來;心里还想：嗯.看起來蛮有总:思的.等我有了时间我再來细细看。或者是更糟糕的.直接把邮件 留在收件箱里。过了一会儿.这种邮件越积越多，越來越乱。你根木不可能之后抽出时间來返回去重新整 理它们.更不用说、勺你工作il划繁忙.有很藝其他有斥力的爭情的时候了。你可能会花费很藝宝贵的时间去找那些你已经归档的资料.因为你忘了文件的名字，甚至首先连它在 你电脑里你都不知道。那么怎么能简化你的匸作呢改进一下文件管理方法吧。商效的文件管理方法管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不藝。它的要点是：把文件装进分类的文件夹里并且尽量以一种自己能明白的顺序。下面提

4、供几个关于处理文件的小技巧：*不要保存不必要的文件c不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯花一点时间浏览一下内容，只 有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太女零碎文件将來找的时候会很不方便;而且它们还会 影响电脑的运行速度C 所以保存文件之前先筛选一下。*给你的文件和文件夹统一命名。例如：可以将文件夹分成“顾客” S “卖方”和“同爭”三个子文 件夹，在前面标上简写的名字用于区别它们隶屈于不同的文件夹，还有，我们可以为不同的文件夹设宜不 同的外观使他们变得更容易区分。*把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。举个例子：把与同一个项目有关的word文档、 ppt、spreadsheet和

5、图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的ppt,另一个装所有的 spreadsheet等等。这样，找某个特定项目的幹种附件将更加快捷。*把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把十前未完成的项目保存在桌血上。等项目 做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期的（例如每周或者每两周）把那些不再需硬的文件也按 类别放到已完成文件夹里。*不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者于文件夹女到整个屛幕都显示不 下.还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目一这时就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件 夹，列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的淸讯.这样便于今后提取。比如：你可

6、以把一个叫 business plan的文件夹分成“BP2005”、“BP2006 “和“BP2OO7”等子文件夹。同样假设你的一个 客户叫Delta Traders.你就可以按照客户的姓名分成Delta Traders sales presentations和Delta Traders contracts. 这样的方式使子文件夹站得有条理，而不是一堆文件淸单堆在一起。说到这里.还有一个需要注总的小要点，如果子文件夹的文件少于五个的话，那你去点开层层的文件 夹找到所需的文件可能节省不了篡少时间。*记得备份你的文件归档系统。再强调一遍：这个听起來有点枯燥但是很重要。所有坏过硕盘的人 都可以证明!

7、首先保证给il算机定期做备份.再给文档信息包括联系人都做备份。（ps：我备份数据的那 个40G锁盘坏了。血泪史一一乌龙）按行动先后次序整理利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分淸匸作优先级.提商效率。*按日期整理文件把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最 近的,例如：一个文件夹命名为Guidelines 120ct07 表明这个指导文件是2007年10月12号的。（如 果你做跨国工作的,这个日期有时候写作121007,容易混淆!）*很多人用版本号來区分不同改编过的文件。例如：Delta Traders contract v广和Delta Trad

8、ers contract v2这样也可以帮助我们銀快的找出有用文件。tips：如果你的文件是几个人共同管理的你必须特别注总:一下版木问題：如果把别人的版木弄混了或者弄丢r会很烦人把版木号放在文件名一起的同时.还婆把版木列表放在文件中表明版木号、版木日期、修改者，还 有，如果有的话，修改类型也要标注。*使用”记事本“文件记事木文件，也就是所谓的邯43文件夹“方案.是很藝人用的一种独特的文 件整理方式。建立12个文件夹（每个丿一个）另加31个子文件夹（一天一个）。把每天耍完成的匸作放在相 应的文件夹里。这样在每天开始的时候，打开那天所对应的文件夹.把文件全部放到桌而上或者放到 “today”文件夹

9、中。然后把空的文件夹移到下个丿对应的位宜。如果你又是一天不能完成为天的工作.那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务.也可以作日记木用。对于任何一个商效方便的文件归档系统來说.适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你工作的性 质。所以.没有一个万能的方法去做归档你也可以根据这些小建议定制出一套适合自己的系统。要点：你是否经常因为在成堆的零碎文件里找资料而浪费很蚩时间、価对斥力时你能不能很快找到你要的 信息花费宝贵的时间找东西实在是让匸作变得很无趣.也会给你带來很女压力。这些简单的关于文件归档 整理的技巧可以教会你如何整理信息并保存它们。把它变成你生活的一部分：我们知

10、道这个很枯燥，但是你知道你必须这样做！下周抽岀一个小时时间.建立起一套适合你的文件归档系统吧！电脑文件整理招数?懒人，从來都是不会经常整理文件的.不过时间一长，众筝的文档分布在换盘的各个角落.用 目录进行整理保存.匸作址大、査看起來也不方便且还会浪费不少的磁盘空闻：用压缩匚具打包.尽管可 以节约空间但是却无法直接編辑修改或査看斥缩包中的文件。这些招.懒人怎么会用，他们自有妙招!再 篡再乱的文件也能整理得井井有条，关键是不费力哦！小张起初将照片、Office文档、电影.咅乐等文件一股脑地存放在某一个碗盘分区.刚开始文件少使用 起來倒也方便.但随着时间的推移，文件数虽剧増，每次找所需的文件都要瞪大

11、眼晴.不过有了 MY文档 管理器（下较地址：就不用担心了。第一步，下载MY文档管理器.解压到任总:目录，直接双击其中的可执行性文件即可使用。依次収击“节.011 个右点，如办公文档、电打分类辽佯做的II的足/类。第二步，在小张的F盘中的TEST目录下有众藝的RM、MP3. JPG、DOC、TXT 式的文件，现在他要把JPG 格式的文件提取到“照片”类别中依次小击“系统配置一文件过濾选项,打开Dialog对话框.输入docM ,单击“添加”按钮，気思是过滤掉所有类型为“DOC”的文件。然后按照同样的方法，将44*. txtMrm、46*. MP3添加进来。第三步，双击左侧窗格中的“照片节点.然后

12、依次笊击“记录操作一导入记录树”命令，在打开的对话框中单击浏览按钮,打开“F:test”目录.单击“确定”按钮之后就可以将格式为JPG的文件提取出来并添加到“照片”节点中懒招2,不同的电脑统一的管理小张是电爱的Fans,工作之余常常为杂志写稿，他写完的和正在处理的稿f；般都存在 个护四文件夹不过时间一长.家里的电脑（PCD和M位的迫脑（PC2）上都仃这个文件夹 m 盘）在两台电脑之间传递使用和管理都很不方便。不过他现在用优盘就可以统一管理J。第一步，将上文提到的那个MY文档管理器解压后直接拷贝到优盘上。把优盘插到PC1匕 并运行软件，荒次单占记录操作一导入ii怡屮设.陋好惰件”文件夹的根H站

13、将“导入深度”设辻为“5” 的击“确定”后.稍等片刻.软件就把PC1上的“稿件”导入到MY文档管理 器中。小提示：通过这种方式导入到程序中的仅仅是文件的路径、文件名等属性信息.并不是文件木身。第二步，把优盘插到PC2上，按照同样的方法导入PC2上的“稿件”文件。以后要編辑“稿件里的文件.你自己根木不用记住哪台电脑的哪个路径，只婆把优盘插入到电脑，运行MY文档管理器，就可以直 接编阿/ n第三步，为方便在界地使用.小张决定为、”1前正在处理的稿件增加一个副木。在需婆异地处理的稿件上右键单击,选择“复制文件到（自动添加副本）”命令，在弹岀的对话框中将保存目录设置为优盘上的某个目录即可。这样.就可以

14、在优盘上編辑PC1或PC2的稿件了。小提示：对于PCI、PC2上的同名文件，MY文档管理器以不同的磁盘号十文件路径來标识文件记录 I対此，对于不同电脑上的同名文件，甚至是路径和文件名完全相同的文件.程序也可以准确识别哪个是哪 个。懒招3多种文件批議移动要将文件管理得井然有序.就免不了要进行复制.删除、移动等等操作，如果一个个进行操作 1：作址是 非常巨大的。这时我们就需要借助于Belvedere Automated File Manager 地址： assets/resources/2008/03/Belvedere%进行批址操作C 例如我们想把“F:test”目录中的所有照片移 动到F盘中的

15、“北京游照片”目录中.可以按以下方法进行。第一步，建立“F:test”目录后在rule 一栏中.讯击“ + ”按钮,建立一个规则。在“Description文木框中为、前规则起一个名字如“批量整理移动氓击第个下拉列表，在这里可 以选择Name（文件名）、Extension（扩展名）、Size（大小）等进行操作，这里选择扩展名MExtension。 爪击第二个下拉列表，在这里设豐的是操作条件，有is（是）、is not （不是）、contains（包含）等操作可 供选择.这里选择的是is- c接下來.在昴后的文木框中输入图片文件的扩展名.示例中是“JPG o 定义的规则合起來的总:思就是“扩展名

16、是JPG o第二步，在“Do the following区域设宜操作动作.甲I击第一个下拉列表进行操作动作的选择，有Move file（移动）、Rename file（重命名几Delete file（删除）”等动作可供亠讦找TJ要批量移动 那就选择重命名love file（移动文件）” 接乍热 单击后面的按钮选择“F：北京游照片”目录。第三步，规则设宜完毕爪击“Test”按钮应用规则.程序即可一次性地将所有扩展名为TPG”的图片文件移动到“F:北京游照片”目录中fo懒招4提纲挈领一点即得在前面几大懒招的帮助下.你电脑里的文件应该已经有点类别了吧C如果从此想告别懒人的生活，那就要 养成管理文件的好习惯了C第一步，在你保存资料的电脑分区中耍接以和辻匚女个文件夹，诃以.二，娱乐、暂存.作、卜载.在娱乐下又可以建立匕级目录电影.版阪如两等。也I常见的文件性质进行分类，例如分为：图片、* 电子书、安 m 1町以按照你的需要再理以后每有文件需要保存就按这个类别保存到相应的目录。第二步，虽然现在已经把文件分门别类存放了，但时间长了目录太深，一层一层查找也很麻烦的，在EXCEL T