法务合规部档案管理规定(draft2 0403)RiverJane

1、新希望集团法务合规部档案管理规定1、 制定目的 为规范法务档案管理，使法务档案管理工作规范化、系统化，增强法务档案的实用性和有效性，特制定本规定。2、 档案范围本规定所称档案包含：1、 合同档案：合同文本以及各类协议；2、 案件档案：是指案件涉及文件、证据、法律文书等案件材料；3、 日常法律文件： 法务系统所出具的法律意见书、专项工作方案、法律纠纷应对方案、委托书等；4、 其他日常文件：包括法务系统的规划、年度计划、统计资料、会议记录、会议纪要、决定、内部学习资料、部门刊物、通知等具有参考价值的文件资料。3、 管理职责1、 集团法务合规部负责集团法务档案的登记、收集、汇总、归档、借阅及使用，负

2、责对各下属公司的法务档案管理进行指导、监督和培训。2、 各下属公司指定人员负责法务档案的登记、收集、汇总、归档、借阅及使用。4、 管理原则1、 档案管理坚持专人管理电子台账与纸质台账同步，建立并实时更新电子台账记录。2、 各类档案材料，具体经办人为第一负责人，档案管理人为第二负责人，部门负责人为总负责人。3、 档案管理要求及时、准确，并做好保密工作。5、 档案分类 1、电子档案：以office办公系统作为载体呈现的各类文件材料，以及在oa系统呈现的申报、审批、传阅及流转等过程记录。2、纸质档案：以纸质载体呈现的各类文件档案，。6、 档案分级1、秘密级：专项支持工作，涉及公司领导隐私、公司重大决

3、策、投资战略等资料2、内部级：各类纠纷案件法律文书、内部工作计划、内部分享的材料、未完成的专项研究、3、公开级：工作总结、普法材料、专项研究成果等可供分享的材料，以及从公开渠道获得的信息材料。7、 流转归档1、经办人为档案的第一负责人，在具体工作未完成之前，负责对档案材料的保管使用，工作完成并经部门负责人验收后，应根据实际将档案（书面or电子）交付档案管理人。2、档案管理人应做好档案电子台账记录，并负责保管所有已归档材料。3、部门实行定期归档与即时归档相结合的方式。 定期归档实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为部门档案资料归档期。在档案资料归档期，

4、由档案管理员分别向部门各位同事收集应该归档的原始资料。部门各同事应积极配合与支持。 即时归档，是指专项工作处理完毕后，经办人应第一时间将材料交付档案管理员处归档。4、 归档文件材料应当格式整齐、书写工整，符合规范和标准要求；5、 法务档案管理人应当在接收档案后，应在接收当日完成整理、登记、汇总、存档、编号等工作。8、 档案传阅 1、任何人员均可借阅公开级档案，在档案管理员处办理借阅手续。2、因工作需要非本部门人员需借阅内部级档案时，应提交由其部门负责人签字确认的借阅档案申请表，在档案管理员处办理借阅手续。3、秘密级档案原则上不对外传阅，除非得到集团领导的同意并经法务合规部负责人的同意后，方可在档案管理员处办理借阅手续。4、档案借阅者必须做到： 爱护档案，保持整洁，严禁涂改，并及时归还。 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。9、 档案销毁 1、已归档的档案材料，未经法务合规部负责人同意不得擅自销毁。2、档案材料销毁工作每年年终总结时开展一次，由档案管理员将档案统计信息呈报，部门内部会议讨论并由负责人最终决定销毁的材料目录。3、经部门负责人批准销毁的部门档案，档案管理员须认真核对，将批准的会议文件和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表应永久保