行动会务流程后勤保障 【精编】

1、后勤保障 组1、vi设计制作2、物资筹备采购3、物资运输4、物资保管5、摄制（摄影、摄像）6、照相对接7、奖杯制作8、会务人员服务9、后勤供应10、检查文件编号xdcg-hw-1.3.01 vi设计制作工作流程及标准审 核 日 期 年 月 日页 码共9页负责人日 期 年 月 日编 制会务组组 员 场 外 标 识(一)序号标识名称内容规 格宽*高(厘米)制作材料要求到位时间负责人协助人1欢迎标牌热烈欢迎前来参加行动管理模式训练的企业家 1200*90横幅布课程前2天会务经理2道路指示行动管理模式训练根据酒店尺寸做写真课程前2天会务经理3大堂欢迎牌教导型企业家的摇篮欢迎您的到来120*60写真kt

2、板课程前2天会务经理4易拉宝1 学员签到处2 收款处3 回乘机票、车票预定处4 客户服务处5 餐券发售处6 名片代印处7.赢利模式咨询处8.图书、音像制品销售处80*200照片纸写真课程前2天会务经理场 外 标 识(二)序号标识名称内容 规 格宽*高(厘米)制作材料要求到位时间负责人协助人5老师休息室导师老师休息室60*40照片纸写真课程前2天会务经理6洗手间指示洗手间150*80照片纸写真课程前2天会务经理7一次性厨师帽标志只有健康 才能赢利实物丝网印刷 课程前2天会务经理8洗手间笑话内容10种a4照片纸写真课程前2天会务经理场 内 标 识（一）序号标识名称内容规 格宽*高(厘米)制作材料要

3、求到位时间负责人协助人1大背景行动管理模式训练根据酒店尺寸高精度无接封喷绘课程前2天会务经理2讲台标识标志加 行动成功60x40照片纸写真课程前2天会务经理3大门指示牌课程进行中请勿打扰50*30kt板课程前2天会务经理场 内 标 识（二）序号标识名称内容规 格宽*高(厘米)制作材料要求到位时间负责人协助人4写真榜天使榜，烈焰榜，鹰雄榜 90*150双面哑膜写真纸课程前2天会务经理5kt板小组态度宣言/小组长责任宣言/领袖誓词/教导员责任宣言120*80写真kt板课程前2天会务经理6写真板学员梦想板300*150写真纸课程前2天会务经理7写真板学员守则，评分标准， 185*75.5写真纸课程前

4、2天会务经理8学员桌牌1-15号a4亚克力写真(双面)课程前2天会务经理流 动 标 识 牌序号标识名称内容规 格(厘米)制作材料要求到位时间负责人协助人1礼仪带行动成功欢迎您常规绸缎课程前2天会务经理会务物资用品标识（一）序号标识名称内容规 格(厘米)制作材料要求到位时间负责人协助人1专用收据三联收据21*10无炭纸课程前2天财务财务2文件袋行动管理模式专用 a4塑料课程前2天物资组场内组3手提袋行动成功40*30300克白卡纸课程前2天物资组场内组4会务指南由会务总监提供文字内容29*20120克亚粉纸课程前2天物资组场内组会务物资用品标识（二）序号标识名称内容规 格(厘米)制作材料要求到位

5、时间负责人协助人1餐券教导型企业家的摇篮行动管理模式训练专用餐券10*6彩色打印课程前2天财务财务2新学员名牌行动管理模式训练 根据实样照片纸课程前2天客服签到组文 档 表 格（一）序号标识名称内容规 格(厘米)制作材料要求到位时间负责人协助人1学员报到确认表a480克打印纸课程前2天营销总监2课程流程表鲁小源 a480克打印纸课程前2天课程助理3温馨反馈表延用a480克打印纸课程前2天营销总监4学员档案延用a480克打印纸课程前2天营销总监5现场报名表延用a580克打印纸课程前2天营销总监文件编号xdcg-hw-1.3.02物资采购工作流程及标准审 核 日 期 年 月 日页 码共2 页负责人

6、日 期 年 月 日编 制会务组组 员 内容工作流程工 作 标 准时 间 段工作人员表 单一、前期准备1.1物资采购清单制作1.1.1简单、明了、便于使用和统计课前七天负责人物资采购清单1.2归纳采购清单1.2.1要求会务组各小组提供课程三天所需物资清单，包括具体数量及规格要求1.2.2水果、糕点组等要求提供每日需求量，便于分批送货，保证食品的新鲜度1.2.3原已合作过的订点采购单位需提前告知联系方式和合作价格。课前七天1.3确定采购物资和预算1.3.1统计、整理各组所需物资，填写“物资采购清单”并计算采购费用。1.3.2预计其他费用（如：补助、住宿等）课前五天1.4报批、预支1.4.1报副总裁

7、等相关领导审核、签批。1.4.2报批通过后向财务部分批预支采购款。(预估每天采购金额，分两次预支较妥)1.4.3能开具支票及汇款的单位尽量不支付现金课前四天1.5采购1.5.1保证物品质量的前提下尽量降低成本，低价购买。1.5.2大型物资或较重物品要求商家送货。1.5.3要求开具正式发票。如实在无发票应开具收款收到据及留下联系人及电话。1.5.4如产品质量规格不符合标准，要求可以退货。水果等食品类在购买前需协商好用量过剩可退货。课前三天之内全员无二、现场准备2.1货到2.1.1购买回的物品如量大，统一在课前一天定时送至会场，入库（采购人员需事先跟仓库管理人员说明到货物品、时间、数量等相关信息及

8、送货人联系方式，如到时货未送到，仓管员应及时联系送货人）课前一天全员无2.1.2物品送到公司，要与采购人员及时联系检查物品数量、质量，并入公司仓库课前三天之内2.1.3所有会场用品需分类打包，交搬运组登记清点，并运至会场课前一天2.1.4水果等食品根据保鲜度和每日需求量，每天开课时分配用量。开课前一天三、现场工作3.1临时购货3.1.1如各小组需临时购买物品，需与仓库核实确实无存货或存货极少时，填写完整申购单，报主管领导签批后，交采购人员购买。3.1.2采购人员应在申请人要求时间内将所需物资买回，登记入帐，并交由仓库入库登记，再由申请人至仓库领取或由场内人员代领并登记。课程三天四、总结4.1总

9、结4.1.1课程结束后，及时清算购买物资，（预支款/实计用款/计划内/计划外/超预算） 报公司领导审阅课程结束三天内负责人无文件编号xdcg-hw-1.3.03物资运输工作流程及标准审 核 日 期 年 月 日页 码共2 页负责人日 期 年 月 日编 制会务组组 员 内容工作流程工 作 标 准时 间 段工作人员表 单一、前期准备1.1和会务部清点交接物资1.1.1 凡参加会务的工作人员在公司前台点名集合1.1.2 按照会务所需物资清点并记录物资的品名、数量，确保无误。1.1.3 与会务部交接物资，双方签字确认。装车运往会场。开课前两天14：00负责人无二、现场工作3.1 库房整理3.1.1 到达

10、会场后将物资放到酒店物资仓库。3.1.2 与物资保管组组长清点所有物资，确认无误后双方签字确认。3.1.3 按照物资使用的先后顺序，分品名摆放整齐。开课前一天上午10：30负责人无三、后期整理4.1 物资清点回收5.1.1 物资运输人员在酒店物资房集合点名。5.1.2 和物资保管组组长交接物资，双方签字确认无误。5.1.3 将剩余物资打包，在包装箱上标记品名、数量，电话订货车运抵公司。课程结束后当晚负责人无4.2 物资入库4.2.1 与会务部交接剩余物资，双方签字确认。4.2.2 按照物资使用的频率、品种摆放整齐，并请会务部确认。课程结束后第一天16：00负责人文件编号xdcg-hw-1.3.

11、04物资保管工作流程及标准审 核 日 期 年 月 日页 码共1 页负责人日 期 年 月 日编 制会务组组 员 内容工作流程工 作 标 准时 间 段工作人员表 单一、前期准备1.物资验收入库1.1 对仓库管理所需表格清楚如何使用。1.2 清点会务物资数量准确，仔细填写验收入库单。1.3 对库存的物资建帐管理。1.4 熟悉各组负责人，了解各组物资存放位置。1.5 各组的物资分箱装好。开课前一天上午10：00负责人验收入库单二、现场准备2.物资分类摆放按使用部门分类：1） 食品类2） 文具类3） 课程用品类4） 老师用品类5） 备用药品类开课前的晚上全员三、现场工作3.物资发放、领用、记录3.1 微

12、笑服务3.2 物资由各项目组指定专人领取3.3 领取数目准确3.4 公司伙伴物资寄存填写伙伴物品存放单后贴上便签标识放在“伙伴物资寄存处”3.5 仓库钥匙专人负责管理，按时开关仓库门。3.6 仓库不允许仓管以外的人员进入。课程三天内全员伙伴物品存放单四、后期整理4.清点、交接4.1 每日课程结束后清点出入仓库物资的情况每天课程结束后负责人会务物资明细表文件编号xdcg-hw-1.3.05 摄像 及拍照 工作流程及标准审 核 日 期 年 月 日页 码共3 页负责人日 期 年 月 日编 制会务组组 员 内容工作流程工 作 标 准时 间 段工作人员表 单一、前期准备1、熟练使用摄像机1.1.1 领出

13、摄像机/相机和三脚架1.1.2 学习摄像机/相机的安装1.1.3 学习摄像机/相机的拍摄1.1.4 作好现场拍摄记录开课前两天负责人拍摄记录空白表1.2拍摄带准备1.2.1 准备15盘dv录象带，相机内存卡。开课前两天负责人二、现场准备2.1 设备到位2.1.1 提前把设备安装到相应的位置，接好外接电源。2.1.2 做好设备的一切调试工作，声音无误，画面干净。2.1.3 带子安装到位并随身备用三盘空白带。2.1.4 空白带6盘做好标签。2.1.5 负责所有设备的保管与安全。课程三天全员三、现场工作3.1课程拍摄3.1.1 每小组上台展示环节3.1.2 导师点评3.1.3 奖罚（发奖杯、与老师合

14、影、）3.1.4 学员分享3.1.5 作好拍摄记录和带子标签。课程三天全员四、后期整理4.1 设备归还4.1.1 课程结束后将拍摄剩余的带子交于物资部。4.1.2 将拍摄好的带子/照片作好拍摄记录交给会务负责人。4.1.3 摄像机/相机交于保管人，作好交接记录。课程三天负责人内容工作流程工作标准时间段工作人员表单五现场摄影注意31现场摄影311：会务准备摄影：捕捉课程前期会务组准备会务工作、培训的照片，要求表现会务人员认真、热情饱满的精神状态。312：接机摄影：捕捉会务工作人员在机场接待学员的照片。要求表现接机人员的亲切热情，学员高兴快乐的状态。313：学员报到摄影：拍摄学员报到、签到场景，与

15、结训学员状态对比。314：进场后的动员大会摄影：捕捉动员大会会务人员的精神状态。315：晨会摄影：捕捉每天晨会中各会务人员的精神状态，适当体现会议内容。316：夕会摄影：捕捉每天夕会中各会务人员的精神状态，适当体现会议内容。317：会场布置及vi摄影：捕捉会场布置的情况，要求可作为以后会务布置的参考和标准。捕捉场外vi形象布置细节，要求可作为以后会务场外布置的标准和参考。318：每名会务人员的特写摄影：捕捉每一名参与会务人员至少两张的个人特写照片，要求体现该人员的精神面貌和岗位工作。319：会务岗位摄影：捕捉每一个和会务有关的岗位的照片，要求能明确体现该岗位的工作性质和状态。3110：学员摄影

16、：捕捉学员的课堂上和课堂下的照片，要求体现学员的精神面貌和学习状态。3111：讲师摄影：捕捉讲师在课程中和课程下的照片。要求体现讲师的风采、个性特点、精神面貌。3112： 结训场景拍摄：结训时段，每名学员与讲师依序合影拍摄，结训场面拍摄。3113：器材准备：每日摄影结束后，对器材进行保养维护，清洁灰尘，充电。课程三天负责人学员名册六、后期整理41现场照片整理411每次cf卡照满后，需立刻将照片转出到电脑上并立即标上照片时段，所拍摄的大概内容。412每日摄影工作结束后，将照片全部存至电脑上，标注摄影日期，大概摄影内容，清除照片中因技术原因作废的照片。课程三天至课程结束负责人无42后期照片整理42

17、1全部摄影结束后，对照片进行整理分类。将照片按拍摄内容分为不同的文件包，标准摄影日期，作者。将照片分按质量为：优秀照片、可用照片、资料照片三类，并克成光盘交给会务负责人。课程结束后负责人无文件编号xdcg-hw-1.3.06 照相对接 工作流程及标准审 核 日 期 年 月 日页 码共2 页负责人日 期 年 月 日编 制会务组组 员 内容工作流程工 作 标 准时 间 段工作人员表 单（备 注）一、现场准备2.1 确认拍照时间2.1.1学员的集体合影是在课程第二天中午：12：30分2.1.2各学员小组单独合影。课程前2天下午全员无2.2个人工作分工2.2.1班导师负责主持鼓励带动鹰王带队出场，场内

18、总监负责场内服务小组带队的出场，维持次序。课程主管负责现场音乐播放。公司摄像人员负责过程照相。公司摄影人员负责现场录像。场外总监负责场外引领。并负责学员就位。本组负责人需关注整个过程，包括照相前的准备，和摄影师的对接；学员就位全员无二、现场工作3.集体合影3.3.1第一天联系摄影师确认一定要在第二天上午（具体日期）8：00分务必在将拍照用的架子搭好，（铁架子需有踩板，没有缝隙，防滑）。3.2.2上午通知班导师到规定合影时间通报学员。3.2.3班导师讲话时, 场内总监带领引队, 安排每组一位场内工作人员维持秩序,场内服务的人员要每个人跟一组一起小跑出场。.3.2.4场外人员从门卫开始，从门卫开始

19、做指引手势，微笑。课程第二天中午12：30全员无文件编号xdcg-hw-1.3.07 奖杯制作回收 工作流程及标准审 核 日 期 年 月 日页 码共2 页负责人日 期 年 月 日编 制会务组组 员 内容工作流程工 作 标 准时 间 段工作人员表 单一、前期准备联系制作1、 每次做30个2、 制作商：待定，3、 规格样式：待定。 根据需求负责人无二、现场准备奖杯交接1、 课程第一天10点给课程主管一个奖杯 做展示2、 课程第三天12点把奖杯用桌子展示在台上课程第一天课程第三天负责人无三、现场工作奖杯管理课程第三天奖杯发放时监督无损坏。课程第三天17：0018：00负责人无四、后期整理奖杯回收课程

20、结束后把剩余奖杯用原装盒子装好，交给物资组。课程第三天20：00负责人无文件编号xdcg-hw-1.3.08 会务人员服务 工作流程及标准审 核 日 期 年 月 日页 码共2页负责人日 期 年 月 日编 制会务组组 员 内容工作流程工 作 标 准时 间 段工作人员表 单一、前期准备1.1确定工作餐名单1.1.1 向会务总监索要会务人员通讯录。确定会务组全体成员名单（包括各分公司参加会务人员），统计工作餐人数1.1.2 与会务组领导沟通，确认会务人员工作餐标准。1.1.3 确定用餐规格：快餐盒饭 / 桌餐开课前5天负责人会务人员通讯录1.2 确定住宿名单1.2.1 由会务组领导确认因工作岗位需要

21、入住会务房的工作人员名单1.2.2 男、女工作人员分开统计1.2.3 分公司除指定参加会务人员外，其他与会人员不安排食宿1.2.4 确定分公司会务人员到达开课地点时间无1.3 确定用餐地点1.3.1 请“学员用餐组”负责人协助沟通。首选用餐点为课程及学员用餐所在酒店。1.3.2 请“场外总监”协助，推荐会场附近协议用餐点，选择标准：距会场步行5分钟左右路程，上菜快，饭菜份量、质量与环境卫生保障。开课前3天无1.4确定会务房1.4.1与会场所在酒店确认赠送的会务房标准（天数、间数、额外相关费用）1.4.2请“场外总监”负责人协助，推荐会场附近协议酒店，选择标准：距会场步行5分钟左右路程，价格实惠

22、、卫生安全保障。1.4.3 确定会务房间数：一般男、女工作人员各一间。如特殊原因临时需要加房，需写书面申请报会务总监签批方可。无1.5 会务用对讲机及充电器准备1.5.1 在后勤主管处领用对讲机，并将会务用对讲机10部及充电器带至会场。（在购买的前提下）开课前一天上午10点二、现场准备2.1酒店入住2.1.1与会议所在酒店确认会务房号，办理入住手续领取房卡（需交押金）2.1.2根据分公司会务人员到达的时间，接待并安排入住会务房2.1.3如果入住会场附近酒店，应告知会务人员酒店地址，由其自行前往开房办理入住手续，并及时告知房号，待其他工作人员要休息时转告地点及房号即可课前1天中午负责人无2.2

23、对讲机充电2.2.1 将对讲机充足电，放置好。课前1天晚上三、现场工作3.1会务人员用餐（午）3.1.1 根据会务人员人数和岗位分工不同，分2-3批分别用餐3.1.2 用餐时间安排在学员用餐前一小时，通知提供工作餐的酒店3.1.3 会务人员应在20分钟内用餐完毕，但务必吃饱吃好3.1.4 餐厅应根据本组组长提供的用餐人数准备饭菜份量，并应在会务人员用餐前15分钟准备就绪，及时上热菜热饭3.1.5 如实际用餐人数有个别变动，应按实际人数计算餐费，由餐厅负责人与本组组长核对人数。每日记帐一次，第三日午餐后结帐三天课程中负责人无3.2 收发对讲机3.2.1 每天晨会时将对讲机发给相关人员，夕会时收回

24、房间充电。四、后期整理4.1预支款4.1.1预估会务人员食宿开支，至财务部领取“暂支单”，填写预支金额，报会务总监签批，再至财务部出纳处领款第三天上午负责人无4.2结算餐费4.2.1 与餐厅结算工作餐费，领取专用发票4.2.2 开具每日用餐明细单（每日用餐人数及费用）第三天午餐后负责人无4.3结算住宿费4.3.1 第二天晚上提醒入住会务房的全体工作人员整理个人物品，准备于第三天上午十一点前将行李全部清出会务房，准备退房。（可与酒店沟通稍微延迟一点退房时间，便于伙伴能在课程空余时间拿出行李）4.3.2 赠送会务房的会议所在酒店产生的其他相关费用认真核对并开具酒店专用发票4.3.3 入住会场附近酒

25、店的退房手续可由入住该酒店的伙伴结算并开具发票交由组长报批第三天中午负责人无4.4 对讲机交接4.4.1 将对讲机交给后勤主管，填写好相关手续。4.4报帐4.4.1 统计好会务人员食宿费用，整理明细清单及发票，至会务组财务负责人处报帐课程结束三天之内负责人无文件编号xdcg-hw-1.3.09 后勤供应 工作流程及标准审 核 日 期 年 月 日页 码共2 页负责人日 期 年 月 日编 制会务组组 员 内容工作流程工 作 标 准时 间 段工作人员表 单一、前期准备1.1确定工作项目1.1.1酒店，餐厅，订票，外包服务组1.1.2物资筹备组 1.1.3会场布置组1.1.4财务组1.1.5物资运输保

26、管1.1.6机动组1.1.7客服组1.1.8住宿安排组开课前15天负责人无1.2确定负责人1.2.1根据每一组的流程和标准确定和会务总监确认负责人员开课前7天负责人1.3确定各项目完成时间1.3.1根据每个项目的流程和标准确认完成的时间和结果,按时跟踪确认完成情况和结果1.3.2未完成的或完成不到位的,要在第一时间给各项目负责人支持解决,如果你无法支持到的立即汇报会务总监在第一时间给到支持开课前3天负责人二、现场准备2.1 确认到岗2.1.1根据各岗位会务流程和外场总监确认安排和人员到岗的情况2.1.2根据会场布置的流程和标准确认会场布置到位情况2.1.3根据物资清单的流程和标准确认物资到位情

27、况2.1.4后勤保障组的每一位人员除另有岗位安排的时间外,其他的时间都是机动组成员,必须在12:00前到会场附近随时待命。课程前1天中午12:00前全员无2.2 工作人员开会2.2.1负责物资筹备和保管的成员,和机动组的成员,按照流程和标准进行每个人员岗位确认和分工,进行流程对接培训课程前1天下午15:00前全员三、现场工作3.1物资按时到位3.1.1根据每天的物资供应时间表,及物资需求表提供水果,点心,按时到位,提供给水果点心组负责人3.1.2每节课下课后马上去仓库询问是否有登记需要临时采购的物品,领取采购的清单,保证在最短的时间内采购到所需要的物资,附近有超市可以采购,114查询好超市采购部电话,(如果采购的物品是比较多的,先电话确认好再过去采购.)课程当天,每节课下课后1人无3.2 附加服务3.2.1根据酒店，餐厅，订票，外包服务组工作流程和标准确保给学员提供最好的服务2人文件编号xdcg-hw-1.3.10 检查 工作流程及标准审 核 日 期 年 月 日页 码共2 页负责人日 期 年 月 日编 制会务组组 员 内容工作流程工 作 标 准时 间 段工作人员表 单一、前期准备1. 表格准备和发放在开课前2天完成各种表格的制作和复印，并发到每人手中。表扬申请单和错误提醒单每位伙伴各4张开课前2天负责人表扬申请单错误提醒单行动成功会务工作伙伴评分表二、