教育机构办公室管理程序

1、杭州XX教育文件编号JM-RC-01办公室管理规范页次1 / 5（-）公司不设专职保洁员，各部门办公区域由本人清理，由值日生对办公室公共 环境进行清扫和保洁，并承担公司客用饮具的清洗工作。（二） 各部门应尊重值日生的劳动成果，努力保持和维护所属办公室（或区域）内的清洁卫生。（三） 各部门应将环境卫生的保洁作为日常工作之一，并对下属员工进行教育和 指导，使环境卫生规范得以彻底实施。（四） 办公室环境卫生管理规范：1.办公室内的公共物品应按指定地点归类摆放，不应随意乱放。2.办公桌应保持清洁、整齐，不应放置非办公用品的小摆设。3.个人物品和洗漱用具不得出现在办公桌面上，应将之收在柜中；个人饮 具应

2、注意 隐蔽摆放。4.对废弃文件、资料和手稿应视其重要和保密程度进行适当销毁和处理，不得在桌 面随意摆放。5.因工作需要，须临时在办公室内堆放样品、产品、原材料及其他物品，应按办公 规范堆放，而不得随意放置在办公室内或公共区域内，同时应 及时按使用目的将 之转放仓库或其他职能部门临时仓库内。6.各部门工作人员应保持各办公室内的清洁，不得随意吐痰、丢弃烟头和碎纸屑 等；使地面保持长久清洁，不出现水渍、污渍等。7.各部门在每日下午下班前十分钟，应对所属办公室的公共区域进行适当的卫生清 洁，并将办公室内的字纸篓进行清倒。8.次日值日生应每日下午下班前对各部门进行卫生检查，办公室不定期抽 查，对不 符合

3、卫生规范的情况可责任该部门或相关人员进行重新清扫，对不服从检查的部 门和人员或未完成值日任务，将作相应处理。9.禁止在办公室内吃快餐，水果或休闲食品。确因工作延误就餐时间，应|接待室内就餐。10.各办公室应保持墙面的清洁有序，不得在墙面上随意涂写或随意乱钉钉子。（五）会议室、接待室环境卫生管理规范：1.各部门人员应保持会议室、接待室清洁。2.各部门召开会议完毕后，应将会议资料、文件、个人物品等及时清理。3因政府、银行、税务等会议结束后，接待人员应及时将客人用过的水杯和烟缸进行 清洁，对会议室桌面和地面进行清扫。4.会议室、接待室内不得堆放任何杂物和货物；不得张贴任何资料和画报;杭州XX教育文件

4、编号JM-RC-01办公室管理规范页次2/5不得悬挂其他资料和乱钉钉子。5.各职能部门在接待完客户后，应及时将客户使用过的水杯和烟缸进行清理和清洗。6.任何部门和个人不得以任何借口在接待室内堆放物品。7.接待人员应随时保持接待室的清洁。（六）办公规范：1.公司全体员工在工作时间内应尽量使用职务序列称呼，而不得使用过分亲昵称呼或 绰号。2.公司员工在工作时间内，禁止在办公室、接待室、会议室等地方吸烟，如因接待来 访客户需要，与客户讲明，更不得携烟走进走出。3.各部门员工应恪守本职，不因无事而到其他办公室和会议室处闲聊，尽量 保持各部 门的正常工作秩序。4.工作时间应保持办公区域的安静，不得大声吵

5、嚷和嬉戏。5.办公时间内严禁任何员工利用工作空隙洗澡或洗头。6.因工作需要，到总经理办公室商洽和汇报工作时，应轻叩房门，得到许可 后，方可 入内。如总经理办公室内有客户或打电话时，不得进入打断对方的谈话或接听电话， 应另外选择时间作汇报。或由前台预约后电话通知。7.如因工作需要，寻找正在参加会议的总经理、部门经理或其他人员时应轻 叩房门， 得到对方许可后，迅速地走向所寻人员，附耳轻言，轻声汇报或 转告。8.工作时间内，严禁听音乐玩游戏，也不得收听微型收录机。9.员工在工作期间内，不得翻阅与工作无关的文学作品或文娱杂志，以及利用上班时 间打瞌睡和吃零食，上班时间不得在办公室内看报纸。10.员工工

6、作期间不得携家属、小孩到公司，以免影响他人工作。11.工作时间内，不得从事与本职工作无关的事务，如纺织毛衣、清洗衣物等其他杂 事。12.各部门员工应尽量减少客户的来访频率和时间，缩短接待时间，以免影响工作效 率。13.每口下班后，各部门应关掉所属办公室的电灯、空调、饮水机电源；关紧门窗， 以免造成电源浪费、被盗或被雨飘湿的情况发生。（七）拨打、接听电话规范：1.全体员工在接电话时，除接总台转接电话时用普通话说：“您好！今明教育。”夕卜，各部门员工在转接电话时也应说：“您好！ ” o杭州XX教育文件编号JM-RC-01办公室管理规范页次3/52.当各分机接到外来电话时，如对方所寻找的员工正好外出

7、，或因其他事不能或不在 该分机旁时，不应大声呼叫或吆喝，而因通过电话的转接，和内线通话功能等寻找 该员工。3.除对外收发传真外，任何人不得以任何借口在文印室直接使用文印室的传 真机拨打 电话或接听电话；总机人员也不得使用总机和传真机拨打或接听 私人电话。4.公司任何部门和个人不得使用公司电话拨打 168、9696或其他省市类似信 息台。5.公司员工应保证电话线路的畅通，不可因无事而占用电话，同外界进行闲聊和长谈。 上班时间不允许打私人电话。6.爱护电话设施，通话时轻拿轻放，严禁摔、砸话机和话筒。（八）接待规范：1.当客人来访时，接待人员应起立向对方微笑致意，用普通话轻声询问来访人员意图。2.当

8、问清客户来访意图后，应迅速地将他引至接待室内，并立即递上茶水，温言相告 客户安心等待，或可递上报刊和杂志。3.接待人员将来访客户安排妥当后，应立即用内部电话联系被访员工或部门告之来访 客户姓名、性别、单位和来访目的。4.如被访员工开会或其他原因，不能立即接待或面见时，接待人员应及时地对来访客 户转达不能立即面谈的原因或转告被访客户员工外出情况。5如被访员工因公外出或出差，接待人员应向来访客户询问来访的详细事宜，以便向被访员工转告，如来访客户需直接同该员工面谈而不便转告时，接待 人员应向客户转告该员工外出返回时间或出差归来时间，便于客户是否等待或改日 再访。6.来访客户结束访问后或改日再访时，接

9、待人员应站立向客户微笑致辞：“先生（小姐）请慢走，欢迎下次再来（或欢迎下次再次光临我公司）。7.如因接待人员事务繁忙，不能将茶水递客户时，被访员工或部门应立即承 担该程序，待客户离去后应将客杯及时处理。8.对公司辞职员工，接待人员应询问该员工来意后将之安排在会议室就坐，等待接待 人员为之处理辞职手续和到财务办理往来应收帐务等，而不能让该辞职员工私自进 入财务室或其他办公室。对已办理辞职手续的员工，不 得再进入公司办公室，更不 允许使用公司电脑或电话。9.非业务关系来访客户，接待人员应让该客户先在会议室就坐并同被访人员杭州XX教育文件编号JM-RC-01办公室管理规范页次4/5和被访部门联系是否

10、见面，得到确认后应立即将客户引至接待室内或办公室内。如I未得到确认，则应巧妙地将之回绝。原则上不允许在办公室内接待客户。10接待人员在将客户引至被访人员和被访部门见面时，应先介绍我公司人员，介绍次 序为先女士后先生、先长后幼或按职务序列由上至下。在介绍 完公司人员后，应立 即介绍来访客户，介绍次序同上。11 公司员工在接待客户来访或其他人员来访时，应热情相待而不应冷漠相对 或怒目而 视。（九）员工挂牌规范：（暂不实行）1各部门员工在每天上午上班时应在员工挂牌处领取个人挂牌，公司办公室 将以此作为每日考勤依据，（办公室人员上班前到总台作一次签名考勤）I凡因有意或无意不领取挂牌者，将视同迟到或旷工

11、。2.员工在有效工作时间内，因公外出办事，应向总台人员言明外出原因、地 点和往返 时间，并将个人挂牌悬挂在挂牌处。3.员工外出或出差归来后，应立即到挂牌处领取一个挂牌，否则将作罚款处 理。4.每日下班后，员工应将挂牌及时地悬挂在挂牌处，不应将挂牌放在办公室内或带回 家中。5.如因外出或出差，员工挂牌应反面悬挂以示因公外出或出差，方便客户寻找或公司 其他员工寻找。（十）着装规范：（作参考）1 男士规范：（1）公司男士应着深蓝色西装、白色衬衣或蓝色衬衣、黑色皮鞋、并系 领带；（1）公司女士应着职业性较强的西服、短裙（长裤）,而不着与身份不符（2）夏季男士应着短袖蓝色或其他净色的衬衣（因天气原因，可

12、不系领 带）；（3）公司男士夏季不得穿拖鞋、短裤、汗衫等，以维护公司整体形象；（4）注重个人卫生，保持衣物整洁无皱，避免袖口、衬领出现污垢；（5）注重个人仪表，保持头发每日长不及领和清洁整齐；（6）注重个人仪容，保持每日剃须；（7）注重个人修养，提倡文明语言；（8）每日保持皮鞋光亮无污。2.女士规范:杭州XX教育文件编号JM-RC-01办公室管理规范页次5/55.合工作无关连的休闲服、家居服或晚装、艳装；（2）公司女士应着淡妆，而不应浓妆艳抹；（3）应保持手脚指甲的自然状态，不得涂抹有色指甲油；（4）注重公司整体形象，不梳怪式发型，就保持头发的清新、自然、整 洁;（5）注重身体美，保持自然大方

13、和优雅的坐姿、站姿和走姿；（6）注意语言文明，注重谈话方式和语气；（7）注重个人卫生，保持着装的清洁无皱；（8）每日应保持皮鞋清洁无污。（十一）行为规范：1.公司员工应注意坐姿，不应将双脚抬至桌面或左右、前后摇摆坐椅。2.公司员工不应坐在办公桌面、会议桌及其它桌面上。3.公司员工应保持每日着装整齐，不敞胸露怀。4.公司员工应注意办公时间内谈话语调，尽量做到平心静气、轻言轻语。5.公司员工不得肆意滋事，避免由此产生的吵架、打架行为，如因匸作争执 应克制、 忍让。6.非工作需要，不得在上班时间酗酒，更不得借酒寻事和滋事。7.公司员工工作期间应恪守职责，对本职工作无关的事件和人物做到不围观、不起哄。8.严禁工作时间内着拖鞋或光脚丫在各办公室窜进窜出。（十二）加班规范：1.加班前必须填写加班申请单，由部门主管领导认可并签发调休单（注明加班理由及批准人姓名）；