文档管理系统的开发与设计说明书

1、河北科技师范学院欧美学院专业技能训练（设计说明书）文档管理系统的开发与设计实习类型专业技能训练实习单位欧美学院指导教师王蕾所在院（系）信息技术系班级计本0702学生姓名吴刚学号92110702042010 年 10月题LI：文档管理系统的开发与设讣分工：创建卷宗功能的设计和实现摘要：第一章.概述1.1、系统软件开发环境简介1.2、管理系统的简介与认识1.3、文档管理系统开发设讣的大体方向 第二章.应用系统分析2.1、 结构功能图2.2、 系统分析说明书1：档案柜信息模块的功能2：卷宗模块的功能3：文档资料模块笫三章.系统设汁及实现并应用3.1、 我的分工3.2、 具体设讣流程及实现应用 总结致

2、谢主要参考文献题LI：文档管理系统的开发与设讣 分工：创建卷宗功能的设计和实现 摘要:文档管理系统针对文档资料管理，采用VISAUL BASIC6. 0开发的一个数据 库管理系统。本设计说明书主要讲述了 VISAUL BASIC6. 0的基本功能及设计方法。 提出了一套比较适宜的施行方案。他基本上秉承了传统的文档资料管理理念，同时 也兼顾当今对现代管理信息的需要，着眼于实用、高效的原则。本系统包括文档资 料，创建卷宗，卷宗管理，建柜存档以及系统等五个选项，通过这五项功能对文档 资料进行管理与编辑。系统功能全面，用户操作方便是本设计的一个特色。 关键词：VB文档管理系统第一章.概述1.1、系统软

3、件开发环境简介本系统是在Pentyum 166mmx以上机型的计算机上进行开发并获得通过的，同 时方便系统开发，减少开发过程的难度，我们是基于以下的软件环境。以Windows XP为操作系统以Visual Basic6. 0为开发工具Windows XP是目前主流图形化操作系统，而Visual Basic6. 0是一种优秀的 面向对象的，支持多种数据库应用的开发工具。我在系统开发过程中深深地感受到Visual Basic6. 0的强大威力。下面我结合自己的体会对Visual Basic6. 0作一简 要介绍。Visual Basic6. 0是著名的Microsoft公司推出的完全可视化的，支持

4、多种数 据库开发工具。使用面向对象的开发技术，能够开发出强大的专门针对用户的应用 程序。具有强大的API函数库，支持ActiveX和OCX技术。能够管理大量复杂的数 据信息，同时具有很好的安全性。1.2、管理系统的简介与认识管理系统英文：Management System .管理系统是山管理者与管理对象组成的 并由管理者负责控制的一个整体。管理系统因具体对象不同而千差万别，可以是科 学的、经济的、教育的、政治的等。管理系统的整体是由相对独立的不同部分组成 的。这些部分可以按人、财、物、信息、时间等来划分，也可以根据管理的职能或 管理机构的部门设置来划分。管理工作者如果看不到整体中的各个组成部分

5、就看不 清楚整体的结构和格局，就会造成认识上的模糊，从而在工作上分不清主次。同时 任何管理系统都是变化发展着的，而且任何变化和发展都会表现为管理的具体任务 和管理目标的实现条件的变化。管理系统具有明确的目的性和组织性。随着计算机技术的进步，管理系统也从传统的管理科学的范畴延伸到了软件技 术的范畴。随着国际的Oracle国内的神码等一批知名的管理系统建设商的兴 起，“管理系统”更多地以ERP、SOA、SAAS等字眼出现在普及的各种场合。管理原理对管理工作的实质内容进行科学分析总结而形成的基本真理，它是现实管理现 象的抽象，是对各项管理制度和管理方法的高度综合与概括。主要特征：客观性、概括性、稳定

6、性、系统性。主要包括:人本原理，系统原理，权变原理，效益原理人本原理管理的人本原理，是指各项管理工作活动都应以调动人的积极性，主观能动性和 创造性为根本，追求人的全面发展的一项管理原理.系统原理管理的系统原理，就是运用系统理论，对管理活动作系统分析,实施系统化的管理, 以达到优化目标的一项管理原理.权变原理管理的权变原理，是指在组织活动环境和条件不断发展变化的前提下，管理应因 人，事，时,地而权宜应变，采取与具体情况相适应的管理对策以达成组织LI标的一项 管理原理.效益原理管理的效益原理，是指组织的各项管理活动都要以实现有效性，追求高效益作为 目标的一项管理原理.1.3、文档管理系统开发设计的

7、大体方向文档管理系统(document management system,简称DMS)或者数字资产管理 系统(digital asset management system,简称DAM),主要是用来管理我们常 用的一些文档、照片等信息内容。对于企业而言，文档是重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的 形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式 等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推 广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档，可能是过程性质的，也可 能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已

8、经归档不能再修改的。随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理 的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低 下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举 步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。计算机技术的飞速发展，为人类的进步注入了新的活力。新的技术为人们带来 的是更快捷、更可靠的服务。越来越多的家庭、企业、机关、学校利用计算机来处 理日常事务，管理信息系统(MIS)就是利用计算机为企业、学校，事业机关等的 经营者、决策者收集、处理信息的一项重要工具，管理信息系统的发展源于管理现 代化的推进和计算

9、机技术的发展。籍于此管理信息系统将随着人类文明的进步而不 断的完善与发展。知识经济时代的今天，对文书档案管理工作人员提岀了更新更高的要求。文档 管理工作人员，必须完成III传统的管理模式向现代的管理模式的转变，III传统的管 理理念向现代管理理念转变，同时在管理实践中应用，使文书档案管理工作赶上时 代步伐，适应文书档案管理现代化和办公自动化的时代需要，为社会提供更好更有 效的服务，使文书档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益来。笫二章.应用系统分析需求分析是软件生命周期的一个重要阶段，它根本的任务是确定为了满足用户 的需要必须做什么。具体地说，应该确定系统必须具有的功能和性能，系统要求的

10、运行环境，并且预测系统发展的前景，必须仔细分析系统中的数据，既要分析系统 中的数据流。乂要分析长期使用的数据存储，为系统的设计奠定基础。在这一章里，我将给出系统的功能结构图，系统分析说明书，为系统的设计奠 定基础。2.1、结构功能图通过询面的数据流程图已经对系统的主要功能有了一个初步的了解，下面将系 统的功能再作一些深入分析，最后得出系统的功能结构图文档管理系统是为了实现联通泰安分公司文档资料的计算机管理。因此， 系统应该有一个全局管理功能，以方便实现不同的功能的选择。也就是应具备全局 管理功能。这里用总控模块实现。由于要处理的信息包括档案柜，卷宗，文档资料 的不同处理，总控模块管理有三种不同

11、的信息的处理。即档案柜、卷宗的处理、文 档资料的处理。山于每种信息的处理涉及到对信息多方面的不同子功能，所以乂涉 及到对众多的子功能的管理。在此用档案柜信息模块、卷宗模块、文档资料模块实 现。在档案柜信息模块下包含对档案柜基本信息的编辑、检索、报表等功能。对检 索应具备从多方面对不同字段进行检索。卷宗信息模块包含卷宗信息创建、编辑、 检索、统计、报表等功能。对卷宗信息的功能处理的是否恰当是本系统是否成功的 一个标志。因此，对卷宗信息的功能应细化。尤其是卷宗的检索、信息的统计要具 备从不同的角度能够对数据库中的记录进行特定条件的检索和统计。文档资料信息 模块包含文档资料的编辑、修改、检索、报表等

12、功能。同以上的检索一样，应能从 多方面、不同字段进行。在此基础上，总结得到如下的系统功能结构图2：r如文净債歌孑* TQmeswai MCZL.图2系统功能结构图2.2、系统分析说明书项口级系统分析的重点在业务需求层次上，主要任务是确定用户对系统的应用 要求，这主要从两个方面获得。一是和用户一起充分了解现行系统是怎样运作的， 二是理解用户的现行系统的改进及对新系统的要求，并在此基础上提出解决问题的 基本模型，另一个任务是把和用户共同理解的新系统用恰当的工具表现出来，系统 分析的最终任务是提出达到新系统LI标的新系统方案，并在此提高主要文档一一系 统说明书。以下是对系统各模块功能的分析1：档案柜

13、信息模块的功能档案柜信息模块，乂包括档案柜信息的编辑子模块、检索档案柜信息子模块、 档案柜信息导出到EXCEL报表子模块。这些子模块的功能组合后，可对档案柜从创 建、到平时信息查询、以及所需信息的报表等一系列繁杂的工作通过讣算机得到轻 松的管理。其中档案柜信息的编辑子模块可以完成档案柜信息的创建、修改、删除 等操作。从而达到准确的对档案柜的信息存档的LI的。检索档案柜信息子模块可以 通过档案柜号或档案柜名来进行查询。检索结果以表格形式体现。信息报表子模块 可以完成特定条件下的信息报表，报表信息受检索条件的限制，和检索结果一致。 通过将检索结果导出到EXCEL实现报表功能。2：卷宗模块的功能卷宗

14、模块包括卷宗编辑子模块、检索卷宗子模块、卷宗信息统计子模块、卷宗 信息导出到EXCEL实现报表子模块。这些子模块的功能组合后，各方便地对卷宗进 行系列管理。其中卷宗编辑子模块可以对卷宗进行创建、修改、删除等操作。检索 卷宗子模块单一检索和多条检索条件的组合这样两种方式来进行查询。检索条件包 括卷宗号、卷宗名、创建时间等。检索结果以表格形式体现。卷宗信息统计子模块 可以完成按卷宗号或入卷时间等从不同的方面对档案资料进行文档资料数量统讣。 统计结果以表格形式体现。卷宗信息报表子模块可以对符合特定条件下的信息报 表，报表信息受检索条件的限制，和检索结果一致。3：文档资料模块文档资料模块包括文档资料信

15、息编辑子模块、检索文档资料子模块、文档资料 报表子模块。这些子模块的功能组合后，各方便地对学生评语进行系列管理。文档 资料编辑子模块可以对文档资料信息进行录入、修改、删除等操作。方便地将文档 资料存档的LI的。检索文档资料子模块可以通过文件号或文件名来进行查询。或着 通过文件号或文件名与状态、入卷时间的组合形式来进行查询。检索结果统样以表 格形式体现。信息报表子模块可以完成特定条件下的信息报表，报表信息受检索条 件的限制，和检索结果一致。报表同样是通过导出到EXCEL实现。第三章.系统设计及实现并应用3.1、我的分工通过指导老师的悉心指导，我们大体上设计出了一个文档资料管理系统的大致 整体。我

16、们利用VB程序设计文档资料管理系统，基本上建立了一个大致的文档资料 管理系统，首先进入登陆界面输入用户名及密码进入主程序，主程序包括文档资 料，创建卷宗，卷宗管理，建柜存档以及系统等五个选项，通过这五项功能对文档 资料进行管理与编辑。由于分工需要，我的工作是完成实现创建卷宗这一功能。创建卷宗是为了使用户更好地查看并管理文档资料，并实现一系列添加，查 看，编辑等功能，对卷宗名称，卷宗编号等必须要在界面上显示出来并为用户所 用，之后联系到主程序中，与其他功能共同完成文档资料的管理与查看。3.2、具体设讣流程及实现应用我们在指导老师的指导下，分工合作开发设计文档资料管理系统。我们开发设计的文档管理系

17、统是采用VISAUL BASIC6. 0开发的一个数据库管理 系统，“文档管理系统”针对我们对文档资料管理的调研，结合本单位长期以来管 理文档资料的经验而设计的计算机管理系统。提出了一套比较适宜的施行方案，并 努力将原本复杂的管理业务、归类、存档等简化为比较简单的事务。他基本上秉承 了传统的文档资料管理理念，同时也兼顾当今对现代管理信息的需要，着眼于实 用、高效的原则。系统功能全面，用户操作方便是本设计的一个特色。文档管理系统主要是为了对各种文档资料信息，卷宗信息，档案柜信息等 进行计算机管理。所以主要的数据源应是文档资料，卷宗，档案柜的各种信息。本 系统通过用户进入登陆界面，输入用户名和密码

18、进入系统，系统主界面提供了系 统，创建卷宗，卷宗整理，文档资料，建柜存档五项功能，为用户提供更好更高效 的服务。由于分工要求，我负责创建卷宗，首先，先将窗口的主名改为创建卷名，便于 用户查看创建卷宗。然后利用VB程序编辑创建卷宗的这个菜单界面。卷宗是用于查看并管理文档 资料的一个单位，通过列表显示来让用户更明了地查看并编辑文档及卷宗。主要的运行窗体如下图：图2运行窗体图控件和事件“节点刷新”按钮控件：click事件是将创建新节点后的数据库信息刷新到窗 体中。控制主节点刷新的语句是：If Left （adoPrimaryRS. Fields C卷号“），1） = 0 ThenSet mynod

19、= TreeViewl. Nodes. Add（，sort, tvwChild, sort & Str$ （i）, adoPrimaryRS. Fields （，z卷名）& （” & adoPrimaryRS. Fields C卷号）& ）“创建节点”按钮控件：click事件是将文本框信息加入到卷名库表中，这样 达到创建新节点的LI的，这里创建新节点填写卷号很重要，它直接决定了子节点的 从属关系。读取文本框中的信息到数据库表中的主要的实现语句是：adoPrimaryRS. AddNewadoPrimaryRS. Fields （z/卷号）=Textl. TextadoPrimaryRS. Fi

20、elds （z，卷名）=Text2. TextadoPrimaryRS. Fields （z/备注）=Text3. TextadoPrimaryRS. Fields （，?创卷人员）=管理员adoPrimaryRS. Fields C创卷日期）=DateadoPrimaryRS. Update“编辑节点”按钮控件：Click事件是将原先建立的节点名，节点号，节点的 从属进行再编辑。从属关系是通过修改节点号（即卷号）来达到LI的的。实现的原 理是修改数据库中相应的记录值。删除前提醒用户是否确认删除。实现语句是： adoPrimaryRS. Fields （z/卷号）=Textl. Text adoPrimaryRS. Fields （z，卷名）=Text2. Text adoPrimaryRS. Fields C备注）=Text3. Text adoPrimaryRS. Update“删除节点”按钮控件：click事件是已经建立的节点（卷名）删除。实现的 原理是删除数据库中的相应记录值。它的实现语句是：Delete = MsgBoxC确实要删除该节点吗，vbOKCancel,删除节点）If Delete = vbOK Then adoPrimaryRS. Delete“退出”按钮控件：click事件是释放当前窗体，返回主控