担保业务档案管理办法

1、安徽省信用担保集团有限公司担保业务档案管理办法（试行）第一章总则第一条为加强集团担保业务档案管理，提高档案的有 效利用，更好地服务集团担保业务发展和经营决策，根据中华人民共和国档案法和安徽省信用担保集团档案管理办 法（皖担保综200718号）等有关规定，制定本办法。第二条担保业务档案管理是指对担保业务资料进行收 集、整理、归档、移交、保管和借阅等过程。担保业务档案 实行一户一档、分段负责、集中归档的原则。第三条 各部门要遵守担保业务档案的收集、整理、立 档、移交、保管、借阅和人员交接等制度，做到科学管理、 有效利用，严防损毁散失，确保担保业务档案的完整和有效。第四条 担保业务担保档案涉及国家、

2、公司和企业的秘 密，档案管理人员、借阅人员和其他相关人员均需严格执行 保密制度。第二章档案分类第五条担保业务档案分为纸质档案和电子档案。第六条纸质档案分为要件类和基础类。要件类是指在 担保业务办理过程中与资金方、担保客户和利害关系人所签 订的双边和多边合同原件，及担保客户所提供的重要资料原 件（见附件1）。要件类以外的为基础类。第七条 电子档案是指从项目受理到项目解保、代偿追 偿期间所有业务办理环节在业务系统中形成的电子资料，及 要件类和基础类纸质档案扫描件。第八条 担保业务承保过程中形成的业务重要凭证（合 同）包括他项权证、产权证明和其他能够证明公司拥有合法 抵（质）押权利的书面凭证（合同）

3、等，按照集团担保业 务重要凭证和合同管理办法另行管理。第三章 档案归档第九条 要件类档案和电子档案需进行归档。基础类档 案由项目经理 A 角保管，项目解除担保后自行保管，同时应 做好保密工作。第十条 要件类档案在放款审核时由项目办理部门移交 放款审核部门，放款审核部门根据集团档案管理办法（试 行）（皖担保综 200718 号）规定移交集团档案室。第十一条 电子档案的收集归档由业务办理环节中各 部门负责。在发起项目受理时，担保业务管理系统（影像内 容管理平台）建立项目信息库，如果是新客户，系统建立建 立客户信息库；在项目办理过程中，各环节相应部门应将该 环节业务办理中所有的资料收集录入或者扫描电

4、子档上传 到系统中；项目解保后一周内，担保业务管理系统（影像内 容管理平台）形成完整的电子档案进行备份。第十二条 担保业务项目发生代偿的，对于代偿清收处 置过程中形成的资料，按以下要求处理 :（一）由项目经理自行清收的，项目经理应在清收完成后 1 个月内，将清收过程所形成的档案资料录入系统形成电 子档案，并整理、移交集团档案室；（二）由集团委托专门机构进行清收的，由合规法律部 负责将收集清收过程中形成的材料录入系统形成电子档案， 并在清收完成后 1 个月内移交集团档案室；（三）代偿资产对外转让的，在后续清收过程中形成的 与集团有业务关联的资料，相关业务部门应予以收集和保 管。第十三条 凡归档资

5、料，都应做到书写材料优良、字迹 工整、图样清晰，不得另行编写与涂改，保证档案资料的完 整性和真实性。第四章 档案管理第十四条 业务档案归档后， 纸质档案由集团档案室负责管理。信息技术部负责电子档案管理，定期检查电子档案 存储的完整性和安全性。第十五条 纸质档案移交时， 移交人和接收人要当面查 验，填写好担保业务档案移交清单 （见附件 2）后，签字 确认。第十六条 业务档案实行调阅登记制度，档案管理部门 应按照有关保密规定，严格掌握调阅范围。需调阅担保业务纸质档案，应填写担保业务档案调阅登记表（见附件 3），经所属部门负责人签字批准后方可进行现场调阅。如需复印的，要填写担保业务档案复印申请 表（

6、见附件 4），经批准后方可复印。电子档案仅项目经理 A、 B 角、所在部门主要负责人以 及流程办理中涉及人员可以调阅。其他人员调阅电子档案， 需经本部门负责人批准。电子档案调阅、打印情况，均实行 电子记录。第十七条 担保业务纸质档案原则上不得出借，但因特 殊原因确需出借的，借用人除按规定登记外，还需填写担 保业务档案资料出借单 （见附件 5），经所属部门负责人和 档案保管部门负责人签字批准，留下备份或复印件后由档案 管理员凭单出借。第十八条 担保业务档案资料借用人或查阅人在借用 或查阅期间，应保证资料的安全性和完整性。归还出借的业 务档案时，档案管理员应对照出借前留存的备份或复印件逐 一清点归档， 在确认归还的信贷档案资料真实、 完整无误后， 按规定登记确认。一经确认，档案管理人员就须对归还后的 档案资料真实性和完整性负责。第五章 责任追究第十九条 担保档案管理人员有义务保证档案资料的 安全，一旦发现有丢失、毁损、违章使用等情况的，除及时 采取必要措施外，应根据情况的严重程度迅速报告有关负责 人。对未按规定履行职责， 造成档案损坏、 遗失及擅自销毁， 擅自对外提供、涂改、