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文档简介
1、工作行为规范系列招商会策划会务组工作流程(标准、完整、实用、可修改)I.GL实用范本 | DOCUMENT TEMPLATEFS-QG-83777编号:招商会策划会务组工作流程Chi na Mercha nts Associati on pla nning conference work group workflow说明:为规范化、制度化和统一化作业行为,使人员管理工作有章可 循,提高工作效率和责任感、归属感,特此编写。招商会策划会务组的工作流程(会务组是招商会的大脑和管家,事无巨细,前头万绪,会务组组长一定是一个既了解经销商又有人生阅历的人,脾 气很关键)1、确定会场后,会务组成员要熟悉会场
2、环境及会场各部 门主管,如:客房部、餐饮部、工程部、会议室等,把电话常 备,做成小贴条,几个组长每一个人一份,以备急时需要。2、招商会策划会务组人员确定会务组房间后将会议物资全部放好并进行登记,分类并标注,做到方便查找使用,尤其是重要物品如电脑、打印机、相机、DV等设备的妥善保管,责任到人,否则容易出现大家都不知道的结果,做好防盗、防潮、防水、防晒等工作,从进驻会场至撤离会务组应 24小时有人在岗。3、了解会场所能提供的服务, 如:接送车辆、叫醒报务、免费早餐、市内免费电话等。并与服务部门详细说明如何配合。如:接送车辆何时、何地、如何接送客人,叫醒服务的时 间,方式,语气等。4、如来宾需要特殊
3、的服务如 :长话、播放录像、加餐、 用餐时点酒点烟等要与前台说明,来宾自己结算,会务组概 不负责,如果能形成文字就更好。5、会务组除安排日常接待办公房间外还应安排用于专 门与客户沟通的房间,套房要开一间到两间,费用这个时候 不能省。6、 招商会策划会务组房间内要做到卫生整洁,杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟,除休息和轮休人员外会务 组成员不得在床上休息,尤其是注意不能脱鞋以免异味充斥 房间,客户没有进门之前先嗅到了味道,你说会有什么感觉。7、 来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决, 即使不 是自己的业务范围,不能直接说:你去找那个那个人吧,支走 OK 一定要说你等一下我帮你联系一下,看他
4、在那里,然后你去找他,如果客户提出的问题超标,解决不了的向上级反映,不能隐瞒不报或越权处理。&招商会策划掌握所有会议信息及人员联系方式,备注上通过何种方式得知的消息,和公司那个人员沟通过,这个 很重要,如果知道那个方式,以及和公司的具体人沟通过, 那么会后的谈判就是知己知彼,在言语上也不冲突,因为即 使是一个事情,两个人就有两个说法,一点语气的不同都会 给客户产生不正规的感觉,同时也容易被客户利用互不通气 的弊病,那个谁、谁说了,你们是这样的等等,来制造事件 为自己利益打算。9、 如接站车辆途中遇到塞车,及时向来宾解释,请其等 候或自己打车赶往会场。10、做好有突发事件的心理准备以及应对策略和第一、 第二责任人,如:来宾之间产生纠纷,有
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