金蝶参考资料K3系统岗位操作说明

1、K3岗位操作说明根据公司管理需要，结合购买 K3系统模块能够实现的功能及公司高级 蓝图流程，现对本公司K3系统操作人员的岗位职责作出以下说明。一、采购业务操作岗位（“供应链-采购管理”及“应付款管理”模块）职责：采购业务岗位操作人员在系统上主要是对供应商资料的维护及负责“供应链”模块的“采购管理”模块、”应付款管理”模块的操作。具体操作：采购业务单据操作流程采购订单 IJ收料通知 J外购入库 I J采购发票J LJ LJ IJ1、对于供应商资料的维护，系统操作人员可以通过登录系统， 打开“系 统设置”-“基础资料”-“公共资料”-“供应商”来对供应商资料做 新增、禁用及修改等处理操作；2、采购

2、业务谈成，公司和供应商签订合同后，采购业务录入人员可以 登录系统，打开“供应链” -“采购管理”-“采购订单”模块做新增采购 订单（注：根据公司业务流程，把采购订单替换采购合同，所以不需做采购 合同）处理，如需修改、审核及删除采购订单，可进入“供应链”-“采购管理”-“采购订单” -“采购订单-维护”界面，选中需修改、审核及删 除采购订单做相应的处理；3、采购业务员采购订单录完，并审核后，可进入“供应链”-“采购管理”-“采购订单”-“采购订单-维护”界面，选中审核后的采购订单， 点击“下推”按钮生成收料通知单，并点击“保存”按钮，对收料通知单进 行保存，做收料通知单的好处是启到采购部门及仓库

3、部门的沟通作用，让仓库人员做好收货的准备，等到货物实际到达仓库后，仓库人员就可以根据收 料通知单下推生成外购入库单（注意：由于公司目前仓库人员还没有启用系 统，所以收料通知单可以不需要做，等公司仓库人员启用系统后，再使用收 料通知单），如需修改、审核及删除收料通知单，可进入“供应链”-“采购管理”-“收料通知” -“收料通知单-维护”界面，选中需修改、审核 及删除收料通知单做相应的处理；4、当货物实际入仓库后，仓库操作人员可进入“供应链”-“采购管理”-“采购订单” -“采购订单-维护”界面，选中审核后的采购订单， 点击“下推”按钮生成外购入库单，如果做了收料通知单的话也可以进入“供 应链”-

4、“采购管理”-“收料通知” -“收料通知单-维护”界面，选中 审核后的收料通知单，点击“下推”按钮生成外购入库单，并点击“保存” 按钮（注意：正常的操作流程是仓库操作人员收到货物后生成外购入库单， 但是由于公司目前仓库人员还没有启用系统，所以外购入库单由 业助通过采购订单下推生成，等公司仓库人员启用系统后，再由仓库人员根据收料通知 单下推生成外购入库单），如需修改、审核及删除外购入库单，可进入“供 应链”-“采购管理”-“外购入库”-“外购入库单-维护”界面，选中 需修改、审核及删除外购入库单做相应的处理；5、业助生成外购入库单后，采购人员就可以进入“供应链”-“采购管理”-“外购入库” -“

5、外购入库单-维护”界面，选中审核后的外购入 库单，点击“下推”按钮生成采购发票，并点击“保存”按钮，“采购管理”模块生成发票后，系统就会自动传到“应付款管理”模块，所以“应付款管 理”模块不需在生成采购发票（注意：由于分公司的货物都是向同阳集团公司购入，而财务对于分公司向集团公司购货账务处理是挂往来，而不是挂应付账款，所以，分公司生成外购入库单后，不需要在生成采购发票，但是分公司、集团公司向自己的供应商购货，需生成采购发票），如需修改、审核及删除采购发票，可进入“供应链” 一 “采购管理” 一 “采购发票” 一 “采购发票-维护”界面，选中需修改、审核及删除采购发票做相应的处理；6、业助生成采

6、购发票后，业助就可以进入“供应链”-“采购管理”一“采购发票” -“采购发票-维护”界面，选中审核后的采购发票，点击“勾稽”按钮进行外购入库单和采购发票的勾稽，此勾稽动作一定要做，如果不进行勾稽，那么采购发票就不能生成凭证（ 注意：此勾稽动作只限于需要做采购发票的公司，如：同阳集团 ），勾稽操作做完后，整个采购系统也就走完了；7、如果业助想要查看库存报表，可打开“供应链”-“采购管理”一“库存查询”或“报表分析”界面来选择报表查询。二、销售业务操作岗位（“供应链-销售管理”及“应收款管理”模块）销售业务单据操作流程职责：销售业务岗位操作人员在系统上主要是对客户资料的维护及负责“供应链”模块的“

7、销售管理”模块、“应收款管理”模块的操作。具体操作：1、对于客户资料的维护，销售业务录单人员可以通过登录系统，打开“系统设置”-“基础资料”-“公共资料”-“客户”来对客户资料做新增、禁用及修改等处理操作;2、销售业务谈成，公司和客户签订合同后，销售业务录入人员可以登 录系统，打开“供应链”-“销售管理”-“销售订单”模块做新增销售订 单（注：根据公司业务流程，把销售订单替换销售合同，所以不需做销售合 同）处理，如需修改、审核及删除销售订单，可进入“供应链”-“销售管理”-“销售订单” -“销售订单-维护”界面，选中需修改、审核及删除 销售订单做相应的处理；3、销售业务员销售订单录完，并审核后

8、，可进入“供应链”-“销售管理”-“销售订单” -“销售订单-维护”界面，选中审核后的销售订单， 点击“下推”按钮生发货通知单，并点击“保存”按钮，对发货通知单进行 保存，做发货通知单的好处是启到销售部门及仓库部门的沟通作用，让仓库 人员做好发货的准备，等到货物实际发出仓库后，仓库人员就可以根据发货 通知单下推生成销售出库单（注意：由于公司目前仓库人员还没有启用系统， 所以发货通知单可以不需要做，等公司仓库人员启用系统后，再使用发货通 知单），如需修改、审核及删除发货通知单，可进入“供应链”-“销售管理” 一 “发货通知” 一 “发货通知单-维护”界面，选中需修改、审核及删 除发货通知单做相应

9、的处理；4、当货物实际发出仓库后，仓库操作人员可进入“供应链”-“销售管理”-“销售订单” -“销售订单-维护”界面，选中审核后的销售订单， 点击“下推”按钮生成销售出库单，如果做了发货通知单的话也可以进入“供 应链”-“销售管理”-“发货通知”-“发货通知单-维护”界面，选中 审核后的发货通知单，点击“下推”按钮生成销售出库单，并点击“保存” 按钮（注意：正常的操作流程是仓库操作人员发出货物后生成销售出库单，但是由于公司目前仓库人员还没有启用系统， 所以销售出库单由业助通过销 售订单下推生成，等公司仓库人员启用系统后，再由仓库人员根据发货通知 单下推生成销售出库单），如需修改、审核及删除销售

10、出库单，可进入“供 应链”-“销售管理”-“销售出库” -“销售出库单-维护”界面，选中 需修改、审核及删除销售出库单做相应的处理；5、业助生成销售出库单后，销售人员就可以进入“供应链”-“销售管理”-“销售出库”-“销售出库单-维护”界面，选中审核后的销售出 库单，点击“下推”按钮生成销售发票，并点击“保存”按钮，“销售管理”模块生成销售发票后，系统就会自动传到“应收款管理”模块，所以“应收 款管理”模块不需在生成销售发票，如需修改、审核及删除销售发票，可进 入“供应链”-“销售管理”-“销售发票” -“销售发票-维护”界面， 选中需修改、审核及删除销售发票做相应的处理；6、对于公司在销售过

11、程中发生的拆包费、运费及卷尾费等费用，业助 可进入“供应链” 一 “销售管理” 一 “费用发票” 一 “费用发票-新增”做 新增费用发票处理，“销售管理”模块生成费用发票后，系统就会自动传到“应收款管理”模块，所以“应收款管理”模块不需在生成费用发票，如需 修改、审核及删除费用发票，可进入“供应链”-“销售管理”-“费用发票”一“费用发票-维护”界面，选中需修改、审核及删除费用发票做相应 的处理；7、业助生成销售发票及费用发票后， 业助就可以进入“供应链” 一 “销 售管理” 一 “销售发票” 一 “销售发票-维护”界面，选中审核后的销售发 票，点击“编辑”菜单栏里的“勾稽”按钮进行销售出库单

12、和销售发票的勾稽，勾稽完成后，再点击“编辑”菜单栏里的“补充勾稽”按钮进行销售发 票和费用发票的勾稽，两个勾稽动作操作完成后，整个销售管理系统也就走 完了；8、如果业助想要查看库存报表，可打开“供应链”-“销售管理”一“库存查询”或“报表分析”界面来选择报表查询。三、仓库业务系统操作人员（“供应链-仓存管理”模块）职责：仓库业务操作人员在系统上主要是对物料、仓库、计量单位的维护及负责“仓存管理”模块的操作（注意：由于公司目前仓库人员还没有启 用系统，所以“仓存管理”模块由 业助操作，等公司仓库人员启用系统后， 再由仓库人员操作）。具体操作：1、对于物料、仓库及计量单位资料的维护，仓库业务系统操

13、作人员可 以通过登录系统，打开“系统设置” -“基础资料”-“公共资料”-“物 料”、“仓库”及“计量单位”来对物料、仓库及计量单位资料做新增、禁用 及修改等处理操作；2、对于除了正常的采购业务取得的货物以外的入库，如：调整库存，或者接收赠送等业务，业助可以通过进入“供应链”-“仓存管理”-“验收入库” -“其他入库-新增”做新增其他入库单处理，如需修改、审核及 删除其他入库单，可进入“供应链” -“仓存管理”-“验收入库” -“其 他入库-维护”界面，选中需修改、审核及删除其他入库单做相应的处理；3、对于除了正常的销售业务发出货物以外的出库，如：调整库存，或 者赠送给客户等业务，业助可以通过

14、进入“供应链”-“仓存管理”-“领 料发货”-“其他出库-新增”做新增其他出库单处理，如需修改、审核及 删除其他出库单，可进入“供应链” -“仓存管理”-“领料发货” -“其 他出库-维护”界面，选中需修改、审核及删除其他出库单做相应的处理；4、同一个账套仓库之间物料的调拨，业助可进入“供应链”-“仓存管理”-“仓库调拨”-“调拨单-新增”做新增调拨单处理，如需修改、 审核及删除调拨单，可进入“供应链”一 “仓存管理” 一 “仓库调拨” 一“调拨单-维护”界面，选中需修改、审核及删除调拨单做相应的处理；5、每月末仓库业务系统操作人员可以登录系统， 打开“供应链”-“仓 存管理”-“盘点作业”一

15、“盘点方案-新增”新建盘点方案，并根据盘 点方案生成盘点表，然后仓库业务系统操作人员就可以进入“供应链”-“仓 存管理”-“盘点作业” -“盘点表打印”界面打印出盘点表来对实物 进行盘点，盘点数据出来后，仓库业务系统操作人员就可进入“供应链” 一 “仓存管理”-“盘点作业” -“盘点数据录入”界面，录入盘点出来 的数据并保存，系统就会自动把传送到盘点报告里，这事仓库业务系统操作 人员就可进入“供应链”-“仓存管理”-“盘点作业”-“编制盘点 报告”界面，然后按“盘盈单”和“盘亏单”按钮，系统就会自动核对账上 库存数量与实际的盘点数量，然后根据两者的差额来自动生成一张盘盈单或 者盘亏单，如需修改

16、、审核及删除盘盈单或盘亏单，可进入“供应链”一“仓 存管理”-“盘点作业” -“盘盈入库-维护”或“盘亏毁损-维护”界面， 选中需修改、审核及删除盘盈入库单或盘亏毁损单做相应的处理；6、每月终了，仓库业务系统操作人员都可以通过登录系统，打开“供 应链”-“仓存管理”-“库存查询”（此些表只能查看数量的即时库存） 及“报表分析”（此些表可以查看的数量金额式的进项存账 ）模块来查看物 料的进销存情况，另外，系统也提供“查询分析”模块，仓库业务系统操作 人员可根据自身的需要或公司管理层的需要来自定义一些统计报表。四、出纳人员岗位（“现金管理”模块）职责：出纳人员在系统上主要是对币别及银行账号的维护及

17、负责“现金 管理”模块日常业务的操作。具体操作：1、对于币别或银行账号资料的维护，出纳人员可以通过登录系统，打 开“系统设置”-“基础资料”-“公共资料”-“币别”或“银行账号” 来对币别或银行账号资料做新增、禁用及修改等处理操作；2、当出纳人员接到公司员工的费用报销或差旅费借支等费用，需要登 录金蝶系统，进入“财务管理”-“现金管理” -“现金”或“银行存款” 一“现金日记账”或“银行存款日记账”界面新增日账（具体是进入“现金 日记账”还是“银行存款日记账”根据出纳人员实际支出或收到的是现金还 是银行存款来确定），保存即可；3、出纳人员收款或付款后（这里是指收客户款或支付供应商款，即跟 应收

18、账款或应付账款科目有关），需登录系统，打开“财务会计”-“现金管理”-“往来结算”模块做新增收款单及付款单处理，如发现新增的收款 单或付款有误，需要修改，需进入“财务会计”-“现金管理”-“往来结算”-“收款单序时簿”或“付款单序时簿”界面，选中需修改的单据进 行修改，需要注意的是如果销售业务系统操作人员做了收款通知单及采购人 员做了付款申请单，出纳人员就不需要新增收款单及付款单了，而是直接根据销售业务系统操作人员录入的收款通知单生成收款单，根据采购业务系统 操作人员录入的付款申请单下推生成付款单，具体的操作是销售业务员或采 购业务员登录系统，打开“财务会计” 一 “现金管理” 一 “收款通知

19、单录入” 或“付款申请单录入”模块新增收款通知单或新增付款申请，然后出纳人员 进入“财务会计”-“现金管理”-“收款通知单序时簿”或“付款申请单 序时簿”界面，选中收款通知单或付款申请单下推生成收款单或付款单，出 纳人员检查生成收款单及付款单无误后，就可以进入“财务会计”-“现金管理”-“往来结算” -“收款单序时簿”或“付款单序时簿”界面审核 收款单或付款单，并选中所有的收款单或付款单按“登帐”按钮及“发送” 按钮，“登帐”按钮是把收款单或付款单登记到现金日记账里或银行日记账 里，“发送”按钮是将收款单或付款单发送到“应收应付”模块；4、出纳人员在录入收款单及付款单时，要特别的注意单据上的“

20、结算 日期”及“日期”两项必须要一致，只有两项都一致了 “现金管理”模块的 收款单及付款单才能传递到“应收款管理”及“应付款管理”模块；5、对于出纳人员收的当期支票（单月可收到钱），只需要做收款单即可， 具体操作可按上述第二点操作，收到的跨期支票（需跨期收款），需登录系统，打开“财务会计”一 “应收款管理” 一 “票据处理” 一 “应收票据-新增”做新增票据处理，如需修改、审核、背书及贴现票据等，需进入“财 务会计” 一 “应收款管理” 一 “票据处理” 一 “应收票据-维护”界面， 选中需修改、审核、背书或贴现的票据做相应的处理；6、月末出纳人员如果需对现金进行盘点，金蝶软件提供现金盘点表打

21、 印功能，所以出纳人员在对实物现金进行盘点之前，可以先登录系统，打开9“财务会计”“现金管理”“现金”“现金盘点表”模块来打印现金盘点表，盘点结果出来后，打开“财务会计” -“现金管理”-“现金” -“现金盘点表”点击“新增”按钮来录入盘点金额，系统就自动核对实物 现金与账上现金是否相符，避免现金的短款或长款的发生，同时每月账上银 行存款余额要与银行对账单（或存折上）的余额核对，金蝶软件提供此核对 功能，所以出纳人员在核对账上银行存款余额是否和银行对账单余额相符 时，可以通过登录系统，打开“财务会计” 一 “现金管理” 一 “银行存款”-“银行存款对账”功能模块来相核对，如果核对后账面存在差异

22、的 话，系统会自动生成一张银行存款余额调节表；7、费用报销单及费用借支单等单据登记日记账后，就可以进入“财务 管理”-“现金管理” -“现金”或“银行存款” -“现金日记账”或“银 行存款日记账”界面，选中需要生成凭证的记录，点击“按单”（指一条记录生成一张凭证）或“汇总”（指将选中的所有记录生成一张凭证）按钮来 生成凭证，特别需要注意的是收款单和付款单是在“应收管管理”和“应付 款管理”模块生成凭证，而不是在“现金管理”模块生成凭证 ，生成凭证后， 如需修改或删除凭证，可进入“财务管理”-“现金管理”-“凭证管理”一“会计分录序时簿”界面，选中需修改或删除的凭证，点击“修改”或“删 除按钮即

23、可；8、每月终了，出纳人员需登录系统，打开“财务会计”-“现金管理”一“现金”及“银行存款” -“现金对账”及“银行存款与总账对账”界 面进行与“总账”模块对账，对账无差额后，就需要进入“财务会计”-“现 金管理”一“期末处理” 一“期末结账”进行结账处理，结转到下一个月。11五、会计人员岗位职责：会计人员在系统上主要是负责各模块业务单据的复核及生成凭 证、会计报表，供管理层决策使用。具体操作：1、“供应链一存货核算”模块当“采购管理”、“销售管理”及“仓存管理”模块的出入库单据录完， 并核对无误审核后，财务操作人员就可以对“供应链”系统进行存货核算。（1）、首先是对入库核算，财务操作人员可进

24、入“供应链”-“存货核算” -“入库核算” -“外购入库核算”、“存货估计入账”、“自制入库 核算”及“其他入库核算”来进行入库核算，具体是要做“外购入库核算”（针 对做了采购发票）、“存货估计入账”（针对未采购发票）、“自制入库核算”（针 对盘盈入库）还是“其他入库核算工需要根据公司入库单据种型来确定，例 如：公司做了外购入库单，同时又做了相应的采购发票，那么就需要做“外 购入库核算”，如果做了外购入库单，但是没有做相应的发票，那么就需做“存货估计入账”核算，而不需要做“外购入库核算” ；公司做了其他入 库单，那么财务操作人员就需要做“其他入库核算 工如果没做其他入库单， 那么就不需要做“其

25、他入库核算”；“自制入库核算”（针对盘盈入库）与 上述的操作相类似。（注意：如果业助在做外购入单及其他入库单的时候， 已把入库单价录入，而财务又确定无误，那么外购入单及其他入库单核算就 不需要做，如果所录入的单价有误或没录入，那么就需要做入库核算）（2）、其次，入库核算操作完以后，财务操作人员就可以做出库核算了， 财务操作人员可进入“供应链”-“存货核算”-“出库核算”-“红字 出库核算”(针对销售退货)、“材料出库核算” 来进行出库核算，如果公司 没有销售退货的话，就不需要做“红字出库核算”，而只需做“材料出库核 算”即可，当做完“材料出库核算”后，系统提示“核算成功” ，那么说明 核算已通

26、过，整个核算过程就已结束。(3)、存货核算通过后，财务操作人员可进入“供应链”-“存货核算” 一“凭证管理”-“凭证模板”界面，选择单据类型进行单据凭证模板设置(注意：凭证模板只要第一次设置好后，以后就不需要在设置了)，凭证模板设置完后，就可进入“供应链” -“存货核算” -“凭证管理”-“生 成凭证”界面，选择单据类型进行单据生成凭证，如生成凭证后发现错误修 改或删除，可进入“供应链” -“存货核算” -“凭证管理”-“凭证查 询”界面，选中需修改或删除的凭证，做相应的操作处理。(4)、每月终了，财务操作人员需登录系统，打开“供应链”-“存货核算”-“期末处理”-“期末关账”界面，点击“关账

27、”按钮来进行与 “总账”模块对账，对账无差额后，就需要进入“供应链” -“存货核算”-“期末处理”-“期末结账”界面进行结账处理，结转到下一个月。2、“应收款管理”模块(1)、“供应链-销售管理”模块生成销售发票及销售费用发票( 指的是 拆包费、运费及卷尾费等生成的销售费用发票)后，销售发票及销售费用发 票就会自动传递到“应收款管理”模块，“供应链-销售管理”模块生成销售 发票传递到“应收款管理”模块，对应的是“应收款管理”模块的销售发票， 而“供应链-销售管理”模块生成销售费用发票传递到“应收款管理”模块， 对应的是“应收款管理”模块的其他应收单， 此销售发票及销售费用发票生14就可以进入“

28、财务会计”“应收款管理”“结算”“应收款核销-调整或其他业务需冲减应收账款余额的话，可进入“财务会计”-“应收款管理”-“其他应收单”-“其他应收单-新增”来新增其他应收单，如需 修改、审核及删除，可进入“财务会计”-“应收款管理” -“其他应收单”-“其他应收单-维护”界面，选中需修改、审核及删除的其他应收单来 做相应处理，此处的其他应收单需在“应收款管理”模块生成凭证 ；(2)、“现金管理”模块与货款有关的收款单录入完成，并且发送状态 显示为已发送，那么“现金管理”模块的收款单就会自动传递到“应收款管 理”模块，此时财务操作人员需进入“财务会计” -“应收款管理” -“收 款”-“收款单-

29、维护”界面，按菜单栏的“确认”按钮，选择所属期间日期 进入“收款确认”界面，然后选择所属期间的所有收款单，并选择确认类型 为收款单，按“确认”按钮，此时所有的收款单就确认到“应收款管理”模 块，财务操作人员就可以查看到“收款单-维护”界面增加了确认过来的收款 单，特别注意的是这些收款单生成凭证是在“应收款管理”模块，而不是在 “现金管理”模块；(3)、公司收到的跨期支票(需跨期收款)，出纳人员需登录系统，打 开“财务会计” -“应收款管理” 一“票据处理” -“应收票据-新增” 做新增票据处理，如需修改、审核、背书及贴现票据等，需进入“财务会计” 一 “应收款管理” 一 “票据处理” 一 “应

30、收票据-维护”界面，选中需修改、 审核、背书或贴现的票据做相应的处理，对于这些票据生成凭证，财务操作 人员需在“应收款管理”模块生成；(4)、当销售发票及收款单传递到“应收款管理”模块，财务操作人员到期结算”双击进入单据核销界面，选择需要核销的所属期间，点击“确定” 按钮进入核销界面，财务操作人员选择需要核销的销售发票和收款单 (注意: 销售发票和收款单的核销金额必须一致，如不一致，需选择两者金额小的核 销)，并点击“核销”按钮即可，如果财务操作人员不能把销售发票和收款 单一一对应，且需要快速核销，那么财务操作人员需按菜单栏上的“全选” 按钮，并点击按菜单栏上的“自动”按钮即可，做核销工作的好

31、处是系统可 以生成准确的账龄分析表，且可进行信用期限的管理；(5)、当公司财务操作人员在核对应收客户款余额时发现其中一个客户 的金额错计入另外一个客户的余额，需要调整两个客户的余额，那么财务操 作人员可进入“财务会计”-“应收款管理” 一“结算” -“应收款核销-应收款转销”界面处理(应收款转销需要生成凭证)；(6)、财务操作人员核对应收客户余额无误后，财务操作人员可进入“系 统设置”-“基础资料” -“应收款管理”-“凭证模板”界面，选择单 据类型进行单据凭证模板设置(注意：凭证模板只要第一次设置好后，以后 就不需要在设置了)，凭证模板设置完后，就可进入“财务会计”-“应收款管理” 一 “凭

32、证处理” 一 “凭证-生成”界面，选择单据类型进行单据生 成凭证，如生成凭证后发现错误修改或删除，可进入“财务会计” -“应收 款管理”-“凭证处理”-“凭证-维护”界面，选中需修改或删除的凭证， 做相应的操作处理。(7)、如果财务操作人员要查看应收款相关报表，可进入“财务会计” 一“应收款管理” -“分析”或“账表”界面，选择需要查看的报表类型16进行双击打开查看;(8)、每月终了，财务操作人员需登录系统，打开“财务会计”-“应收款管理” -“期末处理”-“期末总额对账”界面选择对账期间及应收 账款科目来进行与“总账”模块对账，对账无差额后，就需要进入“财务会 计”-“应收款管理” -“期末处理”-“结账”界面进行结账处理，结 转到下一个月。3、“应付款管理”模块“应付款管理”模块