物业管理档案管理(2009)

1、物业管理档案管理收集齐全完整、检索方便快捷的物业管理档案系统，是做好物业管理的一个必要条件，是管理良好的物业管理企业的一项基本功，是物业管理的一项基础性的工作。这对于提高物业管理质量和物业管理水平都具有重要的意义。第一节 档案学基础知识一、档案学的研究对象档案学以档案和档案工作为研究对象。其基本任务是：在研究档案和档案工作发展规律的基础上，提出档案工作的科学理论、原则与方法，指导档案工作实践，提高档案管理的科学水平，以便充分实现档案的价值，为各项社会实践服务。二、档案学的学科性质和特点档案学被认为是一门社会科学，这是由档案学研究对象的性质决定的。档案工作是管理档案和提供档案信息，为社会服务的一

2、项社会活动。档案学是研究人类社会的一种特殊社会现象，即研究档案、档案工作运动规律及其与人们社会实践关系的学科，因此属于社会科学范畴。档案学的研究对象决定档案学有两个鲜明的特点：一是实践性强，它所阐明的理论、制度、原则与方法，直接应用于档案管理实践和档案业务工作实践，具体原则和方法在学科知识中占很大比重。二是技术性强，它研究现代技术在档案管理中的应用，解决档案保护技术现代化、档案管理自动化、档案复制缩微化、档案信息传递网络化等问题。三、档案（一）档案的定义档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。档案是历史的记录，不是现行的；档案还是原始的记录，即是原本的，第一手的。这是判断一个材料是资料或文件

3、还是档案的基本依据。根据这一定义，我们可以认定，与某个物业或物业区域开发相关的资料在该物业竣工之后，都可以看成是与该物业或物业区域相关的档案如竣工验收的相关文件、设计图纸、设计变更的记录、施工过程中的质量记录等原件是档案。开工典礼上拍摄的照片、录像带等原版也是档案。（二）档案的属性：1原始记录性根据定义，档案就是原始的历史记录，故原始记录性是档案的本质属性。档案不仅是原始记录的信息内容，也包括记录这些信息的载体，二者的结合才是档案。例如作为档案的录像带，不仅仅是其信息内容，还必须包括记载该信息的原始录像磁带，其复制品不是档案。一份文件手稿是档案，但其打印后的正式文件也是档案。一份经各方签字的原

4、始设计变更记录是档案，但其复印件就不是档案。2客观记录的归档保存性原始记录在没有归档保存之前，仍然只是原始记录。只有经科学地归档保存，才能成为真正意义上的档案。3信息性档案是一种未经加工处理的原生性静态信息。4非现行性档案是历史的原始记录，一般认为，成为历史的原始记录经归档后才是档案。例如，在工程完工，竣工验收之前，施工图纸是现行正在使用的设计蓝图，即文件。只有在竣工验收投入使用之后，设计图纸才成为档案。综上所述，我们可以看出文件、资料与档案间的关系。档案是原稿、原本的第一手材料。它最鲜明的属性是原始性和记录性。图书、报刊或原件的复制品等资料是根据某种需要编写、收集和复制的，是二手材料，而文件

5、则是档案的前身。只有办理完毕的、有保存价值的且按一定规律保存的文件才是档案。（三）档案的信息与载体在信息技术蓬勃发展的今天，载入档案的信息内容变得极为丰富，承载档案信息的载体也是多种多样的，不仅是文字信息，声音、图像和视频等都可作为档案的信息资料予以保存。承载这类信息的媒介也极其丰富，不仅是传统的纸介质，磁带、磁盘、光盘等海量存贮设备的出现使档案资料的载体发生了革命性的变化。特别是计算机技术和信息技术的发展，不仅使档案资料的载体发生了巨大的变化，同时也使档案信息的存贮、保管、检索和复制变得极为方便。也正因为如此，档案管理的技术和手段发生了重大的变化，对档案管理人员的要求越来越高，档案信息的安全

6、也面临巨大的挑战。四、档案管理（一）档案管理的程序与内容档案管理工作一般分为四个步骤进行处理：收集与整理分类与编目保存与安全检索与利用（二）档案的收集文件是在实践活动中随时间的推移一份份产生的，如围绕一个建设项目从立项、开工、施工直至竣工验收投入使用，会随项目的进展产生立项报告、可行性论证、规划设计直到项目竣工验收报告等一系列文件。这些文件随工程的进展逐步产生，既各自独立又是相互关联。有些文件的保存价值极高须长期妥善保存；而有些重要程度则低一些，也不必长期保存，只须保存一段时间即可；还有些文件则不一定需要作为档案保存。档案的收集工作应当依项目进度一旦文件非现行化而及时收集、鉴别和归档。1档案收

7、集的工作程序包括：文件收集、文书立卷、归档整理三个步骤。文件收集文书立卷归档整理2文件收集：一旦文件已使用完毕，文件就有收集的必要性。文件收集既要及时又要保证收集完整与齐全。其主要的功夫在于平时的专注和耐心。3文书立卷：将文件按一定的规律集中在一起，以便于未来的查阅利用。立卷采用的方法很多，常用的有按文件的某一共同属性进行集中，例如属于同一小区、同一物业、同一时间段、或同一作者等等。对于数量较大的案卷还可以在再考虑这些文件是否具有的共同属性再分类，如属于同一物业的所有文件中，再考虑一些文件属于技术性文件则归入该物业档案的技术文件卷，另一些文件属于产权性质文件归入产权文件卷等等。4归档整理： （

8、1）确定文件的归档范围和归档时间：该时间是最终确定哪些文件应该归档保存，哪些文件则不必要入档，以及该入档的文件的归档时间。（2）案卷整理：检查卷内文件的完整性、文件间的联系、文件的保存价值是否基本相同以及文件的数量是否过多或过少。不合适的应及时调整、补充、拆分或合并。调整好之后要给每个案卷拟定案卷标题，对卷内文件进行排列、编号、撰写卷内文件目录、备考表和案卷封皮最后进行装订，这样档案收集工作就基本完成了。（三）档案的分类与整理1全宗的概念全宗：一个独立机关、团体、企事业单位或名人在社会活动中形成的档案有机整体，即一个独立单位形成的全部档案集合。全宗、案卷、文件的关系：全宗是一组有机联系的案卷的

9、集合，而案卷是一组紧密联系的文件的集合。三者间的关系是前者包含后者的关系。全宗案卷文件2档案分类档案经立卷后，若不进行分类，仍然不便于应用。档案需要予以合理分类，才能使全宗档案真正成为类别分明、条理清晰的有机整体，以利于系统地查找利用。（四）保存与安全1档案保存由于档案是历史的原始记录，是不可再生的。尤其是一些孤本和重要的文件或古文物等，必须予以科学的保存。对于物业管理档案管理来说，其基本要求是防止档案毁损，延长档案的寿命，保障档案的安全。（1）档案毁损的原因档案毁损往往有人为的原因和自然的因素。人为原因的毁损，如遗失、损坏、被盗、不当使用和故意毁损等。自然的原因一方面是文件的介质和记录方式随

10、时间的推移而产生自然失效，如文件的纸张自然老化和墨迹的自然消失等，另一方面是环境的影响，如火、水、潮湿、虫鼠啃咬、紫外线以及机械磨损等因素都会造成档案寿命缩短或毁损。延长档案寿命和维护档案安全的基本要求是应制定一套切实可行的档案管理制度并加以严格执行，改善档案保存的条件，采取有效的档案修复技术，最大限度延长档案的寿命，保障档案的安全。（2）档案保存设备和库房管理库房和档案保存设备是档案管理的基本硬件条件。库房及库房管理：物业管理企业一般都是拔出一间或数间办公室作为库房。但作为库房的房间应适合库房的一些基本要求，如要求通风较好，应在防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等方面符合档案库房

11、的要求。防火：由于档案介质一般都是易燃物，库房的消防设施要求较高，应配备性能良好、数量足够的灭火器材，防火报警器和自动灭火设备应经常检查其工作性能。另外，室内的电气线路、照明器具和其他电器设备的安装和使用应符合档案室的特殊要求。防水：档案室不要设在地下室或低楼层，库房及库房附近不要设置水源。防潮：档案室应选择较通风的房间，应适当设置抽湿设备。防霉和防虫鼠：对档案文件应定期检查，有霉变或虫咬迹象要及时处理，应定期放置防霉和防虫鼠的药物。防光：光照主要是紫外线对档案的变质有相当危害，档案室应尽可能全封闭，若有窗户则应设厚窗帘。防尘：库房应定期打扫、保持清洁。防盗：库房要安装防盗报警装置，门窗要坚固

12、，特别是出入库房的规章制度要严格执行。档案装具：档案装具是档案室的基本设备，一般档案室常用的有横式和直式文件柜、开架式贮存架、卡片式贮存柜和显露式文件柜等。除横式和直式文件柜外，其余都是较专业的档案室和图书馆设备，前者价格便宜容易获得，而后者因较专业，故价格较贵。中小型物业管理企业的档案材料不是特别多时，选用这种横式或直式文件柜就可以了，而大型物业管理企业档案材料多，检索较复杂建议用一些专业的档案装具，以方便存贮和检索。包装材料：包装材料也是非常重要的档案保管材料，可以防止光线、灰尘和有害气体的直接侵害。常用的包装材料包括卷皮、卷盒和包装纸。可以根据档案材料本身的要求选用不同的包装材料。2档案

13、信息安全档案的安全包括档案本身不受到损坏与丢失和档案信息不被非法复制、查阅和传播即档案信息安全。因此档案保管不仅要求档案保存完好，还要求在保障合法的检索利用的同时保障档案信息的安全。由于档案载体的不同，保障档案信息安全的方式也有不同。（1）纸介质档案的信息安全纸质档案仍然是今天使用得最多的档案载体，如何保证纸质档案的安全仍是档案安全的重要工作。a. 档案室和档案柜在档案管理人员外出时一定要上锁；b一般不要外借档案材料，确有需要时，要规定使用的场所；c即使在档案室内也不允许将档案材料长时间摊放，查阅完毕要及时放入档案柜中；d档案的查阅、外借和复制应制定详细的规则，设定权限。对无权查阅、外借和复制

14、的人员，管理人员不得私自给予查阅、外借或复制。有权限的人员在查阅、外借时必须承担保管责任。复制必须由档案管理人员进行，并须获得相应授权方可实行。e外借时一般不允许将档案原件外借，档案室可在获得授权后将重要档案制作若干副本供外借。f外借要有健全的登记制度外借文件登记表日期档案名称编号借出日期归还日期借阅人备注g档案室处理档案因复制性的废品和进行获授权的档案销毁工作时，应用碎纸机等设备处理后方可丢弃。重要的待处理档案还应焚烧处理并有主管领导和部门主管监督。（2）电子档案的信息安全计算机和网络技术使档案管理技术手段获得了巨大的进步，但也使档案信息安全面临严重挑战。可以说电子档案的信息安全问题是阻碍档

15、案管理现代化的主要障碍。a设立严格的多级权限机制和密码保管制度，使无权使用档案检索系统的人员不能进入检索系统；只有部分检索权限的人员不能进入无权查阅的部分；无复制、下载权限的人员不能复制或下载；b教育并规定授权人员保管好自己的密码，不要使用过短的密码和容易产生联想的密码，如“1234”、自己的生日、 号码等。设置密码时最好是数字、字母和非字母、数字符号混用；c授权人员在使用完检索系统后或中间离开时应退出系统，避免给人可趁之机；d进入互联网的系统，应采取严格的防止黑客入侵和非法人员进入的措施；e进入检索系统的计算机应装置防火墙和杀毒软件并经常更新；f获授权的使用人员要管理好自己的电子邮箱和软盘、

16、U盘等移动存贮设备。通过窃取电邮密码等手段盗窃档案信息是当前档案信息安全的一大隐患。（五）检索与利用档案管理的目的是为社会实践服务，物业管理档案管理的目的是为物业管理实践服务。更具体些，物业管理档案管理建立起一套档案收藏系统的目的就是为物业管理实践服务，但如何能够在浩如烟海的档案资料中快速、准确地查阅到需要的材料，没有建立一套行之有效的档案检索系统是无法想象的。可以说检索系统是档案资料与使用者之间的桥梁，没有这个桥梁我们无法达到彼岸。1检索工具纸介质档案检索工具种类很多，物业管理档案管理常用的有：目录、簿式索引、指南、卡片式检索工具等。一般较大型的档案室可用卡片式或簿式检索工具，中小型档案室一

17、般采用目录、指南、簿式检索工具，物业管理档案管理系统大部分采用此类方法。电脑档案检索一般在物业管理软件中都有包含。不必专门的档案管理软件。目录：将相关档案的著录条目按一定结构编排而成的检索工具。这里所指结构，一般按前述介绍的分类方法将案卷和案卷中的文件分类编排。索引：与目录类似，但索引中还包含文件的存放地点等信息，适用于较大尺寸的文件。指南：以文章方式全面介绍档案内容的一种综合性书面材料或工具书。一般用在对全宗的一个综合介绍。2常用检索工具的编制方法（1）分类卡片目录根据档案分类的逻辑关系建立起的目录体系。这类目录的优点是系统性灵活性较好，但建立起合理高效的分类系统往往不是一日之功。（2）专题

18、卡片目录按某一特定的题目，将同一主题内容或属性的各类文献组合，以卡片形式提供档案室某一专题档案内容。（3）主题卡片目录以规范的关键字、词组织档案的与此主题相关的内容的索引系统。（4）名称索引以字母或其他文字排序方法的顺序将全宗内档案文件所涉及的单位按名称制作索引，以提供使用的索引编制方法。3档案提供利用的方式（1）档案检索的步骤和方式a分析应用需求，明确检索范围；b明确利用者所查阅内容或问题的关键、重点以及时间、地点、人物和事件确定档案的检索范围确定检索路径，选择检索工具；c选择最佳的检索工具或方法d提供档案材料。e根据索引的指引，查找到需要的档案文件。（2）档案提供利用的方式a阅览室阅读供阅

19、览室阅读是档案提供应用最经常的方式。由阅览室有专门的设施和专人监护与咨询是既能方便读者又便于保护档案的较好利用方式。b外借档案一般不得外借，确有必要时应严格地遵守有关管理制度并理外借手续。c制作副本复印件的提供也是为读者提供服务的一种方式，与外借一样需要有严格地遵守相关管理制度，保证档案不被非法复制和传播；除提供复印件的副本提供方式外，还可以提供原件的部分摘录等方式。d档案展览大型档案馆为更好地利用档案，会按照一定的主题系统介绍馆藏档案材料。e制发档案证明档案馆、室根据单位或个人需要，为证实某种事实在本馆、室保存有无记载而摘抄的书面材料。f档案咨询向查阅者提供档案及档案检索等方面的专业知识与方

20、法。五、物业管理档案物业管理档案是指与物业管理企业所管理的物业相关的档案。这类档案的所有权为该物业的所有者拥有。物业管理企业根据物业管理服务合同的规定有保管和使用物业管理档案的责任与义务。一旦合同关系解除，物业管理企业有义务完整无缺地移交该物业的物业管理档案。至于物业管理企业为其内部管理而建立的档案，如该企业的人事和财务档案等，是企业内部所拥有和管理的档案，不属于物业管理档案的范围。本章所涉及的内容仅包括物业管理档案，但本节所讨论的档案管理理论方法和规则同样适用于其他档案的管理包括企业行政管理的档案管理。第二节 物业基础资料档案的建立与管理物业基础资料档案，是记载有关物业及其附属设施设备在建设

21、、安装和施工过程中的合法性、质量记录、验收和检验结果以及各项技术参数和经济指标等方面的文件集合。一、物业基础资料的基本属性物业基础资料主要包括物业的产权文件、技术文件和验收文件等。这些文件有三个共同的特征：（一）这些文件对于该物业来说是至关重要的，只有通过这些文件我们才能了解该物业在建设过程中的基本情况。如通过该物业的设计图纸我们能够了解该物业的基础和结构形式、设计要求；通过地质勘察报告我们能够了解该幅地块的地质情况；通过施工过程中的一些检测记录、质量事故处理报告、建材质量记录、设计变更通知和竣工验收图纸和文件等，我们能够了解该物业在施工过程中的质量是否有问题等等。总之，只有通过收集、掌握和阅

22、读这些物业基础资料档案，我们才能够对该物业的内部情况了然于胸，才能够据此提出具有针对性的管理和维护方案。（二）这类档案材料基本上是在物业管理企业进驻阶段获得的，不论是新建物业还是从其他物业管理企业接管的物业都是如此。因此这类档案材料的收集时间集中、数量大、收集过程复杂，需要花费较大的时间和精力。尤其是现代化大厦，结构复杂、涉及技术门类广，这类技术资料的收集对收集人员的素质要求也较高。（三）对档案材料收集的完整性要求高，即使是一次建材质检记录、一次施工质量事故处理报告都可能对物业的质量产生影响，当然也对今后的维修维护具有重要的指导作用，因此要求我们尽可能齐全、完整地收集相关的文件资料。这不仅需要

23、有相关的专业知识、档案与情报管理知识，同时还需要一种锲而不舍，不达目的决不罢休的精神。二、物业基础资料档案的收集物业基础档案收集的要求：收集及时、鉴选得当。物业基础档案收集的标准：1数量充分，质量优越；2门类齐全，结构合理。（一）收集的范围物业管理基础资料档案收集时间集中、数量大、技术复杂，而且收集的完整性要求又较高，这就加大了档案收集管理人员的工作量和工作难度，为此我们列出下表，提供给档案收集管理人员参考，大家可根据各自的实际情况进行分析、取舍。 分类资料目录移交方备注产权资料项目批准文件建设单位用地批准文件建设单位建筑开工有关资料建设单位丈量报告建设单位技术资料竣工图建设单位地质勘察报告建

24、设单位工程合同建设单位开、竣工报告建设单位公共设备使用说明书及调试报告建设单位工程预决算分项清单建设单位图纸会审记录建设单位工程设计变更通知建设单位技术核定单建设单位质量事故处理记录建设单位隐蔽工程验收记录建设单位沉降观察记录及沉降观察点布置图建设单位竣工验收证明书建设单位钢材及水泥等主要材料质保证书建设单位新材料及构配件鉴定合格证书建设单位设备及卫生洁具检验合格证书建设单位砂浆及混凝土试块试压报告建设单位供水管道试压报告建设单位机电设备订购合同建设单位设备开箱技术资料、试验记录与系统统调记录建设单位验收资料工程竣工验收证书建设单位消防工程验收合格证建设单位综合验收合格证建设单位用电许可证建设

25、单位用水审批表及供水合同建设单位电梯使用合格证建设单位其它资料移交清单及核对记录表12-1 物业基础档案应收集的基本资料 （二）收集方式在物业管理实践中，物业基础资料档案大部分是在物业管理企业进驻的时候收集的，这是物业基础资料档案的特性所决定的。在物业管理企业进驻一个物业或物业区域时，应首先要求建设单位或原物业管理单位在移交物业前开列移交资料的清单，如发现有遗漏应及时与建设单位或原物业管理单位联系，以便尽快补齐。在移交过程中应逐份核对档案的数量和缺失与损坏的情况并予以记录。移交双方的负责人要在移交清单和记录签字确认并作为档案予以保存。（三）档案文书立卷1立卷的一般方法（1）文书立卷科学的立卷方

26、法对档案的收集和分析利用具有关键性的作用。好的立卷方法，能够保持文件间的联系，方便查阅利用。一般根据档案的某些属性或特征或其组合进行立卷：a按事件属性立卷；将反映同一事件、人物、工作性质等的文件组合在一起立卷。如物业基础档案就是典型按反映该物业从立项到竣工验收过程中的全部有价值的文件组合。b按时间属性立卷；根据文件的时间属性进行立卷。如某公司某年的会议记录、某设备某月的运行记录等。c按名称属性立卷；将具有相同名称的文件集中立卷。如某管理处的物业管理服务记录档案等。一般只用在文件的总量不大的情况下。d按作者属性立卷；由同一单位产生的文件集中立卷。如可将物业管理企业各下属的管理处的各类档案集中立卷

27、。e按通讯者属性立卷；两个单位之间的收发文件集中立卷。但注意不要与按作者属性混合使用。如某物业管理企业与其设备维护商或材料供应商之间的往来文件集中立卷。按地区属性立卷。按地理特征将文件集中立卷。文件档案立卷时，可以采用一种属性立卷，也可以同时运用多种属性立卷。其基本方法是抓住文件的主要共同属性再依据文件的数量、保存价值、保存期限、文件间的联系等情况，结合其他属性进行立卷。对于物业管理规模不大的物业管理企业，物业基础资料档案的立卷一般采用按事件同一属性（如反映同一建筑物的各方面特性）进行立卷即可；若管理规模较大则应按同一物业小区、同一建筑物、同属某一基本属性（同属技术档案资料，同属产权资料等），

28、来进行立卷。立卷较合理细致，则整理时较容易，调整不会过大，但过细会加大收集时的工作量。在收集工作量大、时间紧的情况下也不宜分得过细。（2）案卷文件数量：一般收入案卷盒内的案卷文件一般以200页左右为宜，过多或过少都应进行调整，但成册的技术图纸等文件不在此限制之内。（3）档案的保存价值和保存期限鉴定文件的价值并由此确定文件的保存期限有时是一件十分棘手的事情。一般来说，不要孤立地鉴定某个单份文件的价值，而应当从相互关联的一组文件来综合考虑。例如，某物业在施工过程中的一份混凝土试块检测报告，单个来看也许并不显得有多重要，但从施工过程中产生的一系列文件来考虑的话，这一组文件完整地反映了施工过程中的基本

29、情况，即使是在该物业投入使用多年之后，例如10年甚至50年之后，我们仍然可以透过这一组文件获得该物业在施工过程中的完整信息。据此我们就有必要将这份单个考察也许并不显得多么重要的文件列入长期保存的档案中。下面我们给出一张表(表12-2)说明有关档案保存期限的划分标准，读者可据此估计自己手中文件的价值。保存期限时 间划分标准备 注永久无限期凡是记载和反映物业、物业的附属设施设备及物业管理活动基本历史情况，对物业维护和使用以及科学研究有长远研究参考价值文件。1有关所管理物业及重要的附属设施设备的基础性文件资料以及有关更新改造、大、中、小修的会议决议等文件、记录、验收报告和技术参数等文件；2有关物业管

30、理工作中产生的重要决议、决定、合同协议、通知、记录、工作计划、统计报表及相关的请示、报告等。3业主及业主大会的基础资料、会议决议、决定、请示报告记录等文件。长期15-60年凡是在相当长的时间内对所管理的物业及物业管理工作需要进行查考、总结经验的文件与记录。1有关物业管理工作中的年度、季度计划、总结、报告；2与物业相关的附属设施设备（工作寿命在5年以上10年以内）的基本技术和商业资料、维修维护合同和记录、大、中、小修、更新改造记录和会议决议等文件；3物业本体及附属设施设备的运行记录；短期15年以内其他只在较短时期内有查考意义的文件与记录1小型设施设备的更新、维修记录；2有关物业管理服务的相关文件

31、和记录表12-2 文件保存价值年限表2物业基础档案文书立卷由于物业基础档案是反映某物业的各方面历史状况的一组文件，因此采用按事件属性的规则立卷是较好的方法。这样，反映同一物业的各方面历史面貌的文件能够归入同一案卷之中，便于档案的管理和查询。3物业基础资料归档整理所谓归档，就是业务部门将文件整理立卷后，按规定的时间移交给档案室集中保管。（1）归档范围与时间收集到的材料可能会是鱼龙混杂的，有原件也有复印件。有些文件十分重要，而有些就无保存价值。有些重要文件没有收集到，而有些文件又有重份，这时应一一加以甄别。对于物业基础资料档案来说，表1-1列出了物业基础资料档案应收集的范围，可对照表1-1检查是否

32、有疏漏。（2）调整立卷已立卷的案卷，应对卷内文件，进行调整。查看卷内文件是否已齐全、文件之间的关联是否密切、文件的重要程度和保存价值是否基本一致、是否有重份的文件等，并对卷内文件进行必要的调整。拟定案卷标题示例：例1：小区 大厦 产权文件（地区）（名称）（事件）(组卷特征：地区、事件、名称) 例2：工业区 大厦 技术文件（地区）（名称）（事件）(组卷特征：地区、事件、名称) （3）卷内文件的排列编号较为单一的案卷，卷内文件可按时序排列。一些由大事件属性中又包含小的事件属性组成的案卷，可按其中的小事件属性排列，而后再按时序排列。如某管理处，将所管理的小区内的全部建筑物本体的运行检测记录放在一个案

33、卷内。因此卷内文件在排列编号中可按每一单个建筑物的检测运行记录集中在一起再按时序排列。（4）填写卷内目录与备考表卷内文件目录的编制应给每个文件一个顺序号、文件作者、发文号、文件标题、文件日期、所在张号及备注等项目。（5）卷内文件备考表中，应包含全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内全部文件的张数、卷内文件变动情况以及立卷人签名与日期等项目。三、物业基础档案的分类与整理档案的分类是在全宗范围内进行的，即在物业管理企业全部档案的范围内进行处理。而物业管理企业档案不仅包含物业管理档案，还包括物业管理企业的企业档案。所以，物业管理企业档案的全宗应如图12-1所示：物业管理企业档案全宗物业管理档案物业基础档案

34、物业管理运行档案物业管理服务档案物业管理客户档案业主及业主大会档案物业管理企业档案物业管理企业行政管理档案物业管理企业财务管理档案图12-1 物业管理企业档案管理全宗从上图可见，事实上我们已经将物业管理企业的档案全宗分类为上图的结构。因此，本节所讨论的档案分类，仅讨论物业基础档案在上述大分类的基础上的分类，后面章节与本节的一样仅讨论该章节所研究的主题档案分类基础之上的继续分类。但应说明的是，分类方法和规则是完全类似的。另一个需要说明的问题是，对于物业管理档案的分类，建议不要采用组织机构为分类属性的分类方式，例如以管理处进行物业管理档案分类。因为这类企业组织机构难免变动，一旦变动在这种分类方法的

35、规则下，就可能会使同一物业的档案材料出现在不同的组织机构档案中，对管理和查阅造成不便。（一）分类物业是物业管理企业两个最基本的关键词之一，离开了物业，物业管理企业就失去了根本和存在的必要。这一点在物业管理档案分类上体现得非常清楚。物业管理档案分类，物业是其最基本和鲜明的特性，物业基础资料档案更是直接记载物业本身各个方面的历史面貌的记录，案卷间、文件间的联系十分紧密。因此，物业基础资料档案分类并不复杂，按同一物业小区或同一物业或建筑物等进行大的分类，再根据案卷所反映的物业某一方面的共同特征或属性，如反映某物业技术方面的案卷等进一步分类。如果随时间积累的档案案卷较多可再按时间顺序来分类。物业基础资

36、料档案物业技术文件案卷物业产权文件案卷物业验收文件案卷图12-2 物业基础资料档案分类结构本章第五节专门介绍了各种档案案卷分类的一般方法和规则，在对档案全宗进行分类时可参照其所介绍的方法进行分类。物业基础资料档案分类方法的选择：物业基础资料是反映某一物业各个侧面的历史记录，所以物业基础资料的分类采用事件属性分类法进行分类，即按同一物业的各类档案案卷分在同一分类的方法进行。虽然也可以按组织机构分类法来进行分类，但因可能造成同一物业的档案材料被分在不同分类中的可能性，建议不要采用该类分类方法。（二）档案编目1案卷排列本类案卷排列一般按事件属性来排列较好，即按同一物业小区、同一物业的案卷集中一起排列

37、的方法较妥当。2案卷编目（1）案卷编码案卷编码就是要给案卷一个唯一的号码，一般在档案管理中这样的号码按全宗号、案卷目录号、案卷号、件号或页号的结构来编码。（2）编制案卷目录序言目录结构：编制方法全宗简史立档单位：物业管理 图12-5 目录序言物业基础资料档案索引小区澄海阁.1小区靖海阁12图12-4 目录索引物业管理 档案室物业管理 档案之物业基础资料档案全宗号：2003001目录号：U2003001起止日期：1995/01/01-2003/12/31保存期限：永久图12-3 目录封面备考表卷数排架长度目录页数图12-7 备考表案卷目录案卷号题名年度页数期限备注图12-6 案卷目录四、物业基础

38、档案的保存与安全物业基础资料档案多是物业管理档案中最重要和基础性的档案，它的保存管理和安全十分重要。在保管和档案安全方面应注意以下几点1技术文件档案的页面较大，且已成册装订，不要拆卸重装，也不要试图装入案卷盒。如有重份的文件，可将一份保存，一份供查阅使用。如无重份文件，可将文件复制后保存，复制件供查阅，不要直接使用原件。2技术文件档案保存前，应置于通风干燥避光处干燥一定时间后，经包装后提写案卷标题及目录再放入文件柜内保存。应注意室内空气流通，经常采取防霉、防潮、防虫、防水的措施以延长档案寿命。3档案文件还应注意防火、防盗等安全措施。4应制定文件的密级体制，严格借阅、复制制度。对于电子类文件的保

39、护，应参照第一节的要求采取必要的防盗和防复制措施。第三节 物业运行档案的建立与管理物业运行档案，是物业管理企业在对所辖物业及其附属设施设备进行管理和维护工作的过程中，所产生的文件、记录的集合。与物业基础资料档案不同的是，物业运行档案是自生的，即物业管理企业在对物业及其附属设施设备进行管理中产生的。一、物业运行档案的基本属性物业运行档案是物业管理企业在对所辖物业及其附属设施设备进行管理和维护时所产生的文件、记录的集合。与物业基础资料档案不同的是，物业运行档案是自生的，即物业管理企业在对物业及其附属设施设备进行管理中产生的。如果说物业基础资料档案收集不全还有客观的因素的话，物业运行档案不全只能说明

40、企业的基础管理体制和规章制度上存在较大的问题。二、物业运行档案的收集（一）物业运行档案的收集归档的范围和时间1收集范围：一般需要归档的文件包括：对于物业管理业务活动中形成的、经过办理完毕的、有利用价值的图纸、收发文件、电报、会议文件、 记录、会议记录、维修记录、运行记录、通知以及编制的图表、簿册、有关的照片、录像磁带等文件与材料，均需立卷归档保存。不需要归档的文件材料包括：重份的文件；无查证利用价值的事务性、临时性文件；仅供参考、参阅、征求意见，不需要办理的文件；未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件，如未生效的合同、协议等；一般文件的历次修改稿。有些单位将收集来的报刊、书籍、资料

41、也作为文件立卷归档，这是由于对归档范围认识模糊而造成的。图书、资料、刊物应作为资料单独整理保存。正如前述，由于物业运行档案来自于物业管理活动之中，一切与物业运行管理有关的企业文件如运行管理会议决议、管理与维修养护合同、检测报告、事故报告、检修记录、与维保单位间的往来文件和大型设备运行记录都在物业运行档案的收集范围之中。2收集时间：有关的文件一旦实施完毕，应及时收集。由于这部分文件数量较大，且基本由物业管理企业的一个专业部门管理，往往即使文件已经执行完毕，但还经常要用到。一般可由相关业务部门收集立卷后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。具体的移交规定，企业可根据自身情况来决定，但除一些需跨年执

42、行处理的文件或某些特殊载体的文件时间可延长外，一般不应超过1年时间。手续办理完毕的文件，不能由承办部门或个人保存，必须向档案部门移交。在规章制度中应明确规定，并严格执行，否则可能会造成严重损失。（二）物业运行档案文书立卷对于与维修维护商、供货商、承包商之间的往来文件、电报、 等可按通讯者属性立卷，即同一通讯者（如电梯维护商）的文件放在一起立卷；图纸及相关技术资料、维修记录、运行记录、照片、磁带等文件可按事件属性立卷，即反映同一物业、设备等的文件放在一个案卷中。例如某部电梯的运行维护记录等；有关的会议文件、通知、簿册、图表等文件可按作者、名称或时间等规则立卷。（三）物业运行档案归档整理1归档整理

43、一般方法（1）案卷整理日常业务处理工作中，由文书部门或业务部门对于需要归档的文件进行不断地收集集中与系统积累。在每个条款下积累起来的文件，为立卷归档打下了初步的基础。当一年工作终了，还必须在平时归档的基础上，进一步系统整理与编目。整理工作根据企业的情况不同，可由业务部门在档案移交前完成，也可移交后由档案室统一完成。整理工作的内容：a调整立卷检查卷内文件成分，即检查已归卷的文件是否齐全完整，有没有尚未办理完毕的文件或重份文件等不需要立卷的文件材料。检查卷内文件联系和组卷情况，检查运用立卷是否得当，保持文件之间的联系。注意纠正文件归卷不统一、相互混淆重复或拆散文件联系的情况。检查卷内文件保存价值是

44、否相差悬殊。一卷内文件的保存价值应求大体一致，并初步确定保管期限。检查卷内文件数量太多的案卷，宜酌情适当分卷；文件数量太少的案卷，可考虑适当合并组卷。b拟写案卷标题案卷标题是对卷内全部文件的总概括，通过案卷标题揭示卷内文件的成分和内容，为查找利用提供线索。一个好的案卷标题应做到：第一，字简练通顺，概括准确。避免过于抽象笼统或堆砌文件标题；第二，基本结构力求完整，合乎语法，标点正确；第三，通常应标明作者、事件、名称三个基本部分，中间可加上适当的连接词。有些案卷标题根据组卷情况还需标明地区、时间或通讯者。案卷标题的结构通常是：（地区）作者（通讯者）（时间）（地区）问题名称c卷内文件的排列、编号卷内

45、文件的排列，是对一个案卷中文件的系统化，给每个文件一个固定的位置。卷内文件的排列方法有几种，如按时间、问题、地区、作者、通讯者、名称、重要程度、人名的姓氏笔画或拼音字母的顺序等，可根据每个案卷的组成情况，灵活选用一种或组合使用两三种方法排列。卷内文件的排列通常按时间先后顺序和作者、问题、名称、重要程度与联系排列。第一，按一个具体问题组成的案卷，或者按一个作者、一种文件名称组成的案卷，可以按日期的顺序排列。第二，按一个大问题中包含若干个小问题组成的案卷，或按作者、通讯者特征立卷，其中包括几个小问题的，可以先将每个具体问题的文件一组组集中，分别按时间顺序排列，然后再将各组文件按问题重要程度，结合问

46、题之间的联系排列。第三，按事件属性组成的案卷，还可以按作者、文件名称的重要程度排列。卷内文件经过系统排列后，用阿拉伯数字编写张号，以固定排列顺序，统计页数，以便于保护文件和方便查阅利用。编号的位置，一卷之内应当统一，左侧装订的案卷可编在右上角。编号时应注意：每页有字迹的纸张均应编号，一张编一个号，背面不编；大张的文件或图纸或图表折叠之后，也应在相应的位置编一个张号；卷内有印刷的小册子可只编一个张号，另在备考表中注明：“本卷第页为一册，共页”。d填写卷内目录与备考表在一卷文件的最前面要填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件的成分与内容，便于查阅。应写入卷内目录的内容：顺序号（每份文件填一个）；作者；

47、发文号；文件标题（没有标题的文件可根据内容概括填写摘要）；文件日期；所在张号（前面的只填起始张号，最后一份填写起止两个张号）；备注。案卷的备考表放在全卷文件的最后（也可印在卷皮上）用来保护文件，说明卷内文件的状况，便于保管人员和利用者了解。备考表中应写明卷内文件的实有张数（大写）以及有必要注明的情况，并填写登记日期和立卷人签名。日后卷内文件如有变动情况，由管理人员随时在备考表上注明。卷内目录与备考表式样见下表：表12-3 卷内目录序号作者发文号文件日期标题所在张号备注表12-4 备考表全宗号：案卷目录号：案卷号：本卷内共有 张已编号的文件卷内文件有关情况说明：立卷人： 年月日 e填写案卷封皮与

48、装订案卷的封皮应当使用牢固耐折的厚纸印刷，使用黑墨水笔正楷字填写，以期醒目并便于长期保存。案卷封皮填写的内容：第一，机构名称均应使用全称，机构的名称通常事先印好。名称如有变更时，应将原名在现用名下面用括号注明；第二，案卷标题书写字体应稍大些，笔画工整，文字排列整齐美观；第三，卷内文件张数填写卷内实有文件的确切张数；第四，年度日期一般案卷可只填所属年度，会议文件、跨年度处理的文件等应同时注明文件的起始日期；第五，保管期限根据初步鉴定的保管期限填写；第六，全宗号、目录号、案卷号全宗号、目录号由档案部门编排和填写，案卷号在案卷排列之后填写；第七，案卷的装订是为了固定与保护卷内文件，避免散失或损坏。装

49、订要注意：第一，在装订之前，需去掉文件上的金属钉、针，以防年久锈蚀文件；第二，逐页检查文件，凡书写未留装订线的应补贴加边，残破文件要适当修补，大张文件需要折叠，使全卷文件大小一致；第三，装订时应使用麻绳、线绳勒紧结牢，注意不要有倒置、脱漏的页张；第四，对于某些特殊珍贵的手稿、照片、图纸等，不便于装订的，可采用卷盒、卷袋保管。2物业管理运行档案的归档整理（1）运行档案调整立卷已立卷的案卷，应对卷内文件，进行调整。查看卷内文件是否已齐全、文件之间的关联是否密切、文件的重要程度和保存价值是否基本一致、是否有重份的文件等并对卷内文件进行必要的调整。（2）拟定案卷标题对于按事件属性立卷的案卷，可根据上节

50、所述的方法拟写：（作者）（时间）（名称）（事件）管理处 2003年 大厦号电梯维修保养 记录(组卷特征：作者、时间、事件、名称) 物业管理公司与电梯维修公司关于小区电梯维保的往来文书（通讯者）（名称）（事件）(组卷特征：通讯者、事件、名称) （3）卷内文件的排列编号较为单一的案卷，卷内文件可按时序排列。一些由大事件属性中又包含小的事件属性组成的案卷，可按其中的小事件属性排列，而后再按时序排列。如某管理处，将所管理的小区内的全部建筑物本体的运行检测记录放在一个案卷内。因此卷内文件在排列编号中可按每一单个建筑物的检测运行记录集中在一起再按时序排列。（4）填写卷内目录与备考表卷内文件目录的编制应给每

51、个文件一个顺序号、文件作者、发文号、文件标题、文件日期、所在张号及备注等项目。卷内文件备考表中，应包含全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内全部文件的张数、卷内文件变动情况以及立卷人签名等项目。三、物业运行档案的分类与整理（一）分类方法的选择物业运行管理在物业管理企业总是由一个专业的机构来负责管理，同时不论是物业本体还是设备在运行管理过程中产生的文件记录总时归属于特定的物业。故物业运行档案可按组织机构年度分类法进行分类，也可按事件属性年度分类法进行分类。一般地，在物业管理企业的组织机构不会产生变动时可按组织机构年度分类法分类，如可能有变动时应按事件属性年度分类法分类，即按同一物业的运行管理档案案卷应

52、归入同一分类。这样能避免因组织机构的改变而使同一物业的运行档案归入不同的类别中。（二）案卷排列规则的应用物业运行档案案卷上架排列应依据物业名称序列规则进行排列并按同一专题、重要程度、时间序列的顺序进行排列并予以编号固定每个案卷的位置以利于案卷编目和查阅。（三）目录编制方法和规则的应用案卷目录可按本节的方法进行编制，注意一定要在封面上写明全宗名称和全宗编号等项目。案卷如有移出、销毁或卷内文件有增减等情况时应在案卷目录表的备注栏中予以注明。目录所登记的案卷数量、排架长度、目录的页数等一定要在备考表中有反映。四、物业运行档案的保存与安全运行档案的保存与安全管理与其他档案的保存和安全管理基本是一致的，

53、这里只讨论一些特殊性的问题：1运行档案的数量较大，如前叙有一部分档案的保存期限是短期的。这部分档案应有一个销毁的管理方案和程序，以腾出空间，避免档案室空间被无谓占用。2房屋本体和一些大型设备的检测、检修与运行记录档案，在分析房屋本体安全、设备运行状况和事故分析中有时起十分关键性的作用，因此这类档案的真实性和保存期限应有明确规定，一般不能低于设备的使用年限2倍。第四节 物业客户档案的建立与管理物业客户档案是物业管理企业在为所管理物业的业主和非业主使用人即客户提供服务的过程中与客户交互与沟通所产生的文件，如客户个人资料或法人客户基本材料、与客户在提供物业管理服务过程中产生的各类通知、会议纪要，决议和记录，经处理完毕，归档整理后的文件集合。一、物业客户档案的基本属性物业客户档案是物业管理企业在为所管理物业的业主和非业主使用人即客户提供服务的过程中与客户交互与沟通所产生的文件，如客户个人资料或法人客户基本材料、与客户在提供物业管理服务过程中产生的各类通知、会议纪要，决议和记录，经处理完毕，归档整理后的文件集合。物业客户档