记录控制程序工程公司.doc

1、记录控制程序1 目的建立记录，并对记录进行控制和管理， 提供产品符合规定要求和管理体系有效运行的证据。2 范围本程序适用于公司质量、 职业健康安全、 环境管理体系正常运行所涉及到的所有管理记录的标识、收集、编目、查阅、归档、保管、鉴定和销毁的控制。3 引用文件无4 术语和定义无5 职责和权限5.1技术中心是管理记录的归口管理部门，负责确定管理记录的范围。5.2公司职能部门 / 单位负责其职责范围内的管理记录的收集、整理、移交、归档。5.3办公室负责各类归档文件的保管、提供、利用、鉴定、销毁，机关处室的管理记录由各处室自行保管。6 内容、程序和要求6.1管理记录范围6.1.1凡证明公司提供的产品

2、符合规定要求和管理体系有效运行的记录，均属于管理记录范围。6.1.2管理记录采用书面形式，也可以采用其他媒体形式，如：计算机磁盘、照片、胶片、音像带等电子文件。6.1.3分包方的管理记录也应纳入管理范畴。6.1.4在合同环境下，管理记录应满足合同要求。6.2管理记录一般要求6.2.1纸张要求a）为了便于记录和保管，除特殊规定的表格记录纸外，其余管理记录用纸一般用办公稿纸或复印纸。b）管理记录不能为传真件，如是传真件必须经过复印，便于长期保存。6.2.2纸张的尺寸要求除作业文件特殊规定外，管理记录用纸的外形尺寸一般为 A4（ 210mm 297mm），必要时可以加宽。6.2.3管理记录表格的制作

3、要求管理记录表格的设计、审核、批准、发布执行文件控制程序。6.2.4管理记录填写要求a）管理记录应用蓝黑墨水、碳素墨水或黑色签字笔填写。字迹应清晰、整齐，内容真实、准确、完整，并能正确识别。b）管理记录填写中，应采用法定计量单位。c）计算机打印的管理记录，签名应亲笔填写。6.2.5管理记录更改a）管理记录原则不允许更改，但因工作需要更改时，应由原记录填写单位和记录人负责更改。更改的方式为重新填写或在原记录上划改，并由原参与该记录的成员签字。b）管理记录表格的更改，执行文件控制程序。6.3管理记录标识管理记录的标识由公司名称、管理记录名称、记录编号等部分组成。6.4管理记录收集6.4.1由管理记

4、录相对应的部门/ 单位负责收集整理管理记录， 并按公司档案管理规定按期移交归档。6.4.2工程供方的管理记录，由项目部负责收集整理。6.4.3工程竣工撤点前，由项目部负责将收集、整理的管理记录按规定分别向顾客和公司档案室移交归档。6.5管理记录编目6.5.1管理记录应整理、编目、装订成册。6.5.2管理记录按工程项目、管理体系分类要求进行编目。6.5.3顾客对管理记录编目有特殊要求时应满足顾客的要求。6.6管理记录查阅6.6.1公司内部人员因工作需要查阅有关管理记录时，须经主管领导同意后方能查阅，并不得外借。6.6.2在合同有要求时，管理记录可提供给顾客代表查阅。6.6.3凡已移交档案室归档保

5、管的管理记录， 应按公司档案借阅办法 办理。6.6.4查阅管理记录时，未经许可不得复印、拍照，不得在查阅过程中涂改污损管理记录。6.6.5外单位人员查阅管理记录应经主管部门同意，公司有关领导批准。6.7管理记录归档管理记录的归档应执行公司文件管理的有关规定，并附带文件移交清单。6.8管理记录贮存6.8.1管理记录在形成阶段，包括填写、更改、审核、签证、收集、装订、编目和移交阶段，均应设专人管理和贮存。6.8.2管理记录的贮存环境要适应防火、防虫、防潮、防盗等要求；照片、胶片、录音、录像带应有专用装具，做到防晒、防潮、防光；电子文件应防磁，避免在贮存过程中受到损失。6.9管理记录保管6.9.1归档到公司的管理记录由公司档案室负责保管，保管条件和保管期限执行国家有关档案管理规定。6.9.2顾客对管理记录的保管期限有特殊要求时，应满足顾客要求。6.10管理记录处理6.10.1归档管理记录的处理由档案室负责， 执行公司档案鉴定销毁的有关规定。6.10.2不归档的管理记录的处理由各职能部门 / 单位指定专人登记造册，