科技公司综合办公室部门管理手册

1、科技公司综合办公室部门管理手册概 述综合办公室是保障公司正常运行的重要机构，主要负责行政管理和后勤支持。管理工作手册的制订，有利于规范本部门员工的工作行为和职责及加强部门间的工作协调性第一章 部门职能职能说明书部门名称综合办公室部门编号1-02制定时间2003.8主要工作职责l 制订、修改、监督、检查行政管理制度；l 公司各种管理制度、办法和规定的执行、监督、检查及奖惩处理建议；l 公司文件的拟制、收发、存档（技术类除外）；l 组织召开公司及部门联合会议，做会议记录，形成会议纪要，贯彻、落实、监督、检查会议决议或决定；l 分之机构和驻外办事处的行政管理及后勤工作；l 企业形象宣传、对外联络、公

2、共关系；l 企业内部形象、办公环境卫生；l 开具一切企业对外证明，印章管理；l 前台接待及日常事物、联系；l 打印：负责公司各类文件打印、复印；l 报刊和杂志的预订、发放及信件收、发工作；l 办公设备、办公用品、办公家具、消耗材料和礼品的采购与管理；l 后勤：职工生活、集体活动；l 车辆管理；l 保卫：公司本部的消防和安全；l 完成领导临时交派的任务权限范围1.行政管理、监督、检查、奖惩权；2.办公设备管理、调配权；工作流程 部门内部的工作流程：1. 办公设备盘库工作流程2. 办公用品、礼品盘库工作流程 部门间的工作配合流程：1. 办公用品、礼品领用流程2. 办公用品、礼品退还流程3. 文件收

3、、发放流程4. 文件销毁流程5. 设备领用、交还流程6. 办公用品、礼品购买流程7车辆派遣流程第二章 部门组织结构主 任司 机前 台 秘 书办事处主任行 政 助 理分公司经理秘 书第三章 部门岗位描述一、 主任职位说明书表单编号：hr-003 岗位名称：主任所属部门：综合办公室直接上级：总经理直接管辖范围： 公司、分支机构工作目的：保障公司正常运行具 体 工 作 职 责l 监督、检查各部门对公司各种规章制度执行情况，每月统计、上报，并出据奖惩建议书；l 拟制公司行政管理方面的各种规章制度；l 负责分之机构和驻外办事的行政管理工作；l 公司文件的签发；l 组织、召集公司相关会议，制定会议议程，落

4、实会议决议；l 负责企业形象宣传、对外联络、公共关系；l 安排客户的接待工作；l 负责办公环境的整洁、有序；l 制定部门员工绩效目标；l 公司车辆及相关事务的管理，车辆调配；l 检查企业安全设施，保障企业安全运营；l 制定下属岗位描述，检查下属工作，定期做出评定；l 完成领导临时交办任务。l 对公司的行政管理效果及合理性负责；l 对下属员工的工作质量和效果负责；l 对总务后勤、物资保管、领用、使用负责；l 对属于自己管辖范围的事务负责。关键决策与责任：1、 公司的行政管理效果及合理性负责；2、 对下属员工的工作质量和效果负责；3、 对总务后勤、物资保管、领用、使用负责；4、 对属于自己管辖范围

5、的事务负责。资格要求：学历要求：大专以上专业知识要求：技术资格要求：专业背景要求：5年以上工作经验。年龄/性别要求：3045岁，男女不限。个性要求：二、 行政助理职位说明书表单编号：hr-003 岗位名称：行政助理所属部门：综合办公室直接上级：综合办主任直接管辖范围：公司、分之机构工作目的：维护公司正常运行具 体 工 作 职 责l 负责分之机构和驻外办事处的日常行政后勤事务；l 负责公司设备申购、登记发放、管理等工作，并定期调查各部门使用情况；l 负责公司办公用品、礼品、耗材的采购、登记、发放、管理的监督工作；l 负责家具的采购、登记、调整；l 有关文件的发行、整理、存档和归档；下发各类通知等

6、各种信息的传递；l 协助综合办公室主任制订、修改、监督、执行、检查行政管理制度；l 安排员工入职事宜；l 后勤工作：职工生活、集体活动、预定酒店；l 完成领导临时交办任务。关键决策与责任：1、2、资格要求：学历要求：大专以上专业知识要求：技术资格要求：专业背景要求：1年以上工作经验。年龄/性别要求：2330岁，男女不限。个性要求：三、 秘 书职位说明书表单编号：hr-003 岗位名称：秘书所属部门：综合办公室直接上级：总（副）经理/ 综合办公室主任直接管辖范围：公司、分之机构工作目的：维护公司正常运行具 体 工 作 职 责负责总（副）经理日常行政工作及事务性工作的安排与协调。 当好总（副）经理

7、和员工沟通的桥梁，有效完成上传、下达及信息反馈。 辅助总（副）经理完成对公司建章建制及贯章贯制的相关工作。 协助总（副）经理审核有关合同文件条款。 总（副）经理相关公文的撰写。 总（副）经理文件、客户档案的归档与管理工作。 参加总（副）经理办公会议，并整理会议记录。 辅助总（副）经理完成对各部门经理的绩效考评工作。 负责总（副）经理工作日程、会议的安排。 总（副）经理文件的收发、打印工作。 处理总（副）经理邮件的回复及相关事宜的布置与安排。 总（副）经理日常来电、来人、来函的处理，做好记录、接待工作，并提醒备忘等事宜。 协助部门完成行政事务性工作。 完成总（副）经理报销票据的整理与结算工作。

8、完成领导临时交办的任务。关键决策与责任：1、2、3、资格要求：学历要求：本科以上专业知识要求：技术资格要求：专业背景要求：3年以上工作经验。年龄/性别要求：2535岁，男不限。个性要求：四、 前台秘书职位说明书表单编号：hr-003 岗位名称：前台秘书所属部门：综合办公室直接上级：综合办主任直接管辖范围：公司工作目的：维护公司正常运行具 体 工 作 职 责l 传真接收和发送；l 预订机票、火车票；l 库房管理；l 负责公司办公用品、礼品、耗材的申购登记、发放、管理、统计工作；l 负责文件的打字、排版、复印；l 下发各类通知等各种信息的传递；l 所有的报刊、杂志的预订、发放；l 货物发运，邮件邮

9、递、提取；l 保持公司前台及周围环境的整洁；l 电话接转、电话咨询及客户往来的接待；l 员工的考勤登记；l 完成领导临时交办任务。关键决策与责任：1、2、3、资格要求：学历要求：高中以上专业知识要求：技术资格要求：专业背景要求：2年以上工作经验。年龄/性别要求：2225岁，限女性。个性要求：五、司 机职位说明书表单编号：hr-003 岗位名称：司机所属部门：综合办公室直接上级：综合办主任直接管辖范围：公司工作目的：维护公司正常运行具 体 工 作 职 责l 汽车驾驶；l 驾驶车辆的维护、保养；l 协助财务部办完车辆的各种费税；l 车辆的定期检验、审验、过户及相关工作；l 统计月度车辆使用相关费用

10、。l 负责本办公室的勤务工作；l 协助外勤、公关、接待；l 完成领导临时交办任务。关键决策与责任：1、2、3、资格要求：学历要求：高中以上专业知识要求：技术资格要求：专业背景要求：5年以上工作经验。年龄/性别要求：2540岁，男。个性要求：52第四章 部门工作流程一、 部门内部的工作流程：1.1 办公设备盘库工作流程管理人员自查（需开发部协助）将所做记录归档、整理经理审核财务审核定期核查办公设备登记信息（他人）1.2 办公用品、礼品盘库工作流程将所做记录归档、整理经理审核财务审核定期核查办公用品（他人登记信息）管理人员自 查二 、 部门间的工作配合流程：2.1 办公用品、礼品领用流程2.1.1

11、 办公用品领用流程 普通办公用品领用流程：库房登记、领取填写领用申请单 特殊办公用品领用流程：综合办公室签字部门经理签字填写领用申请单 不同意登记、领取不同意2.1.2礼品领用流程300元以上行政副总签字综合办公室主任审批本人填表申请部门经理签字300元以下库房登记、领取2.2 办公用品、礼品退还流程2.2.1礼品退还流程：部门经理审批物品归还库房填写礼品退还单 库房管理员保留退还单并归还申请单综合办审批2.2.2办公用品退还流程：特殊用品管理员退还申请单综合办审批物品归还库房填写办公用品退还单 管理员确认，归还人保留交还明细单2.3文件收、发放流程2.3.1 发文流程：需修改返回需修改返回上

12、报、下发撰稿（撰稿人）审核签字（直接上级）签发（总经理）编号、打印、盖章（综合办公室）相关部门归档（综合办公室）（技术质量部）原件返还2.3.2收文流程：编号登记(综合办)阅批(总经理)来文转发 (综合办公室）处理并注明结果(相关部门)归档（综合办公室）（技术质量部）2.4 文件销毁流程文件管理员(过期文件)（直接上级）审核签字（直接上级）文件管理员登记（文件名、编号、日期）需要保存（如若需要）文件管理员进行销毁通知全体员工2.5 设备领用、交还流程2.5.1 设备领用流程为：部门申请 综合办公室行政副总经理 库 房 不批准2.5.2 设备交还流程为：库 房 不合格部 门综合办公室合格开发部验

13、收 2.6 办公用品、礼品购买流程2.6.1办公用品购买流程：综合办采购行政副总审批综合办审核申请购买部门申请购买库房2.6.2礼品采购流程库房行政副总审批综合办采购部门经理申请购买不同意2.7 车辆派遣流程2.7.1本市内出车流程：同意部门经理签字综合办公室主任签字个人填写派车申请单同 意司机出车2.7.2本市外出车流程：同意 副总经理签字综合办公室主任签字部门经理签字个人填写派车申请单不同意同意司机出车2.8 固定资产、设备报废流程2.8.1 固定资产、设备报废申请流程：审查未通过需要报废总经理签字盖章技术开发部经理和行政部主任签字设备管理员和行政部门固定资产管理员鉴定填写固定资产报废申请

14、单网络管理员和固定资产管理人员检查 2.8.2 报废设备处理流程：部分零件可用公司固定资产人员登记、备案、入库固定资产、设备报废审核确认汇总后财务总经理审批财务部出具收条确认所得钱款交予财务部进行逐件估价转让或出售不同意2.8.3 报废设备部分零件（备用件）领用流程：不同意管理员登记相关设备升级情况设备管理员和公司行政部门固定资产管理员办理出库手续领取备用件填写领用备用件申请表第五章 附件一、 办公用品、礼品类表格1.1 办公用品申请单办公用品申请单部 门 姓 名领取时间物品名称及数量部门负责人签字综合办签字1.2 办公用品交还明细单办公用品交还明细单部 门 姓 名领取时间物品名称及数量部门负

15、责人签字综合办签字1.3 领取礼品申请单 领取礼品申请单部门姓名领取时间礼品名称及数量受礼人姓名单位职务电话情况说明部门负责人签字公司领导签字公司领导签字1.4 礼品退还单礼品退还单部门姓名退还时间礼品名称及数量原领用时间原受礼人职务电话情况说明部门负责人签字综合办公室签字公司领导签字1.5 办公用品领用记录表部门人员办公用品领用记录物品名称数量日期领用人签字备注价格1.6 部门办公用品领用记录部门办公用品领用记录时间：部门：经办人：总务事项物品名称单位数量单价小计备注1.7 礼品汇总单礼品汇总单 月份：品名剩余数量单位上月库存新购数量出库数量单位购买日期备注1.8 月份办公用品汇总表（ ）月

16、份办公用品汇总表项目/部门财务部质量部商务部市场部综合办公室人力资源部企发部开发部工程部秘书公用费用合计办公用品 （100元以下）办公用品 （100元以上）总计备注：二、固定资产类表格2.1 办公设备领用申请表办公设备领用申请表 年 月 日办公设备领用申请单申请人时间用途所需办公设备：部门主管签字： 总经理意见：2.1 办公设备借用申请表办公设备借用表姓名部门职务借用物品时间：借用物品归还时间：借用物品清单：归还物品清单：借用物品状况：归还物品状况：部门主管签字： 综合办意见：备注：因人为损坏，由借用人负责赔偿。 请爱护公司财物2.3 固定资产领用申请表固定资产领用申请表申请日期申请人职位部门

17、申请理由物品类型品牌型号编号领用人签字主管签字综合办签字经理签字2.4 固定资产表格（手机） 固定资产登记表总办（表8） 填单日期： 200 年 月 日编 号所属部门品 牌规 格型 号机 器 号颜 色电话号码话费情况采购日期采 购 人使用情况配 置:领用人签字领用时间归还日期归还人签字公司确认采购价格:备注：2.5 固定资产登记表（电脑） 固定资产登记表 填单日期： 200 年 月 日编 号所属部门品 牌规 格型 号机 器 号颜 色外 观使用状况采购日期厂家地址厂家联系电话附 件配 置:cpu:内存：主板：硬盘：显卡：声卡：显示器：音箱：光驱：软驱：鼠标：键盘：网卡：其它：modem：串口：领

18、用人签字领用时间主管签字归还日期归还人签字设备检查人员：综合办签字:采购价格:备注：2.6 固定资产登记表（其它） 固定资产登记表 填单日期： 200 年 月 日编 号所属部门品 牌规 格型 号机 器 号颜 色采购日期采 购 人使用情况配 置:领用人签字领用时间归还日期归还人签字公司确认采购价格:备注：2.7 采购申请单 采 购 申 请 单申请部门申请日期品 名规 格 型 号数 量用 途建 议供 应 商要求到货时间备 注经办人部门经理确认商务部审核主管领导批准2.8 仪器仪表登记表固定资产登记表 （仪器仪表）填单日期： 200 年 月 日编 号物品名称品 牌型 号价 格机 器 号颜 色采购日期

19、使用状况厂家联系电话附 件技术规格频率范围分辨率带宽动态范围灵敏度频率精度幅度精度输出功率电平精度最大输入电平波长范围精度领用人签字领用时间归还日期归还人签字主管签字备 注2.9 固定资产（设备）修理申请单固定资产（设备）修理申请单名 称采购日期品 牌型 号机器号编 号现属部门使用人基本配置：cpu：内存：硬盘：主板：显示器：其它：损坏原因损坏程度报修时间请修人签字主管签字综合办签字设备检查员签字2.10 固定资产（设备）修理记录单固定资产（设备）修理记录单名 称采购日期品 牌型 号机器号编 号现属部门使用人基本配置：cpu：内存：硬盘：主板：显示器：其它：修理日期损坏程度修理情况修复日期修复

20、金额送修人签字主管签字综合办签字设备检查员 签字2.11 复印机使用登记表复印机使用登记日期时间部门文件名称/内容是否机密份数页数复印申请人部门主管签批综合办签批备注：请按照公司管理规定登记复印。员工复印需要部门主管签字，50份或100页以上另需综合办主任审批。2.12 投影仪借用登记表投影仪借用登记借用时间借用人签字用途归还时间归还人签字公司确认备注注：借用投影仪时，请妥善保存。使用完毕后，请及时归还。2.13 固定资产、设备报废申请表固定资产、设备报废申请表物品名称型号网络管理员/设备管理员检查情况检查人员签字检查日期公司设备管理签字行政部固定资产管理员签字技术开发部经理签字行政部主任签字备注2.14 固定资产、设备报废处理登记表：固定资产、设备报废处理登记表报废设备名称型号检查结果处理结果检查人员登记日期2.15 报废固定资产、设备零件（备用件）领用申请表报废固定资产、设备零件（备用件）领用申请表备用件名称型号使用情况领用人领用日期归还人归还日期三、 车辆类表格3.1 车辆加油登记表车辆加油登记表（车型： ）时间钱数加油人签字备注3.2 车辆维修/保养记录表车辆维