业务部办事处资料管理制度.doc

1、业务部办事处资料管理制度一、办公室门外或室内悬挂标牌办公室内要有统一规格的办事处名称标牌。如：东方幕墙工程有限公司_办事处，详见附图二、办公室内张贴激励标语“没有打不进去的市场，没有沟通不了的客户”,如有遗失损坏及时向公司反应补回三、挂放业务部办事处资料管理制度四、应存资料明细第 14 项保存 6 个月，第 5 11 项保存 1 年，到期时用文件袋分类装好，并需附移交资料清单，然后交总经办。1. 行程表（加流水号）如：广 X0001（广州办事处）莞 X0001（东莞办事处）深X0001（深圳办事处） , 其中“广”代表是何办事处， “X”代表行字的第一个拼音2. 立项表（加流水号）如广 L00

2、01（广州办事处）莞L0001（东莞办事处）深L0001（深圳办事处）3. 方案交底表 （加流水号）如：广 F0001（广州办事处）莞F0001（东莞办事处）深F0001（深圳办事处）4. ABC 表5. 每月重点跟进项目表6. 各办事处收文及发文 （各办事处需加上发文编号）如：东字（ 2004）业（ _办）第 00_号）：标题一律用2 号黑体；正文用小4号宋体，具体格式见附样。7. 公司制度8. 客户资料 （通讯录）9. 中标客户档案将中标客户的所有资料单独存档，包括中标通知单、方案交底表、合同交底表、工程通知单、工程报价、合同”等相关资料。10. 其它应存资料11. 剪报每日南方都市报及当

3、地相关报纸（由业务经理决定）上房地产信息、土地拍卖及本行业相关信息。装订成册（由总经办提供空白册）五、存放规定（文件柜）各办事处配备文件柜，上层玻璃门（分两层），下层抽屉和铁门柜。1. 玻璃门上层 （资料文件）：统一摆放 “行程表、 立项表、办事处收发文、 ABC 表、每月重点跟进项目、公司制度、客户资料、其它应存资料”等。2. 玻璃门下层（工程文件） ：统一摆放“客户档案”3. 下层抽屉一格用于摆放剪报，一格用于摆放配件等样品。六、设立看板六大部分，详见附图。看板一： 即日鲜（办事处每位同事均可填写）要求： 3 天更新一次内容：将每天收集的工程名称、工程量、收集人、日期写在板上，与办事处各位

4、同事共同分享。看板二：立项一览表内容：所有立项资料，每月一更新。看板三：月签订合同明细表及全年签订总表内容：每月及全年签订合同金额及是否达标统计看板四：每月工作情况反映表内容：行程表数量，立项表数量，方案交底表数量看板五：备忘录（办事处每位同事均可填写）内容：将自己和是其他同事需要做的事情写在板上，提醒自己，同时，其他人也可以提醒你去做。看板六：每月窗板库存一览表内容：将库存窗板的颜色、规格、配件、玻璃填写清楚。七、办事处整体精神面貌要求：资料整齐、面貌精神八、检查及处罚规定1. 上述资料各办事处必须按要求时间完成和摆放，总负责人为办事处业务经理（业务经理可委排属下负责） ，总经办将每月检查一次（不定时） 。2. 若有不符合规定的，则视情况轻重给予相关责任人（由总负责人提供） 30100元罚款。若总负责人没有提供责任人，则由总负责人承担相应罚款。3. 资料缺少一张罚款 30 元，看板缺少一块罚 100 元。业务部办事处 _月资料检查表办事处名称业务经理整体面貌行程表立项表方案交底表A/B/C 表资料重点跟进项目表存档收文发文客户档案剪报看板一看板二看板看板三使用看板四看板五看板六其它检查人签名：日期：办事处物品配备清单及预算项目规格单价数量金额（元）60cm40cm，办理处招牌90190质地：有机玻璃板易来利文件夹40 页4.6627.6易来利