科达企业公文管理制度(WORD7页)

1、企业公文管理制度第一章公文管理体系公司的公文是一个公司管理的基础和根本， 是公司正常运营时形成的重要文件及规范公司管理而制成的规章制度等。公司公文制度的规范化是一个公司实行内部立法的重要保障。公司公文制度的合理与否将直接影响公司的发展，合理有效的文件可以激励员工以公司工作为己任、以公司事业为自己的事业，积极、高效的开展工作，创造并获得公司与员工利益；而不好的文件则会降低员工积极性，影响员工的士气。公司结合本公司特色及原有经验，现就公司文书管理体系作了规划：第二章公司公文种类规范科达企业的公文种类主要包括：（一）条例：由总公司制定或批准，规定公司重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质；（二）

2、规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施：（三）制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；（四）通知：发布规章制度，传达总公司领导指示及要求各所属单位周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达； 。（五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；（六）请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；（七）报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；（八）批复：对请示事项予以答复；（九）会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项；（十）函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关部门提出请示等。第三

3、章文件接收、呈批及发文文件的接收公司文件的接收主要有电子邮件及纸质信件的接收。电子邮件中订单信息部分由订单信息组处理，其它部分由信息管理部集中整理反馈各部门，并及时记录台账和存档。纸质信件涉及私人的由本人到门卫管理处签字领取，属公司事务及公司领导的信件由信息管理部每日定时集中接收，发送相关部门及人员。文件的呈批及发文1 各部门的管理文件由各部门经理起草制定和修改，送报总经理审批；2 为确保公司文件的权威性和严肃性，所有管理类的文件、必须经总裁办领导核准后才能下发。附：文件生成流程：3.基于简洁明确的管理原则，公司的公文发文时分类如下：（ 1）管理类公文：指由信息管理部及各个部门制订的公文，共分

4、为十个字号：总 =总裁办制定的公文销 =销售部制定的公文市 =市场部制定的公文人 =行政人事部制定的公文物 =物流部制定的公文生 =生产部制定的公文服 =服务部制定的公文D=DCRC制定的公文管 =信管部制定的公文财 =财务部制定的公文（ 2）应时性文件，由总经理及各个部门下发的会议纪要、重要通知等，或者专为某一局部事件而下发的文件。4公司发文时格式需使用标准的公司文件管理格式，管理式格式见附录1，应时性格式见附录二；5公司所有发文，由信管部统一编号：编号按公文格式规定的方法编排，一般包括发文代号、发文年号、和该年度发文序号三部分组成；“年号”代表公司发布文件的年度号，新的年度必须使用新的年度

5、号；发文代号：“ X 字”代表各部门的简称，在全公司范围内有效； “第 XX号”代表各部门文件的顺序号，要确保文件按照顺序制作发放，顺序号可以跨年度，但不能重号，以反映各部门的文件数，并方面管理；6对于公司需要保密的文件密级划分：绝密、机密、秘密三级。a 绝密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成特别严重经济损失或特别严重不良影响，如总公司的战略发展策划、总公司的长远规划、重大项目的决策、整体财务情况以及总公司领导的变动等。b 机密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成严重经济损失或严重不良影响，如总公司领导会议的决定、总公司的年度规划、总体经营状况、机构调整和部门、专业公司负责人的人事变动等。c

6、 秘密级： 如被不应知悉者获知，会给公司造成经济损失或不良影响，指第 1、第 2 项以外的公司内部规定、计划、经营、财务、人事等情况。公司需保密的文件须标明保密等级，明确权限；7.ISO9001 质量体系文件，使用ISO9001 的标准文件格式。第四章公文归档借阅为了加强科达公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为科达公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。公文的归档范围及时间公司文件材料应归档的有：（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的重要文件材料，包括总厂的重要文件材料及政府部门给我公司的发文；（二）本公司的重要文件材料：A.

7、行政管理类文件，如公司制度、高层文件、会议纪要、公司运行类文件、外务活动纪实等；B. 人事管理类文件，如公司人事档案、人员编制、员工福利、考评类文件等；C. 财务管理类文件，如公司财务各类发票、合同、凭证等财务运行产生的文件等（三）公司同级单位或分公司与公司往来产生的重要文件等。公司的归档时间：各部门工作形成的公文应在每年年底做归类整理，第二年三月移交信息管理部人员归档。公文的借阅1 公司各部门因工作需要，借阅档案需经部门领导批准，然后到信息管理部填写档案借阅单，方可借阅；2 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销；3 借阅人不得泄密、涂改、折散、转借和携带档案外出，因工作需要需复印的需经部门领导批准；4 借阅的档案用完后，应及时归还；第五章惩罚条例1在公文接受及呈批过程中不按规定导致公文遗失、贻误的除赔偿造成的相应损失外，另罚款 200-1000 元；2对于不按制度规范发文的部门和个人，总裁办领导将不予签核；3私自以公司名义不经正常程序发文者，除承担行为后果外，另罚款200-1000 元；4对公文中涉及保密内容进行泄密者公司将给予严惩，罚款200-100