归档文件整理规则怎样整理好档案

1、仅供个人参考第一节 For personal use only in study and research; not for commercial use第二节第三节 For personal use only in study and research; not for commercial use第四节第五节归档文件整理规则（文书档案）一, 整理的特点，原则适用范围归档文件的整理规则 是以"简化整理，深化检索”为宗旨的，它与传统的立卷相比较， 根本特点就是以件为单位，简单地说，它所提出的整理方法就是以"件"为整理单位规 贝V提出的整理原则，概括为"遵

2、循文件的形成规律，保持文件之间有机联系，区分不同 价值，便于保管和利用.规则对归档文件的概念做了一个界定.专指办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料.另外,规则对适用的归档文件种类也进行了限定,明确为纸质文书材料.不适用于科技，会计等专门档案以及声像，电子等特殊载体 的档案的整理工作.这些档案的整理仍然按以前的整理方法.二, 整理要求1, 归档文件要齐全完整.2, 对归档文件要进行修整.3, 建立文档一体化.4, 公文处理必须符合要求.这与立卷时提出的要求是完全一致的.都必须符合国家行 政机关公文处理办法和中国共产党各级领导机关文件处理条例三，整理方法（一）"件”的确定：通常

3、情况下，一份文件就是一件，也有一些特殊情况：1, 正文与附件视为一件.正文在前，附件在后；2, 正文与处理单视为一件.处理单在前，正文在后；3, 正本与定稿视为一件.正本在前,定稿在后；4, 原件与复制件视为一件.原件在前,复制件在后；5, 转发文与被转发文视为一件.转发文在前，被转发文在后；6, 些报表，名册，图册等，一册作为一件；7, 来文与复文视为一件，复文在前,来文在后；8, 请示经过若干层次形成的批复，各为一件，可作为同一事由排列在一起；9, 格式统一的表格，视为一件；10, 不易拆开的会议材料,视为一件；不易拆开的会议记录，视为一件；不易拆开的介绍 信存根，视为一件.（二）文件的修

4、整1, 首先,对破损的文件要进行修补，托裱.2, 其次,对字迹模糊，褪色的文件要进行复印.3, 另外,要去掉金属器.4, 超大型纸张要处理.（三）装订规则提出用不锈钢订书钉装订，在件的左侧用两根不锈钢钉装订，要求左齐，下齐. 对于一些厚的文件，我们仍旧采用"三孔一线"的装订方式.密圭寸好的书不重新装订.（四）分类规则选择年度，组织机构（或问题）,保管期限作为通用的 分类方法,分类层次最多三 层,年度问题 （或组织机构 ）期限;最少两层 ,按照市局的要求 ,我们邗江区采用 两层 分类 ,即按年度 期限 .（五）归档文件的排列规则对文件的排列顺序作了规定 ,必须在 分类 方案的

5、最低一级类目内 ,按事由结合 时间,重要程度等排列 .即坚持了 "事由 "原则,因此,我们在排列时 ,对事由的理解显得尤 为重要 .事由是指一件具体的事 ,或一个具体的问题 ,或一段较紧密的工作过程 .一项工 程 ,一次活动 ,一次会议 ,均可分别视为一个事由 .一次请示 ,批复收到后 ,可视为事由办 理完毕 .同一事由内的归档文件排列按文件的形成时间,日期在前的文件排列在前 ,日期在后的文件排列在后面 .事由之间的排列 ,按事由办结时间的先后顺序 ,随办随归 ,会议文件 ,统一报表等成套性 文件集中排列 .暂时没有计算机或还没有购置相关软件,仅仅靠手工检索单位 ,文件的排

6、列顺序为 :上级本级 下级文号 无文号 会议纪要 如果在归档结束以后 ,又出现了一些零散文件 ,那么我们应将零散文件排列在同一年 度 ,同一保管期限的所有文件的最后 ,并在备注栏中注明 ;或者并入关系密不可分的相 关文件作为一件 ,并在目录备注栏注明 "此件为两件 ".（六）归档文件编号归档文件应依 分类 方案和排列顺序逐件编写归档号.归档号是在整理过程中 ,体现归档文件类别 ,排列顺序的一组数字 ,字符的集合 ,包括全宗号 ,年度,保管期限 ,件号 ,机构 （ 问题 ） ,页数等编号项目 .归档号填写在归档章内 ,归档章设置 （见图） 其中必填项为全宗号 ,年度,保管期限

7、 ,件号 , 总页数 ,选择项为机构 （ 问题 ） 等 .（全宗 ）号）（年度）（室编 件号） *（机构或 问题 ）（保管 期限） （馆编 件号） 总页数 归档章式样图 归档章采用红色印泥 ,一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上.文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上 ,以保持文件原貌 .填写编号项目的字迹材料应耐久 .全宗号 :填写档案馆给立档单位编制的代号 . 年度:填写文件归档年度 ,以四位阿拉伯数字标注公元纪年 ,如 2002 . 保管期限 :填写归档文件保管期限的简称（ 永,长,短 ） .件号 :填写文件的排列顺序号 .件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制

8、.室编件号的编制方法为 :在分类方案的最低一级类目内 ,按文件排列顺序从 " 1 "开始标注 .馆 编件号按进馆要求标注 .机构 （ 问题 ） :不填写 总页数 :填写每一件归档文件中有图文的页面的总数.（七）编目 归档文件应依据 分类 方案和室编件号顺序编制归档文件目录 . 编目应做到准确 ,全面,详细 ,深人,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要.归档文件应逐件编目 .来文与复文作为一件的,只对复文进行编目 ,但必须在题名栏中用 （ ） 注明有无来文 ,如 "附请示 "若作为两件 ,则分别编目 .同一事由形成多份文件的,应分别编目 .归档文件目录设

9、置件号 ,责任者 ,文号,题名 ,日期 ,页数,备注等项目 （见图 ） . 归档文件目录 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 归档文件目录式样图 件号 :填写室编件号 .责任者 :填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者的名称. .文号 :填写文件的发文字号 ,一般由机关代字 , 年度 ,顺序号组成 ,须填写完整 . 题名 :文件标题 .文件只有一个题名且能反映文件内容的（ 正题名 ） ,填写时照实抄录 ;文件有正副题名的 ,正题名能反映文件内容的,副题名无须抄录 ;文件有并列题名的 ,并列题名与正题名一并抄录;没有题名或题名不规范的,可自拟标题 ,外加""

10、; 号.文件的附件独立性强 ,正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录.外加" （ ） " 标注.在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录如"X介绍信存根"一本 作为一件时，其题名可为” X介绍信存根",其介绍信中的人名可在备注栏中录入，以便二次检索 .日期 :文件的形成时间 ，以 8 位阿拉伯数字标注年月日，如.页数 :规则不要求编制页码 ，而以数数来确定这份文件有效张数.备注 :注释文件需说明的情况.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型 . 归档文件目录应装订成册并编制封面.归档文件目录一年装订成一本，亦可每年

11、区分保管期限装订成三本，或每年区分机构（ 问题 ） 装订成若于本 .封面设置全宗名称 ，年度 ，保管期限 ，机构 （ 问题 ）（见图 ） ，内页加目录或口取纸以区分保管期限和机构 （ 问题 ） .其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称.归档文件目录 全宗名称 年度 保管期限 机构 （问题） 归档文件目录封面式样图 用符合要求的档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久 的载体上备份 .载体推荐为一次写光盘.(八)装盒1,备考表装盒之前要放一张备考表 ,备考表要填写准确完整 .备考表项目包括盒内文件情况说 明,整理人 ,检查人和日期 .备考表盒内文件情况说明

12、整理人 :检查人 :年月日备考表式样图(1) 盒内文件情况说明 :填写盒内文件缺损 ,修改 ,补充,移出 ,销毁等情况 .(2) 整理人 :填写负责整理本盒归档文件的人员姓名.(3) 检查人 :填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名.(4) 日期 :填写归档文件整理完毕的日期 ,也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期 2,装盒时要注意两点 :(1) 不同形成年度的归档文件不应放在同一档案盒 ;(2) 不同保管期限的归档文件不应放在同一档案盒 .3, 档案盒 项目填写 全宗号 年度 保管期限 机构 (问题 ) 起止件号 室盒号档案盒 背脊式样图(1) 档案盒 封面应标明全宗名称 .(2) 档案

13、盒 应根据摆放方式的不同 ,在盒脊或底边设置全宗号 ,年度 ,保管期限 ,起止件号 , 盒号等必备项 ,并可设置机构 ( 问题 ) 等选择项 .其中 ,起止件号填写盒内第一件文 件和最后一件文件的件号 ,中间用 "-"号连接 .档案盒 不编制盒号 .四,排架 归档文件整理完毕装盒后 ,上架排列方法应与本单位归档文件分类 方案一致 ,即分别采用 "年度保管期限 ".第二节 声像档案声像档案从载体上分为照片档案 ,录音录像档案 ,光盘档案 .这三种载体的档案应分别 整理 ,设置不同的目录号 .一,照片档案(一)定义 照片档案是国家机构社会组织及个人在社会活动

14、中直接形成的有保存价值的以感光 材料为载体 ,以影像为主要反映方式的历史记录.常规的照片档案包括底片 ,照片和文字说明三个部分 .（二）收藏范围 1,反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案 .2, 领导人和著名人物参加与某单位 ,某地区有关的重大公务活动的照片档案.3, 某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案 .4, 记录某单位 ,某地区重大事件 ,重大事故 ,自然灾害及异常现象的照片档案 .5 反映某地区地理 ,古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案.6 与其他载体档案有密切联系的照片档案 .7,其他具有保存价值的照片档案 .（三）照片档案的整理原则 照片档案的整理应以有利于保持照片档案

15、的有机联系,有利于保管 , 便于为利用者提供服务为整理原则 ,有条件的照片档案的底片应单独整理和存放,照片和说明一同整理和存放 .（四）照片的整理要求1, 照片要组成案卷 （保管单位 ）.2, 案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题 .3, 档号规范 ,准确,清晰 ,不得出现重编 ,漏编及空号现象 .4 说明格式正确 ,项目齐全 ,能准确揭示照片内容 , 反映整理情况 .5 案卷装订美观 ,要有卷内目录和卷内备考表 .6, 有完整的 ,符合标准格式的案卷目录 .（五）照片档案的整理方法1,分类照片档案采用时间 问题两层 分类 法.考虑到我们邗江各机关每年形成的照片不是 很多,所以我们直接就按时

16、间进行 分类 ,即按照片形成的时间 .2,排列 同一年度的照片按时间先后排列以后,要结合事由的原则 ,即要将反映同一活动的一组照片相对集中 ,比如 ,我们召开的工作会议形成一组照片,要排放在一起 .3,组卷 照片档案的组卷实际上就是根据 分类 情况 ,将照片底片和文字说明一起固定在相册 的芯页上 .在一本标准相册里 ,左侧是放照片的地方 ,右侧上方是文字说明 ,右侧下方是 放底片 .文字说明是由照片号 ,底片号 ,事由,时间,地点,摄影者 ,参见号组成 .照片 /底片号 案卷内照片的顺序号 .在同一本相册内 ,照片号从 "1" 开始编流水号 直至编到最后一张照片 .第二册照

17、片照片号仍然从 "1" 开始编流水号 .事由 照片影像所反映事件 ,事物的情由 .时间 事件发生或事物变化 ,产生的时间和拍摄时间 .一般用阿拉伯数字表示 ,年月 日之间用 "."表示,例如 2006年 3月 5日,应写作"2006.3.5".地点 被摄物所在的具体地点 . 摄影者 照片的拍摄单位和拍摄人 .参见号 与本张 （组）照片有联系的其他档案的档号 . 整个文字说明部分不应超过 200 字 .底片 我们在接触底片时应戴洁净的手套操作,防止汗渍污染底片 .（六）编制卷内目录以照片的自然张或有总说明的若干张（即一组照片 ）为单位填

18、写卷内目录 .照片档案卷内目录的格式照片/底片号即卡片文字说明中的照片 /底片号 .照片题名 在尽量保证基本要素内容完整的前提下,将文字说明改写成照片题名照片题名不应超过 50 字.拍摄时间 即卡片文字说明中的时间 . 备注即需要说明的情况 ,有就填 ,没有就空白 .（七）填写卷内备考表备考表中填写立卷人 ,检查人和日期 ,有需要说明的情况要加以说明 .（八）编制档号在相册的脊背上贴一张绿色的文书档案标签,标签上注明全宗号 ,目录号 ,年度,卷号.（九）编制目录案卷目录可参考文书档案的目录格式 . 档案室编号 案卷的流水号 ,从"1"开始编 .题名责任者,时间,事由三要素构

19、成 .即*单位*年度形成的关于 * 方方面面的照 片", 起止日期 ,这一册中最早拍摄时间至最后拍摄时间.二,录音录像 只在录音录像脊背上贴上 标签,标注档号 ,放入档案盒 即可,同时要编制案卷目录 .光盘的整理方法参照照片的整理方法.具体放光盘的 档案盒 档案局有专门销售 .第三节 实物档案一,实物档案的归档范围 凡是本单位在行使职能活动时,形成 ,获得或者收集的 ,对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围 ,实物档案归档范围如下 :1, 本单位获得的县级 （含）以上涉及综合工作的各种荣誉证书 ,奖状,锦旗,奖怀,牌匾等 .2, 本单位举办或承办重大活动形成的有保存价值的凭

20、证性实物,包括活动标志 ,证件 ,证书,奖章,纪念品 ,首日封,纪念邮票 ,组织机构印章 ,赠送的礼品等 .3, 本单位外事活动中获赠的纪念品 ,礼品 .4, 其它有重要保存利用价值的实物 . 二,实物档案的归档要求1, 实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交,任何单位 ,部门或个人不得将实物损坏或转送他人 .2, 归档实物没有明确标明主题和时间的,移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明 .3, 归档的实物档案应保持整洁 ,无破损 . 三,实物档案的整理（一）分类实物档案原则上按实物形状 分类 ,实物形状具体分为平面实物 ,立体实物等类别 ,考虑到我们邗江各机关每年

21、形成的实物档案内容单一,主要是一些荣誉实物档案 ,数量较少,所以可以不 分类 ,打破载体形式界限 ,直接按归档时间顺序统一编号 .（二）编号依照实物形成的时间先后顺序排列 ,从 1 开始编制流水号 ,实物档案应以 "件 "为单位 , 按一件一号的原则进行编号 ,并在实物上粘贴 标签 ,平面实物粘贴在实物反面的右下 方,立体实物将 标签 粘贴在实物底部 .归档章项目包括 :全宗号 ,目录号 ,年度,案卷号 . 全宗号 :同级档案馆给立档单位编制的代号 .目录号 :全宗号所属目录的编号 ,一般情况下为 8.年度 :实物形成的时间 ,注明到年份 . 案卷号 :每件实物档案的流水编

22、号 .归档章项目应用阿拉伯数字填写 ,书写材料应符合档案管理要求 .（三）编目实物档案应按 分类 编号要求 ,将目录录入计算机 ,编制实物档案案卷目录 ,案卷目录的 格式用文书档案案卷目录格式 ,题名注意要注明标准内容外 ,要注明载体 .（四）保管 实物档案从某种程度上体现着一个单位的发展史和光荣史,有着不可替代的地位和作用 .许多实物都具有较强的代表性 ,可参考性 ,所以它的保存又不能象文书档案,科技档案那样简单地放在档案柜中 ,而是要采取相对开放式的保管方式.如 :整齐地陈列于荣誉室 ,使各阶段 ,各项工作中取得的成绩得展示 ,对本单位的工作人员是一种鼓舞和 激励,能发挥其他档案不可替代的

23、作用.当然 ,并不是所有的实物档案都要陈列出来,对于那些未被列入陈列柜中的实物档案,并不意味着将其打入冷宫 ,对其置之不理 ,而是要妥善放置于档案柜中 ,以被利用 .具体保管要求有六点 :1, 实物档案一般应专柜保管 ,对贵重的实物档案 ,要采取相应措施确保安全 ,移出档案 室必须要履行签字手续 .2, 对实物档案应定期清点 ,做到帐物一致 ,发现问题及时查对清楚 .3, 实物档案应保持整洁 ,定期除尘 ,避免褪色 ,确保实物档案完好无损 .4, 存放锦旗 ,证书等易虫蛀的橱柜 ,要投放防虫剂 .5, 奖状可卷成筒状保管 ,锦旗也可卷成保管或折叠后放入档案盒 保管 .奖杯存入要避免又叠压 ,挤

24、碰 .（五）利用1, 利用实物档案必须严格履行登记手续 .2, 利用实物档案原则上只能使用实物照片,如确需使用实物档案原件 ,须写明利用目的,经本单位分管领导批准后才能利用.3, 归还实物档案时 ,档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查,核查无误后方可签字注销 .如发现损坏 ,应追究责任 .第四节 会计档案,会计档案的定义,它是记录和反映经济,也是各单位的重要档会计档案是指会计凭证 ,会计帐簿和会计报表等会计核算材料业务的重要史料和证据 .会计档案是国家档案的重要组成部分案之一 .1998 年财政部和国家档案局颁布的 会计档案管理办法 对会计档案的管理作了严格要求 .办法规定 ,各单位每年形成

25、的会计档案 ,都应由财务会计部门按照 归档的要求负责整理立卷 .会计档案在会计年度终了一年后向档案部门移交,不得自行封包保存 .二,会计档案的整理一般采用年度 形式 （名称）保管期限 分类 组卷,即把一个单位形成的会计档案先按 年度分开 ,然后再按名称 分类 ,在每一类中按保管期限顺序排列 ,一年或若干年编一个 流水序号 .（一）凭证的整理1, 整理要求（1）凭证要装订成册（2）加盖封皮 ;(3) 包角 :凭证左上角用牛皮纸包角 2,整理步骤(1)加贴凭证 标签 时间 年月 凭证号 起 止 目录号 会计凭证方形 标签 式样图 注:标签内项目统一用 5 号铅字黑色印泥加盖 (2)装凭证盒 ,加盖

26、盒脊 标签全宀宗号目录号案卷号年度凭证号会计凭证盒脊背式样图注:会计凭证盒通常使用长23cm,宽3cm,高12.5cm(特别情况下可根据会计凭证厚薄程度选用相关会计凭证盒 ); 会计凭证盒脊背栏目统一用红色印泥加盖即可; 0-9 橡胶数码可携带会计凭证盒式样直接到刻字社定做.(3) 编制案卷目录会计档案案卷目录类别号全宗号目录号顺序号 案卷名称起止日期卷内张数凭证号保管期限备注41x 村 XX 年会计凭证2006.1.21.281-3015 年4243 会计凭证案卷目录式样图 注 :案卷目录内项目统一用碳素墨水笔填写,也可以用永乐文档一体化通用软件打印目录.（二）帐簿的整理 按照账簿种类整理立

27、卷 ,具体方法是 :1,订本账 ,依次编有效页号 ,并在原装订本正面贴上会计帐册封面;2, 活页或卡片账页 ,先去掉空白页并依次编排页号,再装订 ,并贴上会计帐册封面 ;自 年 月 日起至 年 月 日止 本卷 （册）内共 保管期限 卷别号 : 全宗号 : 目录号 : 顺序号 : 会计帐册封面式样3, 排列 :历年账簿的排列顺序应尽量一致.具体顺序 :总账明细账 银行日记账 现金日记账 往来账等等 .4, 编号 : 账簿类内不再分开各种保管期限, 所有各种账簿案卷统一由若干年编案卷顺序号 .即历年编一个大流水号 ,这顺序号最大不超过四位数 .5, 填写案卷目录 账簿案卷目录直接利用 "

28、 会计档案案卷目录 " 会计档案案卷目录类别号全宗号目录号顺序号案卷名称起止日期卷内张数凭证号保管期限备注51X村XX年总帐20061129025 年会计帐册案卷目录式样图6,装盒 按案卷号顺序装满一盒再装第二盒 ,但不同年度的会计账册不能装入同一盒.硬盒正面不填写内容 .硬盒背脊上方贴四线格 标签 .5200614档案盒 脊背四线格 标签注: 会计帐册盒脊背栏目统一用红色印泥加盖即可.（三 ）报表的整理 :1,组卷年度报表 ,独立组卷 .在整理报表时 ,对报表进行分析和说明的文字 ,是会计报表的重要组成部分 ,如财务情 况说明 ,财务报告等 ,审批报告 ,批复等要与报表一同组卷归档

29、 ,并放在被说明报表前 . 2,编制页码 .在文件右上角编制页码 .3,编制卷内目录 卷内目录包括顺序号 ,责任者 ,文号 ,文件题名 ,日期,页号,备注（见图）.卷 内 目 录顺序号责任者文号文件题名日期页号备注1X镇X村2卷内目录式样图4,装订组好的案卷要除去卷内文件的金属物,加卷内目录 ,采用三孔一线方式装订5, 填写备考表卷 内 备 考 表卷内情况说明 立卷人 : 审核人 : 立卷时间 : 卷内备考表式样图6,填写封面 （见图 ）自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共件页 归档号 全宗号 目录号案卷封面式样图7,加贴案卷 标签 标签栏包括全宗号 ,目录号,年度,案卷号 . 全宗号 :不

30、填写 ;目录号 :6;年度 :2002;案卷号 :从"1" 开始编大流水号 .全宗号目录号年度 会计报表 标签 式样图注:标签贴在距离封面背脊底线6 cm处.8,编制案卷目录案卷目录包括类别号,案卷顺序号 ,本年度案卷号 ,案卷名称 ,起止日期 ,页数 ,保管期限 ,备注 .（见图 ）会计档案案卷目录类别号全宗号目录号顺序号 案卷名称 起 止日 期 卷内 张数凭证号保管期限备注61X 村 XX 年会计年报200611238 永久62会计报表案卷目录式样图三,排架（一）排架顺序上架排列方式与本单位档案 分类 方案一致 ,采用按档案类别 ,目录顺序排列 ,我们先排 凭证,凭证排

31、定后 ,留适当空位 ,再排帐簿 ,留适当空位 ,再排报表 .（二）档案存放顺序 从左到右 ,从上到下 .四,会计档案的移交每个单位的会计档案由会计部门保管 1 年期满后连同一套档案目录一起移交给本单 位综合档案室保管 .案卷号按年度小流水编号凭证 :4案卷号 :从"1"开始 ,按年度小流水编号目录号 :4起止 凭证号 1302006 年 5 月 盒内起止卷号 年度 目录号 历年大流水号 不要填写 目录号 :5 不要填写 25 年 有效页数 帐册内实际起止年月 帐册名称 ,如 :现金日记帐 单位名称，如：X镇（街）X村 住井戶、 A案卷号 1年度 2006目录号 6填写年月如

32、 ：2006.8 凭证起止号 记帐凭证起止号码按年度从 "1" 开始编大流水号 不填写怎样整理好档案？ (参考 )北京盛世兰台档案科技有限公司 专业提供各种档案用品、档案设备。联系方式： 谢建新 档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、 组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。档案整理的基本要求： 遵循文件材料的形成规律和特点， 保持文件材料之间的有机联系； 区分文件材料的价值， 确 定档案的保管期限；便于保管和利用。档案整理的文件范围是： 凡是本机关工作活动中形成的， 具有查考保存价值的文 件材料， 包括收发文电、 内部文件、

33、 会议文件、 电话记录、 图表、簿册、 照片、录音、录像、 计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。档案整理的方法有两种： 一是以“案卷”为单位整理。 二是以“件”为单位整 理。以“案卷”为单位整理就是立卷， 即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合 为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过 程。分类即按照立档单位的档案分类方案， 对文件材料进行实体分类； 组合即将经过分类的 文件材料，按一定形式组合起来； 编目即将经过组合以后的文件材料， 进行系统排列和编目。 以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮

34、有软卷皮和硬卷皮 2 种， 硬卷皮型号有 1.2 ，1.5 ，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒， 以案卷为单位整理文书材料时应当符合文书档案案卷格式(GB/T9105-88 )的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。 一般来讲， 一份文书 材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均 为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处 理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附 件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、

35、刊物等每册为一件，来文与复文及 其他相关文件可为一件。 以“件”为单位整理的档案， 其基本保管单位是件。 以“件”为单 位整理的档案最后要装入档案盒内。全县副科级以上各级党的机关、 行政机关、 社会团体和其他组织需归档的文书档 案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、 行政管理、 经营管理、生产技术管理类归档文 件材料按“件”整理，整理的依据是 2006 年 12 月国家档案局发布的 8 号令和 2000 年 12 月发布的归档文件整理规则。各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为 单位整理。大部分单位短期保管的(现 10 年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构

36、 文书、业务档案按“卷”整理。声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局 发布的电子公文归档管理暂行办法 以及电子文件归档与管理规范 (GB/T 18894-2002 ) 执行。照片档案整理按国家档案局 2002年发布的照片档案管理规范 (GB/T 11821-2002 ) 执行。科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的科学技术档案 案卷构成的一般要求( GB/T 11822-2000 )执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的 科学技术研究课题档案管理规范 DAT2-92 执行。基建工程档案按照国家档案局、国家 计委 1988 年颁发的基本建设项目档案

37、资料管理暂行规定执行。会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局 1998 年发布的关 于会计档案管理办法（财会字 1998 32 号）。 按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、 盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说 明、编制归档文件目录册、档案排架。按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编 制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、 编制全引目录、档案排架。一、档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案 内容、

38、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保 管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。二、档案的分类和大类设置办法（一）大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含 科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。（二）各类内档案的分类办法1、文书档案分类有 4 种方法（1）保管期限 - 年度分类法， 即先将归档文件按保管期限分类， 每个保管期限下按年度分 类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法， 采用这种分类比较便于操作， 尤其对 于小单位， 而对于大一些的单位，虽说不用份问

39、题，但为了查找方便， 还是要遵照传统立卷 方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级） 的材料组合在一起； 将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起； 将同一工作、 同一 问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组 合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件 材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则 和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开， 上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保

40、馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。（2）保管期限 - 年度 - 问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管 期限下按年度分类。再在年度下按按问题（如综合、政工、业务）分类，此种分类法适合以 “卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位， 以及上级业务主管部门有文 件这样规定的单位（如县农业发展银行）。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前， 先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。 以“件”为整理单位的， 上、下级文件又必须分到各个问题类目中。 此种分类法

41、盒号编制方 法是同一保馆期限下，从“ 1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、 同一年度中，同一个问题内从“ 1”开始编制一个流水号。（3）问题 - 年度 保管期限分类法， 即先将归档文件按问题分类， 每各问题下按年度分 类，再在年度下按保管期限分类。 此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位 （如自来水 公司），此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“ 1”开始编制一个大流水号，件号编 制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“ 1”开始编制一个流水号。（4）年度 - 保管期限分类法， 即先将归档文件按问题分类， 每各问题下按年度分类， 再在 年度下按保管期限分类。此种分类法只

42、适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司）， 此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“ 1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是 同一年度内，同一保管期限下，从“ 1”开始编制一个流水号。（5）年度 - 保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、 工商银行 2 个企业采用， 他们是按照上级业务主管机关的规 定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“ 1”开始编制一个流水号，件号编制 方法是同一保管期限下，从“ 1”开始编制一个流水号。2 、业务档案按种类 保管期限- 年度分类法。3、科技档案采用种类 - 保管期限年度分类法。4、会计

43、类档案采用种类 - 保管期限年度分类法。种类分为报表、账簿、凭证、其他。5、声像档案一般采用载体形式 - 年度 - 保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音 像类可分为照片、录音带、录像带；6、电子档案按照载体形式 - 年度- 保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘； 7 、实物 档案一般采用载体形式 - 年度分类法 - ，实物类可分为可折叠类、不可折叠类等。 8、图书资料按照类别 - 年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制（一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确 定其全宗号为“

44、 142”， 标识为“ 0142”。 未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填 写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字 .（二）目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的 案卷目录号，企业或参照 工业企业档案分类试行规则 编制分类方案的单位，可填写类别 特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构， 不同保管期限， 不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。 每一案卷目录所含案卷数量一般 以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足 1000 时，一般不另立案卷目录，亦不另编案 卷目录号；案卷数量超过 1000 时，一般应另立案卷目录，

45、并另编案卷目录号。在一个全宗 内不应有重复的案卷目录号。 目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标 识。不同级位的类别之间可用间隔符“”分开。不产生误解时，省略间隔符。1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多， 可以分别用Y1、Y2、 Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表 K1、账本K2、凭证K3） ； X代表音像 档案；D代表电子档案；S代表档案实物。2、 采用阿拉伯数字“ 1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30 年）”、“短 期（或 10 年）”三

46、个不同的保管期限。3、目录号编制示例业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案； Y2 代表长期（或 30 年）类的业务档案； y3 代 表短期（或 10 年）类的业务档案。（三）案卷（件）号、页号1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列 次序流水编号， 不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许 出现重复的案卷号， 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。 如一个目录出现两 个以上 （含两个） 案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。 以“卷”整理的文书 档案、 业务、 科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，

47、 再以案卷为单元依次编写件 号（填写在顺序号栏）和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形 式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。 分为“室编件号、 馆编件号”。 室编件号是归档文件在分类方案的 最低一级类目内从“ 1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移 交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排 列次序流水编号，不应有空号。

48、四、档案整理的质量要求： （一）组合（卷）要求；以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适 当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用 碳素墨水或蓝黑墨水；收集工作应立足本单位, 注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集 ; 重大活动事件材料的收集；文电合一；底稿随印件一起收集。若底稿是直接 在计算机上起草的打印件， 则一般只要收集发文稿纸与印件， 其中发文稿纸上除了领导签发 外还需加盖单位公章以示效力。 若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示， 应收集与 印件一并归档； 有重要

49、领导批示的办文单应随正文一起收集归档； 附件随正件收集归档； 关 于同一问题的请示和批复应一起归档。2、分类科学。 全宗内档案整理采用统一的分类方案， 分类层次清楚， 类、项、目概念明确， 并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。3、保持文件内在联系。A. 时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的分年度时以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、 预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件， 统一按签发日期 （成文日期）， 电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：（1）跨年度的请示与批复、来

50、文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；多份文件（如组 织关系、工资关系、行政介绍信等）作为一件的，可标起止时间；跨年度的规划、计划、预 算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最 后一个年度；跨年度的会议文件，放在会议结束的年度； 跨年度的非诉讼案件，放在结案的 年度；法规性文件放在公布或批准的年度。（2）按专门年度（如教学年度）形成的文件，放在专门年度组卷。（ 3）没有标明落款日期的文件材料应通过对照等手段考证文件的准 确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。（4）临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少形成的文件可以不分年度放在

51、工作结束年度归档；如果每年文件数 量较多亦可分散在各个年度内归档。B. 来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。 对有密切联系的上、 下级文件， 如本单位的请示与上级机关的批复， 下属机关的请示与本单 位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。C. 内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和 业务管理活动中形成的各种管理性、 业务性、 规范性文件和调研材料等， 一般按问题进行组 合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请 示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的

52、文件数量少时， 可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。 不同载体的文件材料， 如录音带、 录像带、照片、 影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。 在按问题分类时， 文件归档应按其主要内容有规律地进行， 并保持连续性， 某个内容的文件 在去年放入哪类中， 今年亦归入同一类中， 不要根据一时的需要随便更改， 以免给将来的查 找利用带来不便。4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料 按不同的保管期限分开。A、文书档案根据国家档案局 2006年8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的规定和立档单位制定的档案保管期

53、限表，将文书材料按永久、定期（30 年、10 年）二种不同的保管期限分开 。（1）永久保存的文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解， 可以细化为法律、法规、 条例和政策性文 件材料。 二是本机关召开重要会议、 举办重大活动等形成的主要文件材料。 本机关召开的重 要会议主要指本级党代会、人代、政协会、 经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会 议、党组 （党委 ）会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、 人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信

54、启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动 中形成的重要业务文件材料。 主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、 规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等 文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性 统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用， 重要合同协议、 资产登记等凭证性文件材料。 七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重 要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、 下级机关关于重要业务问题的来函、 请示与本机关的复函、 批复

55、等文件材料。 把握机关文件 材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产 生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。（2）定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 主要是指本机关各部门在履行职能活动形 成一般性的规章、办法、 意见等文件材料。二是本机关召开会议、 举办活动等形成的一般性 文件材料， 三是本机关形成的有关事务管理、 制度、安全保卫等一般性文件材料。 四是本机 关人事管理工作形成的一般性文件；包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关 关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。 一项系统工程， 是分阶段进行

56、的，那么在各阶 段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指 机关各部门自己形成的， 仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。 六是上级机关制 发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料 （ 包括一般性的会议文件材料 ）， 这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的， 但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。 七是 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。 在这一条中提到上 级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制 发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关

57、、下级 机关关于一般性业务问题的来函、 请示与本机关的复函、 批复等文件材料。 九是下级机关报 送的年度或年度以上计划 （ 含长远规划 ） 、总结、 统计、重要专题报告等文件材料。以上定期 保存的 9条中有 7 条使用了“一般”这个词。 把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的 问题是否常规性、技术性等方面的问题。（3）根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点 : 一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一 个问题或一组文件的重要程度划定保管期限， 不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管 期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是 30 年，其余都是永久，那么我们可以把 这个先进事迹也做永久。 我县统一规定重大活动、 主要工作职能会议材料成套性集中， 全部