用Visio绘制组织结构图

1、用visio绘制组织结构图要创建显示隶属关系的组织结构图，请先添加"总经理"形状或"经理"形状，然后将代表雇员的形状放到代表其上级的形状上。visio将自动在有隶属关系的两个形状之间放置并添加连接线。开始创建组织结构图1启动visio。在"选择绘图类型"窗口的"类别"下，单击"组织结构图"。2在"模板"下，单击"组织结构图"。3从"组织结构图形状"中，将"总经理"形状拖到绘图页上。随即出现"连接形状&quo

2、t;对话框，并动态演示放置和连接形状的过程。如果希望该演示不再出现，请选取"不再显示此消息"复选框并单击"确定"。4将"经理"形状直接拖到"总经理"形状上。visio会将"经理"形状放在"总经理"形状下方，并在它们之间添加一条连接线建立隶属关系。5重复步骤 4，添加更多经理。6要在经理及其下属间建立关系，请将"职位"形状直接拖到"经理"形状上。7重复步骤 6，添加更多职位。8要在两个职位间建立第二个隶属关系，请将&q

3、uot;虚线报告"形状从"形状"窗口中拖到绘图上。将连接线的一个端点拖到隶属关系中的一个形状的连接点上，然后将另一个端点拖到另一个形状上。9要表示其他职位类型并建立隶属关系，请将"顾问"、"空缺"和"助理"形状拖到代表其上级的形状上。10要用雇员的姓名和职位替换默认的形状文本，请在双击形状后，键入姓名并按enter键，然后再键入职位。在组织结构图中存储数据您可以将数据作为自定义属性存储在组织结构图的形状中。并将这些数据用于图表的报告、引用或形状文本。组织结构图形状的默认自定义属性包括"部门&qu

4、ot;、"电话"、"姓名"、"职位"和"电子邮件"。默认情况下，形状中会显示"姓名"和"职位"属性。而其他默认的自定义属性和您创建的其他属性都随形状一并存储，但不显示在图中。您可以选择是将它们隐藏还是显示在形状中。将自定义属性数据与组织结构图形状一并存储1选择要向其添加数据的形状。2在"形状"菜单上，单击"自定义属性"。3在"自定义属性"对话框的每个字段中键入数据，然后单击"确定"。查看未显示在组

5、织结构图形状中的自定义属性?右击形状，然后在快捷菜单上单击"属性"。添加、更改或删除自定义属性1右击形状，然后在快捷菜单上单击"属性"。2在"自定义属性"对话框中，单击"定义"，然后在"定义自定义属性"对话框中，添加、更改或删属性，然后单击"确定"。设置组织结构图中的信息和形状的格式默认情况下，组织结构图形状中会显示"姓名"和"职位"自定义属性；不过，您也可以在形状中显示其他默认的自定义属性，包括"部门"、"

6、;电话"和"电子邮件"。您还可以在形状中插入雇员照片；将一种颜色用于一个部门的所有形状，以此来区分各个部门；更改图的设计主题或配色方案。在组织结构图形状中显示雇员信息并设置其格式1在"组织结构图"菜单上，单击"选项"，然后单击"字段"选项卡。2在每个文本块中，选择要在其中显示的信息的类型。对话框右侧的预览中会随即显示该信息，所显示的内容与将在形状中显示的相同。3单击"文本"选项卡。在"字段"框中，选择您要设置其格式的信息，指定格式选项，然后单击"确定&qu

7、ot;。4要替换默认的形状文本，请单击形状，选择您要替换的文本所在的文本块，然后键入新文本。在组织结构图形状中插入雇员照片1右击您要将照片添加到其中的形状，然后在快捷菜单上单击"插入图片"。2在"插入图片"对话框中，找到照片，然后单击"打开"。替换组织结构图形状中的雇员照片1右击您要替换其照片的形状，然后在快捷菜单上单击"替换图片"。2在"插入图片"对话框中，找到照片，然后单击"打开"。隐藏组织结构图形状中的雇员照片?右击您要隐藏其照片的形状，然后在快捷菜单上单击"

8、隐藏图片"。提示：要隐藏组织结构图中所有雇员的照片，请在"组织结构图"菜单上，单击"选项"，然后清空"显示图片"复选框。删除组织结构图形状中的雇员照片?右击您要删除其照片的形状，然后在快捷菜单上单击"删除图片"。更改某部门中所有形状的颜色1单击该部门中的一个形状，按住shift键，同时单击该部门中的所有其余形状，以此选取所有形状。提示:visio提供了多种用于选取多个形状的方法和工具。单击"指针"工具()旁边的箭头，然后单击"区域选择"工具()、"套索选择

9、"工具()或"多重选择"。2单击工具栏上"填充颜色"按钮()旁边的箭头，然后单击调色板上的一种颜色。提示：要转换形状的职位类型，请右击形状，单击"更改职位类型"，然后选择所需的新职位，再单击"确定"。更改组织结构图的设计主题1在"组织结构图"菜单上，单击"选项"。2在"选项"对话框的"选项"选项卡上的"组织结构图主题"下，从列表中选择相应的主题，然后单击"确定"。向组织结构图添加多个形状

10、使用"多个形状"形状，一次即可添加一个由属于同一级别的50人组成的部门。而使用"三个职位"形状，一次即可添加三个职位。一次可向图中添加最多50个职位1从"组织结构图形状"中，将"多个形状"形状拖到绘图页上或拖到代表其上级的形状上。2在"添加多个形状"对话框的"形状的数目"中，选择要添加的形状的数目。3从"形状"列表中，选择所需的形状类型，然后单击"确定"。一次向图中添加三个职位?从"组织结构图形状"中，将"

11、三个职位"形状拖到绘图页上或拖到代表其上级的形状上。更改组织结构图中各形状的位置或布局通过使用"组织结构图"工具栏上的按钮，您可以更改组织结构图中单个形状的位置或某部门中所有形状的布局。您还可以更改各隶属关系。更改单个隶属关系?将下属形状拖到您希望它隶属的新上级形状上。在不改变隶属关系的情况下移动形状?选择形状，然后在"组织结构图"工具栏上，单击"左移"()或"右移"()。更改整个部门的布局1选取代表您要更改其布局的部门的经理的形状。2在"组织结构图"工具栏上，单击以下按钮之一：?&q

12、uot;重新布局"()，排列页面上的全部形状。?"水平布局"()、"垂直布局"()或"并排" ()，然后单击代表所需布局的按钮。管理大幅组织结构图要显示公司的所有部门和职位，可能需要创建一幅跨多个绘图页的组织结构图。一旦将所需的所有形状添加到第一个绘图页中后，即可在新的绘图页上继续绘制您的图表。您可以通过在新页上创建部门的同步副本来添加新页。visio会维护绘图页之间的关系，因此，您对某个形状的文本或自定义属性所作的更改将应用到该形状的所有同步副本上。在新页上创建部门的同步副本1打开组织结构图，然后选择您要放在新页

13、顶层的形状。2在"组织结构图"菜单上，指向"同步"，然后单击"创建同步副本"。或者，右击所选形状，然后在快捷菜单上单击"创建同步副本"。3如果要隐藏原始页上的下属职位，请在"创建同步副本"对话框中，选取"隐藏原始页上的下属形状"复选框。提示:要隐藏任何顶层形状的下属职位，请右击该顶层形状，然后在快捷菜单上单击"隐藏下属形状"。4在"创建同步副本"对话框中，单击"确定"，以创建并打开一个新的绘图页，其中会显示所选形状的

14、副本以及隶属于它的所有形状。visio会使新形状与原始形状保持同步。当您更改某个形状的文本、自定义属性数据或照片时，这些更改还会显示在其所有同步副本上。注:添加、删除或移动同步形状之类的更改不会应用于该同步形状的所有副本上，只会体现在该形状和绘图页上。5要向部门添加雇员，请将相应的形状拖到新页上并创建隶属关系。6在绘图页窗口的底部，单击原始绘图页的页标签可以显示该绘图页比较组织结构图中的信息如果您需要经常更新组织结构图，又需要确保将最新的更改发送给公司中的其他人，那么比较不同版本的组织结构图中的信息就显得非常有用。您可以使用"比较组织结构数据"命令生成一份报告，列出图的当前

15、版本与前一版本之间的不同之处。比较组织结构图1打开要与另一幅图进行比较的组织结构图。2在"组织结构图"菜单上，单击"比较组织结构数据"。在"比较组织结构数据"对话框中，已在visio中打开的结构图的名称将显示在"要比较的绘图"中。3单击"浏览"，找到要与visio中打开的结构图进行比较的结构图。您找到的结构图的名称将显示在"要与之比较的绘图"中。4在"比较类型"下，选择以下选项之一：?"绘图较旧"如果在"要比较的绘图"

16、;中指定的结构图不是最新的版本，请选择此选项。?"绘图较新"如果在"要比较的绘图"中指定的结构图是最新的版本，请选择此选项。5如果要比较结构图中的自定义属性数据，请单击"高级"，然后在"比较数据值"对话框中选择要比较的自定义属性。单击"确定"。6在"比较组织结构数据"对话框中，单击"确定"。visio会创建一份比较报告，以网页格式显示两个结构图之间的差别（如果有），并在浏览器中打开该报告。提示：如果您想在以后发送或引用这份报告，可以保存此网页根据现有信息创

17、建组织结构图如果您已将姓名、职位、隶属结构之类的雇员信息存储在另一个数据文件中，那么可以使用"组织结构图向导"，根据该文件中的信息来生成visio组织结构图。可以使用的数据文件包括文本文件、microsoft excel文件、microsoft exchange server目录或其他与odbc兼容的数据源。注：如果您尚没有数据文件，但又想在文件中键入数据，而不愿在visio中拖动形状，则可以使用"组织结构图向导"来打开文本文件(.txt)或excel (.xls)格式的数据文件模板。然后，可以通过在文件中键入数据

18、来建立结构图，再在visio中使用这个文件生成组织结构图。根据文本文件在visio中生成组织结构图的示例在使用"组织结构图向导"时，您可以指定以下要素：?希望向导在组织结构图形状中显示的数据，如姓名、职位和部门。?数据文件中您想用作组织结构图形状的自定义属性的字段。?是希望由向导还是由您在创建结构图时来决定每页显示的职位个数。根据数据文件创建组织结构图1启动visio。在"选择绘图类型"窗口的"类别"下，单击"组织结构图"。2在"模板"下，单击"组织结构图向导"。3在向导的第

19、一个屏幕上，选择"已存储在文件或数据库中的信息"，然后单击"下一步"。4在下一向导屏幕上，选择存储雇员信息的文件的格式，然后单击"下一步"。5在下一向导屏幕上，找到包含雇员信息的文件，然后单击"下一步"。6在下一向导屏幕上，选择数据文件中与组织结构图的"姓名"、"隶属于"和"名字"信息相对应的字段，然后单击"下一步"。7在下一向导屏幕的"数据文件列"下，选择要在形状中显示的信息的类型（如姓名），然后单击"添

20、加"，将其移到"显示字段"列表中。对每种要显示的信息重复此步骤，然后单击"下一步"。8在下一向导屏幕的"数据文件列"下，选择要作为自定义属性字段添加到形状的信息类型，然后单击"添加"，将其移到"自定义属性字段"列表中。对每种要作为自定义属性字段添加到形状的信息重复此步骤，然后单击"下一步"。9在下一向导屏幕上，执行以下操作之一：?选择"我要指定每页显示多少组织结构"。在后面的向导屏幕上，指定组织结构图的每页上要显示的信息。在最后一个向导屏幕上，单击"完成"。?选择"我希望向导自动将组织结构图分成多页&quo