《采购管理实务》第一章二节采购作业流程

1、采购作业流程（采购流程）是一套工作方法，它讲述如何有次序地一步一步完成某个任务或工作。它又是一种正式的安排，使衔接各层次战略构想的方针政策得以实施。一系列操作组成一个步骤，多个可靠的步骤组成一组步骤群，从而综合地提供信息，同时让员工去实施或让经理去管理控制这些操作。采购作业流程是详细论述部门职责或任务的运营指南，是采购管理中最重要部分之一，是采购活动具体执行的标准。一、采购的基本流程企业流程是指为完成企业某一个目标或任务而进行的一系列逻辑相关的跨越时间和空间的活动的有序集合。企业采购通过规范采购流程，加强采购流程每一环节管理，来约束相关采购过程的业务活动，使得各项采购指标在业界最佳，并合理地控

2、制企业采购开支的每一过程，以增强企业的竞争优势。企业在实施采购系统时，需要根据不同采购对象的采购量来确定其优先度，比如制造业的零配件和原材料的采购（用于生产制造的采购）占总采购量的60%80%。企业采购的内容可以分成三种类型，见表1-1所示。表1-1 企业采购的主要类型采购对象说 明原材料企业生产所必需的生产性直接原材料零配件维持企业生产活动持续进行的装配件等间接物料日常用品维持企业运作所需的行政性日常用品 虽然企业生产经营内容不同，采购活动内容不同，采购运用的方法不同，作业细节上有若干差异，但采购发展到现在它们的采购流程大致都是一样的，采购流程的一般模式如图1-1所示。 提出需求选择评估供应

3、商确定价格和采购条件准备和签发采购订单跟单和催货收货和检验接受和付款采购总结评估界定和描述需求图1-1 采购流程一般模式在该流程中，以“准备和签发采购订单”为中心，前面的流程统称为“订单签订前的准备工作”。其后的流程为“订单的执行和总结”。订单签订前的准备工作包括前四个流程：提出需求、描述需求、选择和评价供应商、确定价格和其他采购条件。订单签订后的执行和总结包括后四个流程：跟单和催货、收货和检验、接受和付款以及采购总结评估。二、电子采购1.传统采购存在的缺点传统采购流程的低效性表现在：繁杂的没有增值作用的文书工作。过多的单证操作。处理内、外部汀单消耗的大量时间。纯事务工作耗费的大量成本。基于以

4、上的低效性，很多组织机构认识到：“在众多组织机构中，行政工作中单证操作仅仅是为了记录事倩的经过或提供一个物流的记载。为保持领先，采购部门要通过尽量减少、取消某些工作步骤，将这种行政职能转化为一个增值的过程。”因此，大多数组织机构都不得不考虑IT技术和电子采购的战略意义：某些学者用更普遍的术语“电子供应策略”来泛指一个组织机构应用Internet软件的积极性，无论它是应用在采购物流或供应链的所有方面，还是仅仅用在其中一个方面。2.电子化供应链管理电子化的供应链管理是指通过电子化的内部应用，简化和优化整个供应链，目的是确保最大的销售增长和最低可能的成本开支。这中间包括建立一个内部的网上采购系统，并

5、将它连到本行业范围中的电子市场上去，在整个价值链上实施电子化的供应链管理。毫无疑问，Internet的应用对供应链的管理和优化，无论是现在还是将来都是十分有益的。采购方和供应商从e-SCM中的受益有以下几方面：（1）采购方的受益 由于电子化后价格的透明度和网上竞争性，无论采购方使用的是直接采购方式，还是间接采购方式，都将大大提高采购方以低价采购物资的能力。这样，大型采购方能使用杠杆作用获得价值大幅度的下降和优惠，而小型采购方使用e-SCM系统也能获得很好的价格，这是由于在电子市场和交易交换中心的媒介上，有许多供应商来竞争采购方的生意，即使它是一个小型的供应商。商品和服务的采购效率能大大提高，进

6、而能降低总的交易成本。这是因为商务对商务的电子市场通常能给小型采购方提供发现所要的价格较低的货物的机会；而这些商品若只用人工方法寻找的话，其费用可能高得让人望而却步。采购方能与供应商连成紧密的纽带，在市场预测、生产进度、生产计划、共享产品设计资料等方面与供应商合作。（2）供应商的受益供应商的受益取决于e-SCM的程序是强调合作，还是强调商业机会。商业机会强化了供应商收益，表现在其强化了市场预测能力，有足够的生产能力去满足甚至超过客户的需求。在合适的时间达到产品和服务的合适组合，以便它们的生产谪度、制造能力和库存储备能跟上客户的购买模式。 合作使供应商能从大规模的在线电子市场中获益。如果有大量的

7、购买者出现在这样的电子市场上，供应商就能以有效的成本获取新的客户，从而扩大销售市场，增加销量。3.电子采购 英国皇家采购与供应学会对电子采购的定义是：电子采购实质是指使用internet对所需的服务和产品的申请购买、批准订购、接收订货和支付账单等过程所进行的交割方面的操作。CIPS的陈述中也指出，电子采购通常是商务管理经办人员关注的焦点。换言之，电子采购的主要目标就是将采购职能下放给具体经办人，电子采购涵盖了采购过程中如下几个范围：根据已达成的合同申请采购、授权、订货、接收货物和支付账单。电子采购的应用对系统而言，最重要的是通信交流超越了组织机构的界限。当电子采购所采用的技术提供了基本的手段时

8、，由此在业务步骤、过程和它的方方面面产生的变化，使得业务工作大大受益。电子采购之所以成为可能，是因为它有标准的、公开的可扩展标记语言XML，这是一种结构化的计算机编程语言，它能在多种多样的格式中识别数据类型，能被所有Internet技术理解。XML语言的采用使得组织机构能顺利地集成各种应用程序，也很容易与贸易伙伴交换信息。三、采购作业流程设计注意要点在设计采购作业流程的时候，应注意以下要点：1.采购结构应与采购数量、种类区域相匹配过多的流程环节会增加组织流程运作的作业与成本，降低工作效率。另一方面，流程过于简单、监控点设置不够等，将导致采购过程操作失去控制，产生物资质量、供应、价格等问题。2.

9、先后顺序及时效控制应注意采购作业流程的流畅性与一致性，并考虑作业流程所需的时限。例如，避免同一主管对同一采购文件做数次的签核；避免同一采购文件在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购文件会签部门太多，影响作业时效。3.关键点设置为便于控制采购作业，在采购的各阶段均能被追踪管理，应设置关键点的管理要领或办理时限。例如，国外采购的询价报价、申请输入许可证、出具信用证、装船、报关、提货等均有管理要领或办理时限。4.权力、责任或任务的划分各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。比如，请购、采购、验收、付款等权责应予区分，并确定主管单位。5.避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱注意变化或弹性范围以及偶然事件的处理规则，例如，“紧急采购”及“外部授权”。6.采购流程应反映集体决策的思想由计划、设计、工艺、认证、订单、质量等人员