(完整版)公司文档管理制度

1、内部文件？注意保密1/ 4（综合管理部）文件名称：公司文档管理制度所属科目：行政管理编制部门：综合管理部类别：规章制度编制人：审核：批准：编码：CJ_AM_RR_04版本：V1.0发布日期：2011-1-1执行日期：传阅 口阅后存档口 保密 保密期限其他无公司文档管理制度1目的为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式； 统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。2格式的规范公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行 文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。公司设置专用服务器，将各项文件、 档案

2、的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。3档案区分重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公室。由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、 分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并 控制使用和调阅的安全性和保密性。4文档分类管理公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类如下：4.1行政类公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件；机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印内部文件 ? 注意保密2/ 4的文件或传阅的文件等；公司的宣传材料

3、、简介、刊物等； 公司人事档案，各项人事记录； 行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。4.2技术类 技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录； 技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。4.3商务类 非经营协议：公司之间合作、协作协议； 经营合同： 用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议； 商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等； 客户档案：以客户为单位， 自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及 每一项合同执行情况。 媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。4.4项目

4、文档 从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。4.5产品运营资料文档 公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次，刻录光盘交给办公室保管。5文档编号规则 常规文件编号规则：公司名称缩写文档类别头一个字母具体类别+顺序号（3位）。女口：公司总经理办公会纪要一份：CJ-AM-总经理办公会纪要-006 项目文档编号规则：项目编号+具体类别+顺序号（3位）如：XX项目沟通会议纪要一份：20110916-XS-沟通会议纪要-01 公司运营管控文档编号规则： 公司名称缩写文档类别头一个字母顺序号（3位）。女口：CJ_AM_RR_04“CJ”代表公司；“AM”代表所属

5、科目-行政管理；“RF”代表类别-规章制度；“04”代表顺序号内部文件？注意保密3/ 4具体科目分配如下：内部文件 ? 注意保密4/ 4科目名称英语全称代码综合管理I ntegrated ManagementIM行政管理Admi nistrativeMan ageme ntAM人力资源管理Huma n Resource man ageme ntHR财务管理Finan cialMan ageme ntFM项目管理Project Man ageme ntPM销售管理Sales ManagementSM研发管理Research and Developme nt man ageme ntRD技术管理T

6、ech ni cal Mhn ageme ntTM售后管理Customer S ervice man ageme ntCS其他OThersOT具体类别分配如下:类别名称英语全称代码规章制度Rules and Regulati onsRR工作流程Work F lowWF文档表格Document F ormDF其他OThersOT 公司所运行的质量管理体系、IS027001体系，其体系文档编号规则遵循各自的文档编码体系。6文档管理以上各类文档均包括文书文档、电子文档及网络文档（定期备份）。对于合同、客户档案、媒介档案、产品文档、代码等有保留价值的文档，必须形成文书文档，所有文档和资料、数据全部及

7、时抄送给办公室，办公室分类后制作备份， 建立内部管理数据库，并分密级上传到内部服务器，设 置访问权限，员工在授权范围内调用。6.1两级管理分为公司及部门两级管理。 所有文档正本，由公司归档；各部门经常查用的文档由部门保管复 印件，并将文档目录报公司备案。内部文件？注意保密5/ 46.2专人管理文档管理是很重要的工作，无论任何部门及个人都应遵守制度。6.3文档管理人员（办公室）职责 负责确定公司文档的内容范围；制定文档归档、管理办法及管理细则；整理、编辑档案。 部门文档管理人员负责确定本部门文档内容，并报公司备案；制定本部门管辖范围文档的 存档、管理办法及管理细则，并报公司备案；负责文档的编排、

8、汇总、续档，索引的编制及保管，重要文档随时备份，正本交公司归档。6.4保密措施 各类文档均属密级文件，公司设有机要柜，部门需有专柜存放。公司已归档（存档）的文件， 如要复印需有负责人批准由专人复印； 所以文档一律不得丢失； 网上文件， 不得随意修改、复制和 打印。6.5文档保存年限 文档保存年限，一般分为一年、三年、五年及永久保存。各部门文档保存一般为低年限的。对 于已到期、准备销毁的文档，需先报公司审核批准，方可销毁。6.6整理档案时间 当年文件按部门分类立档，随时清档，随清随结，年终最后整理。 年初整理装订去年文档。6.7查阅办法 已存档的文件、档料，一般只能在行政档案室查阅，若阅需有关负责人签字办理借阅登记 手续，借阅时间不得超过三天，还档案时注销借阅。 装订的文件、材料不得拆装，不得撕掉其中部分。 所借文档不能私自转借他人，不得随意拿取别人所借文档，以免造成