办公室工作手册范本

1、*第 A 版文件编号：受控状态：编制：审核：分发号：批准：批准日期：年月日实施日期：年月日目录1.22.23.3-43.1.33.2.33.3.33.4.33.5.43.6.44.45.5-365.15.25.35.45.55.65.75.85.95.105.115.125.135.145.15.5.165.176.37-476.16.26.36.37.49客户接待申请单管理人员考勤表请假审批单司机出差申请单未打卡考勤说明员工出差申请单公司文档入库接收表公司档案登记表档案借阅、借用登记表 * 合同借用登记表公司印鉴借阅、借用登记表办公用品申请单办公用品入库单办公用品领用表办公设备申请单会议签到

2、表公司例会会议纪要罚款登记表周计划表部工作联络单罚款通知单罚款登记表8. 记录附表 .1. 办公室结构图办公室主任行政前台档案管理员行政助理司机行政专员2. 部门职责1）协作总经理处理日常事务性工作；2）负责公司行政管理会议的组织、记录及跟踪；3）负责安排公司的对外来访接待工作，包括订酒店、住宿、办公订票；4）负责相关部门的信息的及时传递；5）负责公司相关资质文件、资料的复印、发放；6）负责公司外来文件、资料的接收、归档及传递等管理；7）负责办公区考勤管理；8）负责协助财务部对公司固定资产、低值易耗品的管理；9）负责办公设备的使用、维护、监督和采购及报废申请；10）负责公司车辆的派遣，外出登记

3、和行车记录的检查；11) 负责国家、省、市级项目申报信息的收集、资料的整理和申报工作；12) 负责公司项目申报工作关系的处理和维护；13) 负责公司公共关系客户信息汇总；14) 负责办公区域环境制度的建立和监督执行；15) 负责公司公共关系礼品购买、入库和发放等管理；16) 负责完成上级领导下达的各项工作任务。3. 部门各岗位职责3.1办公室主任 :1） 对办公室工作负总责；2） 负责办公室各岗位人员的工作进行分配；3） 负责办公室各岗位人员工作岗位培训；4） 负责办公室各岗位人员的考核；5） 负责组织行政管理会议，并落实实施；6） 负责国家扶持的项目申报、资金落实及关系的处理；7） 负责上级

4、领导下达的各项工作任务。3.2行政前台：1）公司办公订票、客户订酒店、住宿等；2）接办公并负责转接到相关部门；3）收发传真并转至相应部门；4）对进入公司客户进行引导至指定位置；5）对外来推销人员进行阻挡；6）负责公司各部门要求用车进行统计，并对车辆进行调配；7）完成上级领导下达的各项工作任务。3.3档案管理员 : （档案、公章管理和礼品、办公用品领用）1）负责公司外来档案、合同或者资质文件等的存档登记；2）负责公司公章的保存、盖章及记录；3）负责公司档案的整理，有效期的查询，并于到期前一个半月上报给办公室主任；4）负责档案、合同及资质文件的复印、扫描等；5）负责办公用品的入库及办公用品的领用；

5、6）负责办公用礼品的申请、报批、购买、入库和领用；7）完成上级领导下达的各项工作任务。3.4 行政助理 :1）负责接收各部门办公用品和设备购买申请并报办公室主任审批后，报备至财务；2）负责办公用品的询价，并进行对比，采购质优价廉的办公用品（包括耗材和设备）；3）负责办公用品的入库交接和设备固定资产登记；4）负责办公用网络、等设备的维护；5）负责饮用水的购买和入库，费用月结等；6）协助办公室库管进行礼品购买、入库；7）负责完成上级领导下达的各项工作任务。3.5 行政专员 :1）协助办公室主任组织行政管理会议并做好记录，整理会议纪要并发放；2）落实会议纪要形成决议容，负责周计划表的整理并汇报给办公

6、室主任；3）负责办公室红头文件的起草，并跟踪文件审批单进行文件发放；4）负责协助办公室主任对公司ISO 体系执行情况进行监督并报办公室主任；5）负责查找国家、省、市、区项目申报信息；6）对申报文件简单信息进行填写，协助办公室主任进行申报文件的汇总，装订和递交；7）负责项目申报工作后期的跟踪，并提醒办公室主任跟进。8）完成上级领导下达的各项工作任务。3.6 司机1）协助办公室完成公司的出车任务2）负责公司车辆的维护和保养3）完成上级领导下达的各项工作任务4. 部门工作质量管理目标序管理目标公式考核目标统计目标统计号岗位周期时间2酒店预订及时率（预定酒店次数 - 投诉行政一个月月末98%次数） /

7、 预定酒店次数前台3考勤准确率 100%人力资源考核行政一个月次月初前台4档案处理及时率部门主管考核档案一个月月末98%管理员5办公用品库存准办公用品现有库存量 /档案一个月月末确率 96%办公用品应有库存量管理员5办公设备完好率办公设备性能良好数 /行政一个月月末96%办公设备总数助理6办公用品采购合采购合格次数 / 采购次行政一个月月末格率 98%数助理7行管会议跟踪落（开会次数 - 投诉次行政一个周周六实及时率 90%数） / 开会次数专员8项目跟踪及时率部门主管考核行政一个月月末95%专员9公司制度跟踪落咨询管理委员会考核行政一个月月末实及时率 95%专员公司车辆性能良（出车次数 -

8、车辆出车司机10出故障次数） / 出车次一个月月末好率 96%数5. 部门工作流程及说明5.1给客户订票流程接待方销管中心总监办公室前台开始填写客户接待申请表接待客户审核依据申请单返联，登记备案，并告知订票信息审 核确认确认签字返回一联依据申请单订票，并反馈订票信息依据留存联执行报销流程结束5.1.1给客户订票流程说明步骤工作程序责任部门 / 岗位时限相关记录文件、表格1填写客户接待申请单接待方审核2销管中心审核确认3总监4确认签字办公室依据申请单订票，5并反馈订票信息行政前台6销管中心依据返联登记备销管中心案，并取回所订票据7接待客户接待方8依据留存联执行报销流程行政前台客户接待申请单客户接

9、待申请单客户接待申请单客户接待申请单客户接待申请单报销流程客户接待申请单客户接待申请单5.2公司总经理订票流程总经办前台办公室开始接到订票通知订票确认通知取火航空车票公司送票领火车票执行总经理返程后，财务将火车票交前台报销流程结束5.2.1公司总经理订票流程说明步骤工作程序责任部门 / 岗位时限相关记录文件、表格1接到订票通知办公室-2订票行政前台-3 确认总经办-机票- 通知航空行政前台-公司送票4火车票-取火车总经办-票机票- 执行财务行政前台-报销流程火车票-总经理5返程后，索要火总经办-车票，执行财务报销流程5.3 公司总经理级别以下因公出差员工( 除业务员 ) 订票流程出行人前台办公

10、室开始接到 订票通知查询票务信息确认借款订票取票回程后执行财务报销流程结束5.3.1公司总经理级别以下员工订票说明相关记录文件、步骤工作程序责任部门 / 岗位时限表格1接到订票通知办公室-2订票行政前台-3确认出行人-4借款出行人-5订票行政前台-6取票出行人-7报销出行人报销流程5.4 客户用餐安排流程前台办公室总监销管中心接待方开始预订用餐房填写 客户接待申请单间，并告知销管房间信息签 字确认审 核确认审核前台留存客户申 请单及消费单月底对账，结算结束取回一联客返回一联 给销管 户接待申请单，并登记销管登记消费金额依据客户接待申请单消费，返回公司时，将消费单交办公室5.4.1客户用餐安排流

11、程说明步时工作程序责任部门 / 岗位相关记录文件、表格骤限1填写客户接待申请单接待方客户接待申请单2审核销管中心客户接待申请单审核确认总监客户接待申请单345签字确认预订用餐房间，并告知销管房间信息取回一联客户接待申请办公室客户接待申请单 * 用餐招待消费行政前台单 * 用餐招待消费6 单，并登记依据客户接待申请单消费，返回公司时，将消费7单交办公室前台留存客户申请单及8 消费单销管中心单 * 用餐招待消费接待方单 * 用餐招待消费行政前台单9销管登记消费金额 * 用餐招待消费销管中心单10月底对账，结算 * 用餐招待消费行政前台单5.5客户住宿安排流程办公室前台总监销管中心接待方开始确认填写

12、 客户接审 核审待申请单确认核预定酒店、做登记，反馈信息备案，并反馈住房信息接待可月客户结酒住宿店公之前司先前台挂账预交房费完善登记记录执行财务报销流程结束5.5.1客户住宿安排流程说明步责任部门 / 岗位时工作程序相关记录文件、 表格骤限1客户接待申请填写客户接待申请单接待方单 2审核销管中心客户接待申请单 3审核确认总监客户接待申请单 4确认办公室客户接待申请单 5预定酒店、做登记，反馈信息客户接待申请行政前台单 6备案，并反馈住房信息客户接待申请销管中心单 7接待接待方8完善登记记录行政前台酒店住房统计表9客户接待申请执行报销流程行政前台单 5.6考勤管理流程人力资源行政前台员工开始新员

13、工报到录指纹、胸牌、服装打卡因事不能打卡，被考勤人三天内填写考勤说明月末统计考勤，次月初交给人力资源核算薪酬结束5.6.1考勤管理流程说明步骤工作程序责任部门 / 岗位时限相关记录文件、表格1新员工报到人力资源员工手册2录指纹行政前台-3打卡员工-因事不能打卡，被考勤员工人三天填写考勤说明4月末统计考勤，次月初行政前台交给人力资源部5核算薪酬人力资源考勤说明考勤表-5.7 档案归档流程人力资源档案管理员交接人开始将文件资料转交（除人事）接收登记档案分类、 编号、存档合扫描同证书、类资质类根据需要分发或整理成电子版结束5.7.1档案归档流程说明步责任部门 / 岗位相关记录文件、表工作程序时限骤格

14、公司文档入库1将文件资料转交于办当事人接收表公室档案管理员公司档案登记2办公室档案管理员接档案管理员表收档案3分类、登记、存档档案管理员4扫描档案管理员证书、资质类根据需要分发或整理5成电子版档案管理员5.8档案借用流程档案管理员部门主管借用人开始提出借阅申请审 批签字借出、登记结束5.8.1档案借用流程说明（合同类）步责任部门 / 岗位时工作程序相关记录文件、表格骤限1提出借阅申请借用人档案借阅借用登记表2审批签字部门主管档案借阅借用登记表3借出、登记档案管理员档案借阅借用登记表5.9盖章流程档案管理员总经理主管副总部门主管盖章需求部门开始提出盖章申请审 核签字审 核确认批 准确认盖章、登记

15、结束5.9.1盖章流程说明步责任部门 / 岗位时工作程序相关记录文件、表格骤限1盖章需求部门提出口头或 QQ需求部门盖章申请2审核部门主管口头3审核主管副总口头4批准总经理口头5公司印鉴借用、盖章登盖章、登记档案管理员记表5.10办公用品采购流程总经理财务办公室主任档案管理员办公室行政助理开始依据库存及各部门申购单填写办公用品申请单询价，填写申购物品单价审核审核超过 500 元的办公用品批准采购入库结束5.10.1办公用品采购流程说明步骤工作程序责任部门 / 岗位时限相关记录文件、表格依据库存及各部1门申购单填写办档案管理员办公用品申请单公用品申请单2寻找性价比较高的采购商办公室行政助理办公用

16、品申请单3审批办公室主任办公用品申请单4审批财务办公用品申请单超过 500 元的办5公用品采购需经总经理办公用品申请单审批6采购行政助理办公用品申请单7入库档案管理员办公用品入库单5.11办公用品领用流程档案管理员申请人开始提出领用申请查询当前记录依据记录发放登记整理库存结束5.11.1办公用品领用流程说明步骤工作程序责任部门 / 岗位时限相关记录文件、表格1提出领用申请申请人口头2查找日前记录档案管理员办公用品领用表3依据记录发放办公用品档案管理员办公用品领用表4登记档案管理员办公用品领用表5整理库存档案管理员办公用品库存单5.12办公设备采购流程行政助理总经理办公室主任主管副总部门主管申请

17、人开始填写设备申请审核审核审核调 配询价批准采购设备入库，调配、登记结束5.12.1办公设备采购流程说明步骤工作程序责任部门 / 岗位时限相关记录文件、表格1提出采购申请需求部门办公设备申请单2审核部门主管办公设备申请单3审核主管副总办公设备申请单4审核调剂办公室主任办公设备申请单5询价办公室行政助理5批准总经理办公设备申请单6采购办公室行政助理办公设备申请单7设备入库，调配办公室主任5.13行管会议的组织及跟踪流程办公室召开行管会议行政专员汇总本周各部门工作计划表电话确认本周工作完成情况统计汇总行成会议纪要会议决议的跟踪落实、统计结束各部门主管开始整理工作内容，提出周计划执行会议决议5.13

18、.1行管会议的组织及跟踪流程说明步骤工作程序责任部门 / 岗位时限相关记录文件、表格整理工作容，提出周计划各部门主管周计划表1汇总本周各部门工作计划2表行政专员周计划表3确认本周工作完成情况行政专员周计划表备注4统计汇总行政专员-5召开行管会议办公室-6形成会议纪要行政会议会议纪要行政专员执行会议决议各部门主管部工作联络单78会议决议的跟踪落实、 统计行政专员部工作联络单5.14项目申报流程总经理办公室主任行政专员开始审核OKNO做出申报撤消项目方案审核NOOK撤消准备申报资料项目后期维护通过未通过定期查找国家、省、市、区项目申报信息协助填写申报资料递送申报资料后期跟踪及维护并反馈信息备案结束

19、5.14.1项目申报流程说明步骤工作程序责任部门 / 岗位时限相关记录文件、表格定期查找国家、省、市、区项目申报信息 ，并统计信1息行政专员234567审核做出申报项目计划审核准备申报资料协助填写申报资料递送申报资料后期跟踪及维护并反馈信办公室主任办公室主任总经理办公室主任行政专员行政专员8 息项目后期维护9行政专员办公室主任10备案行政专员5.15办公室部管理工作流程在职员工新入职员工办公室主任开始协助新员熟悉业务新员工培训工，做好本职工作汇报工作周会总结本周部门工作，解决疑难，提执行出工作安排结束5.15.1办公室部管理流程步骤工作程序1 新员工培训2 熟悉业务协助新员工，做好本职工3作4

20、 汇报工作5 周会总结本周部门工作，解决6疑难，提出工作安排7 执行责任部门时限相关记录文件、/ 岗位表格办公室主任新入职员工在职员工在职员工办公室主任办公室主任在职员工5.16车辆管理使用工作流程使用部门前台司机办公室主任提出申请登 记 调审核配取 钥 匙出车，填写 行 车登记表收回钥匙5.16.1车辆管理使用工作流程步骤工作程序责任部门时相关记录文件、/ 岗位限表格1提出申请使用部门2登记调配前台3审核办公室主任1、车辆行驶记录表取钥匙出车，填写行车登2、车辆维修申请单司机3、车辆维修记录表4记表4、车辆加油卡使用记录5收回钥匙前台6. 部门管理制度6.1办公室工作管理规定（暂行）为了保证

21、大家拥有一个良好的办公环境， 提高个人工作质量， 提升公司形象， 特提出以下规定：一、办公桌物品摆放标准1.1 只可摆放在桌面上的东西：1.1.1 文件架统一摆放于桌子的靠角，架上的文件应摆放整齐；1.1.2 办公用品应摆放整齐；1.2 不可摆放在桌面上的东西：1.2.1 所有个人物品如口香糖、纸巾、透明胶等请放在抽屉里；1.2.2桌面下物品应摆放整齐，不得超出桌面边缘；不能杂乱堆放，桌面下所有物品整理好应放到纸箱里。1.3 长时间离开座位和下班时请把桌面物品按规定摆放整齐，下班时请把椅子归位摆放好，将各自位置的垃圾框倒清。1.4 每月擦洗一次自己使用的电脑主机及键盘，爱护电脑。二、公共卫生维

22、护公共区域卫生由办公室统一安排，各值班人员必须提前十分钟到办公室，并在上班之前打扫好卫生，每一位员工应予以配合。2.1 办公用具统一摆放在一个位置上，用完后应顺手放好。2.2 室不准许存放垃圾，做到纸屑入篓、保持地面清洁。2.3 员工不得在办公室（包括29 层至 30 层走廊）抽烟，保持空气清新；公司在厕所、南侧阳台设立吸烟区，请将烟头放入指定位置。2.4 上洗手间先打开排气扇，保持空气流通；事后自觉冲洗，严禁扔废纸等杂物；出来后请把洗手间门关上。2.5 不乱倒茶水，应倒进指定位置，更不能随意将用水泼到地上。2.6 早餐午餐后请自觉把饭盒和残羹扔到卫生间的垃圾桶，擦拭干净桌面。2.7每周六 1

23、3:00-13:30为办公区大扫除时间，全体办公人员都参加，由办公室统一安排。节假日及临时性的大扫除由办公室安排。三、会议室区域维护3.1 会议室要保持整齐、干净，非开会或会客时要保持会议室的卫生，禁止喧哗。3.2 会议后应保持会议室干净整齐，请把个人垃圾物品带走，把椅子归位放好。3.3 会客人员会客后请收拾好会议室，把椅子归位，用过的茶具整齐放在茶水间，保持会议室干净整齐。3.4 会议室的办公设备使用后请关闭电源，归位放好。四、办公区域其他规定4.1 穿着打扮4.1.1正式工作人员应佩戴工作证，临时或新聘用人员应佩戴临时工作证。4.1.2办公人员着装应整洁、干净，禁止衣装不整，夏天禁止穿背心

24、、拖鞋上班。4.2 言行举止4.2.1办公工作推行普通话制度；4.2.2禁止在办公区打闹、大声喧哗，严厉禁止在办公区吵架；五、处罚5.1 最后下班的员工应检查所有办公设备、空调、灯、排气扇、饮水机、门窗等是否已关闭，锁好门后方可离开。5.2 上述条款由办公室监督执行，并进行不定期检查，如发现有违规者；第一次予以书面警告，第二次予以罚款50 元。款项交办公室统一处理。六、附则6.1 本规定适用于在公司办公区围所有员工。6.2 本规定自 2010 年 12 月 28 日公告之日起正式执行。6.2会议管理规定（暂行）第一条目的召开会议旨在加强各部门之间、公司成员之间的沟通，以促进工作的有效开展。为了

25、提高会议效率，明确会议运营的基本事项和原则，特制定本规定。第二条适用围本规定适用于公司部的所有会议。第三条一般原则1减少会议次数原则（ 1）对除例行的各类会议召开的必要性，需严格审查。（ 2）严格限定出席会议人数。2严守时间原则按通知时间准时开会， 迟到罚款 50 元；无特殊原因不得请假， 无故缺席罚款 100 元。如遇特殊情况需提前请假，并指定代表人参加。会议出席情况做好签到并记入出勤。3会议纪律（1）开会期间手机调成振动，重大会议期间手机应关机。未调成振动或关机的罚款 50 元/ 次。（2）会前尽量不安排会客和接打，以免影响会议进程。（3）如有需要，各办公室应留有一人值班。（4）款项直接交

26、会议组织者或会后两个工作日交办公室统一处理，过期不交加倍扣罚。4效率性原则会议布置根据各会议的规定执行，由组织部门整理会议记录，定好任务完成要求和时间及跟踪验证人，并跟踪落实会议决议执行情况。会议记录及时交办公室备案。参会人有责任记录会议容（应使用固定记录本），传达会议精神，落实会议决议。会议完成情况会由办公室进行统计计入管理人员考核。第四条 会议分类和要求公司会议按类型可分为行政管理会议、销售统计会、生产调度会、部门会议及其他临时会议。会议按时间可分为定期与不定期。1、行政管理会议（1） 会议目的：行政管理会议主要是为了贯彻公司发展战略， 销售方向，对公司一周工作进行安排并对上周工作进行总结

27、， 确保公司管理团队与公司发展的整体意识一致，解决公司运行过程中出现的问题。（2） 组织和记录：会议由办公室组织， 总经理主持， 总经理不在时可指定专人主持。办公室负责签到及会议记录并当天整理出会议纪要。办公室做好会议决议落实情况的跟踪。命名：行政管理会议 -20101021（3） 出席人员：总经理、销售副总、销管科、生产技术副总、生产部、技术部、采购部、财务部、办公室、人力资源部、品牌策划与推广部等主要负责人；或临时指定的参加人员。（4） 会议频次：行政管理会议分为例会和临时会议两种； 例会召开时间为每周一下午 6 点；临时会议由办公室通知时间及参会人员。各部门需在规定的时间前到达会议现场。

28、（5） 会议容： 公布公司决策、 管理制度及人事调整； 各部门汇报本部门上周工作及执行情况，下周工作计划及需其他部门协助的工作；针对各部门提出问题或事先议定议题展开讨论；会议当场形成决议，确定完成时间、责任人；未能形成决议的则需责成部门落实。（6）临时会议容：根据召开会议的具体议题发表意见。第五条其他6.3 公司打印机、复印机的使用通告世纪大厦各位行管人员：打印机、复印机不再放纸，所有再生纸和新领用的纸均放在前台处，资料打印及复印人员根据需要领用，并做好登记。要求：1）资料打印人员在打印资料前应先预览打印版面，防止造成纸浪费。2）资料打印、复印人员应提前做好计划，设置好打印份数及复印机使用参数

29、，避免造成浪费。3） 电子档可以解决的问题，如E-mail 可以解决的问题，或者放入U盘可以解决的问题，尽可能不要打印。4）可以使用再生纸打印、复印的资料应尽量使用再生纸。5）草稿，待定稿等以及所有不带有彩色元素的稿件，不要使用彩色打印机。6.4 考勤与休假管理规定一、目的及适用围1、为了确保出勤的准确统计，维持公司正常的工作秩序，特制定本制度。2、本制度适用于公司各职能部门。二、考勤方式及对象1、公司行管人员均使用指纹打卡机进行打卡考勤。2、公司副总级以下员工每天打卡两次（上午上班、下午下班各一次）。出差人员凭员工出差审批单记录考勤。3、销售人员考勤由销管部负责。4、工厂考勤由工厂考勤员负责。三、工作时间员工工作时间采用“标准工时制” ，每