[历史学]06 Excel基本操作

1、第六章 excel基本操作第六章 excel基本操作第一节 excel入门一excel简介excel是微软公司出品的office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表 格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；现在的新版本excel 2000还可以制作网页呢！进入中文excel 2000的操作窗口，这时候鼠标指针是个空心大十字，我们用它单击一个单元格，单元格就有了一个黑色的边框，表示我们选中这个单元格了。excel里面，行有行号，列有列号，每个单元格也有编号。整个表格的列分别用a、b等字母表示，行则是1、2等数字来表示。

2、单元格的名称就根据它们所在的行和列叫做a1、a2、b1、b2，跟坐标一样，单元格的位置就是利用a1、b1这样的坐标来表示的。二输入及自动填充功能现在我们来看怎么向单元格里输入东西：单击左上角的a1单元格，按“ctrl空格”键打开输入法，输入“晓宇”，单元格中就出现了“晓宇”两个字。 这时单元格中多了一个一闪一闪的竖线，就是光标，刚才我们没有进入输入状态，所以光标没有出现，现在进入了输入状态，所以光标也就出现在了输入文字的地方，光标所在的地方就叫做插入点，我们输入的文字会从这里插入到工作表中去。那怎么才能进入输入状态呢？选中单元格以后直接输入文字就自动进入了输入状态，当然还有其它的方法：双击它下

3、面的a2单元格，光标出现在这个单元格中，表示现在也进入了输入状态，输入“excel”。你会发现上面的编辑栏是也显示出刚才所写的文字，编辑栏中可以显示选中的单元格中的内容；把鼠标移动到它上面，鼠标就变成了这样的一个“i”形，单击左键，光标就移动到这个单元格中了，输入“教学”，单元格的内容也随之改变。这里有一个问题需要注意，我们单击选中a1单元格，直接输入“学习”，原来的“晓宇”就被覆盖掉了，因此，在往已经有内容的单元格中添加内容时，如果不想把原来的内容覆盖掉，就一定要双击这个单元格再输入，或者在选中单元格后使用编辑栏来输入。自动填充功能：单击单元格b1，b1就有了一个黑色的边框，表示已经选择了这

4、个单元格。输入表头文字“今日饮料零售情况统计表”。类似地，我们在单元格b4输入“日期”，在f4输入“利润率”，在g4输入“30%”，在b6输入“名称”，依次输入饮料的名称。最后输入一个“合计”。在c6输入“包装单位”，在c7输入“听”，把鼠标移到c7单元格的右下角，鼠标变成黑色十字时，按下左键，向下拖动鼠标，在鼠标的右边就出现一个“听”字，一直拖动到“橙汗”这一行时，松开鼠标左键，包装单位已经自动填充完毕。同样把下面的单位及饮料单价和销量都填好，再在f6和g6中分别填上“销售额”和“利润”。三简单的计算功能后面还空着两列，我们可以利用excel的数据计算功能把这两列的结果自动填上。我们知道销售

5、额等于零售单价乘以销售量，现在单击f7单元格，从表中来看，这个单元格的数值应该是d7单元格和e7单元格数值的乘积，于是我们这样来做：单击编辑栏前面的等号，也就是“编辑公式”按钮，单击d7单元格，编辑栏中就出现了“d7”，从键盘上输入一个“*”号，这在excel中代表一个乘号，然后再用鼠标单击e7单元格，单击“确定”按钮，在f7单元格中就出现了d7单元格和e7单元格的数值的乘积。 你也许会问，为什么用单元格相乘，而不用单元格里的数相乘呢？这是因为在excel中用公式进行自动运算时，公式中所调用的单元格名称，都会被替换成相应的单元格中的数值进行计算，而且即使单元格中的数据发生变化，公式也仍然适用，

6、而不用随之调整。所以在使用公式进行计算时，一般都是直接调用单元格名称的。 接下来我们对公式进行自动填充。把鼠标放到f7单元格的右下角，鼠标变成黑色的十字时按下左键拖动到“矿泉水”一行上，松开左键，excel就自动用我们在开始那行设定的公式把下边这些数值都计算了出来；而且如果你调整物品的单价或销售数量的话，销售额会自动进行调整。四相对引用和绝对引用我们再把“利润”一栏填好：单击选中g7单元格，单击“编辑公式”按钮，接着单击f7单元格，然后输入一个“*”，再单击g4单元格，编辑栏中就出现了算式，将“g4” 改为“$g$4”，用前面讲的方法把这个算式向下填充，现在的数据就是我们想要的了。加不加“$”

7、符号的区别是表示对单元格数据的引用方式不同。比如销售额一栏：f7单元格的公式是“=d7*e7”，f8中的公式是“=d8*e8”，f9中的公式“=d9*e9”，可以看出，引用的单元格总是公式所在的单元格的左边两个，也就是说相对位置是不变的。再看看g列的单元格：从上到下所有单元格的引用中的“$g$4”都不变，而不加“$”符号的都在变化，这就是说引用单元格时如果加了“$”符号就表示绝对引用，无论在哪个单元格进行运算，所引用的都是“$”符号后面所写的这个单元格中的数据；而不加“$”符号的单元格引用就是相对引用，所引用的单元格会随公式单元格的位置变化而发生变化。如果你还是不太清楚，那我们再举个例子看一下

8、：单击h7单元格，用前面说的方法把它的计算公式设置为“=d7*e7”，向下填充；单击i7单元格，将公式设置为“=$d7*$e7”，向下填充。现在就可以看到区别了：i列单元格中每一行的数据都是本行商品的单价乘以商品的销售量得出的，而h列中的数据则都是第七行中d和e单元格的乘积，换句话说，没有加$符号的单元格引用的都是与公式单元格相对位置相同的单元格的数值，而加了$符号的则是引用一个固定的单元格的内容。五自动求和功能接着来把这个表完成。先把后面用不到的这些删除：在h7单元格上按下左键，拖动到i16单元格中松开左键，这样就选中了这些单元格，按一下delete键，就可以把这些单元格中的内容全部删除了；

9、然后单击f17单元格，这里应该是上面数字的合计，我们使用自动 求和功能来做：在f7单元格上按下左键，拖动鼠标到f16单元格，选中它们，单击工具栏上的“自动求和”按钮，f17单元格中就出现了上面的单元格数值的和；单击g17单元格，单击“自动求和”按钮，单元格中出现了求和公式sum，excel自动选择了一个范围，单击“输入”按钮，求和的值就出来了。 对于这种简单的行和列的求和excel的识别还是很准确的，至于复杂的求和的用法我们会慢慢介绍。六粘贴函数及调整列宽现在我们来把日期添加进去。日期可以直接手工加上，但excel提供了一些函数，我们可以把日期用函数来添加进去。 单击c4单元格，单击工具栏上的

10、“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，从左边“函数类型”列表框中选择“日期”，在右边的“函数名称”列表框中选择“now”，单击“确定”按钮，屏幕上就出现了插入函数的提示，单击“确定”按钮，日期和时间就插入进来了。插入日期后单元格的内容变成了“#”，这是因为单元格不够宽，日期和时间没法儿显示全，所以就显示成这样了。我们可以把这一列变宽一些：把鼠标放到列标志行上c列和d列中间的竖线上，鼠标就变成了一个左右带有两个箭头的拖动标记，按下左键向右拖动鼠标，就可以把c列拉宽，看宽度够了就松开左键，日期和时间就可以完全显示出来了。七单元格格式设置这个表格的基本的数据部分已经全部完成了，不过现在的表格实在

11、不好看，而且还不是完全符合我们的要求，我们来把它改变一下。首先重新设置一下日期的格式：单击c4单元格，打开“格式”菜单，单击“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，单击选择“分类”列表框中的“日期”项，单击选择右边“类型”列表中的“1997年3月4日”，单击“确定”按钮，日期和时间的格式就改变了。接着我们来改变表格的外观。就从第一行开始吧：“今日饮料销售情况统计表”应该是在整个表格的中间，而且字也要大一些，下面还有一条线：选中b1到g1几个单元格，单击工具栏上的“合并并居中”按钮，这里的这些文字就到了中间了，而且刚才选中的那些单元格也都变成了一个单元格。单击“字号”下拉列

12、表框的下拉箭头，从列表中选择“18”，单击工具栏上的“加粗”按钮，把文字的笔画加粗，这样表头文字就设置完成了；再来把下面的线加上：在单元格上单击右键，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，从“线条”列表框中选择一种稍微粗一点的线型，在左边单击“底部框线”按钮，单击“确定”按钮，这条线就设置好了；同样，下面的“合计”也应该占一个比较大的位置，选中b17到e17单元格，单击工具栏上的“合并并居中”按钮，现在“合计”两个字之的距离太小了，给它们中间加上一些空格：在上面的编辑栏的“合”和“计”两个字的中间单击，把光标定位到这里，敲入一些空格，就完成了。

13、现在的表格看上去就差不多了，单击工具栏上的“打印预览”按钮，现在看到的就是实际打印出来的效果了。 你可能已经发现，这些数据中间的线都没有了。刚才的视图中看到的线是excel的分隔线，它们的作用是把excel表的区域划分成一个一个的单元格，以方便我们编辑，而在打印的时候，这些分隔线是不会出现的。如果想让打印出来的表格有框线，就需要这样设置了：单击“关闭”按钮回到刚才的视图，选中这些单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，单击“外边框”按钮，再单击“内部”按钮，单击“确定”按钮，表格的边框就设置好了。单击“打印预览”按钮，怎么样，效果不错吧。 下面我们再进行一些格式设置。单击左边行标

14、志符中的6，选中第六行，单击工具栏中的“居中”按钮，把这一行单元格中的文字都居中显示，然后选中从“名称”到“利润”几个单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“图案”选项卡，单击黄色按钮，把单元格的底色设置为黄色，单击“字体”选项卡，单击“颜色”下拉列表框，选择“红色”，单击“确定”按钮，同样把其它的单元格设置好，表格就漂亮多了。我们再用设置一下最后一行的“边框”：选中第17行，打开“插入”菜单，选择“行”，插入一行，现在原来的17行就成了18行了。选中17行的b到g单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“图案”选项卡，选择“蓝色”，然后单击“确定”按钮。现在是一个大的蓝条，我们把它变窄一点就可

15、以了：把鼠标放到左边这里的17行和18行交界的地方，把边界向上拖，把17行变得窄一些，这样就完成了。 现在看看，还有那些地方没弄好呢？看单价这一列，小数点后应该有两位小数。我们改一下，选中这些单元格，单击工具栏上的“增加小数位数”按钮，小数点后有了一位小数，再单击一下，就是两位了。用同样的方法把销售额和利润两栏都设置好。如果没有问题，就可以把建好的工作表打印出来了。不过为保险起见，我们还是先预览一下：单击“打印预览”按钮，看看没有什么问题，再单击“打印”按钮，表格就打印出来了。八工作簿的操作最后我们把工作簿保存起来。单击工具栏上的“保存”按钮，因为是第一次保存excel会自动弹出一个“另存为”

16、对话框，注意现在保存的位置是“我的文档” 文件夹 ，我们输入一个文件名：“练习”，单击“保存”按钮，excel会自动加上扩展名“.xls”，所以我们保存的文件的名称就叫做“练习.xls”，注意看这个名称已经出现在标题栏上了单击窗口右上角的“关闭”按钮，就退出了excel。保存文件的目的是为了以后可以再次调用，现在看看怎么把保存的文件打开。刚才我们把文件保存在了“我的文档”中，双击桌面上的“我的文档”图标，打开“我的文档”文件夹，找到刚才保存的“练习.xls”，双击它，excel就会自动启动，并把这个文件打开了。如果你要建立一个新的工作表，直接单击工具栏上的“新建”按钮，就会新建了一个工作表。好

17、了，现在我们学习了输入数据、自动填充、公式计算、自动求和、插入时间函数、设置单元格的格式等内容，如果这些内容都掌握了，完成简单的表格计算应该不成问题。excel还有很多东西，我们会在以后的教程中继续讲解，逐步深入。第二节 excel基础知识一. 新建和打开工作簿在安装了office之后，单击windows桌面左下角的“开始”命令，在弹出的菜单中单击“新建office文档”项，打开下图所示对话框：我们可以新建任何一个office组件的文档，还可以使用模板来建立一个新的工作薄。选中“空工作簿”项，单击“确定”按钮，就启动了excel并建立了一个新的工作簿。要想新建一个excel的文档，除了使用“开

18、始”菜单和在excel中使用新建按钮外，还可以这样：在桌面的空白区域上单击右键，在菜单中单击 “新建”项，打开“新建”子菜单，从子菜单中选择“microsoft excel 工作表”命令，如下图所示：执行该命令后，在桌面上出现了一个新的excel工作表图标如下图所示，在文件名称处输入一个合适的名字，注意不要把扩展名“.xls”丢掉。双击桌面上的文件图标就可以打开它进行编辑了。同样，在资源管理器和“我的电脑”中也可以这样新建一个excel工作表。在资源管理器中选择一个文件夹，然后单击菜单中的“文件”菜单，选择“新建”项中的“microsoft excel 工作表”命令，就可以在当前的文件夹中建立

19、一个新的excel工作表；使用右键菜单也可以，这里就不再讲述了；使用“我的电脑”浏览框也一样。 另外，在excel中还有其它的方法新建文档：按快捷键“ctrln”，可以新建一个空的工作簿；打开“文件”菜单，单击“新建”，会打开“新建”对话框如下图：可以使用对话框提供的模板来新建一个工作簿，建立一个空的工作簿可以选择“工作簿”项，然后单击“确定”按钮。使用“开始”菜单中的“打开office文档”项也一样简单：单击“打开office文档”命令，弹出“打开office文档”对话框如下图：从这里我们也可以打开多种类型的office文档，文件列表区域列出了各种类型的文件。要打开excel工作簿，可以单击

20、窗口下面的“文件类型”下拉列表框如图示：从列表中选择“工作簿（*.xl*）”项，在中间的文件列表区域中显示出来的就只有excel工作簿了，从中选择要打开的工作簿，单击“打开”按钮就可以到excel环境中进行编辑了。我们已经知道了在桌面和资源管理器中双击相应的文档可以直接打开这个文档；使用开始菜单中的“打开office文档”项可以打开excel的工作簿；在excel中使用工具栏上的打开按钮也可以打开一个excel工作簿。我们还有其它的方法： 打开“文件”菜单，单击“打开”命令，就会弹出“打开”对话框。在excel中按快捷键“ctrlo”，同样可以弹出“打开”对话框。 在excel的“文件”菜单下

21、方可以看到四个最近打开的文档名称，有时工作重复性高时这样打开文档是很方便的：打开“文件”菜单，在文件列表中选择相应的文件名，就可以打开相应的文档；我们还可以设置在这里显示的文档数目：在“工具”菜单中选择“选项”命令，弹出“选项”对话框如下图：单击“常规”选项卡，在“列出最近显示文件数”后面的输入框中可以设置在“文件”菜单中显示的文件数目；取消这个复选框的选中可以使“文件”菜单中不显示最近打开的文件。二. excel界面的介绍启动excel后可看到它的主界面如下图。最上面的是标题栏，标题栏左边是excel的图标，后面显示的是现在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称；标题

22、栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的windows应用程序都有。标题栏下面是菜单栏，office 2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。因为在office 2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。工具栏的下面就是excel比较特殊的东西了，左边是名称框，我们可以在名称框里给一个或一组

23、单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮：左边的错号是“取消”按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的对号是“输入”按钮，就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了；等号是“编辑公式”按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。名称框下面灰色的小方块儿是“全选按钮”，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。全选按钮右边的a、b、c.是列标，单击列标可以选中相应的列。全选按钮下面的1、2、3.是行标，单击

24、行标可以选中相应的整行。中间最大的区域就是excel的工作表区，也就是放置表格内容的地方；工作表区的右边和下面有两个滚动条，是翻动工作表查看内容用的。在工作表区的下面，左边的部分用是用来管理工作簿中的工作表，如下图所示。我们把一个excel的文档叫做工作簿，在一个工作簿中可以包含很多的工作表。sheet1，sheet2等等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿，就好像我们的帐本，每一页是一个工作表，而一个帐本就是一个工作簿了。 左边是工作表标签，上面显示的是每个表的名字。单击“sheet2”，就可以转到表sheet2中，同样，单击“sheet3”，“sheet4”，都可以到相应的表中。

25、四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置，即从sheet2开始显示，单击带竖线的向右箭头，最后一个表的标签就显露了出来；单击向左的箭头，下面的整个向左移动了一个表，单击带竖线的向左的箭头，最左边的b表就又是sheet1了；而且这样只是改变工作表标签的显示，当前编辑的工作表是没有改变的。 界面的最下面是状态条。excel的状态条可以显示当前的键盘的几个lock键的状态，右边有一个“num”的标记，表示现在的num lock是打开的，按一下键盘上的“num lock”键，这个标记就消失了，表示不再是num lock状态，按一下“cap lock”键，就显示出ca

26、ps，表示caps lock状态是打开的，再按一下cap lock键，它就会消失。我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖条，如下图所示，拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它放在界面的任意位置。有时我们不能看到全部的工具栏，此时单击工具栏右边的箭头，会弹出一个面板，从面板中可以选择所需要的功能按钮。我们可以不使用excel的菜单和工具栏隐藏功能：在菜单栏中单击右键，在打开的菜单中选择“自定义”命令，打开“自定义”对话框如图所示：单击“选项”选项卡，把“个性化菜单和工具栏”一栏中的“菜单中最先显示最近使用过的命令”前面的复选框去掉，然后单击“关闭”按钮就可以取消e

27、xcel对菜单的自动隐藏功能。 其它选项设置都很简单明了，用户可以根据喜好自己定义。三. 保存工作簿单击工具栏中的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令可以实现保存操作，在工作中要注意随时保存工作的成果。在“文件”菜单中还有一个“另存为”选项。前面已经打开的工作簿，如果定好了名字，再使用“保存”命令时就不会弹出“保存”对话框，而是直接保存到相应的文件中。但有时我们希望把当前的工作做一个备份，或者不想改动当前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，这时就要用到“另存为”选项了。打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，弹出“另存为”对话框。这个对话框同我们前面见到的一般的保存对话框是相同的，同

28、样如果想把文件保存到某个文件夹中，单击“保存位置”下拉列表框，从中选择相应目录，进入对应的文件夹，在“文件名”中键入文件名，单击“保存”按钮，这个文件就保存到指定的文件夹中了。在excel中打开“文件”菜单，单击“保存”命令。如果文档没有保存过，会弹出“保存”对话框。在“保存位置”中选好目录，在“文件名”中输入名字，单击“保存按扭”就可以了。如果编辑的文件以前已经保存过了，则自动进行保存一次，不弹出对话框。按快捷键“ctrls”也与单击“保存”命令效果相同。四. 多个工作簿之间切换编辑工作表还要知道的就是如何在几个同时打开的工作簿之间切换。现在我们切换到刚才打开的另外一个工作簿中去。打开“窗口

29、”菜单，当前同时打开的文件簿列表如下图所示：菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称，而且在当前在编辑的工作簿的前有一个对号，单击下面另外的工作簿名称，当前编辑的就成了这个工作簿。如果要回到刚才的工作薄就再单击“窗口”菜单，选择原来的工作薄名称，又切换回来了。如果excel窗口中同时打开了不只一个文件，在的多个文档之间切换还可以使用windows切换程序的快捷键“alttab”来实现：按下“alttab”键，桌面上会出现下图所示窗口：它们代表不同的文件，我们可以按住alt键不放，多按几次tab键，选中想要编辑的工作簿后放开键盘，就能切换到想要的文件中了。五. 关闭工作簿单击标题栏上的“关闭”按钮

30、的作用是退出excel。如果同时打开了两个工作簿，单击“关闭”按扭会同时将这两个工作簿都关闭。如果要关闭的只是当前编辑的一个，可以单击菜单栏上的“关闭窗口”按钮，工作簿就被关闭了。 单击“最小化”按钮，界面中工作簿就变成了小条：我们可以用鼠标任意的拖动，改变它们的位置，这样在同时使用多个工作簿时就可以方便地选择要编辑的工作簿，切换起来也很容易。如果想关闭当前编辑的工作簿，则可以打开“文件”菜单，单击“关闭”命令，就可以将当前编辑的工作簿关闭,另一个工作簿变为编辑状态。如果在改动之后没有存盘，excel会弹出保存的提示对话框。在这个对话框中，如果确认所进行的修改，就选择“是”，否则就选择“否”；

31、如果还想继续编辑，单击“取消”按钮就可以了。六. 退出excel如果想退出excel，打开“文件”菜单，单击“退出”命令（按“altf4”键），就可以退出excel了。如果在选择了退出时excel中的工作簿没有保存，excel会给出未保存的提示框如上面“关闭文档”时的提示。选择“是”或“否”都会退出excel，选“取消”则不保存，回到编辑状态。如果同时打开了多个文件，excel会把修改过的文件都问一遍是否保存。第三节 建立工作表一在单元格里输入数据我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，

32、然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。首先把表头输入进去：单击选中a1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法：例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。自己试着做一个表吧！再应用自动填充功能填入一些数据。在编辑栏或单元格中输入单元格内容后，按回车可以将输入的内容确认，同时当前选择的单元格将变成输入内容单元格下

33、面的一个单元格。我们可以设置回车后选择的移动方向：打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，在这里有一个“按enter键后移动”复选框，我们可以从下面的下拉列表框中选择移动的方向是上、下、左还是右。如下图：如果去掉这个复选框的选择，那按回车的作用就只是确认当前的输入，而不会移动了。按f2键就可以直接在当前单元格中输入数据，其效果与双击单元格类似。如果你不希望双击单元格可以输入数据，可以把这个设置去掉：打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，清除“在单元格内容直接编辑”前的复选框，单击“确定”按钮，这样就不能通过在单元格中双击

34、来编辑单元格内容了，按f2也只能在编辑栏中进行编辑了。有时使用excel进行一些资料的整理，此时会需要在一个单元格中输入几段的内容，按回车的作用并不是在单元格中进行分段，在一段的结束按住alt键按回车，这样才能在一个单元格中使用几个段落。二简单的计算在电子表格中经常需要计算数据，当然可以在外面把数据计算好了再输入进来，不过，我们最好还是使用excel自身的计算功能，这样改动起来就很方便。现在我们来看一个表格，把每人每次的购买总额计算出来：选中“总值”下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入“=c5*d5”，在这里，不用考虑大小写，单击“输入”按钮，确认我们的输入，就在这个单元格中输入了一个公式

35、。输入公式可以从表里选，也可以直接输入，只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途：有时输入有困难，就要从表里选择；而有时选择就会显得很麻烦，那就直接输入。还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开始加一个等号，这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。现在，单击e5单元格，然后用鼠标拖动边框右下角的小方块，向下填充就可以了。用鼠标拖动进行填充时可以向下进行填充，也可以向上、向左、向右进行填充，只要在填充时分别向上、左、右拖动鼠标就可以了。除了使用鼠标拖动进行填充外，还可以使用菜单项进行填充：选中要填充的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，从打开的子菜单中选择填充的方向，就可以了。

36、有时我们需要输入一些等比或等差数列，这时使用填充功能就很方便了，在上面输入“1”，下一个单元格输入“2”，然后从上到下选中这两个单元格，向下拖动第二个单元格的黑色方块进行填充，可以看到所填充出来就是一个等差数列了。等比数数列的填充需要这样来做：首先在单元格中填入数列开始的数值，然后选中要填充数列的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，选择“序列”命令，选择“等比数列”，步长值设置为“2”，单击“确定”按钮，就可以在选定的单元格中填入了等比数列。如下图:使用菜单项打开的对话框来设置序列还可以设置序列产生的方向是横向或竖向，也可以填充日期。如果我们要填充的日期的变化不是以日为单位的话，就要用到

37、这里的日期填充来做了；有时我们不知道要填充的东西到底有多少个单元格，比如一个等比数列，我们只知道要填充的开始值和终值，此时我们就可以先选择尽量多的单元格，在“序列”对话框中设置步长和终值。如下图:三相对引用和绝对引用随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。下面讲一下“c4”、“$c4”、“c$4”和“$c$4”之间的区别。在一个工作表中，在c4、c5中的数据分别是60、50。如果在d4单元格中输入“=c4”，那么将d4向下拖动到d5时，d5中的内容就变成了50，里面的公式是“=c5”，将d4向右拖动到e4，e4中的内

38、容是60，里面的公式变成了“=d4”。现在在d4单元格中输入“=$c4”，将d4向右拖动到e4，e4中的公式还是“=$c4”，而向下拖动到d5时，d5中的公式就成了“=$c5”。如果在d4单元格中输入“=c$4”，那么将d4向右拖动到e4时，e4中的公式变为“=d$4”，而将d4向下拖动到d5时，d5中的公式还是“=c$4”。如果在d4单元格中输入“=$c$4”，那么不论你将d4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$c$4”。 原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。怎麽样？绝对引用与相对引用的区别搞清楚了吗?自己试试,就会清楚一些了!四

39、名称的使用命名后的单元格可以通过名字选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进行选择，并直接在公式中进行调用。命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下图：在编辑栏中直接输入公式“=e5*折扣”，然后向下填充，这一列填充的效果与左面一列的结果是完全相同的，使用名称对单元格调用是绝对调用。在excel中建立数据表还可以使用数据清单的形式，这里首先要知道一件事情：在excel中数据是按照记录来识别的，默认的一行为一个记录，而在数据记录的上面是列标题，而数据清单就是基于这个概念进行设计的，使用起来也要符合这个概念。将列表栏输入到表格中，然后选中标题栏，选择“数据”

40、菜单。单击“记录单”命令，excel可能会显示这样一个对话框。对话框说找不到标题，提示我们是否使用选中的单元格的第一行作为列标题。单击“确定”，表示要将首行用作标题，从而与其它数据相区别。如果要创建标题，请单击“取消”按钮，然后在各列顶端输入相应的标题。五调整行、列宽调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。这样自动设置，比自己拖动简单多了。我们可以可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽，但是这样不能达到精确的效果，下面的方法可以精确的设定行

41、高和列宽。行的高度设置：打开“格式”菜单，单击“行”项，从打开的子菜单中选择“行高”，可以打开“行高”对话框，设置好行高，按下“确定”按钮。 选择“格式”菜单的“行”子菜单中的“最适合的行高”命令，其效果和双击行标间的横线相同。列宽的设置：打开“格式”菜单，单击“列”项，从打开的子菜单中选择“列宽”，打开“列宽”对话框，在这里输入列宽的数值，单击“确定”按钮。 选择“格式”菜单中“列”子菜单中的“最适合的列宽”命令，其效果同双击列标中间的竖线效果是相同的。第四节 编辑工作表一选定操作区域选定操作区域的方法有很多：如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格)

42、可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。如果要选定不连续的多个单元格，就是按住ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和选择等等。选择连续单元格时会遇到要选择的单元格在一屏上无法全部显示的情况，如果用拖动鼠标的方式很难准确选择，这时我们可以使用键盘的shift键配合鼠标的单击来进行单元格的选择。先选中要选择区域的开始单元格，使用滚动条翻动到末尾的单元格，按住“shift”键单击要选择区域的结束单元格，

43、就可以选择这些单元格了。二定位的使用选中要选择空单元格的区域，然后打开“编辑”菜单，单击“定位”（使用快捷键ctrl+g可以打开“定位”对话框）。在“定位”窗口中单出“定位条件”按钮，在弹出的对话框中选择“空值”，再单击“确定”按钮。这么就可以选中了。在编辑栏中输入“0”，按住ctrl键，单击“输入”按钮，则所有选中的单元格都输入了“0”使用定位通常是批量选择一定范围内符合一定条件的单元格，尤其是不连续的单元格。如果你在工作表中对一组单元格有一个名称定义的话，可以使用名称来选择单元格。如果把这一个部分单元格命名为“first”，然后打开“定位”对话框，可以看到“定位”列表中就出现了我们命名的单

44、元格。选择刚才设置的名称，单击“确定”按钮，可以直接选中命名的单元格。如果要结合定位条件，只需要在选择了区域名称以后单击“定位条件”按钮设置定位条件就可以了。三复制、移动和删除复制单元格的方法：选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。现在的office 2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪贴操作：在工具栏上单击右键，从打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪贴板工具栏显示在了界面中。现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来一，进行复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个，这样就单击剪贴板工具

45、栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。 移动单元格：有时我们会对表格或部分单元格的位置进行调整，此时用移动单元格是很方便的。选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。在剪贴板工具栏中除了每个条目有一个按钮外，

46、共有三个按钮，分别为复制、全部粘贴和清空“剪贴板”。复制就是把选中的内容复制到剪贴板中；全部粘贴可以一次把所有的剪贴板条目粘贴到选定位置；而清空剪贴板按钮的作用就是把当前剪贴板的内容全部清除。快捷操作方式：1. 复制：可以使用“编辑”菜单中的“复制”命令和快捷键ctrl+c来把选定内容复制到剪贴板中；或者使用右键菜单中的“复制命令”也可以。我们还可以不通过剪贴板进行复制：选择要复制单元格，使用移动的方法来移动单元格，但是同时按住ctrl键，此时会看到鼠标指针上增加了一个加号，移动到合适的位置松开左键和ctrl键，单元格内容就复制过来了，这在同一屏幕上的单元格复制时很有用。2. 粘贴：可以使用“

47、编辑”菜单中的“粘贴”命令和快捷键ctrl+v来把剪贴板中的内容粘贴到选定位置；使用右键菜单中的“粘贴”项也可以；对于剪贴板中有多项内容的情况，这样只能粘贴最后一项。3. 剪切：可以使用“编辑”菜单中的“剪切”命令和快捷键ctrl+x来对选定内容进行剪切；右键菜单中的“剪切”命令也有同样的效果。4. 删除：使用“编辑”菜单“清除”子菜单中的“内容”项，作用和使用delete键是相同的；或者使用右键菜单中的“清除内容”命令。四撤消和恢复如果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮，把操作撤消。如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：单击工具栏上的“恢复”按钮。不过要注意一点，恢复一定

48、要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了；再就是你可以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。可以使用“编辑”菜单中的“撤消”和“恢复”两个命令来实现撤消和恢复功能；也可以使用快捷键“ctrlz”和“ctrly”来实现撤消和恢复功能。五插入和删除对工作表的结构进行调整，可以插入行、列、单元格。右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在选中的行前面插入一个行了。然后就可以输入数据了。插入列 和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。还可以

49、插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。有插入当然有删除了，这个很简单，删除行，可以选中这一行，然后从右键菜单中选择“删除”命令；列则可以选中列，从右键菜单中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。插入单元格：在要插入单元格的地方用右键单击，在弹出的菜单中单击插入项，就可以打开插入单元格的对话框了，选择其中的一个选项，单击“确定”按钮，就可以插入

50、单元格了。快捷操作方式：1. 插入行：前面使用了选中行再使用插入菜单中的“行”项来在当前选中的行前面插入一行。也可以这样来插入一行：在要插入行的行标上直接单击右键，在弹出的菜单中单击其中的“插入”项，就可以插入一行了；还可以使用插入单元格的方式来插入一行，在要插入行的一行的任意单元格上单击右键，选择快捷菜单的插入项单击，打开“插入”对话框，选择“整行”，然后单击“确定”按钮，我们同样可以在前面插入一行。2. 插入列：同插入行一样，在要插入列的列标处单击右键，从弹出的菜单中选择“插入”项单击，可以在当前列的前面插入一列；打开单元格插入对话框，选择“整列”项，单击“确定”按钮也可以插入整列。六查找

51、和替换下面来看看在excel中的数据的查找和替换。有这样一个表，我们要把其中的 “可乐”替换成“可口可乐”，这时就用得到查找和替换功能了。打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”，在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”，然后单击“查找下一个”按钮，excel就会自动找到第一个，如果需要替换，就单击“替换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了。现在我想看看“雪碧”都在哪些地方有，打开“编辑”菜单，单击“查找”项，打开“查找”对话框，在文本框中输入“雪碧”，在下面的下拉列表框中选择“值”一项，单击“

52、查找下一个”按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。查找和替换只能使用excel提供的查找和替换对话框来进行，按ctrl+f键，我们可以打开“查找”对话框，单击“查找”对话框上的“替换”按钮，可以把“查找”对话框变成“替换”对话框；在excel中按快捷键ctrl+h键也可以打开“替换”对话框。 设置查找范围：在查找和替换时可以设置范围，打开“查找”对话框，单击“范围”下拉列表框，可以设置从公式、值和批注中进行查找。七对工作表的操作我们来看一个表格，这是员工的考查表，现在我们的这里又新来了两名员工，需要为他们添加两张表格我们使用移动和复制功能来添加另外两个人的表格：在标签栏中的任意标签上

53、单击右键，在打开的菜单中单击“移动或复制工作表”项（左图），出现“移动和复制工作表”对话框（右图），将“建立副本”复选框选中，选择“下列选定工作表之前”列表中的“移到最后”项，单击“确定”按钮，我们就在最后面建立了当前选中的工作表的一个副本；修改一下人员名字和部门等信息，这个表格就可以使用了；同样的方法建立另外一个表，这样我们的两个表就添加完了。双击表底下的标签，就可以在标签上输入文字了，我们输入这个人的名字，然后按回车，现在我们就把这个表的标签改动了；同样把其它的人的也改动过来，这样就直观多了。现在我们再把这些表格的位置调整一些，把相同类的人员放到一起，以方便查看：首先我们看哪些人是稿件人员

54、，在标签栏中单击右键，从快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，然后打开“编辑”菜单，单击“查找”命令，在查找内容输入框中输入“稿件”，然后单击“查找下一个”按钮，excel就会自动在所有选中的工作表中查找符合条件的字符，现在excel找到了合适的字符，并把当前编辑的工作表自动切换到了这个工作表中，单击“关闭”按钮关闭“查找”对话框；在标签栏中选中这个表，打开“编辑”菜单，选择“移动或复制工作表”命令，打开“移动或复制工作表”对话框，选择列表中的第一个表，不要选中这个建立副本复选框，单击“确定”按钮，我们就把这个工作表移动到了第一个表的位置上；同样把其它的部分工作表也移动到合适的位置就可以了。如

55、果要插入工作表，或者称为新建工作表，我们可以直接打开“插入”菜单，选择“工作表”命令，就可以在当前编辑的工作表前面插入一个新的工作表，而且会自动把当前编辑的工作表设置为新建的工作表。 要删除工作表，首先选中要删除的工作表，打开编辑菜单，选择“删除工作表”项单击，我们就可以把当前编辑的工作表删除了。移动工作表：在要移动的表的标签上按下鼠标左键，然后拖动鼠标，在我们拖动鼠标的同时可以看到鼠标的箭头上多了一个文档的标记，同时在标签栏中有一个黑色的三角指示着工作表拖到的位置，在想要到达的位置松开鼠标左键，我们就把工作表的位置改变了。如左下图：复制工作表：这个同移动工作表是相对应的，用鼠标拖动要复制的工

56、作表的标签，同时按下ctrl键，此时，鼠标上的文档标记会增加一个小的加号，现在拖动鼠标到要增加新工作表的地方，我们就把选中的工作表制作了一个副本。如右上图。工作表的重命名：除了双击工作表的标签栏外，我们还可以右键单击要更改名称的工作表，在弹出的菜单中选择“重命名”命令，然后在标签处输入新的工作表名；还可以先选中要重命名的工作表，打开“格式”菜单的“工作表”子菜单，选择“重命名”命令，也同样可以改变当前工作表的名称。八保护工作表和工作簿有时我们自己制作的表格不希望别人进行修改，这时我们就要对工作表进行保护。最简单的保护就是将工作表隐藏起来。打开“窗口”菜单，单击“隐藏”命令。这样当前的工作簿就隐

57、藏了起来。取消隐藏也很简单，打开“窗口”菜单，单击“取消隐藏”命令。正规的保护是这样的：打开“窗口”菜单，单击“保护”项，从打开的菜单中选择“保护工作表”命令。打开“保护工作表”对话框，选择要保护的内容，这里我们全选，输入密码，单击“确定”按钮。出殃“确认密码”对话框，再次输入密码，单击“确定”按钮。这样我们就给这个工作表增加了一个保护密码，关闭并保存这个工作簿，再次打开它，在我们设置了保护的工作表中就不能进行修改了；如果要进行修改，就打开“工具”菜单的“保护”子菜单，单击“撤消工作表保护”命令，会弹出“撤消工作表保护”对话框，输入密码，单击“确定”按钮就可以继续修改工作表了。这是对工作表的保护，可以设置工作簿的保护，设置方法同工作表的保护基本相同，只是要选择“工具”菜单下“保护”子菜单中的“保护工作簿”命令。第五节 设置工作表的格式一单元格的格式设置格式设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、更清楚。表头文字应该居中，且字应该大一些。选择要居中放置的单元格，单击工具栏上的“合并并居中”按钮，这样就可以让选中的单元格合并为一个单元格，并使其文字居中放置了。