工程档案管理制度 (3)

1、工程档案管理制度 (3)工程档案管理制度1总那么1.1为确保工程档案的齐全、完好、精确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺当到达建立工程文件归档整理标准gbt/50328-2014的要求，特制定本制度。1.2根本建立工程档案资料是指在整个建立工程,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括工程的提出、调研、可行性讨论、评估、勘测、设计、施工、调试、生产预备、试运行、移交生产、开工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。1.3根本建立工程档案资料是企业的珍贵财宝，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。根据中华人民共和国档案法，各级人员做

2、好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的工程所形成的、具有保存价值的文件材料，仔细做好立卷归档工作，并确保档案的完好性、精确性。2 工程档案管理制度2.1档案资料管理2.1.1工程档案资料工作是工程建立过程的一局部，应纳入建立全过程管理并与工程建立同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、搜集、归档工作进展监视、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。2.1.2为了便于各个管理环节的连接，档案资料室装备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案爱护设施和办公设备。2.1.3工程建立中，各种技术资

3、料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。2.1.4购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按方案办理，或托付有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收前方可办理报销手续。22归档文件的质量规定2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本即必需有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必需加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档。2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单含工程联络单等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原

4、件；验收签证单中的各方人员必需签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名归档。2.2.3调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或一般色带打印件，以保证字迹的耐久性。2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件不能用复印件归档。2.2.5书写规定a书写字迹工整，图样清楚。b书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。c文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。2.2.6书写材料的大小尺寸应标准,装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进展书写和留有信息。3 工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理

5、，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的供应利用，特制定本制度。3.1工程文件接收3.1.1各单位供应给工程部的工程文件工程技术文件、图纸资料由档案资料室统一接收；3.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。3.1.3档案资料室对接收的工程文件资料，必需进展数量和外观质量检查，发觉问题应准时通知寄发单位补发。3.1.4档案资料室对接工程文件应准时建立工程文件接收总登记帐和分类帐簿式台帐和电子台帐，并能利用计算机进展各类工程文件的查询检索。3.1.6登记完毕的工程文件，应准时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表准时分发给有

6、关单位和部门。3.1.7对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥当收存，并仔细执行密级文件资料的借阅规定。3.1.8档案资料室仅对归档的工程文件资料施行整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进展整编作业。3.2 工程文件资料发放3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。3.2.2呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。3.2.3档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料当工程施工图、设备资料份数有限时，档案资料室仅供应施工单位一套或二套文件，缺乏局部施工单位可托付档案资料室向设计院提出增加施

7、工图供给数量；设备资料文件缺乏局部，由施工单位自行联络复制，复制的设备资料应加盖“复制件印章。3.2.4分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。3.2.5为避开工程文件资料分发过程中可能出现的错发觉象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。3.3设计修改通知单、工程联络单、传递及管理规定3.3.1设计修改通知单、工程联络单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联络单中所指定的部门准时传递并建立签收记录。3.3.2设计修改通知单、工程联络单原件一律准时交档案资料室归档保存，工程完毕后由档案资料室向设计院供应全部设计修改通

8、知单、工程联络单的复印件供设计院编制开工图。3.3.3凡涉及设计修改、变更，档案资料室应准时在归档图纸的副本对应卷册图纸名目上加盖设计修改印章，并将变更单复印件准时放入卷册内。4档案部门职责参建单位总承包、发包、建立、设计、施工、监理、承办单位应按各自的职责，将负责承建、承办的工程文件材料进展搜集、积累、整理，根据归档要求移交建立单位。工程实行总承包的，由总承包单位负责对其总包工程的文件从形成到编制的全过程进展监视、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建立单位提交全套完好、精确系统的符合档案标准标准的工程档案。由建立单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责搜集、积累、整理

9、其承包工程的全部文件。建立单位各机构：负责对形成或收到的有关建立工程的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、开工、试运行及验收等全部工程档案进展搜集、组织及汇总整理。设计单位：负责对形成的根底材料和工程设计等文件进展搜集、积累、整理。施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、开工图、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。监理单位：负责对各参建单位在工程建立中文件的形成及开工档案的编制进展监视与审核，特殊是对开工图完好、精确、系统进展监视和审查。负责搜集、积累、整理、归档工程监理文件。建立单位托付监理单位负责监视、检查工程文件的搜集、积累和完好、精确、系统状况，并审核、签署。

10、同时向建立单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。试运行单位：负责搜集、积累、整理在生产技术预备和试运行中形成的文件。施工单位归档范围负责提交施工，安装全部技术记录含隐藏工程的各种资料。负责提交分部试运记录及验收签证书。负责提交分部试运阶段的方案、措施。负责提交移交试生产前的消缺记录。负责提交全部机组建立期间的工程联络单及总结。负责提交档案归档的名目清单(含电子版名目)。调试单位归档范围负责提交所担当的调试工程的调试方案、措施与调试报告等。负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。负责提交档案归档的名目清单(含电子版名目

11、)。设计单位归档范围负责提交工程工程各设计阶段的设计文件。负责提交全部设计修改通知单。负责按时提交全套完好的开工图一式八份。并实在执行开工图编制的有关规定。负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完好的开工图光盘一套负责提交设计总结。负责提交档案归档的名目清单(含电子版名目)质量监视部门质量监视中心站与质量监视站监理部门归档范围负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监视部门的归档案卷施行审查，对被监理单位归档文件的完好性、精确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完好齐

12、全的证明材料。对不符合归档要求档案的处理：对各单位供应的不符合规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进展整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料归档不完好,不符合有关归档规定者,不能进展工程决算,各项工程开工决算的最终付款必需由档案资料室对开工资料签收合格后支付。工程档案的鉴定和销毁对归档和发放后多余的工程文件和各部门用法后回收的图纸资料，先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁看法，报公司总工及经理批准前方可销毁。对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经公司总工及经理批准后施行,并对被销毁档案名目进展去除。档案销毁必需严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地