XXXX工程公司办公设备及物品管理规定

1、xxxx工程公司办公设备及物品管理规定xxxx工程公司办公设备及物品管理规定第一章总则1.1目的。为加强办公设备及用品使用管理，规范办公操作行 为，维持止常工作秩序，保全公司资产，特制定本管理规定。12原则。有效控制，规范行为，保全配备，美化环境。本规定是公司对员工使用办公设备及物品，进行规范、规划、 配置、控制、保管的过程，主要包括：办公设备、办公器材、办公用 品、办公家具及非生产资料等方面的管理。1.3本制度适用公司本部、各部门、下属公司、厂、项冃部。 由行政人力资源部解释说明、拟定修改及组织实施。第二章办公设备和用品分类办公设备和属公司固定财产，分类如下：2. 1办公设备。主耍包括电脑及

2、电脑的各种组件、电脑软件、 网络设备、打卬机、复印机、扫描仪、摄像机、照相机、空调机、电 风扇等设备器材。2. 2办公家具。主要包括办公桌椅、文件柜等。2.3办公用品。包括低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。 低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等。管制文具：订书机、打孔机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器个人保管物品：个人使用保管的300元以下并涉及今后费用开 销的物资。2. 4通讯设备。电话机、传真机等。2. 5生活用品。床铺用品、文体用品、厨房用品。第三章 办公设备及用品的采购和管理3.1办公物资的釆购，原则上由行政部统一购买和调配，属特 殊物资经总经理同意，可由申购部门自行购买。申购

3、物品应填写物品 申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，行政部批准；300元 以上(含300元)的征得部门经理同意后，经行政部初审，报总经理 批准。3. 2采购程序由申购部门填写办公设备采购申请表；行政部初审；总经理审批；行政部按清单采购；(5)财务资金统筹划拨。3. 3采购由行政部指定专人负责或委托采购，并采取以下方式:(1) 定点：公司采用投标定点采购或指定大型超市进行团购。(2) 定时：每月月初进行物品采购。(3) 定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。(4) 特殊物资：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。对于 专业设备或大件设备，须委托有经验人员采购或专业技术人员采购委 托验

4、收。3. 4采购人员注意事项(1) 采购人员须清楚了解申购物品性能要求，不明之处须与申购 部门或管理员联系，在未明确之前，不得擅自采购；(2) 釆购须物票相符，票据真实；(3) 采购须保证物品质量，价格合理；(4) 采购费用报销须实报实销，不许虚开多报；(5) 采购物品须经有关使用人员或专门指定人员验收合格后方 能由管理员入帐并由有关人员办理领用手续；(6) 对于无计划、无申请、无审批的釆购一律不给予报销；对于 采购的物品无发票的一律不给报销，如有特殊情况作特殊处理。3.5办公物资由行政部负责统一管理。3.6购入各类耐用低值易耗品，行政部设立专册，分类做好耐 用低值易耗品登记后，方可办理报销手

5、续。3.7行政部应逐步建立办公用品耗用量标准，做到有计划、有 台帐、有控制、有考核，每月进行分类分部门统计核算。3.8员工的文具物品、通讯设备、办公用品均须到行政部办理 领用手续后使用。3.9凡借用公司办公器材需填写物资借用单，并市部门经理签 字认可。310借用物资超时未还的，行政部有责任督促归还。3. 11借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。第四章 管理人员职责及有关规定4. 1部门经理职责设立本部门设备管理员，安排管理员，将采购的物品验收合格 入库后，详细做好进出和结余台帐；明确办公设备编号，并在办公设备上贴上明确标识；对于办公设备应归员工个人使用、保管，分配到员工个人；

6、进行使用登记；办公设备分布和归使建立详细本部门管理档案，明确设备分 布位置和归使负责人；须跟踪和确认交换使用办公设备的去处，并做好登记；进行每半年定期全面及日常不定期部分固定资产检查和盘 点，对违反规定人员提出处理意见；4. 2员_£职责员工应本着爱护公物、节约的原则，每个员工有权利和责任 维护公用设备，使用人须自觉妥善放置和保管好设备，否则检查或盘 点发现未能妥善保管或有损坏，要求个人负责赔偿；不许浪费使用或故意损坏办公设备；未能合理使用而损坏办公设备（除设备正常损坏外），使用人 自购新件或照价赔偿，并给y通报批评；借用办公设备，须及时归还，否则因丢失或被损坏，由借用 人负责购置新

7、件偿还或照价赔偿，并予以批评；办公设备原则上只能于上班时间使用，不许外带；属共用设 备，不得独占私用；未经同意，不许乱拿乱用他人或公司共用办公设备；原则上不允许在公司机器上配备私人部件，如须配备须通知 行政部进行登记备案；不允许使用办公设备做与工作无关的事或私人项目；不允许在工作场所使用电脑玩游戏和浏览与工作无关的网 页；(10) 设备使用人须无条件配合管理员进行设备核查工作；(11) 对故意毁坏公司公用设备的人员进行检举揭发，予以检举人 适当的奖励；4. 3办公设备交换、更换和报废管理对于分配到员工个人的办公设备，不许擅自交换，如实际工 作需耍，人员之间进行临时设备部件交换使用，须口头征得部

8、门经理 同意和通知行政部后进行交换使用;如因设备损坏或老化须升级更换设备，须经行政部或专业人 员检查确认后，更换设备人员须填写设备更换申请表，填妥表单 并有部门经理、行政部及公司领导审批签署后方能更换设备；交换或更换办公设备如不及时通知行政部或作登记，待行政 管理员核查发现不实，将作警告处理，如因交换或更换造成遗失的将 要求当事人赔偿；如设备损坏，使用保管人须填写设备损坏登记表，填 明损坏原因，便于行政部安排维修；设备因损坏或老化无法使用，经过专业人员确认后交回 按公司有关固定资产的报废程序办理。第五章电话、传真机、复印机的使用管理5.1电话使用管理 电话使用管理按公司的行政发字20051 号

9、文关于办公电话管理规定的通知有关规定执行。5. 2传真机管理5.2.1传真机市专人操作、管理。凡传有密级的文件、材料必 须经行政部审批同意后办理。5. 2. 2要严格控制电传使用，非急需传递的函件不要用电传。 5.2.3坚持“明来明复，密来密复”的原则，不得明密混用， 密级明传。5. 4复印机管理5. 4. 1.复印机由指定人员管理和操作，由行政人力资源部协助 监管。5. 4. 2.设立“复印机使用登记本”。每月做好使用纸张统计及 耗材核算，月底报行政部。公务复印费用计入部门办公经费开支。5. 4.3严格管控耗材。复印后操作人员须认真准确填写。包括复印部门名称、复印人的姓名、复印吋间、复印件的

10、名称、底稿张数、 成品张数、作废张数、纸张规格及总张数。5.4. 4复印资料管理。(1) 复印文件、资料，要从严掌握。复印有密级的文件资料， 必须经过部领导的审批。绝密文件及行文部门规定不准翻印的文件， 未经行文部门的批准不准复印。(2) 非本部门文件、资料和与工作无关的材料，不得在部内复 印。如有特殊情况，需经部领导批准并作安排。(3) 严禁把有密级的文件拿到社会上营业性的复印场所复印。(4) 机要文件严格保密，废旧资料纸张要在当天及时销毁。第六章电脑设备管理制度6.1电脑设备配置市公司集中进行定额统购，实行电脑管理责 任到人制。除办公纸张以外的其他电脑耗材以及电脑的日常维修等费 用实行限额

11、报销的制度，超出定额部分的费用由个人负责。公司本部 每台电脑每月限额50元报销。其他部门可参照此标准执行。6.2电脑系统和应用软件系统均由行政部统一安装，工作需要 加装软件要报告行政部，个人不得擅自安装工作应用以外的其他软 件。6.3为避免电脑屮毒或引起系统冲突，不得擅自更改电脑的机 器名和ip地址等系统设置，同时也不得擅自挪动电脑及配逍硬件和 软件设备。6. 4公司员工应遵守公司的保密规定，禁止非法进入他人电脑, 操作他人文件。电脑共享文档的信息属公司机密，未经批准不准向任 何人提供、泄露。6.5信息载体(软盘、光盘、u盘)必须安全存放、保管、防 止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出公司外

12、泄给他人。6.6公司提供给电脑上网是查阅工作相关信息使用，员工不得 访问与工作无关和一些非法网站，以免电脑中毒或引起系统冲突。6.7电脑管理实行责任到人制。员工应爱护各种设备，降低消 耗费用，按规范要求操作、保养。每天下班后离开办公室前要保证将 电脑关闭，电源断开，避免不必要的资源浪费及安全事故。6. 8在设备使用中出现故障，必须及时通知行政部，由行政部 安排技术人员进行维修，不得自己拆卸电脑。第七章工程项目部办公设备及用品管理7.1项冃部办公设备和用品实行以下管理制度：(1) 公司岀资购买；(2) 项目部领用；(3) 在使用期间负责管理维护费和分摊折旧费；(4) 工程竣工回收公司。7.2工程

13、竣工回收制度。项冃部所有办公设备和用品是公司的 资产，在项目竣工后，所有设备和用品要上交冋收公司，行政部负责 按“领用责任书”的登记清单核对回收。损坏或损失的按原价赔偿， 任何部门和个人不得变买处理。7. 3购买和领用程序。项目部如需配置办公设备,原则上要领用 使用公司现有可调配的办公设备或用品,确需新购按以下审批程序办 理：项冃部填报物品购置中请表或中请报告；工程部初审；项口主管领导审批；行政部审核；(5) 总经理审批；行政部按清单采购；财务资金统筹划拨。项口经理签定领用责任书，办理领用。7.4领用责任人及有关规定：项目经理是设备领用责任人。凡 未经审批程序擅自购置办公设备或用品的，公司不予

14、以报销，费用自 负，视情节轻重给予警告或记过处罚。损坏或损失的按原价赔偿，任 何部门和个人不得变买处理。第八章奖惩规定81有下列事情之一者，予以记功：(1) 对设备管理制度在执行过程中，向提出书面的合理化改进建 议，经公司研究采纳施行，确有成效者。(2) 节约物料耗材或对废料利用提出持续性整改建议，确有成效 者。(3) 遇有意外事件，采取适当措施，及时保护公共财物者。8. 2有下列事情之一者，予以记大功并予以适当物资的奖励：(1) 遇有意外事件或灾害，奋不顾身，不畏艰险，维护和抢救公共 财物，避免和减少重大损失,确有功绩者。(2) 向公司提岀开源节流的提案，经公司研究采纳施行，对公司 确有贡献

15、，并使营运成本降低，利润增加者。(3) 检举揭发违规或故意毁坏公用设备的现象，发现职责外的设 备故障，了以速报或及时妥为防止损害者。8. 3有下列特殊事情之一者，予以书而警告：(1) 上班时间，使用办公设备做与工作无关的事或私人项冃造成 设备损坏且程度轻微，偶有违反者。包括在工作时间内，使用公司电 话闲聊工作以外内容、使用电脑玩游戏、浏览与工作无关的网页、上 网闲聊工作以外内容等行为。(2) 因个人过失导致公物损失，情节轻微者。(3) 不爱惜办公物品，偶有浪费耗材，情节轻微者8.4有下列事情z者，予以记小过并处予相应经济处罚：(1) 因人为使用不当造成的电脑设备硬件故障如私自拆卸、带电 插拔、

16、超频使用、机械损伤、病毒、进水、电压不稳等，公司有权按 损坏部件的市场价格耍求当事人赔偿或者更换全新的相同规格型号 的部件。(2) 因个人疏忽、过失行为造成办公设备或物品材料严重损坏或 伤及他人身体者，公司有权按物品的市场价格要求当事人赔偿或者更 换全新的相同规格型号的物品，并承担一切损失。(3) 凡未经审批程序擅自购置办公设备或用品的，费用自负。8.5有下列事情之一者，了以记大过并了以相应经济处罚：擅离职守、玩忽职守或未经许可携带外人入公司参观，导致公 司财物被盗、资料失窃或蒙受重大损失者。(2) 未经有关人员或领导同意，擅自操作他人电脑或职责外范围 的办公设备物品造成损害。(3) 乱拿乱用

17、他人或公司共用办公设备或在公司机器上配备私 人部件造成设备损害。(4) 借用物资超时未还的、丢失、被损坏或离岗移交不清者，视 具体情况由借用人负责购置新件偿还或照价赔偿，照价或折价赔偿。(5) 故意偷窃或侵占公司财物经查事实者。& 6有下列事情之一者，了以辞退：(1)多次违反本规定、屡教不改者，累计警告5次以上；记小过 3次以上；记大过2次以上而且造成重大经济损失，情节严重者。擅自将办公设备和用品进行转租、转让、挪作他用和变卖。(3)故意浪费使用或故意损坏公司公共财物情节严重，造成重大 损失和不良公众影响者。第九章离职移交制度新进人员到职时，经部门经理同意，履行手续，向行政部领用 办公

18、物品；人员离职时，必须向行政部办理工作移交和办公物品归还 手续，未经行政部认可的，不得为其办理离职手续。9.1t作移交制度。离开原职、解除劳动合同或内部调动员t, 应办妥移交手续，才能赴新职单位报到，不能按时办理完移交者呈准 延期办理移交手续，否则以移交不清论处。应将所负责的公物及经办 事务逐件列具清册，在监交人监督下点交接任人员，并会同接任人员 填妥“离岗工作移交报告表”，呈报行政部审核方可办理离岗手续。9.2离岗工作移交报告表。离岗工作移交报告书包括如下移交 项目：印章戳记清册。未办或未了重要案件目录。保管文卷目 录。职责事务目录。保管图书清册。上级指定专案移交事项清 册。工作证。公物。钥

19、匙。9. 3公司工作证。员工加入公司时一律获签发的上岗工作证。 凭此证进入公司上班。员工离职前将工作证交冋行政部。员工遗失工 作证的，应及时通知行政部补办。9. 4钥匙。公司交给员工的所有钥匙必须妥为保管，不得复制, 不得借与他人，员工遗失钥匙的应立即报告。在上班的最后一天交还 给部门经理。9.5办公物资。员工在公司工作期间应爱护一切公物，员工若 离职或调岗，必须按登记的公物清单进行移交给各有关部门，若有遗 失或损坏应照价赔偿。第十章附则10. 1本管理制度经总经理审批后颁布实施，口实施之日起生效, 与之有冲突的规章制度在新制度未出台之前一律以此为准则。本管理 制度未尽事宜，参照公司有关管理规

20、定及最新文件执行。10. 2解释说明权归行政部，任何修改由行政部组织拟定经总经理审批修订完成后实施。10. 3公司所有员工必须严格遵守木管理制度，如有违反坚决按 照本管理制度执行。附件：1.办公设备及用品领用协议书2. 办公设备及用品配置状态表；3. 办公设备及用品采购申请单附件1：编号：xxxx工程有限公司办公设备及用品领用责任书为加强办公设备及用品使用管理、规范及保全固定资产，按照 公司的江路一司2005 12号关于试行的通知，我部门就领用公司 办公设备及用品事宜承诺以下领用责任书：一、领用办公设备及用品配置清单如下：设备名称品牌型号规格设备价值数量单价二、领用时间： 年 月曰。三、在使用期间负责管理维护费和分摊折旧费；四、项目部所有办公设备和用品是公司的资产，在项目竣工后, 所有设备和用品要上交回收公司，行政部负责按“领用责任