原始质资料汇交

1、原始地质资料立卷归档原始地质资料立卷归档及地质资料汇交及地质资料汇交 主讲人：张梅芬主讲人：张梅芬青海省国土资源博物馆青海省国土资源博物馆20122012年年3 3月月八、成果地质资料汇交质量要求八、成果地质资料汇交质量要求有关法规政策文件 1、 地质工作是一个不断进行地质工作是一个不断进行地质探索和地学地质探索和地学知识积累的过知识积累的过程，是在程，是在以往的理论以往的理论上不断创新，在前人取得的数据上利用上不断创新，在前人取得的数据上利用新的理论、手段进行多角度、多方法研究新的理论、手段进行多角度、多方法研究的的实践过程实践过程。原始原始地质资料是指在地质工作中形成的文字、图表、声像、电

2、磁地质资料是指在地质工作中形成的文字、图表、声像、电磁介质等形式的原始数据，是地质工作都者在自然探索中获得介质等形式的原始数据，是地质工作都者在自然探索中获得的知识，也是后人深入研究的珍贵数据。的知识，也是后人深入研究的珍贵数据。 地质工作有多专业性地质工作有多专业性,形成的原始资料与有关的技术文件内形成的原始资料与有关的技术文件内容庞杂多样容庞杂多样,需要按其自然形成规律与内在联系需要按其自然形成规律与内在联系,分门别类分门别类,突突出主体，进行立卷归档后形成出主体，进行立卷归档后形成原本地质档案原本地质档案。 原本地质档案是以报告为单位，每一个报告的形成流程：原本地质档案是以报告为单位，每

3、一个报告的形成流程：立项立项申请立项立项申请下达任务书下达任务书编写项目设计编写项目设计申请矿权及勘申请矿权及勘查许可证查许可证审定设计审定设计野外实施地质工作野外实施地质工作室内综合整理室内综合整理编写报告送审稿编写报告送审稿报告审定报告审定立卷归档立卷归档成果汇交。成果汇交。一、原始地质资料的重要性一、原始地质资料的重要性 原始地质资料是地质勘查、科学研究工作中取得的第一原始地质资料是地质勘查、科学研究工作中取得的第一手数据资料，是编写最终成果地质报告的基础和依据。手数据资料，是编写最终成果地质报告的基础和依据。原始地质资料信息资源丰富、数据相对准确，具有不可原始地质资料信息资源丰富、数据

4、相对准确，具有不可复制性，因此有着成果地质资料不能替代的重要作用。复制性，因此有着成果地质资料不能替代的重要作用。主要表现在以下几个方面：主要表现在以下几个方面： （1）认识的阶段性：）认识的阶段性：在有些原始地质资料中，所涉及的地质、矿产数在有些原始地质资料中，所涉及的地质、矿产数据信息，鉴于当时科学技术水平的限制，地质工作者或研究人员不能正据信息，鉴于当时科学技术水平的限制，地质工作者或研究人员不能正确或全部正确地进行把握，所作出的结论可能不十分准确，甚至完全不确或全部正确地进行把握，所作出的结论可能不十分准确，甚至完全不准确。随着科学技术水平的发展，人们可能需要重新查阅这些原始地质准确。

5、随着科学技术水平的发展，人们可能需要重新查阅这些原始地质资料，重新提取数据进行研究或解释，寻找更接近真相的答案（也就是资料，重新提取数据进行研究或解释，寻找更接近真相的答案（也就是我们常说的地质资料的二次开发利用），一旦取得突破，将会创造巨大我们常说的地质资料的二次开发利用），一旦取得突破，将会创造巨大的经济价值和社会价值。的经济价值和社会价值。 （2）结论的个体差异性：）结论的个体差异性：有些编写者在编写成果地质报告时，有些编写者在编写成果地质报告时，为了支持自己的结论会挑选使用原始地质数据。对不符合自己为了支持自己的结论会挑选使用原始地质数据。对不符合自己结论的某些数据可能会弃之不用。这样

6、得出的结论有可能是片结论的某些数据可能会弃之不用。这样得出的结论有可能是片面的、不准确的。如果将全部原始地质、矿产数据综合分析来面的、不准确的。如果将全部原始地质、矿产数据综合分析来看，由于各自观点不同、站的角度不同、研究水平不同，可能看，由于各自观点不同、站的角度不同、研究水平不同，可能会得出不同甚至完全相反的结论。会得出不同甚至完全相反的结论。 最近还发现有地质报告有造假现象，这就更需要用原始地质资最近还发现有地质报告有造假现象，这就更需要用原始地质资料进行核对料进行核对,揭穿造假，还原真相，避免对国家、集体或个人造揭穿造假，还原真相，避免对国家、集体或个人造成巨额经济损失或不良的社会效果

7、。成巨额经济损失或不良的社会效果。 （3）成果的印证性：）成果的印证性：在成果地质资料印刷出版过程中，由于打在成果地质资料印刷出版过程中，由于打字、排版时校对不够严格，很可能发生手误、笔误等错误，字、排版时校对不够严格，很可能发生手误、笔误等错误，会产生某些数据与结论有矛盾的情况。这就需要查阅原始地会产生某些数据与结论有矛盾的情况。这就需要查阅原始地质资料中的原始数据，一旦发现错误，就可以进行纠正。质资料中的原始数据，一旦发现错误，就可以进行纠正。二、二、原始地质资料立卷归档规则原始地质资料立卷归档规则简简 介介 原始地质资料：原始地质资料：在进行地质工作时直接形成或采集的、反在进行地质工作时

8、直接形成或采集的、反映地质现象或地质体的、以各种载体类型存在的原始记录、映地质现象或地质体的、以各种载体类型存在的原始记录、数据及中间性解译资料、最终地质工作成果原稿等。数据及中间性解译资料、最终地质工作成果原稿等。 原本地质档案：原本地质档案：地质工作中形成的对国家和社会具有保存地质工作中形成的对国家和社会具有保存价值的并归档保存的原始地质资料。价值的并归档保存的原始地质资料。 电子文件：电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信

9、网络上传送的文件。处理，并可在通信网络上传送的文件。 立卷归档：立卷归档：根据原始地质资料形成规律和特点，按有关要根据原始地质资料形成规律和特点，按有关要求收集齐全求收集齐全-系统整理系统整理-组成案卷组成案卷-移交地质档案部门统一移交地质档案部门统一管理的过程。管理的过程。 案卷：案卷：由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 件：件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，正文、归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，正文、表册、附件、图册等一册（本）文件为一件；以能独立有表册、附件、图册等一册（本）文件为一件；以能独立有效使用的电子文件

10、（夹）为一件，数据库或软件文件夹为效使用的电子文件（夹）为一件，数据库或软件文件夹为一件。一件。 地质工作中形成的具有保存价值的原始地质资料，地质工作中形成的具有保存价值的原始地质资料，均属归档范围。均属归档范围。 根据原始地质资料的形成规律、形式特征和内在联系，根据原始地质资料的形成规律、形式特征和内在联系，案卷内的原始地质资料划分为案卷内的原始地质资料划分为“底、测、观、探、样、底、测、观、探、样、试、录、像、综、文试、录、像、综、文”10类类。 具体的分类方法将在后面的原始地质资料工作方法中具体的分类方法将在后面的原始地质资料工作方法中详细讲解。详细讲解。 原始地质资料立卷归档最重要的工

11、作就是为所有文件建立目录。原始地质资料立卷归档最重要的工作就是为所有文件建立目录。本规则本规则规定档号是由案卷号、卷内类别代号、件号组成：规定档号是由案卷号、卷内类别代号、件号组成： 案卷号：案卷号：立卷归档时由地质档案部门赋予案卷的代码。立卷归档时由地质档案部门赋予案卷的代码。 类别号：类别号：用规则中给定的类别代号表示。用规则中给定的类别代号表示。 件号：件号：也就是各类中文件排列的顺序号，以件为单位从也就是各类中文件排列的顺序号，以件为单位从1 1开始编流水开始编流水号，一件一号。件号采用四位阿拉伯数字表示，不足四位的前面填充号，一件一号。件号采用四位阿拉伯数字表示，不足四位的前面填充“

12、0”0”。 档号结构为：案卷号档号结构为：案卷号+ +类别号类别号+ +件号。件号。 示例：档号示例：档号1234512345d d00330033中，中，1234512345为案卷号；为案卷号；d d为卷内类别代号，代为卷内类别代号，代表成果底稿底图类；表成果底稿底图类；00330033为件号，代表为件号，代表“底底”字类中第字类中第3333个文件。个文件。 为便于理解，在这里我们要分析一下成果地质资料与原始地为便于理解，在这里我们要分析一下成果地质资料与原始地质资料的不同归档分类方式。质资料的不同归档分类方式。 1、 在成果地质资料中，是按文、审、图、表、件进行分类在成果地质资料中，是按文

13、、审、图、表、件进行分类的。的。在原始地质资料中是按在原始地质资料中是按“底底”、“测测”、“观观”等等进等等进行分类的。行分类的。 2、成果地质资料按文件类型分类，成果地质资料按文件类型分类，原始地质资料按文件内容原始地质资料按文件内容分类。分类。 一般地说，成果地质资料在文件印制时已经把文件号的部分一般地说，成果地质资料在文件印制时已经把文件号的部分信息印在文件封面上了。比如：信息印在文件封面上了。比如：“附图附图1”、“ 附图附图2” 、“附表附表1”、“ 附表附表2”等等。由于成果地质资料的分类为简单等等。由于成果地质资料的分类为简单的文件类型分类，各工作单位都已掌握。所以在印制成果地

14、的文件类型分类，各工作单位都已掌握。所以在印制成果地质资料时，把文件分类信息印在了文件的封面上，我们只需质资料时，把文件分类信息印在了文件的封面上，我们只需在文件上注记案卷号即可。其实它的每一个文件号同样是案在文件上注记案卷号即可。其实它的每一个文件号同样是案卷号卷号+分类号分类号+件号件号 文件目录是由若干个文件条目构成。每个文件条目是文件目录是由若干个文件条目构成。每个文件条目是由由“序号序号”、“类别代字或代号类别代字或代号”、“文件题名文件题名”、“单单位位”、“数量数量”、“密级密级”、“载体载体”、“纸介质盒（袋）纸介质盒（袋）号号”、“电磁载体编号电磁载体编号”、“文件字节数文件

15、字节数”、“备注备注”等等信息项组成。信息项组成。 “序号序号”是所有文件的总是所有文件的总“序号序号”。 文件分为文件分为10类，其排序是按类，其排序是按“底底”、“测测”、“观观”、“探探”、“样样”、“试试”、“录录”、“像像”、“综综”、“文文”顺序排列顺序排列的。这个顺序是不能改变的，如的。这个顺序是不能改变的，如果某一类没有，应按顺序排列后面类别的文件。果某一类没有，应按顺序排列后面类别的文件。 在各个类中，文件的排列顺序应基本按在各个类中，文件的排列顺序应基本按原始地质原始地质资料立卷归档规则资料立卷归档规则中附录中附录a的顺序排列，也可按原的顺序排列，也可按原始地质资料文件形成

16、的时间顺序或本单位历史上原始地质资料文件形成的时间顺序或本单位历史上原始地质资料分类文件排列习惯排列。始地质资料分类文件排列习惯排列。 在原始地质资料立卷归档时，各类中在原始地质资料立卷归档时，各类中 的文件，以件以件为单位，从为单位，从1开始编流水号，一件一号，采用四位阿开始编流水号，一件一号，采用四位阿拉伯数字表示，不足四位的前面填充拉伯数字表示，不足四位的前面填充“0”。这种不。这种不足四位前面填充足四位前面填充“0”的编号形式，为今后建立原始的编号形式，为今后建立原始地质资料目录数据库打下基础。地质资料目录数据库打下基础。 在室内进行原始地质资料文件编写、绘制时，在室内进行原始地质资料

17、文件编写、绘制时，书写墨水应使用碳素或文件记录墨水，要求书写工书写墨水应使用碳素或文件记录墨水，要求书写工整，符号清晰，着色符合规范标准，文字、图等符整，符号清晰，着色符合规范标准，文字、图等符号应着墨牢固。不应使用圆珠笔、彩色笔等易褪笔号应着墨牢固。不应使用圆珠笔、彩色笔等易褪笔迹的材料书写。迹的材料书写。 野外记录应使用适于野外记录并利于长期保存野外记录应使用适于野外记录并利于长期保存的书写材料，对的书写材料，对点号、岩层产状、地层代号、厚度、点号、岩层产状、地层代号、厚度、长度、面积、体积及坐标等重要数据、重要地质现长度、面积、体积及坐标等重要数据、重要地质现象素描图、采样符号以及各种图

18、件均应着墨。象素描图、采样符号以及各种图件均应着墨。 电子文件的数据组织形式，应根据资料类别、数据电子文件的数据组织形式，应根据资料类别、数据成果特点、成果单元构成形式或参考利用方式而定，成果特点、成果单元构成形式或参考利用方式而定，以方便地质档案管理和利用。以方便地质档案管理和利用。 参考附录参考附录a中的归档类目组织文件（依据内容进行中的归档类目组织文件（依据内容进行分类排序。有纸质文件的，应依纸质文件顺序而分类排序。有纸质文件的，应依纸质文件顺序而定），拟定名称定），拟定名称（电子文件名就是档号。文件夹的（电子文件名就是档号。文件夹的名称，依不同级次分别用案卷号、案卷号分类代名称，依不同

19、级次分别用案卷号、案卷号分类代码、档号作为名称），码、档号作为名称），建立文件夹，将电子文件存建立文件夹，将电子文件存入文件夹中。入文件夹中。 1.电子文件目录组织要求电子文件目录组织要求a） 每一项地质工作的电子文档（也就是一个案卷）以一每一项地质工作的电子文档（也就是一个案卷）以一个独立的子目录置于根目录下，形成一级子目录（就是个独立的子目录置于根目录下，形成一级子目录（就是以案卷号为条目组织的目录以案卷号为条目组织的目录)。一级子目录名即为该地质。一级子目录名即为该地质工作形成的地质档案的案卷号，该份电子文档的所有电工作形成的地质档案的案卷号，该份电子文档的所有电子文件均置于此子目录下。

20、必要的管理文件，如：地质子文件均置于此子目录下。必要的管理文件，如：地质档案文件目录（附录档案文件目录（附录b）、备考表（附录）、备考表（附录c）、电子文）、电子文件使用说明书等也应放在一级子目录下；件使用说明书等也应放在一级子目录下；b） 在一级子目录下按卷内文件类别建立二级子目录，用在一级子目录下按卷内文件类别建立二级子目录，用于存放相应类别的电子文件，二级子目录名为于存放相应类别的电子文件，二级子目录名为案卷号案卷号+类别代号类别代号，如，如“331d”存放存放“底底”字类文件字类文件； c） 如果二级子目录下需建三级子目录，在二级子目录下应按如果二级子目录下需建三级子目录，在二级子目录

21、下应按照一件文件一个子目录的原则，再建立若干个三级子目录，照一件文件一个子目录的原则，再建立若干个三级子目录，每一个子目录的名字是该件所对应档号每一个子目录的名字是该件所对应档号(文件号文件号)，它们将分，它们将分别用于存放该文件及其运行时所必须的相关文件（如二次开别用于存放该文件及其运行时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、字库和文件等），且这些相关文件要存放发软件、系统库、字库和文件等），且这些相关文件要存放在一个独立的文件夹中。如果各件电子文件是用同一工具软在一个独立的文件夹中。如果各件电子文件是用同一工具软件形成的，运行时所必须的相关文件相同，则可以将这些相件形成的，运行时所必须

22、的相关文件相同，则可以将这些相关文件以一个独立文件夹的形式直接放在该二级目录下，但关文件以一个独立文件夹的形式直接放在该二级目录下，但应在电子文件使用说明书中进行说明；应在电子文件使用说明书中进行说明； d） 如果三级子目录下还需再建立其它的子目录（文件及文件如果三级子目录下还需再建立其它的子目录（文件及文件夹名可自定），那么创建后应在电子文件使用说明书中进行夹名可自定），那么创建后应在电子文件使用说明书中进行说明。说明。 2.电子文件数据信息及载体的归档要求电子文件数据信息及载体的归档要求 1） 同一案卷（或类目）的数据应存储在一张光盘（磁带、同一案卷（或类目）的数据应存储在一张光盘（磁带、

23、磁盘等）内。若一张光盘（磁带、磁盘等）空间不够，可磁盘等）内。若一张光盘（磁带、磁盘等）空间不够，可存储在多张光盘（磁带、磁盘等）上。存储在多张光盘（磁带、磁盘等）上。 2）电子文件的载体，应采用利于长期保存的高质量载体，）电子文件的载体，应采用利于长期保存的高质量载体，可参照可参照gb/ 18894电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范有关规定。有关规定。本标准推荐采用的载体为只读光盘。不应用软磁盘作为归本标准推荐采用的载体为只读光盘。不应用软磁盘作为归档电子文件的载体。档电子文件的载体。 3）归档的电子文件的载体应无划痕、斑点、霉变、变形等）归档的电子文件的载体应无划痕、斑点、霉变、

24、变形等损伤，应能在通用读取设备上正确读取且不携带病毒。损伤，应能在通用读取设备上正确读取且不携带病毒。4） 电子文件所提供的信息，应齐全、完整、准确。电子文电子文件所提供的信息，应齐全、完整、准确。电子文件一般不加密，如已加密应将密钥同时归档。件一般不加密，如已加密应将密钥同时归档。5） 电子文件数据文件格式应采用通用标准格式，便于数据电子文件数据文件格式应采用通用标准格式，便于数据交换和共享，具体可参照国土资发交换和共享，具体可参照国土资发2006210号号关于关于印发印发的通知的通知中相中相关规定。不宜制作压缩电子文件。关规定。不宜制作压缩电子文件。6）电子文件应附有地质档案文件目录、备考

25、表及电子文件）电子文件应附有地质档案文件目录、备考表及电子文件使用说明书，并打印纸质文件以备查阅。使用说明书，并打印纸质文件以备查阅。7）存储电子文件的载体上应附有外标签，标签内应填写地）存储电子文件的载体上应附有外标签，标签内应填写地质档案案卷号、载体号、题名、写入数据日期等（质档案案卷号、载体号、题名、写入数据日期等（见图见图）。）。三、原始地质资料立卷归档三、原始地质资料立卷归档工作的原则及方法工作的原则及方法(一一 )原本地质档案的立卷工作原本地质档案的立卷工作1 1、原本地质档案是地质工作历史记录，是国民经济建设的重要依据性资、原本地质档案是地质工作历史记录，是国民经济建设的重要依据

26、性资料，原本地质档案质量是地质工作质量管理的组成部分，其质量的好料，原本地质档案质量是地质工作质量管理的组成部分，其质量的好环是以科技文件材料的形成积累质量为基础，因此，加强科技文件材环是以科技文件材料的形成积累质量为基础，因此，加强科技文件材料立卷归档质量验收是保证地质档案质量的一项重要工作。料立卷归档质量验收是保证地质档案质量的一项重要工作。2 2、每个地质工作项目从立项、设计、野外勘测、综合整理、编写成果报、每个地质工作项目从立项、设计、野外勘测、综合整理、编写成果报告、审查验收以及推广应用、成果奖励等各阶段都要保证所形成的科告、审查验收以及推广应用、成果奖励等各阶段都要保证所形成的科技

27、文件材料的完整性、准确性；技文件材料的完整性、准确性；3 3、科技文件材料的形成、积累、立卷工作由承担工作项目的分队（室、科技文件材料的形成、积累、立卷工作由承担工作项目的分队（室、组）完成，并由项目负责人审核签署后向资料室移交。组）完成，并由项目负责人审核签署后向资料室移交。(一一 )原本地质档案的立卷工作原本地质档案的立卷工作1 1、立卷工作、立卷工作地质调查科技活动的真记录反映在地质科技档案中。建立健全科技文件材料地质调查科技活动的真记录反映在地质科技档案中。建立健全科技文件材料的形成、积累、整理、立卷、验收、归档制度，才能保证每个地质工作项目的形成、积累、整理、立卷、验收、归档制度，才

28、能保证每个地质工作项目的科技文件材料完整、准确、系统、规格、清晰、载质、整饰等七个方面的的科技文件材料完整、准确、系统、规格、清晰、载质、整饰等七个方面的归档要求。归档要求。原本地质档案的整理、分类、编号、建帐等工作，按照国土资源部颁发的原本地质档案的整理、分类、编号、建帐等工作，按照国土资源部颁发的中华人民共和国档案行业标准（中华人民共和国档案行业标准（da/t2008da/t2008）“原始地质资料立卷归档规原始地质资料立卷归档规则则”进行进行。 2 2、立卷工作依据、立卷工作依据原本地质档案立卷归档的具体办法：原本地质档案立卷归档的具体办法：中华人民共和国档案行业标准（中华人民共和国档案

29、行业标准（da/t2008da/t2008）“原始地质资料立卷归档规则原始地质资料立卷归档规则”(一一 )原本地质档案的立卷工作原本地质档案的立卷工作地质工作结束时，首先做好立卷工作。立卷工作由该项目负责人组织该项目地质工作结束时，首先做好立卷工作。立卷工作由该项目负责人组织该项目组的地质人员对本项目形成的科技文件材料根据立卷归档办法要求，进行及组的地质人员对本项目形成的科技文件材料根据立卷归档办法要求，进行及时、全面的清理，确定归档范围，使应归档的科技文件材料达到完整、准确时、全面的清理，确定归档范围，使应归档的科技文件材料达到完整、准确、系统。全面质量管理，根据规定进行整理、装订、整饰、分

30、类、编目，组、系统。全面质量管理，根据规定进行整理、装订、整饰、分类、编目，组成保管单位等工作。待验收合格后，做好向资料室移交的工作。成保管单位等工作。待验收合格后，做好向资料室移交的工作。立卷人就是从事项目的地质人员。理由是：立卷人就是从事项目的地质人员。理由是：1 1）立卷是形成地质档案工作的一部分）立卷是形成地质档案工作的一部分2 2）项目工作人员了解资料完整的详细情况；）项目工作人员了解资料完整的详细情况；3 3）能保证立卷的质量和类别划分的准确性。）能保证立卷的质量和类别划分的准确性。(一一 )原本地质档案的立卷工作原本地质档案的立卷工作两个以上单位共同完成的项目由主要负责单位全面完

31、成立卷工作，协两个以上单位共同完成的项目由主要负责单位全面完成立卷工作，协作单位将科技文件材料复制一份交负责单位，本单位只将自己的工作作单位将科技文件材料复制一份交负责单位，本单位只将自己的工作的原始材料立卷。立卷完成，在原本地质档案文件目录备考表中立卷的原始材料立卷。立卷完成，在原本地质档案文件目录备考表中立卷人一栏签字，以示负责。人一栏签字，以示负责。 4 4、立卷时间、立卷时间地质项目野外工作结束后，地质成果报告审查验收前，先对该项目的地质项目野外工作结束后，地质成果报告审查验收前，先对该项目的原始地质档案进行立卷工作。取得成果报告最终审查意见后，再将原原始地质档案进行立卷工作。取得成果

32、报告最终审查意见后，再将原始地质档案进行归档工作，将成果报告、审查意见和汇交凭证再补充始地质档案进行归档工作，将成果报告、审查意见和汇交凭证再补充到原始地质资料中到原始地质资料中 。科技档案是科技活动成果的记录，不完成科技文件材料的立卷工作，科技档案是科技活动成果的记录，不完成科技文件材料的立卷工作，地质工作就不算全面完成任务。地质工作就不算全面完成任务。5 5、立档单位、立档单位（1 1）一个地质报告为一个建档单位；一个地质报告为一个建档单位；（2 2）一个矿区，几次工作后，完成一个报告所取得的全部科技文件材料一个矿区，几次工作后，完成一个报告所取得的全部科技文件材料建一档；建一档；(一一

33、)原本地质档案的立卷工作原本地质档案的立卷工作一个矿区，多次工作，每完成一个阶段就编写一个地质报告，每一个一个矿区，多次工作，每完成一个阶段就编写一个地质报告，每一个报告的科技文件材料建一档。有几个报告建几档。报告的科技文件材料建一档。有几个报告建几档。同一矿区、同一时期、同一单位工作结束后编写几个矿种的报告，一同一矿区、同一时期、同一单位工作结束后编写几个矿种的报告，一个报告的科技材料建一个档个报告的科技材料建一个档 6 6、立卷程序、立卷程序（1 1）地质工作申报项目批准后，项目成立后，由项目负责人选定一名兼）地质工作申报项目批准后，项目成立后，由项目负责人选定一名兼职资料员，负责该项目的

34、科技文件材料的形成、积累、收集、整理、职资料员，负责该项目的科技文件材料的形成、积累、收集、整理、保管工作；保管工作；（2 2）地质工作中全程收集工作中形成的地质科技文件材料，建立各类的）地质工作中全程收集工作中形成的地质科技文件材料，建立各类的收集袋保管；收集袋保管；（3 3）地质项目工作结束，开始综合整理，按资料归档要求开始立卷工作）地质项目工作结束，开始综合整理，按资料归档要求开始立卷工作(一一 )原本地质档案的立卷工作原本地质档案的立卷工作7 7、立卷方法、立卷方法收集收集：按照项目工作规范要求的内容和已确定的应归档的科技文件材料种：按照项目工作规范要求的内容和已确定的应归档的科技文件

35、材料种类和数量，收集齐全。类和数量，收集齐全。分类分类：分类工作依据相应档案的规定的立卷分类要求进行，将同类的科技：分类工作依据相应档案的规定的立卷分类要求进行，将同类的科技文件放在一起文件放在一起排序排序：将同类别的科技文件材料按：将同类别的科技文件材料按有机联系和形成时间先后有机联系和形成时间先后进行排序进行排序整理：整理：应着墨归档的科技文件材料进行着墨，应着墨归档的科技文件材料进行着墨，例如：柱状图、剖面图、槽、井探素描图；野外记录本中点号、产状、样例如：柱状图、剖面图、槽、井探素描图；野外记录本中点号、产状、样品编号、地质素描图等。品编号、地质素描图等。(一一 )原本地质档案的立卷工

36、作原本地质档案的立卷工作成册的科技文件材料的装订成册的科技文件材料的装订一般为一般为a4a4，每册装订的高度不超过，每册装订的高度不超过2cm2cm，a3a3规格的，应在左侧装订，规格的，应在左侧装订，不加硬封面，方便折成不加硬封面，方便折成a4a4规格装入资料盒；规格装入资料盒；a a、用棉线装订，左侧或上方装订，去金属铁钉、用棉线装订，左侧或上方装订，去金属铁钉b b、一册中有多份内容的，应编卷内目录、一册中有多份内容的，应编卷内目录c c、编页码，从正文开始，从工作出发起编流水号，封皮、封底、目录三、编页码，从正文开始，从工作出发起编流水号，封皮、封底、目录三项不编号项不编号d d、加贴

37、外归档封皮，用白乳胶贴、加贴外归档封皮，用白乳胶贴e e、归档封皮的内容：、归档封皮的内容： （1 1）原本档案印章：有档案号、分类代字、顺序号组成。）原本档案印章：有档案号、分类代字、顺序号组成。(一一 )原本地质档案的立卷工作原本地质档案的立卷工作（2 2）密级、保管期限）密级、保管期限（3 3）科技档案归档种类）科技档案归档种类（4 4）项目名称、案卷名称（文件题名）项目名称、案卷名称（文件题名）（5 5）共）共 页：在这一册中除了档案封皮外，存在的页数页：在这一册中除了档案封皮外，存在的页数（6 6）工作单位：本项目工作的实施单位）工作单位：本项目工作的实施单位（7 7）归档日期：年、

38、月、日）归档日期：年、月、日 f f、记录本中的空白页应去掉，原来的硬的外皮去掉、记录本中的空白页应去掉，原来的硬的外皮去掉 g g、叠图：、叠图： 原始资料的图件按规格折成原始资料的图件按规格折成a4a4大小（大小（212129.7cm29.7cm），图面向里，纵向上方），图面向里，纵向上方一个头，横向手风琴式，图签折在外。不同尺寸的科技文件材料要折叠为统一个头，横向手风琴式，图签折在外。不同尺寸的科技文件材料要折叠为统一规格。一规格。（二）原本地质档案的验收1、验收责任档案验收是成果验收重要部分，档案验收不合格，项目不算最终完成任务档案验收人员有责任帮助、指导，把档案质量搞上去。所以，档案

39、验收人员，一定要了解地质专业知识，掌握档案要求。严格按验收标准验收2、验收重点1）核对档案完整程度 2）科技文件材料整理质量（二）原本地质档案的验收3、立卷质量要求1）必须全面、系统、真实地反映地质科技文件材料形成的全过程2）符合科技活动的各项规范要求3）符合档案保护技术条件的要求4）具体质量要求： 地质科技文件材料完整； 材料的数据准确 科技文件材料排列系统 成果资料编排符合规格 字迹工整清晰 载体符合要求 整饰美观（二）原本地质档案的验收3）分类准确性；4）编号是否正确5）地质档案文件目录各项内容是否填写齐全、正确；6）组卷排列是否合理4、验收标准归档的科技文件材料质量要全面符合部颁地质工

40、作的有关规定、规范和原本地质档案立卷归档办法 （1989年8月20日地质矿产部全国地质资料局：地资198918号通知印发)质量要求包括：完整、准确、系统、规格、清晰、载（体）质（量）、整饰七个方面。完整：地质工作项目从立项起到工作结束以及推广应用、成果奖励各个阶段，应归档的科技文件材料要齐全成套，每一件科技文件材料反映的内容完整。（二）原本地质档案的验收准确：科技文件材料要如实反映生产、技术科研活动内容，原始资料数据准确，符合野外客观实际，责任签署完毕，按审查（批、核）权限规定审查（批、核）批准。科技文件材料内容与审批（批、核）文据一致，归档范围、立卷类别划分准确、合理。系统：各类科技文件材料

41、整理系统科学、符合其自然形成规律及保持内在联系，符合地质工作的客观规律，符合突出主体。规格：各类科技文件材料格式及规格大小符合有关地质工作规范和归档保存要求。清晰：文字记录、计算数据、图面注记等要书写清楚，字迹工整、清洁美观。载质：各类科技文件材料应选用优质载体。整饰：野外编录中的各种素描图、重要数据、观测点、样品编号、标本编号等一律着墨。6、立卷质量审查人 立卷完毕，由项目技术负责人按照应归档的范围，根据立卷办法审查，合格后在原本地质档案文件目录备考表中审查人一栏签字，以示负责。6、立卷质量审查人 立卷完毕，由项目技术负责人按照应归档的范围，根据立卷办法审查，合格后在原本地质档案文件目录备考

42、表中审查人一栏签字，以示负责。 原始地质资料立卷归档工作的基本原则原始地质资料立卷归档工作的基本原则 “ “完整有序完整有序”。 完整：就是在地质生产及科研工作中产生的完整：就是在地质生产及科研工作中产生的所有所有有保有保存价值的文件、信息材料都要进行立卷归档，归档文件的存价值的文件、信息材料都要进行立卷归档，归档文件的内容要素构成应完整，并符合地质规范的要求。也就是说，内容要素构成应完整，并符合地质规范的要求。也就是说，文件材料数量要齐全，其内容构成也要齐全。文件材料数量要齐全，其内容构成也要齐全。 有序：就是归档的原始地质资料每一个案卷的管理要有序：就是归档的原始地质资料每一个案卷的管理要

43、有序，每一个案卷中所有文件材料及信息管理也要有序。有序，每一个案卷中所有文件材料及信息管理也要有序。也就是要按照也就是要按照原始地质资料立卷归档规则原始地质资料立卷归档规则进行分类排进行分类排序，建立卷内目录。只有有序才能对原始地质资料进行有序，建立卷内目录。只有有序才能对原始地质资料进行有效管理，才能提供优质服务。效管理，才能提供优质服务。 资料工作人员要通过项目评审或其他途径，及时掌握资料工作人员要通过项目评审或其他途径，及时掌握本单位各项目的完成时间，督促项目组及时进行原本单位各项目的完成时间，督促项目组及时进行原始地质资料的立卷归档，并对项目组原始地质资料始地质资料的立卷归档，并对项目

44、组原始地质资料的立卷归档工作进行指导。的立卷归档工作进行指导。包括：协助项目组完成包括：协助项目组完成案卷内文件材料分类，建立目录索引表、编制文件案卷内文件材料分类，建立目录索引表、编制文件目录及正确填写备考表等。目录及正确填写备考表等。同时，资料室工作人员同时，资料室工作人员需提示项目组人员对文件中该着墨的文字、符号、需提示项目组人员对文件中该着墨的文字、符号、线条都要着墨。文件材料的书写要符合档案管理的线条都要着墨。文件材料的书写要符合档案管理的要求。要求。 在项目组完成原始地质资料立卷后，资料室在项目组完成原始地质资料立卷后，资料室工作人员应到项目组，对该原始地质资料的立卷工作人员应到项

45、目组，对该原始地质资料的立卷质量进行实地检查。质量进行实地检查。 检查合格后，项目组将立卷的原始地质资料检查合格后，项目组将立卷的原始地质资料移交到资料室，办理移交手续，填写备考表（移交到资料室，办理移交手续，填写备考表（见见附件四附件四），进行归档。），进行归档。 1 1索取案卷号并填写总帐索取案卷号并填写总帐 资料室需给归档的原始地质资料索取案卷号。即从资料室需给归档的原始地质资料索取案卷号。即从总账簿中索取案卷号，并填写总帐。案卷号一般地总账簿中索取案卷号，并填写总帐。案卷号一般地说是一个大流水号，按归档时间顺序排号。有些资说是一个大流水号，按归档时间顺序排号。有些资料室是按分类编号的方

46、法进行管理的，同样也要索料室是按分类编号的方法进行管理的，同样也要索号，填写总帐。有了案卷号，这份原始地质资料就号，填写总帐。有了案卷号，这份原始地质资料就固定了它在原始地质资料库中的排列顺序及相应的固定了它在原始地质资料库中的排列顺序及相应的存放位置。存放位置。编号：档案号的组成分三部分编号：档案号的组成分三部分（1）档案号：一档一号，一个报告的全部科技文件村料为一档；）档案号：一档一号，一个报告的全部科技文件村料为一档；（2）类别代字：一类一个代字，用汉字表示）类别代字：一类一个代字，用汉字表示（3）件号：以类为单位，一件为一号，用阿拉伯数字，每类从）件号：以类为单位，一件为一号，用阿拉伯

47、数字，每类从1号开始编流水号号开始编流水号 2建立卷内目录建立卷内目录 卷内目录包括封面、索引目录、文件目录、备考表等。首先应建立文卷内目录包括封面、索引目录、文件目录、备考表等。首先应建立文件目录，就是将卷内所有文件材料进行分类，并按规定顺序组织建立件目录，就是将卷内所有文件材料进行分类，并按规定顺序组织建立文件目录。文件目录。 建立目录就首先要知道一个目录条目的构成。它是由文件总顺序号、建立目录就首先要知道一个目录条目的构成。它是由文件总顺序号、类别代字、类中文件序号、文件题名、单位、数量、密级、保管期限、类别代字、类中文件序号、文件题名、单位、数量、密级、保管期限、载体形式、纸介质盒（袋

48、）号、电磁载体编号、电子文件名或文件夹载体形式、纸介质盒（袋）号、电磁载体编号、电子文件名或文件夹名、文件字节数及备注等组成。名、文件字节数及备注等组成。 原档文件目录：一档一册，包括封面、目录索引、文件目录、备考表（封底）四部分组成。原档文件目录由立卷人填写完成。外封面内容：案卷号、密级、案卷题名、工作单位（完成项目实施的单位）、工作时间（起止时间）、归档日期等目录索引表：一类一行，填类别名称、件数、页数、代盒号。 分类目录：按类顺序填写，两类不填在一页上，每类都另起一页，序号从1号开始编。内容有类别代字、序号、件号、文件题名（案卷名称与文件题名必须一致）、单位（书写的文字部分为册，图件为张

49、）、数量（和件号一致）、备注等部分组成。备考表的内容：项目来源、项目周期、项目实施，成果报告终审意见文号及等级、立卷依据、立卷情况及存在的问题（资料齐全程度、缺失原因、资料名称、数量、原因分析。立卷人、审核人分别签名并注名归档日期。 3、组建保管单位、组建保管单位 装盒或装袋，一个盒或一个袋就是一个保管单位。一组有机联系的科技文件材料，组成一个或若干个保管单位不同类的材料，不要放一个保管单位。保管单位号归档后由资料室统一编。 4、建原本地质档案文件目录、建原本地质档案文件目录 建立文件目录一般先从纸质目录部分开始，（目前电建立文件目录一般先从纸质目录部分开始，（目前电子文件都有相应的纸质文件）

50、然后再建立相应的电子子文件都有相应的纸质文件）然后再建立相应的电子文件目录。这是因为不同载体的同一文件，电子文件文件目录。这是因为不同载体的同一文件，电子文件要与纸质文件在文件目录编号上取得一致，但有时，要与纸质文件在文件目录编号上取得一致，但有时，电子文件与纸质文件并不是一一对应的。电子文件与纸质文件并不是一一对应的。 如果一个电子文件对应多个纸质文件，如分幅图，如果如果一个电子文件对应多个纸质文件，如分幅图，如果它在纸质文件中按它在纸质文件中按4 4个实物登记，而在电子文件中是个实物登记，而在电子文件中是1 1个个文件。在文件目录中，纸质文件按实际文件编号的，那文件。在文件目录中，纸质文件

51、按实际文件编号的，那么在文件目录中，电子文件号就取所对应纸质文件的最么在文件目录中，电子文件号就取所对应纸质文件的最小号（小号（见附件二见附件二）。）。 如果分幅图纸其纸质文件目录的编号是一幅如果分幅图纸其纸质文件目录的编号是一幅4 4分图编分图编一个文件号，与电子文件一致就没有矛盾了（一个文件号，与电子文件一致就没有矛盾了（见附见附件三件三）。）。 在建立文件目录时，对于分幅图件的处理有两种方法。在建立文件目录时，对于分幅图件的处理有两种方法。一是每个物理上独立的图件占一个文件号；二是整个图一是每个物理上独立的图件占一个文件号；二是整个图幅占一个文件号。两种方法的侧重点不同。第一种方法幅占一

52、个文件号。两种方法的侧重点不同。第一种方法是侧重实物管理，使每一文件都有一个档号（文件号），是侧重实物管理，使每一文件都有一个档号（文件号），在实物管理中，文件数量清楚，在统计资料总件数时也在实物管理中，文件数量清楚，在统计资料总件数时也比较方便；第二种方法是侧重目录服务，使文件目录更比较方便；第二种方法是侧重目录服务，使文件目录更加简洁、逻辑更为合理。第二种方法由于多张分幅图件加简洁、逻辑更为合理。第二种方法由于多张分幅图件在纸质资料中视为一个文件，所以具有相同的编号，这在纸质资料中视为一个文件，所以具有相同的编号，这样，在实物管理中容易产生问题。为了不产生问题，就样，在实物管理中容易产生问

53、题。为了不产生问题，就要人为再增加一个记号，比如我们在文件注记时，在档要人为再增加一个记号，比如我们在文件注记时，在档号后加一个号后加一个1/41/4、2/42/4、3/43/4、4/44/4等。等。 5 5注记档号注记档号 在原始地质资料中，每一份纸质文件材料都要标在原始地质资料中，每一份纸质文件材料都要标注档号。书本式文件注记在文件右上角：图件类文件注档号。书本式文件注记在文件右上角：图件类文件注记在图签附近。注记档号不能遮盖任何有用信息，注记在图签附近。注记档号不能遮盖任何有用信息，这与成果地质资料的整理是一致的。这与成果地质资料的整理是一致的。 6 6资料排架资料排架 纸质原始地质资料

54、的排架一般按大流水顺序排架，这纸质原始地质资料的排架一般按大流水顺序排架，这与我们的目录管理必须是一致的。特殊材料或不宜折叠的与我们的目录管理必须是一致的。特殊材料或不宜折叠的大型图件应平放或卷放在特殊图柜中。大型图件应平放或卷放在特殊图柜中。 电磁介质可以单独编制电子文档号，也可与纸质资料电磁介质可以单独编制电子文档号，也可与纸质资料使用同一案卷号，各种编号有各自的优点与缺点，应按照使用同一案卷号，各种编号有各自的优点与缺点，应按照本单位的管理特点，选择便于管理、方便使用的编号方式。本单位的管理特点，选择便于管理、方便使用的编号方式。 五、原始地质资料文件的分类五、原始地质资料文件的分类 类

55、是一组具有共同性质和特征的一些事物的组合。类是一组具有共同性质和特征的一些事物的组合。分类就是把具分类就是把具有共同特征的事物区分开来有共同特征的事物区分开来。分类并不是人类创造的，在自然界。分类并不是人类创造的，在自然界中，分类现象比比皆是。比如我们常说的中，分类现象比比皆是。比如我们常说的“物以类聚，人以群物以类聚，人以群分分”，就是一种自然分类。再比如说不同海拔高度的植物的不同，就是一种自然分类。再比如说不同海拔高度的植物的不同分布。这些都是自然分类的结果。人类只是把具体的物质的分类分布。这些都是自然分类的结果。人类只是把具体的物质的分类现象扩展到抽象的事物分类、信息分类概念中，并且创建

56、了目录现象扩展到抽象的事物分类、信息分类概念中，并且创建了目录体系。体系。分类是为了管理、学习研究、查寻检索及统计的需要。比分类是为了管理、学习研究、查寻检索及统计的需要。比如人事管理，我们可以按年龄、性别、学历、职称等进行分类管如人事管理，我们可以按年龄、性别、学历、职称等进行分类管理。再如在学习上，我们往往会把某些具有相同概念的东西归纳理。再如在学习上，我们往往会把某些具有相同概念的东西归纳一起，这样更便于记忆与领会。一起，这样更便于记忆与领会。 没有分类目录的分类是简单的分类，它不能满足精确检索的没有分类目录的分类是简单的分类，它不能满足精确检索的目的。比如自然界中的分类，仅仅是具有共同

57、特性物质的集目的。比如自然界中的分类，仅仅是具有共同特性物质的集合体，不能实现个体的查找。还有一种是简单的人工分类，合体，不能实现个体的查找。还有一种是简单的人工分类，没有目录，适合于不精确查找。比如大型自选市场，就是将没有目录，适合于不精确查找。比如大型自选市场，就是将成千上万种货物分在不同区域，不同货架。购物人员只要根成千上万种货物分在不同区域，不同货架。购物人员只要根据购物指引标志，便可找到所需物品。这种分类管理方法可据购物指引标志，便可找到所需物品。这种分类管理方法可以满足一般购物者的购物要求。因为购物者要购买的物品并以满足一般购物者的购物要求。因为购物者要购买的物品并不一定是精确的。

58、地质档案则不同，它的需求目的性强，是不一定是精确的。地质档案则不同，它的需求目的性强，是比较精确的，所以必须建立文件目录。比较精确的，所以必须建立文件目录。规则规则分类逻辑依据地质工作的不同工作阶段进行分类分类逻辑依据地质工作的不同工作阶段进行分类 1 1成果底稿、底图类（代字成果底稿、底图类（代字/ /代号：底代号：底/d/d） 2 2测绘资料类（代字测绘资料类（代字/ /代号：测代号：测/c/c） 3.野外地质观察类（代字野外地质观察类（代字/代号：观代号：观/g）地质测量工作完成后，地质人员开始在野外进行观察与调查。形成了各种手地质测量工作完成后，地质人员开始在野外进行观察与调查。形成了

59、各种手工记录或电子文件。包括野外地质调查图件、观测记录、照片及底片、工作工记录或电子文件。包括野外地质调查图件、观测记录、照片及底片、工作总结（小结），相关质量检查记录等。总结（小结），相关质量检查记录等。在同一个项目中有区调、物、化探、在同一个项目中有区调、物、化探、矿产、水文地质工作的，先排区调矿产、水文地质工作的，先排区调物探物探化探化探矿产矿产水文地质。水文地质。排序：野外地质填图工作：排序：野外地质填图工作：比例尺从小到大排序比例尺从小到大排序1 1、综合地质草图、综合地质草图2 2、实际材料图、实际材料图3 3、地质工作手图、地质工作手图4 4、野外工作记录本、野外工作记录本5 5

60、、以上工作的质量检查卡片、以上工作的质量检查卡片6 6、地化剖面图、地化剖面图7 7、地化剖面记录表、地化剖面记录表8 8、地化剖面记录本、地化剖面记录本9 9、以上工作的质量检查卡片、以上工作的质量检查卡片 4.4.勘探工程及现场试验类（代字勘探工程及现场试验类（代字/ /代号：探代号：探/t/t） 5.采样测试鉴定类（代字采样测试鉴定类（代字/代号：样代号：样/y） 在野外观察及探矿工程中取得的各种标本、样品需要进行鉴定，这就形成在野外观察及探矿工程中取得的各种标本、样品需要进行鉴定，这就形成了了“样样”字类文件材料。包括各类样品的采样记录、采样位置图、测试字类文件材料。包括各类样品的采样