浅谈电子档案的重要性

1、浅谈电子档案的重要性城建档案馆刘霞近年来，建设系统以办公自动化、政务公开、便民服务为重点， 积极推进城市建设管理信息化，建立了覆盖全系统全行业的工作网 络。伴随着信息技术的广泛应用，城市规划、建设和管理活动产主了 大量的电子文件。而从我们城建档案工作实践來看，随着计算机信息 技术的普遍运用，城建档案管理的对象也由以前的纸质材料为主，逐 渐向纸质材料与多格式、多载体形式的电子文件共存发展，最终实现 以电子文件为主。因此，我们要求在实现城建档案计算机管理的基础 上积极推进城建档案数字化工作，逐步实现档案存储的数字化、检索 自动化以及利用网络化。一、建设电子档案的基本概念与特征优势所谓建设电子文件是

2、指在城乡规划、建设及其管理活动中通过数 字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依 赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主 要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电了文件两大类。建设 电子档案是具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及 相应的支持软件、参数和其他相关数据，主要包括建设系统业务管理 电子档案和建设工程电子档案。建设电子文件的两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算 机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为 “数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别， 也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。需要

3、记录的信息存储于 计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网 络进行传输。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的 各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字 信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。与传统档案相比，它的优势主要在于：1、在城建档案信息资源建设方面，电子档案数据库可与覆盖全 社会各领域包括科技、文化、医疗、电子商业等信息数据库建立互联 关系，为进一步丰富传统档案馆馆藏提供线索和可能。2、在城建档案信息的加工方面，传统城建档案馆馆藏信息经过 数字化加丁处理，成为城建电子档案信息资源的核心组成部分，并生 成适合机检、机读的信息目

4、录和档案参考资料，还可以将经数字化的 深层次编研成果融入数字信息资源库，并在网上发布，为人们提供快 捷的服务。3、在城建档案信息资源的开发利用方面，数字化的城建电子档 案可以凭借网络优势，实现信息资源共享。但是目前的发展现状却是：一方面由于缺乏建设电子文件的管 理、电子档案收集的规范及相应的规定，使得建设设计业、计算机设 计、计算机辅助施工形成的电子文档得不到有效的管理和归档，造成 在建设工程的生命周期中工程施工、施工监理、装修改造、物业管理 等环节不能充分发挥电子档案的作用；另一方面城建档案馆为了提高 信息化管理和服务水平，不得不将接收的纸质档案进行数字化处理， 造成巨大的负担和浪费。二、建

5、设电子档案的全面实现与运用管理建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用，如何保证 信息时代城乡建设活动的真实历史记录长期保存和随时利用，已成为 各地建设部门，特别是城建档案管理部门、建设系统各业务管理部门 以及工程建设、施工、勘察设计、监理等单位所面临的一项紧迫而艰 巨的任务。针对以上情况笔者认为：当今的城建档案馆正面临传统技术与信 息技术应用的“拐点”，开展建设电子文件的接收、保管、利用要与 数字化城建档案馆相结合。可以通过以下几点来完成：第一：数字化城建档案馆是信息吋代城建档案馆的发展方向，通 过数字档案馆系统的建设，实现与建设系统业务管理电子文件归档与 管理系统的衔接，实现建设电子文

6、件的前端控制，确保建设电子文件 的真实性与准确性。第二：开展建设电子文件与电子档案管理的工作要与城建档案信 息资源开发利用工作相结合，城建档案信息资源的开发利用工作是城 建档案信息化建设的核心，建设电子文件是城建档案馆重耍的数字信 息资源源头，我们应该积极运用网络、网站等先进技术和手段，发挥 城建档案部门的信息资源的综合优势，为城市建设、社会发展提供数 字信息资源。第三：开展建设电子文件与电子档案管理要与建设电子文件的保 管和保护工作相结合。电子文件的出现对传统档案保护工作是巨大的 挑战。要以传统城建档案保护技术为基础，研究新的方法，解决电子 文件的存储格式、长久安全保存等方面的问题，确保电子

7、文件的完整 和长期有效。第四：建立适应信息化管理的城建档案管理体系。从目前城建档 案馆计算机的应用情况看最需要解决的是著录与标引。一个完整的档 案计算机管理系统其工作流程可归纳为：档案数据的收集一档案前处 理工作一档案数据的录入一档案数据的存贮一档案数据的加工一档 案数据整理一档案信息的输出利用。可以看出档案前处理工作即著 录、标引是整个计算机管理系统的基础，前处理工作是由档案部门将 收集到的档案进行分析、加工、组织，最终将原始的档案信息转换成 适合于输入到计算机的形式的过程。这项工作不仅难度大，质量要求 高，而且工作量大，耗时长，是一项比较复杂的技术很强的工作。因 此，作为城建档案管理人员，

8、我们必须要不断地学习城建档案的相关 业务知识来提升自己的专业水平。第五：要创新工作模式来适应电子文件与电子档案管理的要求。 电子文件和电子档案与传统纸质档案相比，不仅仅是档案载体的变 化，它需要我们用信息技术来改造传统的城建档案工作模式和管理模 式，用创新的工作方式方法来适应信息化社会对城建档案信息管理和 利用的需求，提高公共服务水平和效能，为社会提供更优质的服务。第六：技术创新是开展电子文件与电子档案管理的保障。电子文 件和电子档案依赖于计算机等数字设备阅读、处理，其真实性、准确 性、完整性和有效性必须借助于系统、设备以及技术方法来进行管理 和实践。要通过技术创新来实现对建设电子文件与电子档案的“收”、 “管”、“用”。通过建立“数字城建档案馆”这个平台整合建设系统 各行业、专业管理部门、建设工程单位产生的业务管理电子文件和建 设工程电子文件，实现建设电子文件和电子档案的集成管理。当然，我们还应积极探索档案信息数字化新途径。网络、通信技 术与档案信息数字化相结合是城建档案管理的必然