论企业中的档案管理

1、论企业中的档案管理论企业中的档案管理摘 要：企业档案管理是企业管理工作的重耍组成部分，在企 业运作中发挥着重要作用。目前很多人没有认识到企业档案管理工作 的重要性，企业档案管理的现状不容乐观，还存在诸多问题亟待改进。 本文主要从分析企业档案管理的现状入手，提出改善企业档案管理的 措施。关键词：企业档案管理现状 措施企业档案管理是企业管理工作的重耍组成部分，真实地记录了企 业生产、党的建设、职工队伍建设、企业文化建设等方面的历史内容， 在企业运作中发挥着积极作用。企业档案管理工作与其他管理工作不 同，这不仅是档案部门的工作，更需耍全体人员的参与。企业档案管 理水平是衡量企业管理水平的重要尺度，随

2、着企业改革的推进，企业 档案工作也面临着新耍求，企业档案工作不断完善管理手段，在加强 档案管理，提高档案管理信息化方面取得了突出成绩，促进了档案管 理水平的提升。但新形势下还存在诸多问题，如何使企业管理适应新 形势，是企业档案管理面临的匝要问题。本文主要从分析企业档案管 理的现状入手，提出改善企业档案管理的措施。一、企业档案管理工作的现状1、服务意识差，档案信息资源开发力度不够企业档案管理中提供利用档案的方式有三种，较为常见的是利用 档案原件；用档案里资料的复印件代替原件使用；结合档案内容编写 参考资料，也就是做档案的编研工作。但在具体工作中，企业档案管 理只是简单地进行了档案的归档、整理、保

3、管等工作，其服务只注重 表层，积极主动性不够，基本上是被动地工作，没有进行深层次的档 案信息资源开发、资源整合工作等，档案资源还只是一些资料，没有 转化为生产力。企业对档案管理的重耍性认识不够，档案信息资源的 经济效益、社会效益没有得到重视。2、档案管理分散，不利于资源共享档案管理基本原则要求档案管理工作实行统一领导，分级管理方 式，保护档案的安全，这样有助于资源共享。企业档案管理在企业运 行中发挥着重要作用，需要长远保存的档案要由企业档案部门统一管 理，其他各部门不能分散管理，也不能把档案据为己有。统一管理有 助于维护企业档案的完整性，提高档案的安全性。现阶段，一些企业 的人事档案、基建档案

4、、财会档案等没有进行统一的管理，还是由各 部门分散管理，有的甚至无人管理，有的也意识到了档案管理的重要 性，配备了专门的档案人员，但由于档案管理水平参差不齐，档案的 安全、完整还是无从保障，不利于资源共享，也不能给使用者提供快 捷的服务。3、档案人员整体素质不高，更换频繁档案管理是一项政治性、服务性较强的工作，加强档案管理，需 要工作人员热爱本职工作，既懂科学技术，乂懂档案管理工作的专业 知识，具备较高的政治素质和业务能力。但一些企业对档案管理存在 思想认识上的误区，认为档案管理是操作性、常规性的工作，不需要 什么专业技能，只要识字就能做好此工作。很多单位的档案人员年龄 偏大，知识文化水平较低

5、，没有经过档案专业培训，整体素质不高, 很难适应新形势下企业档案工作需求。同吋，企业改制后，各部门精 简人员，企业档案人员更换频繁，档案的收集、整理、保管工作不能 持续进行，不及吋归档、整理，致使有的档案丢失，落到各部门或者 个人手中，对以后档案的利用工作造成难题。4、档案馆藏良莠不齐，档案鉴定工作开展不力档案管理并不是一成不变的，为了保管有价值的档案，应剔除销 毁失去保管价值的档案，突出重点，分类管理，提高档案管理的质量， 为档案的利用及资源共享打下良好的基础。一般來说，很多企业的档 案只要进了档案室，就会永远藏匿于档案室，有些档案没有了任何价 值，不能发挥任何作用，长期积压使库存爆满，致使

6、新的、有价值的 档案不能及时进馆。这主要是因为档案鉴定工作开展不力，未成立专 门负责此项工作的机构。5、管理设施不齐全，不能满足档案保管需求档案管理的冃的不是为了获取利益，主要是为了体现社会效益, 一些企业领导比较注重企业经济发展，不注重档案管理，这也使档案 管理滞后于经济发展。很多企业档案管理部门没有专门的经费，档案 管理设施不齐全，不能满足档案管理的需求，不利于档案的安全、完 整保管，从而造成不了弥补的损失。二、改善企业档案管理的措施1 提高档案管理人员的素质企业在发展中必会留下大量的档案资料，如工程图纸、技术资料 等，这些档案资料对企业的运行发挥着重要作用。档案管理人员素质 的高低会影响

7、企业档案管理的优劣，提高企业档案管理人员素质，是 提高企业档案管理水平的需要。首先，企业档案管理人员要具备较高 的职业道徳素质。这就需要档案管理人员树立服务意识，提高服务质 量。同时档案人员要尊重历史，根据史实入档、用档。另外，档案人 员还要有较强的保密意识，不私泄外泄，确保档案安全。其次，档案 管理人员要具备专业素质。这就需要企业档案人员注重专业知识与技 能学习，认识到档案工作的重要性，不断扩大自身知识面，以适应信 息化社会的需求。最后，企业档案管理人员要具备创新意识。企业档 案管理工作要具有开放性，需要创造性学习，用新思维对待新问题, 提高档案管理层次。2、充分开发利用档案信息资源档案管理

8、的目的是提供利用，提高档案管理水平，是要给企业提 供良好的信息服务。因此，企业档案管理要充分开发利用档案信息资 源，为企业发展提供有力的保障。首先，建立网络化系统。企业制定 网络系统吋，考虑档案网络化建设，开发档案信息资源库，使企业各 部门能快速获取所需档案资料，达到资源共享的冃的。通过网络利用 资源，不会造成文件的丢失，也有助于档案的归档。档案人员通过计 算机可以随吋对档案进行归档、分类、整理工作，有效减轻了档案人 员的负担。其次，推进档案的数字化进程。企业档案管理对有重要价 值的档案资料要进行数字化，有些档案由于保存年代已久，拿出来使 用的话很容易损坏，要注重对这些档案的保管，并对这些有重

9、要价值 的档案进行数字化处理，以便永久保存。最后，加强档案信息安全保 障建设。注重档案信息化建设的同时，也注重对计算机档案管理系统 的管理，配备防病毒软件，确保信息安全。3.强化企业档案管理标准化建设企业档案管理首先要确立归档制度。企业所有人员都有建立档案、 保管档案的义务，不能私自截留档案。档案归档有明确的日期限制， 如行政管理、生产技术等方面的管理类文件一年归档一次;产品开发、 基木建设等方面文件材料要在项目完成后半月内归档等。企业档案归 档制度的执行，需要档案人员监管，相关人员积极配合。其次，遵守 档案管理流程。企业档案管理要遵守流程，主要有管理部门、文件整 理、档案分类、档案编号、归档、保存档案、清理档案等方面。最后， 完善档案管理制度。要建立健全的档案管理制度，主要包括档案保管 制度、档案利用制度、档案统计制度等。总之，企业档案管理是一项重要工作，新形势下档案人员要与时 俱进，不断学习新技术，提高档案管理工作水平，为企业和社会提供 优质、高效的服务。参考文献：1