信息时代下电子档案的运用（论文）

1、信息时代下电子档案的运用摘要当今社会是信息化时代，是各种电子技术不断发展的时代, 电子档案也在科技发展的今天不断地在各行各业发展起来，电子档 案的运用面很广，它扮演着替代纸质档案，优化资源的角色。同样, 电子档案的广泛运用也需要各方面的推广工作同时开展起来。做好 档案管理工作，要进一步推进电子档案的建设工作。关键词信息时代；电子档案；技术革新中图分类号tp39文献标识码a文章编号16746708 (2012) 76021602电子档案是指由计算机保存的信息资料，电子档案的载体是计算 机。电子档案的是随着科技不断发展，进步而产生的。在当今时代, 这样一个信息化时代，以往的纸质档案已经不能满足企业

2、或者相关 部门单位的需求，电子档案代替纸质档案成为档案管理的主要手 段，是时代进步发展的必然结果。电子档案相比纸质档案，不仅节 省了大量的纸张资源，而且，电子档案方便，简单的特点极大地提 高了档案储存管理的效率和时间，电子档案具有操作简单，方便的 特点，它避免了纸质档案储存麻烦的问题，而且，纸质档案的保存 期相比电子档案来说就比较短了，纸张不容易接受长时间的储存。 电子档案一旦建立，除非人为删除，否则，没有遇到突发事件的情 况下，能够无限期地保存下去。当今社会不仅是信息化时代，也是 强求节能，节约资源的时代，电子档案是档案管理的一个突破，并 且，在未来社会的发展，必将完全代替纸质档案。1电了档

3、案在企业，公司中的运用企业或者公司一定会涉及到相关档案的建立，管理。企业或公司 中，各种办公档案或者人力资源档案等等都离不开档案储存。企业 是讲求利益最大化的，企业在选择档案管理方式上，就会尽量避免 不必要的开支，另外，企业的档案要满足企业随时可能要查阅的需 求，因此，电了档案便是最佳选择。大部分的企业不会选择采用纸 质档案，首先因为纸质档案不便于马上找到需耍的档案信息，另外, 纸质档案如果涉及到一些公司机密，那么它的保存也就面临一些特 殊要求。电子档案特有的优点很好地解决了这点问题，电子档案易 保存易查找也容易建立，这样的档案管理方式受到了大多数企业或 公司的青睐，企业或者公司在电了档案上的

4、运用面相当的广泛，特 别是在现在这样一个信息化时代，企业或公司的运营也离不开互联 网计算机，很多时候与客户或者部门员工的交流都会透过互联网来 联系，那么一旦要用到相关档案资料，采用了电子档案的企业就能 及时通过互联网来传送相关资料，这样一来，明显提高了企业的办 事效率。企业或者公司采用电子档案是企业发展的需求，电了档案 独特的有点很好地在企业公司的口常工作中起到很大的帮助。一般 来说，企业或者公司都是离不开电子档案的，这是企业更好地发展 的必要手段。倘若采用古板的纸质档案，那么企业或公司的工作就 一定会受到一些阻力。电子档案在企业中的运用是必耍的，这也是 企业明智的选择。就目前的发展趋势，电了

5、档案在企业运用面还将 大大提升，电子档案是信息时代发展的产物，是企业或公司必然的 选择。2电子档案在图书馆中的运用图书馆是一个庞大的信息管理中枢，这样一个庞大的信息管理中 心，不可能依靠纸质档案来建立档案，这样一来，不仅会影响学校 相关部门的办事效率，而且容易造成资料混乱，同时，这也会给图 书馆的管理员的工作造成很大的工作压力。图书馆这样一个庞大的 数据中心，势必耍依靠电子档案的管理来完成档案管理工作。电子 档案可以透过很多方式来实现，譬如通过计算机上的一些软件或者 表格等，也可以通过光盘、磁盘、录像带等等方式来实现，总的来 说，电子档案的形式是多种多样的，电子档案在图书馆中的运用已 经愈來愈

6、普及，儿乎大大小小的图书馆都会用到电子档案來管理相 关档案。图书馆每天要满足大量师生的信息査阅或者图书借阅等需 求，建立有效的电子图书书目档案供师生们查询相关书目才能满足 大量师生的需求，图书馆不可避免的都要建立自己的书目档案管 理，这样一来，才能方便图书馆管理员的工作，对图书的清点工作 以及更新更换等工作也有很大帮助。些大型的图书馆更是有必要 发展电子档案，离开了电子档案，借书者档案管理就出现了问题， 图书馆每天要迎接那么多人的借书需求，借书者的档案建立一定要 高效方便。电子档案就可以很好地解决这个难题，电子档案建立档 案方面，只需耍通过计算机简单的资料登记就能做好图书跟踪记 录，这样就确保

7、了图书馆借书还巧的方便进行。另外，电了档案在 图书馆中的运用还会涉及到一些书籍的更新，更换以及采购。对书 目进行电了档案的统管理，就能方便查询到相关书目的数量情 况，这样一来，就能方便相关部门的图书采购工作顺利地进行。总 的来说，电子档案在图书馆中的运用范围广泛，运用起来也方便。 图书馆是很难脱离电子档案而存在的。3要抓住电子档案的优点，全面推进电子档案的运用工作总结来说，电子档案不仅有方便储存，方便查询以及环保等等的 优点，那么在信息化时代全而发展的当代，电子档案的推广，普及 运用工作就应该大力的进展下去。首先，针对相关部门现有档案库 方面，要不断地完善电子档案这项技术，采取更加有效的方式，

8、通 过技术创新，就电子档案的方式进行必要的突破，提高电子档案库 的质量。另外，各资料库的资源沟通，也要进行必要的改善，将各 大数据库资源有效地共享，从而提高资源的利用率。另外，也耍做 好规划管理工作。电子档案的建立标准要明确，要符合档案标准， 电子档案虽然是优化档案管理工作，但是电子档案也在纸质档案的 基础上，做得更好，把档案管理工作进行的更加完整。电子档案常 常涉及到些档案管理软件的运用，针对档案管理软件，要进行必 要的技术革新，要科学地开发更多的软件来辅助电子档案的建立工 作，高效快捷的软件是电子档案顺利发展的关键，做好软件的研发, 创新工作至关重要。这方面可以通过行业交流，技术创新等等方式 来完善。既然电子档案的优势这么多，那么做好电子档案的推广普 及工作也显得尤为重要，电子档案不一定要完全代