物资计划与供应管理制度

1、东山矿物资计划与供应管理制度1 总则为加强物资计划与物资供应管理 , 明确部门与单位职责 , 确保物资供应及时 到位, 合理调节库占资金，避免物资流失 , 有效控制成本 , 特制定本制度。 2 适用范围本办法适用于东山矿各单位。3 职责分工3.1 设备能源科3.1.1 负责制定物资的最小储备定额；3.1.2 负责物资采购计划的申报，对申报计划的准确性负责；3.1.3 负责库占资金的管理及入库单据的跟踪；3.1.4 负责物资领用的审批；3.1.5 负责物资在使用过程中发生质量异议的调查处理；3.1.6 负责外协单位（包括工程施工单位）用料计划的上报与审核。3.2 供应站3.2.1 负责物资出入库

2、办理；3.2.2 负责物资的催调、拉运；3.2.3 负责物资入库的表观验收、入库单据的审核、物资库房管理；3.2.4 负责存在质量问题物资的对外退换、拉运；3.2.5 负责计划物资的到货率。3.3 作业区3.3.1 负责物资需求计划的编制；3.3.2 负责物资需求计划的准确率与出库率；3.3.3 负责物资在使用过程中发生质量异议的反馈。 4 计划管理4.1 责任主体：设备能源科、作业区及机关各科室。4.2 需求计划的编制及申报程序4.2.1 各使用单位编制物资需求计划（含大宗定额材料消耗物资）必须通过 SAP 系统上报，经本单位主管领导审批后上报设备能源科；4.2.2 改造项目必须先通过改造审

3、批流程，上报计划按 SAP流程规定内容上报；4.3 需求计划编制要求4.3.1 各单位上报需求计划时根据预算费用、 设备运行状况、 物资使用量 （备件 安装数量）、采购周期、检修及点检情况及时准确的编制；4.3.2 各单位严格按矿业公司 SAP系统要求填报，准确填写物料号、申请量，到 货周期按编报计划当月二十三日算起， 原则上必须大于等于 SAP系统规定的采购 周期，如有特殊说明必须在备注栏注明。 填报内容必须能够满足招标需要。 如有 偏差，造成后果由编制需求计划本人承担；4.3.3 各单位当月申报计划金额不得超过本单位当月预算金额 （定额指标除外）；4.3.4 对需要带图加工的物件，申请计划

4、时必须附图，不提供图纸，计划员不予 受理；4.3.6 物资编码申请每 月 8日前填写标准模板， 用 OA发设备能源科分管计划员， 过期视为下月申报， 填写模版时信息要符合矿业公司规定， 要认真核对系统内存 在编码，否则不予受理。4.4 采购计划的编制4.4.1 设备能源科计划员对各单位的需求计划进行核实（对照实际库存、未清采 购订单、实际消耗及最低储备定额）汇总；4.4.2 设备能源科计划员及时对库内缺储物资进行补充；4.4.3 需求计划中有关设备或技术改造的物资， 须经设备能源科科长批准后方可 申报。4.5 计划申报时间4.5.1 需求计划申报时间4.5.1.1 月采购计划是物资采购的主要依

5、据， 各单位每月 18-23 日前通过 SAP系 统报设备能源科；4.5.1.2 不在规定时间内上报的计划为急件计划，须电话通知设备能源科计划 员，再通过 SAP流程上报；4.5.2 采购计划上报时间设备能源科计划员每月月底前把采购计划通过 SAP 系统报设备能源科科 长，设备能源科科长在次月 2 日前将审核后的采购计划通过 SAP流程上报主管矿 长审批，主管矿长通过 SAP流程 3 日前上报矿业公司设备部。 计划员在 5日前通 过 OA办公系统用 Excle 电子表格传送供应站调料员作为采购计划提货依据。5 物资的催调与拉运5.1 责任主体：供应站。5.2 物资的催调5.2.1 调料员接到计

6、划后，核实该计划是否到采购部，负责催计划项目的招标、 物资按期到货、表观验收和提货；5.2.2 调料员在催调物资过程中出现流标或不能及时供货、数量不符、提前交货 等情况及时反馈给设备能源科计划员；5.2.3 急件计划的催调由设备能源科计划员办理。5.3 物资的拉运3.3.1 正常采购计划物资需自行提货的应在 3日内完成 ；3.3.2 急件采购物资，根据物资的交货期及紧急程度及时拉运；3.3.3 物资到货后，必须将物资到货明细、数量及对应该批物资计划上报时间等 信息，在本周 五下午 16 时前发布在东山矿网站上。6 存在质量异议物资的处理6.1 存在表观质量异议的物资由供应站调料员负责退换（表观

7、质量问题包括：实 物与计划要求不符、数量短缺、外观破损、证件不齐全等） ；6.2 物资在使用过程中出现质量异议， 由作业区填写 质量异议反馈单 通过 OA 反馈设备能源科， 设备能源科组织鉴定。 对确有异议的物资由供应站及时向矿业 公司采购部反馈，处理结果供应站在 7 日内通过 OA答复相关单位。7 库房管理7.1 库房管理责任主体：供应站7.2 物资到货时，调料员和相关库工共同进行外观验收，表观验收合格后，库管 人员须在一周内办理入库手续 ;7.3 为合理控制我矿库占资金，物资单件价格超过 2 万，批量超过 5 万元库管人 员需告知设备能源科相关计划员后方可办理入库手续， 物资单件超过 5

8、万元，批 量超过 10 万元需请示设备能源科科长同意做好相应措施方可办理入库手续，如 因此造成库占资金超标，库管人员负连带责任；7.3 钢材、大宗材料等结算时必须附磅单；7.4 到货物资与采购计划不符时，按以下程序处理：7.4.1 到货物资与采购计划品种数量不符时，供应站库工及时与调料员反馈落 实；7.4.2 到货物资出现与采购计划型号不符时， 及时反馈调料员实施退货并同时反 馈设备能源科计划员确认 ；7.4.3 物资延期交货时，供应站调料员及时反馈设备能源科计划员处理。7.5 库存物资管理执行供应站库房管理制度 ；7.6 供应站每季度对库存物资进行一次清查盘点， 并向设备能源科计划员反馈库

9、存信息，供应站负责澄清库内帐、物、卡不符的物料，并找出原因；7.7 设备能源科计划员有权随时去供应站所管辖的每个库房、现场核实库存；7.8 供应站库工每月结账后以 OA形式及时将缺储和低储物资反馈设备能源科计 划员。8物资的领用及审批程序8.1 物资的领用8.1.1 物资领用的责任主体：费用责任人（作业区、相关单位） ；8.1.2 物资领用遵循按计划领料、无计划不予供料的原则；8.1.3 物资领用需使用矿内部领料单一式一联 （内部审批单由供应站负责制作） 矿外部领料单一式三联，第一、三联为出票方（费用责任人）存根，第二联为库 工下帐依据； 由领料单位负责人和经手人签字， 经相关审批人员人员批准

10、后方可 发放。8.1.4 物资领用后各领用单位需及时将 SAP系统的领料单， 加盖各单位负责人专 用章。8.2 领料审批8.2.1 物资审批的责任主体：设备能源科、供应站；8.2.2 有规定劳保用品的领用，库管人员可按照相关规定直接发放不必审批；8.2.3 其它物资的领用由设备能源科相关计划员审批， 如计划员不在可先电话联 系，随后补批手续 。9 修旧件9.1 电机修理：由作业区负责组织现场旧电机拆卸送至供应站，75KW以上的电机由供应站拉运至设备能源科指定地点，运输起重设备由供应站负责；9.2 其它修旧件 1.5T 以下作业区负责拉运至供应站， 1.5T 以上由供应站负责拉 运至设备能源科指

11、定地点，运输起重设备由供应站负责 ；9.3 旧件的修理手续由设备能源科专业人员负责办理， 供应站负责拉运保管并建 立台账。10 大宗物资管理10.1 大宗物资管理的责任主体：供应站10.2 大宗物资到货后，经设备能源科相关计划同意由供应站组织拉运到指定地 点；10.3 供应站物资调料员、现场物资主管人员及供货方同时进行数量、质量验收 （出入库数量以计量检验室磅单为依据，三方各执一联） ；10.4 物资（含废旧物资）在各作业区、现场，装卸过程中涉及到使用天车、电 葫芦、起重设备时由供应站联系 , 作业区负责装卸。11 考核细则11.1 各单位应在规定的时间内编制的需求计划，超过系统规定时间的，按

12、急件 对待，急件计划考核责任单位 100 元 / 次. 项。设备能源科计划员统计， 矿部考核。 影响生产造成严重后果者，由矿部考核会确定处罚结果；11.2 各单位当月申报计划金额超过本单位当月预算金额的 , 扣责任单位超预算 金额的 2%，设备能源科计划员统计，矿部考核；11.3 供应站在采购部完成招标的 5 日内，将流标情况通过 OA反馈设备能源科计 划员，每推迟一天扣 30 元。由设备能源科计划员统计，矿部考核；11.4 采购计划中未按采购周期到货的物资，月度到货率每低于1%扣供应站 50元。由设备能源科计划员统计，矿部考核；11.5 采购计划中货到验收后未按规定办理入库手续的物资， 扣供

13、应站 100元/ 项. 次。设备能源科统计，报矿部考核；11.6 在使用过程中存在质量异议的物资， 供应站未答复处理结果， 扣供应站 100 元/ 项. 次。由设备能源科统计，矿部考核；11.7 各单位每月编制费用预算时考虑上报需求物资的采购周期，到货物资两个 月内消耗出库（大件、事故件除外） ，到期没有消耗出库，扣责任单位 200 元/ 项·次。设备能源科计划员统计，矿部考核；11.8 按急件调拨回的物资，供应站在第一时间内通知使用单位 。若使用单位一 周内不领用，扣责任单位 300 元/ 项. 次。供应站统计，矿部考核；11.11 设备能源科报出的计划，正确率必须保证 100，每出现一项不符合申报 要求或不能满足招标需要的项目， 扣设备能源科责任计划员 50元/ 项。由供应站 统计，矿部考核；11.12 供应站每日到货情况，如未按规定时间发布，扣 10元/ 项日。由设备能源科计划员统计，矿部考核；12 附则12.1 本制度由设备能源科负责解释。12.2 本制度自下发之日起执行，前期东山矿备件材料管理制度同时废止13 附件131 东山矿物资计划申报流程图132 东山矿物资领用业务流程图133 东山矿物资质量异议处