如何组织有效会议和开展会议

1、如何组织有效会议你一周内总共:开了几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻?因为开会耽误多少工作？:以讲话传达讲话,:以会议贯彻会议,:以文件落实文件:你如何看待“文山会海,现象?会议的重要性尋 大多数企业在会议中决定其基本走向寻90%以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是 居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。o整个世界在某种程度上说是 一个时时处扯充满会议的世界口会议的正面作用是解决问题， 反面作用则是带来淮题，因此，会 议既

2、需要管理，更不能缺少技巧？会议需要管理 吗？会议管理还需要 技巧吗？虽然在许多组织中，会议是必须的，而且运用广泛,但不等于会议都能达到预期的目的，会议受挫乃是常有的事。我们常常听到这样或那样的对会议的抱怨，这是因为或者主 待人没有很好地控制会议的进程，或者与会者没有明确会议 的目的。影响会议成效的因素自然是多方面的，但归纳起来 主要有以下几点：项次原因具体表现(1)时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。(2)地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行.(3)开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可 无的参加者。(4)主持人的技能会议主持

3、人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，无法达到会议意图。(5)参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使会议失败.(6)会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓 而无成效.(7)开会的原因、目 、 的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现 皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败.会议低效的原因1.会议是一个集思广益的渠道会熟是一个集合的载体。通过令议建不同的不 许多高水准的创意就是开会覇间不同观念相互碰撞的产 物。会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这 两个人也是一种小型组织。没有不开会

4、的组织或部门，一个组织或部门 不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一 个组织或部门的存在价值。组织或部门互为前提会议 3会议是一种群体沟通的方式通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟人们可以通过E-mail.多媒体等种种形式进行沟通，但是, 群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替 代的。因为这种方式最直接.最直观，这种方式最符合人类 原本的沟通习惯。开会的目的令仪的目的：开馬有效的询通 监瞥頁工S惋调矛馬达成协询月解决间题资碉开发创意开会让您小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派

5、工作，公平合理但开会也让您工作时间被分割人多口杂，讨论耗时:*晚上加班特殊问题还是个别沟通*没有产能别人发言比自己开口多 Delay重要工作或客戶无需开会的“五个如果”一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工 违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。(1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种 方式处理此事：:A.对一批评口 B.开会当众批评口C.写检查处罚口你为什么这么做？高效会故的八大特征：只在於要时才濮好好莠划过拟订和分发了议程表遵守时间 一切按部就班请了量林監的和疽才能的人出席作出了评论和旧纳VVVVVVV记录加有決定，建训和贡责人LUWW.IU5KV.匚 口冏

6、、会议的频率1 固定的部门会议建议频率：至少每月一次注竜事顷：>-不能多于每周一次,否则容易形成拖沓的孑 良习惯舟>将会议时阎记录在笔记本上，以防因一时疏 忽造成工作上的被动2.全体会议3.处理突发事件的会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有 危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地口4. 一对一会议建遠频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是最好不要超过1小时口2、明确举行会议的目的会前是否经过多次讨论和意见征询 是否希望在会议上通过某项决议会议目标必须用书面形式列明会议目标必须具体且可以衡量会议目标数量要适当3、做好会前筹划1、时间安排：绝大多数与会

7、人员方便的时间必须确定会议起始时间大家易集中精力的时间会议时间安排的规范匕> 8AIxd9AM发言的欲望没被唤酸，平宜让与会者对 提议有太參回应或进行业务分析。> 9AI10AM适舍1对1会谈，也是进行业务会谈的 最佳时机口> 1012AIVI或1PM3PM,适舍集思广益。3PM-5PM最好不安排会议2、参会人员的选择参与决策的人能否到场?会议决策的执行者（参与者）能否到场? 开会时能提供特定咨询的人能否到场？3-预约参会人员所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人， 以找出最适宜所有参会人的开会时间。确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员， 这样可以让他们提前安排

8、好自己的工作日程，以免出现打扰 别人计划或参会人员无法到场的情况。在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们， 如果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。4、会议资料准备有用的信息应该在会议召开前就贴在公司内部网站上，这 样每个人都可以看到它，而实际的会议时间就可以用来讨论怎 样解决新问题，并形成建议。会议使用的文字资料也需要提前一天发放给与会人员，让 他们有思想准备。1.时间:2. 地3. 这4. 资题 料各位部门经理=内部会议通知的样式企发第56号2001年10月2日营业部长（E卩）关于营业企划会役的通彌玆拟召开营业企划会这，敬请各位准时出席2001年io月12日（星期五）1

9、0： 0012= 00第二会这室“楼） 关于新产品的促销计划 请携带上次会议分发的资料o营业企划部承井黄大山（內线5621）5、会议议题的设计按照议案的轻重缓急编排处理:如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。 尽量保证在最佳时间开会。一般来说，全体会议安排在上午，分 组讨论安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。iui每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示4、会议召开遵守时间1、不要迟到2.浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不 能出席会议；3、管理召集部门（人）的威信下降。严格按

10、照议程进行，不要超时工作量化表推行会议议程会议议题：如何使用和推行工作量化表会议时间：3月21日（下周一）15： 00-16: 00会议地点：五楼新世纪会议室与会人员：BD部、技术部、音乐事业部（含互联网）部门第一负责人和负有管理责 任的人员，人力资源部全体同事。主持人：CFO Mak记录员：人力部Chari in会议议程：1、15: 00-15： 45时间管理工具工作量化表介绍，主讲人Mak2、15: 45-16： 00 操作过程中可能遇见的问题解答，Mak和Liza委员会会议议程7月6日上午11点格林德雷戈饭店1、（11: 00）任命一位会议主席2、（11: 10）为缺席致歉3、（11：

11、15）批准上次会议备忘录4、（11: 30）上次会议提出的事项5、（11： 45）讨论联络事宜 /（12： 00）会间休息/6、（12: 15）财务事项7、（12： 45）特别事宜&（13: 00）其他动议开议、地 的会期和 程为日间 议头的时点下次会议细 节写在议程 的末尾9、（13: 15）其他事宜 10、（13： 35）下次会议细节开始欺迎会议目的议程具体时间规章制度议程1分享话题及目标交换信息产生主意/做决定/ 确认行动总结结束会遠安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划主持会议1为了珍惜自己及团队的时间，也为了提高决策品质， 减少资源内耗，管理者应以身作则，率先以专业的 会议运作技巧来

12、提高会议的价值。身为主持人如何应付 干扰，引导会议按议程 进行？我应如何控 匍才能创造 均衡发言？当会议产生无序讨论时,如何处理？引导回归议程234面对争辩的回应、慫先尊重，再转延至会后或会尾 啓拉回主题，指定其他人发言厂处理无序讨论-以强势制止大家发言 ©重定议事规则整合意见，逐条再议©先主动停止发言，请对方总结以条列式提出论点©针对差异点逐条讨论控制均衡发言R©压制对方转移至其他参与者 越主动探询，使他人完整表达与不同的与会者打交道:始终保持沉默的与会者:喋喋不休的与会者:专拍上司马屁的与会者吹毛求疵的与会者窃窃私语的与会者脱离主题的与会者问题类型问

13、题特点棱镜型问题把别人向你提岀的问题反问给所有与会者。例如，与会者：“我们 应该怎么做呢？ ”你可以说：“好吧，大家都来谈谈我们应该怎么 做。”环形问题向全体与会者提岀问题，然后每人轮流回答。例如：“让我们听每 个人的工作计划，小王，由你开始。”广播型问题向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人回答。如："这份财 务报表中有二个错误，谁能够纠正一下？ ”这是一种具有鼓励性而 没有压力的提问方式，因为你没有指定人回答，所以大家不会有压 力。定向型问题向全体提出问题，然后指定一人回答。如：“这份财务报表存在三 个错误，谁来纠正一下？小王，你说说看。"这种提问方式可以让 被问及的

14、对象有一定的准备时间。A如何圆满结束会议要结束強需要做魏以下三執觴H料做騎 、竝工作分配妥当准时路東舍议:憫仁？什么任务？何时完成？怎么完成？:I疽脇ill鑒催办的方式一发文催办-电话催办-派员催办或约请催办部门来人汇 报等。反馈反馈的原则一迅速及时、真实准确渠道畅通反馈的重点一主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息。2001年1CI月12曰帘IJ作 刘士飞iB录（印章）莹业企划会谏i己录l. BrraJ. 20011月 1：2 曰（星期五）10= 0012： 002.3.地点 不公司6楼弟二会识室 岀席者；营业部七:李大LJU 莒业I科长尊议华营业部经理昧洁 莒业2科民林福胜4营业3科长周合姿企划科长孟世纲宣传科诀昊士平议题： 笑于新产品 DH523的宅肖售计划诀定事项：.C 1）不计划槪婪说明（企