物流公司的档案管理制度

1、深圳智联物流文件智总办字2003第 010号企业档案管理规定总部各部门、各分公司：为了加强对总部各部门及各分公司档案的管理，充分发挥档案信息的作用，促进档案工作为企业各项工作服务，特制定以下规定。 一、档案管理范畴本规定所称的企业档案，是我司真实反映本企业经营活动和工作发展的历史记录，是我司在各项活动中直接形成的具有保存价值的，对企业经营、科学管理具有查考使用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。二、档案管理部门与职责1 我司档案实行统一领导，分级管理的原则。各分公司、各部门必须明确配备专职或兼职的档案管理人员具体管理，总部总经办对各分公司、各部门的档案管理工作实行统一监督和指

2、导的作用；2 企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作，要列入经营管理程序，列入本企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制；3 总部总经办将对总部及分公司所有的行政类文件、经济合同类文件及分公司注册资料、证照资料进行统一保管。由于牵扯到财务秘密、人事薪资秘密、客户资料秘密、数据统计及报表统计秘密，总部其它部门会对本部门相应的文件资料单独进行保管，各部门应设一名人员做兼职档案管理人员，对自已本部门及分公司对应部门的档案管理工作起到监督和管理；4 各分公司各部门接收已形成的具有保存价值的文件材料，应由所指定的人员集中进行管理，核对准确，并对之进行系统整理、分类、编目、登记、归档；5 各分公司、

3、各部门指定的档案管理人员对自已管理的档案资料编制必要的检索工具和参考资料，便于查找利用；6 分公司负责行政类档案、经济合同类档案及证照类档案的管理人员需对进行归档的源文件材料以复印件的形式向总部移交备案，并于每月五日前向总部总经办zhangxrzlian 邮箱上报本公司上月合同签订情况；（报表格式见表一）7 总部各部门负责档案（实物文档与电子文档）管理人员根据自已本部门实际情况自行设定日期按月对分公司对应部门的档案管理工作进行检查、监督，出现遗漏或丢失情况，应尽快弥补，若无法解决事宜，总部各部门档案负责人报总经办进行解决；（各部门保管档案的划分及总部各部门档案管理人员对接人见附件一）8档案在接

4、收之日起须进行鉴定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充；9 维护企业的自身经济利益，应对公司档案采取一定的保密处理，全系统上下的档案保管人员应严格确认档案的秘密等级，对机密类文件做好文件的保密工作。三、档案的管理1 归档的文件材料必须是原件，完整齐全，能准确反映本企业生产经营和各项管理活动的真实内容和历史记录；2 收集到的文件材料必须经过系统的分类、排列、编号、编制文件目录、卷内备考表和案卷封皮，便于保管和利用。（操作指南见附件二）；3 档案的文件材料，书写材料统一使用炭素墨水或蓝墨水书写，不得用铅笔、圆珠笔书写。要求字迹工整、图样清晰、纸质优良、文件和图

5、纸规格符合国家规定； 4 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留；5 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系；6 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记，电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存，电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件；7 总部总经办做好档案鉴定工作，分公司不得伪造或销毁档案，分公司需要销毁无保存价值的档案，必须造具清册，经总部总经办审核批

6、准后并备案方可销毁，销毁档案时应指定监销人；8 各分公司必须配备有防盗、防火、防高温、防潮、防虫、防尘等安全设施，保管的环境应当保持适当的温度和湿度，对破损的档案，须及时修补和复制；对重要的档案应当采取特殊的保护措施。（见附件三）9 各分公司、各部门必须建立建全借、查阅档案登记表（表二），借、查阅人在借、查阅资料时需填写借、查阅档案登记表，并经分公司经理或部门经理签字后方可借、查阅。借阅人要妥善保管档案资料，严格保密，不得转借，不得复制档案内容，严禁在档案材料上勾、划、涂、改，严禁抽取档案材料；借阅期限不得超过一天，如有特殊情况，逾期使用者应办理续借；因工作需要必须查阅某些档案时只能查阅批准查

7、阅的档案内容，不得查阅其他内容。10 电子文件的封存载体不得外借；11 各分公司、各部门如若有离职或岗位异动情况，档案交接人员必须做好文件档案工作的交接，写清档案交接单（见表三），经理须监交将交接清单与文档目录核对后并签字确认。12 要定期对文件档案进行清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。 四、奖罚制度1 总部总经办将于每月5日前对上报签订合同的分公司进行统计，并不定期对分公司档案管理工作进行抽查或专查，不定期与总部各部门进行会议了解分公司各部门相应档案管理情况，总经办有权对做得好的分公

8、司及差的公司在绩效评估会中进行表扬和处罚；2 对违反公司规定，对秘密文件进行泄密或对文件丢失的档案管理人员须向总部以书面形式写出报告，并对之进行经济处罚。五、此规定由二OO四年一月一日起执行，档案管理的所有规定均以此规定为准。附：附件一附件二附件三表格一表格二表格三 深圳智联物流2003年12月30日主题词：档案 管理 规定拟制：张香蕊 校对：钟国滔 签发：陈少敏抄报： 抄送：抄发：总部各部门、各片区、各分公司、各相关人员附件一：总部总经办对公司全系统行政类档案、经济合同类档案及证照类档案及注册类资料、总部每周例会会议记录等负责统一管理，分公司由于人员紧张，以上几类档案统一由人力人员进行管理，

9、总部总经办档案对接人：张香蕊其它部门档案范围及总部对接人如下：一、人力部负责管理的文件范围 （总部对接人：谢雪清）1员工档案1）应聘人员档案2）离职人员档案3）在职员工档案2社保档案：历月员工社保扣款情况3薪资档案：历月各公司工资表4考勤档案：历月各分公司考勤情况5劳动合同档案6绩效评估档案绩效评估专员负责7日志日记档案前期电子版的日志日记档案8 人力部通知文件9 培训的相关内容（包括每一期培训计划，培训人员，培训内容的记录等）日常人力文件审批档案：包括加班申请、通讯费申请等二、财务部负责管理的文档范围 （总部对接人：王竟博）1财务凭证2财务帐薄3税务报表4税务登记证5发票、收据6审计报告（年

10、检报告）7银行开户资料三、物流部负责管理的文档范围 （总部对接人：张丽芳）1实物文档1） 货通知单2） 总仓出入库单3） 月报表资料硬拷贝4） 保险资料5） 平时与分公司及相关公司来往重要文件6） 证明资料2 电子文档1） 物流报表2） 物流流程3） 项目资料 四、信息部负责管理的文档范围 （总部对接人：吴志峰）1总部及各分公司电脑数量、配件情况统计；2OA账号申请单档案；3总部电脑故障维护登记表档案；4电脑软硬件异常处理通知单档案；5笔记本电脑领用、归还档案；6信息操作手册；7网页资料；8各种应用软件。五、市场部负责管理的文档范围 （总部对接人：龙雪梅）1 客户信息；2 分公司项目

11、资料；3 分公司项目策划书。附件二：档案整理操作指南档案的整理是指按照一定的原则与方法，对企业档案的实体进行系统分类、排列和科学编目的一项工作，它是维护企业档案完整、系统、安全的重要手段，是实现企业档案有效利用的基本途径，也是企业档案业务建设的中心环节。一、分类（把某些具有共同特征的文件组合在一起立卷）1 职能分类法按照档案所反映的管理职能分工进行分类的一种方法。2 问题分类法按照企业档案记述内容所说明的问题进行分类的方法。3 组织机构分类法按照企业档案形成的组织机构进行分类的方法。4 年度分类法按照文件的形成或处理年度进行分类的方法。5 载体形式分类法按照载体形式或文件名称进行分类的方法，如

12、会计档案凭证、帐册、报表分类的方法。6 行政管理类档案7 科技类档案8 会计类档案9 员工信息类档案10 市场类档案11 信息数据统计类档案二、排列 收集到的文档资料根据不同的内容进行整理分类，将分类后的同一内容进行系统排列，排列方法如下：1 按时间顺序排列：日期早的在前，日期晚的依次往后排（这是较常用的系统排列方法）；2 上级文件在前，本级文件排后；3 先排各个小问题，每一小问题的文件再按时间排列；4 复文在前，来文在后，正文在前，附件在后，正本在前，原稿在后；5 绝秘的档案需单独排列，以利于保密；三、编号 卷内文件经过系统化排列后，即应编号，以固定文件的排列顺序和便于统计文件的页数与件数。

13、装订的文卷，在每页文件的右上角编页码，双面均有文字或图表的，其页码正面写在右上角，背面写在左上角，页码以阿拉伯数字写。四、文卷编目 文卷编目或叫保管单位的编目，包括填写卷内文件目录、卷末备考表、和填写案卷封面。 1卷内文件目录由序号（排列序号）、文件名（文档的具体名称）、所在张号（该份文件的页码和页码区间）、内容简要（简短内容介绍）、日期（归档日期）、责任者（该份文件的编制单位或个人）和备注组成。卷内文件目录序号文件名所在张号内容简要日期责任者备注123注：卷内文件目录放在一卷开头，要求登记卷内的文件，以便于查阅和有利于何护卷内文件。2备考表是用来记载和说明归档后保管单位文档基本情况和变化情况

14、的一种工具。用来注明卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，以利于档案管理人员和利用者查考，并有利于保护文件。卷内备考表归档情况说明：立卷人：立卷时间：注：卷内备考表在全卷文件最后。3 填制案卷封面形式有两种：一是印在一定规格的活签纸上，填写后贴在保管单位的封皮上；另一种是按照一定的规格直接印在保管单位的封皮上。案卷封面（填 写 单 位 名 称）（填写保管部门名称）编制单位：归档日期：保管期限：机密等级：注：案卷封面置于文档封面的正中间部位。附件三：档案保管的保护措施1 存放档案必须有专用柜、架，档案排列可按年度排列；2 存放的最佳环境条件是：一般文档温度10-15，不低于4；相对湿度：50%-60%；磁性文件最佳保管温度：14-24，温度波动为±5；最佳相对湿度为45%-60%。3归档的电子文件载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。3 电子文件载体存放时应远离强磁场，并与有害气体隔离；4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次；5 存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒