【精品】高级商务秘书实务操作题精华

1、高级国际商务秘书实务一.国际商务秘书概述十八.商务公共关系1商务公关和人际关系的区别：公关的行为主体是组织，人际关系的行为主体 是个人公关的对象是公众，人际关系的对象是私人关系。公关是组织的管理 能力，人际关系是个人的交际能力。公关强调运用大众传播，人际关系局限于 人际传播。2商务公关工作的基本特征：美誉为口标公众为对象互惠为原则沟通为 手段真诚为信条长远为方针3公共关系的基本特征？（1）形象至上（1分）（2）沟通为本（1分）（3）互惠互利（1分）（4）真实真诚（0.5分）（5）长远观点（0.5分）4公共关系的构成要素：社会组织公众传播十六.跨文化商务沟通a跨文化商务沟通的基本原则和技巧（基本

2、模式）1跨文化商务沟通的基本原则：相互尊重原则，谨慎性原则，求同存 异原则，相互学习适应原则2跨商务文化商务沟通的基本模式：任务导向型和关系导向性沟通。 正式文化沟通和非正式文化的沟通。恪守时间和灵活时间的沟通。 情感外向和情感保守的沟通。七.商务沟通与协调b非语言沟通的内容：身体语言沟通副语言沟通物体的操纵c跨文化商务沟通的基本原则有哪些？ 1相互尊重原则2谨慎性原则3求同存界原则4相互 学习、适应原则d合同纠纷的调节程序：捉出调解屮请接受调节屮请进行调节制作调节书产 生法律效力e请你告诉小张秘书在协调冲突中应注意的问题1）秘书既然是辅助领导协调，那么在人问 题上应该严格按照领导所制定的h标

3、要求进行，（1分）耍加强请示汇报，遵守秘书纪律，不擅白作主，不掺私心杂念（1分）2）秘书协调是经领导授权，（1分）在秘书部门的职责范围内进行（1分）3）领导工作具冇全面性，（1分）协调贯彻于一切工作z中（1分）4）协调要讲究艺术和方法（1分）f吴秘书存在的主要问题有：（1）标题拟写不对，请示和报告不能混卅（2分）（2）内容不对，不应一文多事（2分）（3）量词有一处不对，二十五年应该为25 （2分）（4）结束语不对（1分）g矛盾协调如果你是帕森先生的秘书，该怎么办呢？因为下午2点开始的讨论会到3点一定无法结束，而3点开始的会议，乂不知道什么时候结 束，所以4点与客户的约会可能会受到影响。3点开始

4、的会议必须参加，不能变更，4点的 约会，关系一笔很大的交易，最好能在当天谈完，两点开始的讨论，参加的人员都是内部员 工，可以将时间延迟。这样就可以进行如f变更：2点和客户谈生意。3点参加政府机 关的会议4点半或5点开讨论会h请告诉小叶如何处理同时预订车辆的情况：学握协调工作的基木原则：服从全局、调杳 研究、逐级负责、协调处理秘书应主动与双方协调，予以解决，比如去南京交通工具多， 可选择使用公共交通工具，去猪迁选择少，可派车前往在电脑分配过程中做好与各部门的沟通，从哪些方面着手要解决的十几个部门z间的矛 盾摩擦，属于横向沟通的问题选择针对性的沟通形式，召开朋谈会，听取各部门意见在 沟通屮，要求各

5、部门耐心听别的部门的发言,而不是只强调木部门困难要求各部门采用“换 位思考”的思维方式制定合理分配方案j处理危机事件的基本程序？（1）成立机构，处理危机（1分）（2）查看现场，隔离险境（1分）（3）深入调研，指定对策（1分）（4）发布信息，协调关系（1分）（5）做好善后、全面总结（1分）k协调冲突的基本方法？（3）法律方法（1分）（4）疏导方法（1分）十二.办公室工作中的时间管理和时间表1时间管理的误区有哪些:t作缺乏计划组织工作不当时间控制不够整理整顿不足 进取意识不强m日程表安排的基本原则：统筹兼顾安排规范效率原则突出重点留有余地适当 保留事先同意。n编制时间表的方法。编制下周周计划表。（

6、1）根据需求确定编制吋间的周期；（2）收集并列出该阶段所有工作、活动或任务；（3）发现活动有沖盾，主动与负责人协商，及时调整；（4）按照吋间顺序将任务排列清晰；（5）绘制表格，标明li期、时间和适合的行、列项忖；（6）用简明的文字将信息填入表格，包括内容、地点。o（1）有效管理实践的方法 秘书应在哪些方面合理安排自己的工作用abcd法则排除工作的优先等级a类：重要并紧急的，必须立即做、优先做（1分）b类：重要而不紧急的，应接着处理（1分）c类：紧急而不重要，有时间才做（1分）d类：不重要乂不紧急的，可以不做（1分）（2）为有效地利用工作吋间，秘书应明确自己的工作任务和职责；要区分常规工作和非常

7、 规工作；分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，科学有效地完成工作任务；巧妙地运 用一些方法，合理分配梢力，粘:明地利用时间，以捉高效率；使用办公辅助手段帮助组织工 作；安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的效益；要遵守组织制 定的规章制度和有关的工作承办周期安排工作；要记好工作日记并认真分析、评估自己利用 吋间的有效程度。（3分）p工作承办周期制度工作行为工作承办制度接外线电话应在3次响铃之内拿起回复信件收到信件2个工作fi内恢复，紧急信件应在收到当天回复回复电子邮件收到电子邮件后12小时内回复，紧急电子邮件应立即回复处理投诉接到投诉电话应立即处理，接到投诉信应在24小

8、时之内发岀回函文件复印fi常文件应在48小时之内提交，紧急文件应在2小时内捉交立卷归档当日文件当天整理归档，每个周末进行清理，紧急文件的归档应在1小时z内完成二.二.国际商务秘书的礼仪办公室日常事务管理领导的日常工作安排涉及哪些内容？答：（1）各种接待、约会（2）安排商务旅行（3）参加各种会议（4）到车间进行实际检查（5）组织的各类中大型活动安排（6）领导私人活动的安排r名片设计和制作基本要求:在名片上注明各组成内容的尺寸名片文字要横扌i'l版面应冇 公司的标志或徽记名片持有人的姓名、职务公司名称、地址、电话、传真、邮编 电子信箱姓名和公司的名称要比其他字的字号大。库存保管措施：%1

9、储存间或物品柜及时上锁，血积取决于单位而积%1 各类物晶要贴上标签方便查找%1 先进先出的原则堆放物詁%1 小、常用放在便于领収处%1 体积人、分量重在最下面。%1 储存间要冇良好的通风，保持干燥，冇良好照明%1 i古i定资产要特别管理。t电话沟通基本礼仪？n左手持听筒，右手拿笔，电话铃声响过两声之后接听电话，报出公司或部门名称, 确定来电者身份姓氏，听清楚来电目的，注意声音和表情，保持正确姿势，复诵来 电要点，最后道谢。u来电留言信息内容及电话记录：来电留言屮包括的信息:接收人姓名留言人姓名单位电话来电人基木要求留 言内容记录人时间u期电话记录:某某公司电话记录记录人日期年月日时间上午下午几

10、点几分致某某先生女士 小姐 是否回电是否 来电人 某某先生女士小姐 来电人单位 来电人号码 留言v零用现金的管理办法：建立零用现金凭证填写零用现金凭证零用现金使用审批认真核对内容做好支出记录定期财务报销保存和关资料办公用品的发放程序如下:指定人员发放按单位的有关制度规定发放时间紧急需要物 如寸必须有相应的程序处理必须填写物晶屮请表物站屮请表包括内容:编号、屮领部门、 物品名称、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字和日期等。清点 核实发放办公用晶。捉醒使用部门和人员节约使用办公用站o起草秘书值班工作的主要内容和值班要求：值班内容：（1）记录好值班电话记录,（0.5分）主要包括：

11、来电时间（0. 5分）、来点单位（0.5分）、 來电人员姓名（0.5分）、來电内容等（0.5分）；（2）记录好值班接待记录（0. 5分），主要记录來访人员的姓名（0. 5分）、联系事由（0. 5 分）、联系方法等（0.5分）；（3）记录好值班日志，（0.5分）主要对外的信函、电报、反映情况、外来的电话等（0.5 分），进行认真登记，使接班人员保持工作的连续性（0.5分）；（4）做好信息传递（0.5分）。及时将重要或需要紧急处理的信息向有关人员通报。（0.5 分）值班工作的具体要求：1忠于职守，小心谨慎，热情接待，注意保密。2做好值班记录：包括值班fi志、电话记录、接待记录。十.接待和宴请礼仪1

12、接待原则？（4分）（1）热情周到（1分）（2）平等、一视同仁（1分）（3）节俭、不奢侈（1分）（4）讲究礼貌（1分）2接待预约来访者 接待未预约的来访者：（1）以良好的公司形象迎候来访者，当来访者走近时，以站姿而带微笑主动问候（0.5分）（2）了解来访者要约见的部门（0.5分）（3）如果来访者在预定时间到达,应立即通知被访者（0.5分）（4）如果来访者早到，应请其入朋，款待饮料等，不要使对方感到被冷落（1分）（5）來访者迟到，不可表现出埋怨情绪，应礼貌问候和关心（0.5分）（6）需要注意，虽然来访者是事先有约，秘书也应通知上司，不能擅自引见（0.5分）接待未预约的来访者：（1）而带微笑主动问候

13、来访者（0.5分）（2）询问来访者的部门或工作人员姓名，努力为来访者安排一个尽可能早的预约时间（1分）（3）如果来访者要求当天见而，应设法联系有关部门或人员，看是否被访人或其他人能接见（0.5分）（4）如果当天接见，按照接待预访客人的工作程序进行（0.5分）（5）无法接见来访者时应主动请来访者留言，并向其保证尽可能将留言递交给被访者（0.5分）（6）在接待过程屮要确保來访者感到舒适（0.5分）3接待工作安排，工作汇报安排，娱乐活动安排，住宿安排：序号内容细节安排接待内容序号内容细节安排1 （1 分）接待安排车辆及人员接站接站后直接到公司或前往安排的酒店2 （2 分）参观参观分公司员工工作情况提

14、供分公司财务报表及重要合作方案供领导查阅 根据领导要求，安排分公司重要客户与领导会谈3 （1 分）娱乐安排领导参观本地旅游景点或名胜古迹 安排领导品尝本地有名的小吃或特色食品4 （2 分）食宿根据领导要求和公司规定预定酒店根据当天情况及领导要求安排三餐5 （1 分）返程根据计划预定返程车票为领导准备纪念品和本地产品4确定宴请间时主要应注意的事项：1不要选择对方工作繁忙的时间。2较正式的宴请通 常安排在晚上进行。3涉外宴请应避开对方的重大的节假4避开冇重要活动或冇禁忌的 li了和时间5给对方宽裕的准备时间，以便其安排好各方面的工作。6特定的节ii、纪念日 宴请，只能在节h、纪念h之询或当h举行，

15、不能拖到节日纪念fi之后。5落实宴请地点应注意的问题（1）宴请人数（1分）（2）宴请类型（1分）（3）宾主熟悉程度、关系深浅（1分）（4）来宾的意愿和地方特色（1分）（5）当地负有盛名的老字号或酒楼（1分）（6）尽可能选择举办者熟悉的、有声誉的饭店或酒楼（1分）（7）尽对能选择交通方便地点（1分）6如何选择会议中心地点（1）借鉴以往的办会经验，从相关媒体和同事朋友中获得信息。会址尽量选择安静封闭的坏境。（1分）（2）通过电话、传真、网络等方式选定三、四家备选，从会议厅、客房、餐饮等方面进行 服务和价格的比较（1分）（3）在比较的基础上选出两家与z具体洽谈（1分）（4）亲临现场考场和关措施（1分

16、）（5）要注意会议地点的停车位是否充足，并在回來后画出会议地点的详细路线图（1分）（6）将两家备选的费川、交通、客房、餐厅、会议室等 具体情况和价格明细上报领导，由领导选择其屮之一。（2分）7低规格接待工作计划如下：%1 写出具体标题%1 确定本次接待属于低规格接待%1 h程安排应包含时间、h期、活动地点、活动内容、陪同人员。备注儿项内容要清晰。%1 接待经费列支：工作经费、餐饮费、纪念品费和公关费等。8 （1）请说明安排宴请的程序（包括座位的排定）张局长黄局长高规格宴请（1）本次宴请的程序1）列岀宾客名单并确定宴请规格2）确定宴请时间和场所，本次宴请应安排在高级宾馆或饭店举行3）确定菜单（0

17、.5分）4）排定坐位：应将工业局张局长、税务局黄副局长及公司的陆总经理安排在上桌；将工 业局张局长安排在本公司总经理的右侧；税务局黄副局长安排在本公司总经理的左侧, 具他人以主人的炖位为屮心，近高远低，右上左卜的原则依次排列，而且尽可能让我 方陪同人员与客人交叉而坐，为方便，席位确定后，将屎位卡和桌次卡放在桌前方、 桌中间。（1分）（2）宴请开始1）门口迎宾（0.5分） 2）专门人员引导（0.5分） 3）给客人做介绍（0. 5分）4）陪同客人（0.5分） 5）引导客人入席（0.5分） 6）按时开席（0.5分）7）安排本公司经理致祝酒词（0.5分） 8）开始就餐并友好交谈（0.5分）9）宴会结束

18、陪同陆总与客人握别（0.5分）（3）做好本次联谊会宣传工作:妥善处理与新闻界关系；注意内外冇别；提供信息要综合 考虑对彖、时效、费用等原则；为召开记者招待会提供必耍的信息资料（2分）十三.差旅安排9秘书对上司商务旅行需要了解的信息由哪些：商务旅行原因地点吋i'可人员安排9 b出差提供信息:预定机票提供的信息：到达地点、时间、航班、座位预订酒席应提供的信息：宴请时间、地点、人数、规格、服务出差所需要携带的相关资料：商务活动文件资料、差旅相关资料、办公用品、个人用品10跨国商务旅行需准备哪些内容？（1）出国手续（1分）（2）出入境手续（1分）（3） 了解目的地（1分）（4） 了解目的国的风

19、俗和商业条件（2分）11如何制定旅行计划和旅程表a旅行计划的制定：商务旅行计划包括以下内容出差的时间、启程及返回日期、接站安排 岀差的路线、终点及途径地点和住猪安排。会晤计划交通工具的选择需要携带的文 件、合同、样品及其他资料领导或接待人的特别要求旅行区域的天气状况行程安排 差率费用：现金、兑换外币、办理旅行支票。b旅程表的制定：旅程表是按预定的fi程表和领导计划耍求、意见而指定的。旅程表的内容 -般比了出行计划更详尽，主要包括六项内容：h期、时间、地点、交通工具、具体事项和 备注。12说明出国需要办理的手续办理有关手续时携带必备资料出行前秘书要为其做哪些准备工作洽谈开始时间为北京时间的几点a

20、岀国前需要办理的各种手续：写出国申请。办理护照。办理签证。办理国 际预防接种证书。办理出境登记卡。订购机票。b应携带的必备资料：办理护照应携带主管部门的出国任务卩和出国人员政审批件， 所去过冇关公司的邀请函，两寸止面免冠半身照片等。办理签证应携带护照。办理 出境卡应携带出国人员的护照、户口本、居民身份证。c出行前秘书要做的准备：办理出国相关手续了解外汇信息、办理兑换外汇准备 随身携带物品准备文件编写旅程时间表准备相关证件收集美国的背景资料。d谈判开始时间为北京时间5月9 fi 20点。13请列出编制商务旅行计划时需考虑的因素：1秘书应把计划复印三份，一份给上司，一份存档，一份留给自己。如果办公

21、室其他人想要 并有权力要，应再额外准备一份。2 1城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名）2、h期和时间3、与 上司约会者的姓名4、公司名称和地址5、电话号码6、任何备注或特别耍提醍的事情。亘、会议管理（会议议程，会议通知内容，会议记录缺陷）1 4建立会议组织的原则：专业原则平衡原则分工原则扁平原则制度原则1 4b会议议程安排宏远公司销伟工作会议议程表公司销售工作会议将于4 m 25日上午9点再公司二楼会议室召开。1宣布议程2说明有关人员的缺席情况2说明有关人员的缺席情况3上半年工作总结报告4销售不经验介绍5销售部人员招聘方案6下半年销售方案1 5会议通知内容：会议通知发送类型

22、：印象不深1）如有预备议程、事先需准备的材料或其他需会者事先了解的情况，应随会议通知一起 寄发。（2分）2）需耍回复的会议通知或预备通知还可以夹入一张明信片，上面注明公司的地址、邮编、 电话、发件人姓名等，以方便对方有时间考虑并能及时回复。（1分）3）可将会议中使用各种相关票据（入场券、汽车通行证等）与会议通知一并发出。（1分）4）如果对会议地址不熟悉，应附加一份说明（1分）会议通知发送类型：1）正式通知（1分）非正式通知（1分1 6会议记录主要缺陷：（1）会议记录木内无1=1录（2）记录不完整（3）会议记录本没有按工作性质分开（4）会议记录本不固定（5）记录字迹潦草，书写材料不符合归档要求解

23、决办法：（1）使用固定的会议记录本（2）按照规范格式做好记录：第一部分会议基木情况；第二部分会议内容17高级会议筆划的基本要素？答：（1）什么类型的会议（2）参加会议的人是谁（3）什么时候开会（4）在什么地方开会（5）为什么开会 （6）怎么处理会务工作十四.高级会议管理1 8新闻发布会策划要点：时机的选择筹划及准备中要“彩排”选择合适的新闻发言 人确定h期邀请新闻通稿及背景材料房间设置19年会策划的要点和技巧？（1）参考往年组织安排（1分） （2）借助会务（1分）（3）制定工作计划表（1分） （4）实地考察（1分） （5）其他注意事项（12 0展览会准备阶段商务秘书应做哪些工作？答：（1）协助

24、组织确定展览会主题和基调（2）搜集实物和冇关资料，选择精练、具冇代表性的展品，并撰写解说词，文字资料, 完成脚本，物色设计师、美工和解说员（3）筹划展览会开幕式（4）筹备就绪后，举办预展，征询各方意见，并迅速进行修改、补充、使这成熟2 1视听会议的优劣势：劣势缺少会议气氛沟通不畅缺少个人间沟通机会、优势节 约人最差旅费及时快捷节省时间商务文书-通知感谢信备忘录邀请函回执2 2商务文书工作的主要内容：h文书的制作®文书的传递彳文书的办理®文书的管理2文书的立卷归档或销毁2 3为召开客户咨询联谊会。请拟写一份带有回执的【客户咨询联谊会】会议通知会议通知尊敬的客户：（1分）为了进

25、一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟 于2010年12月30 0 9:00-17:0（）在和宾馆召开客户联谊咨询会,敬请回复和光临。（2分） 附：会议口程、路线图（1分）2 4回执请于12月15 h以前将回执寄至：江苏南京宏远公司高叶收 邮编：2100000 电话84588888 （1 分）a. 我公司参加此次会议，参加人数为（）人b. 我公司不能参加此次会议。（1分）25拟写一份带回执的会议通知，用备忘录发给我会议通知为感谢广人客户长期以來对我公司的支持，定于2008年9月28 h上午8： 30在公司 二楼会议室召开客户联谊会，会议半天，中午设冇宴请。诚邀贵单位主悖业务的领导和冇关 业务人员参加。附：入场券2张，车位证1张会议回执请于9月25 h前将回执寄回a. 我们准备（）人参加此次会议b. 我们不能参加此次会议2 6请草拟一份【科技成果表彰大会】的通知（1分）所属各分公司、各部门：（1分）为了奖励新产品研发工作中取得突出成绩的有关人员，推动总公司科研工作的开展，兹 定于6刀1 口（星期二）下午2： 30在总部二号楼报告厅召开2010年第一季度科技成果表 彰会。请各分公司研发部主管和总部部门