县级档案馆档案资源状况差异性分析

1、    县级档案馆档案资源状况差异性分析    罗建军 孟安生摘要：馆藏档案的目的是利用，利用的基础是管理。档案资源质量的优劣直接影响到馆藏结构的优化和馆藏档案的有效利用，做好馆藏档案资源差异性分析尤为重要。因此，科学分析馆藏档案资源差异性及其成因，并采取相应措施予以规避迫切而重要。首先是积极做好档案保护与抢救工作；其次是加快档案馆数字化建设；另外是把好档案接收进馆关；再则是积极改善档案保管保护条件。关键词：县级档案馆档案资源区域差异档案资源是党和国家宝贵的历史财富。随着社会的发展和社会档案需求的不断增加以及全民档案意识的普遍提高，档案的门类和数量日益增

2、长，馆藏档案资源也得到了极大丰富。比如据统计延庆县档案馆2001年馆藏档案量是36311卷，2005年增加到40869卷，与2001年相比增长了12.6，2009年底馆藏量增加到了48356卷，与2005年相比增长了18.3。馆藏档案数量的不断增长，为档案提供利用奠定了良好的基础。馆藏档案的目的是利用，利用的基础是管理。档案资源质量的优劣直接影响到馆藏结构的优化和馆藏档案的有效利用，笔者认为做好馆藏档案资源差异性分析尤为重要。一、馆藏档案资源差异性分析县级档案馆档案资源的主要来源是县域内各机关、团体、企事业单位和社会组织移交进馆的档案，这些档案存在着不同程度的差异性。突出表现为：(一)档案数量

3、上的差异性。从档案移交的情况来看，有些单位档案门类收集齐全，整理规范，严格按照本单位的文件材料归档范围进行操作，形成的档案齐全、完整，档案数量较多；而有些单位在立卷归档过程中，随意性较大，没有按照文件材料归档范围进行收集归档，只重视文书档案的收集，忽视了其他门类档案的收集，从而造成档案门类不齐全，档案完整性较差，档案数量也相对较少。(二)档案质量上的差异性。档案质量的差异性与基层单位档案管理规范化程度息息相关。档案管理规范化程度是体现档案管理水平的重要方面。从调查情况看，多数基层单位能够按照档案业务的标准规范，开展档案管理规范化建设工作，通过实施档案工作目标管理达标升级工作来提高规范化管理水平

4、，档案质量明显提高。例如延庆县档案局(馆)大力推进县域内各行政事业单位、行政村的档案管理规范建设，并积极指导和帮助社区档案工作纳入规范建设范畴，大力开展社区的档案规范化与档案征集工作，积极拓展档案资源接收范围与档案门类，馆藏档案量逐年增加。另外，档案人员的责任心和档案技能的差异直接导致所形成档案质量的差异性。(三)档案利用率上的差异性。档案利用率的高低取决于不同归档单位档案的齐全完整程度，取决于不同档案门类档案的质量。基层单位在形成档案的过程中档案归档科学、门类齐全，就会给今后利用工作打下基础，利用率就高；反之，则会使档案利用率下降。另外，从档案利用的情况来看，贴近民生的档案门类利用率较高，比

5、如婚姻档案、土地房照档案、知青档案等，利用率要稍高于其他门类的档案。为此，进一步做好民生档案的收集、归档工作，保证此类档案的案卷质量，有利于提高档案的利用率。(四)档案利用效果上的差异性。档案是历史的真实记录，在社会实践中具有重要的参考和凭证作用，随着社会的发展，档案的这种作用越来越被社会所认识，同时也产生了明显的经济效益和社会效益。实践证明，高质量的档案资源是开发利用提高经济效益的前提。例如延庆县康庄镇两个村的村干部到县石油公司索要该公司所占85亩土地的60多万元占地费，公司领导派人到县档案馆查找相关档案，找到了原来的征地付款凭证，证明占地费已经付清，一张凭证档案使石油公司挽回了60多万元的

6、经济损失。又如延庆县沈家营镇的两个村由于砖厂占地而发生纠纷，村民对此意见很大，后由镇档案室工作人员查阅相关档案，终于利用协议等档案资料使此事件得到了妥善解决，平息了纠纷。众多的档案利用实例表明，不同的档案会产生不同的利用效果，所产生的经济效益和社会效益也各有不同。二、馆藏档案资源差异性成因分析档案资源之所以出现如此大的差异性，既有档案本身的内在因素，也有管理方面的外在因素。(一)檔案制成材料的差异，是造成档案资源差异性的内在因素档案制成材料(如纸张、墨水、复写纸、油墨等)的质量与档案的寿命有着密切的联系。建国初期，许多文件材料都依靠复写纸，这些档案的主要表现是字迹模糊不清、无法阅读。而且建国初

7、期形成的墨水字迹有的已经开始褪色。50、60年代，因为经济困难，致使档案用纸普遍低劣。这一时期形成的档案，纸张老化快，出现问题较多。从馆藏档案检查情况看，在“文革”以后至80年代中期的档案中，有用圆珠笔形成的文件材料，随着时间的推移，这些档案已模糊不清。此外，因使用低质胶水、浆糊、印台油等造成档案制成材料霉变、污染、褪变的现象，也较为普遍。档案材质的不同，直接影响着档案资源的质量。(二)档案的保管条件是造成档案资源差异性的直接外界因素如果档案库房保管条件差或由于档案馆库房条件所限，不能有效做到库房“八防”要求。库房内冬季干燥，夏季高温潮湿、昼夜温差大，温湿度太高、太低或忽高忽低，这些因素都会使

8、纸张发生膨胀和收缩，直接影响了档案制成材料的耐久性，加速了档案的损毁。所以，档案保管条件的好坏，也是造成馆藏档案资源出现差异性的男一主要原因。(三)档案的规范化管理程度也是造成档案资源差异性的重要外界因素基层单位的档案管理是整个档案工作的基础，是国家全部档案不断补充的源泉。其收集和整理程度与水平如何，直接影响着档案馆能否充分利用档案有效地发挥作用，对于档案室和档案馆的工作成效具有重要影响。存在的问题主要包括：1.文件材料收集不齐全。2.档案整理不及时。3.档案案卷质量不高。4.依法治档的观念不强等。这些因素都在不同程度上体现出馆藏档案资源的差异性，影响着馆藏档案的质量。三、采取有效措施加强馆藏

9、档案资源建设在加强县级档案馆馆藏档案资源建设方面，笔者认为应采取以下措施：一是积极做好档案保护与抢救工作。定期为馆藏档案进行“体检”，提高对档案保护的认识。不能只重视档案的利用，而忽视了档案的保护和抢救。要坚持控制库房温湿度和定期为馆藏档案进行全面“体检”，在档案柜内放置驱虫药，每月检查一次，发现虫害及时处理，每年对馆藏档案进行一次全面核对检查，发现问题及时报告、处理。特别是一些珍贵档案，绝大部分已成孤本，一旦损坏，将无法弥补。因此，我们要把档案的保护与抢救工作渗透于档案的日常管理工作之中，对破损档案应随时发现，及时修复，避免对档案造成破坏。最大限度地延长档案的使用寿命，维护党和国家历史文化财

10、富的安全。二是加快档案馆数字化建设。按照利用优先的原则，尽快把利用率高的民生档案(婚姻档案、房照档案等)和较为珍贵的档案全部进行数字化扫描，利用时为利用者提供档案复制件，这样就能避免重复调卷对档案原件的损坏，通过计算机检索查询，又可提高档案的查全率和查准率，更方便快捷地提供档案利用服务。三是把好档案接收进馆关。首先要把好基层档案室档案案卷质量关，即要加强基层档案室档案形成初期的监督与指导，包括科学的档案整理方法、统一的档案装具使用、有效的档案保管条件以及档案提供利用等方面，使基层档案室的室藏档案符合标准、达到耐用、易查的目标，切实从“源头”做起，保证进馆档案的质量；其次，在档案移交进馆过程中要切实做好验收前检查和验收过程中的检查。严格执行档案接收标准，对于案卷质量不合格的档案，坚决不能接收进馆。针对接收档案中发现的案卷质量问题，要求基层单位立即进行整改，待案卷质量符合进馆要求后方可准予进馆。四是积极改善档案保管保护条件。要切实加强县档案馆与各基层档案室的档案保管保护工作，采取有效的措施和方法，确保档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。总之，笔者认为面对县级档案馆馆藏档案资源出现的差异性现象