高校档案管理工作的创新与信息化研究

1、    高校档案管理工作的创新与信息化研究    杨海燕【摘要】随着信息技术的进步，现代社会已经发展成为信息化时代，电子信息技术等相关的高科技技术给人们的生产和生活带来了极大的便利，在高校中，档案管理是教师教学的原始记录，对学校的发展和教学实践水平的提高有着重要的意义，然而传统的档案管理方式已经难以满足高校日益增长的需要，高校档案的管理工作也必然要朝着信息化方向发展，在高校档案管理的信息化建设中，应不断创新档案管理的手段，提升高校的档案管理水平。【关键词】高校；档案管理；信息化；创新g647.24 b 2095-3089（2017）09-0099-02网

2、络和信息化技术已经渗透到人们生活的方方面面，高校的档案信息化管理已经成为发展的必然趋势，档案的信息化管理有助于信息资源的整合，提高管理的效率。档案管理工作的水平是学校整体管理水平的体现，虽然很多高校已经对档案管理工作进行了一定的改革，但是仍然需要进一步的创新，结合高校的发展规划，切实提高高校的档案管理工作水平，使档案管理工作能够更好的为学校和学生的发展提供服务。一、高校档案管理信息化建设的意义（一）高校档案信息化建设是时代发展的必然需求当今时代信息技术的快速发展和在各行业的广泛应用，改变了高校的教学和管理模式，传统的档案管理工作已经不能没满足现代化教育发展的要求，阻碍了学校的现代化发展，所以高

3、校档案管理的信息化建设是时代发展的必然需求，对高校的档案管理工作进行创新是推动高校事业持续发展的重要举措。（二）高校档案信息化建设能够提高档案管理效率随着高校教育的不断普及，高校的招生人数在不断增加，再加上教育教学活动的日益丰富，高校档案管理要对大量的数据进行录入、存储、处理、提取，这给传统的档案管理造成了很大的压力，传统的档案管理手段显然难以完成如此高强度的工作，而且管理效率和质量都很低，难以实现对档案信息的快速获取和精确的查找，但是信息化的档案管理手段就能很好的解决这个问题，不但能够节省大量的人力和时间的投入，提高档案管理的效率，档案管理的质量也得到了保证。（三）高校档案信息化建设是档案管

4、理创新的重要手段在传统的档案管理工作中，档案是保密的，对档案进行封闭的管理虽然能够保护档案信息的安全，但同时也阻碍了对档案信息的有效利用，难以实现信息共享，但是信息化的档案管理手段可以按照不同的类型将档案进行分类存储，建立专业的信息数据库，并对数据库设置访问权限，对信息有需求的人可以通过网络进行查找，实现了对信息的快速提取和利用，发挥出了档案信息的价值1。二、高校档案信息化发展的障碍（一）思想观念落后现阶段，在高校的档案管理工作中，很多高校管理层没有给予充分的重视，认为档案管理只是其他教学管理工作中的一种辅助，没有认识到档案管理工作的独立性。因此，在档案管理工作上安于现状，这种落后的思想观念造

5、成了很多高校的档案管理工作只是浮于形式，档案管理信息化建设没有得到重视，停滞不前。（二）技术受到限制网络技术的发达给信息的安全带来了一定的威胁，很多高校没有专业的网络技术人才，对于信息化的档案管理来说，安全保护不到位，在加上在计算机使用时有可能出现档案数据丢失、毁坏的现象，这种技术上的限制也影响了高校档案管理的信息化建设2。（三）缺少条件支持对高校的档案管理工作进行信息化建设，需要很多基础设施的支持，但是高校在这一部分的资金投入严重不足，信息化建设所需要的系统和软件都得不到升级和优化，除此之外，很多高校的档案管理人员年龄偏大，对信息化的认识水平不高，不具备档案信息化建设的理论知识和基本技能，制

6、约了档案信息化管理的进程。三、推动高校档案信息化建设的策略（一）改变思想观念首先要改变高校管理层的思想观念，认识到档案管理工作的重要性和档案管理的价值，提高对档案管理信息化建设的重视，不能流于形式，要与时俱进的梳理档案信息化管理的意识，从而适应高校对信息化发展的需求3。（二）加大资金投入高校还要在档案管理的信息化建设上加大资金投入，保证有充足的资金进行信息化建设工作，做到专款专用，不断完善信息化建设的基础设施，对系统进行及时的更新和升级，引进先进的管理软件，提高档案管理信息化建设所需的基础条件。（三）提高管理人员素质在档案管理信息化建设中，需要高素质的管理人才，因此要注意提高管理人员的素质，引

7、进具备信息化背景的档案管理人才，并同时对原有的档案管理人员进行专业的培训，提高他们的理论知识和基本技能，不断优化档案管理人员队伍，从而适应高校信息化档案管理工作的需要。（四）建立健全管理制度要保证档案信息化管理的有效性，就要建立健全管理制度，实行档案管理工作的规范化管理，对档案的收集、存储和提取利用都做出明确的工作流程，并在实际应用中不断的进行完善4。除此之外，还要加强监督机制，对档案管理工作进行全面的监督，避免不规范的操作行为，确保档案管理工作有效的開展。（五）实行标准化建设高校在对档案进行信息化管理的时候，要按照国家和行业的标准，根据自身的实际情况，制定标准化的制度，并严格按照标准化的制度

8、开展档案管理工作，做到管理有依有据，同时要不断学习成功的信息化管理经验，对自身的管理进行不断的完善和优化。（六）重视电子档案安全在高校信息化档案管理工作中，要重视电子档案信息的安全性，对网络和设备进行定期的检查和维护，并做好数据的备份工作，以防因为数据破坏和丢失而造成损失，除此之外，档案管理人员要提高安全管理的意识，同时学习基本的设备维护技能，对设备进行检查，避免设备受到病毒的攻击而发生信息泄露。四、结束语总而言之，高校的档案管理工作意义重大，档案管理的信息化建设也是一项非常重要的任务，需要长期的不懈努力，从每一项工作做起，扎实的走好每一步，在系统的建设、软件的开发、人才的培养、制度的建立等方面做好准备，高校的档案信息化管理方式和技术要不断的进行创新和完善，提升档案管理工作的水平，从而提升高校的整体管理水平。参考文献1苏和.高校档案信息化管理工作改革及创新分析j.科技传播，2016，8（16）：142-143.2米军.高校档案管理工作的创新和信息化j.中国管理信息化