探析档案管理归档管理分类技巧

1、    探析档案管理归档管理分类技巧    史丽莉摘 要：本文主要对档案管理归档管理的内涵、原则进行深入研究，并对整理的程序进行了详细探讨。从以下几个方面较好的分析了档案管理归档管理分类技巧，笔者依据自身经验提出了自己的一些看法，提供给相关人士，供以借鉴。关键词：档案管理；归档整理；分类；技巧当我国不断引进新型管理形式以及先进理念以后，不管是对企业来说，还是对相关部门而言，都对人力资源管理引起了高度重视，慢慢对档案管理的重要性有了更深的认识。一方面：不断研究档案管理的改革；另一方面，也在进一步落实资源配置等方面的工作。在这种发展形势下，需要对其归档整理分

2、类问题及其提高工作效率的技巧做出深入研究，从而提出合理化建议。1 档案管理归档整理分类解析1.1 内涵不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。1.2 原则从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再

3、如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。2 档案管理归档整理分类技巧2.1 以整理程序为准通常情况下，归档管理分类可以分成以下两个层次：相关人员在进行整理的时候，能够依据文件、文字材料等做好科学的划分，这样在划分中能够形成完善的程序，接着再依据我国有关标准要求，制定出切实可行的归档整理分类程序。对于分类方面来说，主要依赖于对方法的使用及其技能具有的熟练性。从争

4、峰体上来看，整理分类程序具有简单的特点，主要依赖于档案的性质、种类等方面做好合理的划分。程序和整理分类自身就存在较为密切的要素。所以，笔者在这里建议从这些组成的要素出发，制定科学的程序。例如，相关部门可以将整理分类作为主要论述对象，对其做好收集工作，例如文字材料、文件等，并从尾部、会议等方面做好详细的分析。再如，相关部门需要对人事档案做好科学的分类，并依据时间、级别等内容进行科学的划分，接着再做好相应的分类。总而言之，将各种档案管理当做主要对象，并采取与之相匹配的程序，然而思路需要明确，并始终坚持简化的原则等。2.2 纸质档案电子档案区别对待2.2.1 纸质档案一般情况下，依据纸质档案能够依据

5、以往流程做好适当的简化，并将繁琐的内容变得复杂化，并做好相应的收集、检查等一系列工作，再通过以往的方式进行分类，从而做好进一步的整理、分类等。对于这个环节不需要花费大量的时间，由于以往纸质档案在通过电子转化的环节中，已经做好相应的整理、分类等，因此相关人员仅仅实在归档整理分类中将其进行细化、简化，这样做的目的是为了确保其具有一定的完整性即可；最大程度避免在劳动中减少对资源的过度浪费。2.2.2 电子档案针对电子档案目前已经有了较专业的电子档案归档整理处理的软件，所以，在这个方面，重点应该放置在对于相关软件的专业知识与操作技能的训练，并做好技术性的安保措施。2.3 技巧与方法说明2.3.1 以材

6、料流向、流量为导向提升归档率随着技巧和方法的科学应用，应当和效率有机的结合起来。不管是纸质档案还是电子档案，都应当依据相关单位文件的具体情况、流量等方面做好详细的预算，并依据相应的投入比例做好适当的安排。从这个方面来讲，能够依据数据库、使用频率等方面对图表制作进行分析，并依據流向、流量等方面将归档水平加以提高。2.3.2 透过职能确保范围、期限不同的职能，所处理的档案归档、整理范围也不相同，但可以按照项目管理的方法，划分不同的阶段，在明确数量、种类、类型、完整度、内容等基本要素的条件下，以机构、编制、职能设计出具体的方案，从而让机构的工作职能能够有理有序的体现在归档整理的范围、期限之内，这样就

7、可以更好的实现针对性的整理分类，提高效率。2.3.3 以“主体”为旨归的归档法所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。可以理解为从用途的角度进行划分，有助于提升针对性，提高工作效率。2.3.4 行业标准先行，提高整理质量行业标准导向的直接指向是整理质量问题。所以，一方面，要明确相关的国家管理规范、条例、细则；另一方面，在纸质、电子档案整理中，按照行业的基本标准，进行整理、立卷等。具体看，如文件材料之间的历史性联系、保存价值、分别立卷，还

8、需要注意时间性、秘密性与非机密性等。2.3.5 归档范围、分类方案密切结合从当前的发展形势来看，以往纸质档案归档整理分类一般是用来存储、核对；而对于电子档案来说，大多数都是依赖于利用；因此，相关人员应当使用计算机文件加以整理，比如范围、编制代码表等，在这里笔者建议应用南大之星软件，由于它使用到当前档案管理工作中有着显著的效果，也恰好符合当前归档整理分类的相关要求等。结束语通过以上内容的论述，可以得知：因为当前归档整理分类工作随着档案管理不断深入改革而发展变化，所以相关人员通过对有关技术进行分析，将归档整理分类质量加以提升，从而为档案管理水平以及质量带来更多的益处。总而来说，一方面可以依据相关理论思路，建立完善的可操作系统，促使其能够和当前档案管理的改革互相配合。另一方面，能够在辨别纸质、电子档案方式、基本功能等方面，依据上面所阐述的几点建议提升工作质量，确保档案归档管理分类工作可以顺利的开展。参考文献1杨晓南.论著的传统归档整理与数据库归档整理比较研究高校科研论著归档与信息数据库建立（之五）j.档案，2007（04）.2李贵，范宇平，封钦贤，苏丽丽.独立学院来文归档整理研究j.传承，2014（01）.3江喜俊，