浅析企业人力资源管理中人事档案管理的作用

1、    浅析企业人力资源管理中人事档案管理的作用    马丝丝摘 要：作为企业人力资源管理“核心”的人事档案管理活动，在如今信息时代这一背景下，人事档案中各种相应的信息资料在企业中必然会成为能够发挥重要作用的资源。本文以人力资源管理方面一系列活动作为切入点，介绍了企业人力资源管理活动中人事档案管理的作用，以期在这一领域提供一个新的研究角度。关键词：人力资源管理；人事档案管理；企业管理1 人事档案管理与人力资源管理1.1 人事档案管理的概念所谓“人事档案”，指的是形成于相应的人事活动，对员工诸方面情况加以记述的信息内容，可以有效地体现人员的各方面状况，并且

2、集中保存各种以个人为单位的文件资料以备查阅。而所谓“人事档案管理”，则是管理人事档案本身和开发、利用其中诸方面信息和内容的行为的总称。其中，“人事档案实体管理”这一活动主要包括对档案的统计、登记、保管、整理、鉴定、收集之类活动，开发和利用其中诸方面信息和内容则主要包括对其的统计、登记、编研、提供、检索之类活动。1.2 人力资源管理的概念所谓“人力资源管理”，指的是借助于一系列科学办法，借助于企业战略指导，基于职位、规划、分析等行为来开展诸如凝聚与整合、获取与配置、安全与保障、培训与开发、规范与约束、考核与激励人力资源等各种行为，最后逐步对员工价值、企业目标之类加以实现的过程。其主要活动包括劳动

3、关系管理、人力资源规划、福利/薪酬管理、配置/招聘、绩效管理开发/培训之类。1.3 人事档案管理与人力资源管理的关系人力资源管理活动中，人事档案管理是一个重要的工作内容和组成部分，可以有效地对人力资源管理产生促进作用。企業方面也会借助于人事档案来对员工情况加以分析和了解，由此成为企业选用人才、开展绩效考核活动的一个重要依据。很多员工资料都记录于人事档案之中，其成为员工信息和发展情况的一个重要载体。在此过程中，其他人力资源管理行为又是不可或缺的人事档案内容来源。其彼此存在着依赖和促进关系。2 人事档案管理在企业人力资源管理中的作用2.1 确定企业人力资源的现状，为企业人力资源规划提供帮助“人力资

4、源规划”这一活动首先要对企业方面的人才供需情况做出确认。在其间，有着诸多层面的信息资料。借助于对之开展的各方面整理、归类活动，能够有效地对企业所需人才类型、情况之类做出提供，并总结其间具体信息和目前企业人力资源存量。如一些员工近期将会离职或退休，档案管理人员可以第一时间内将其情况向人力资源管理者加以反馈，提供重要信息给将来的人力资源管理规划。2.2 保证企业外部员工招聘的质量，为企业内部招聘员工提供依据人力资源招聘活动可以进一步划分为内外部招聘两种形式。前者是招聘和遴选企业内部员工，“找出”所需人才，后者则是从高校、社会等渠道开展招聘。第一，招聘过程中，很多招聘人员会有或多或少的“任人唯亲”行

5、为，并由此导致招聘质量大打折扣，并且给企业内部出现“结党营私”行为提供了“便利”，增加了日后管理的难度。而企业方面借助于统计和分析档案资料的活动，便可以在安排招聘人员活动中使“相关者”能够“回避”，以此来保证招聘质量。第二，内部招聘活动中借助于对员工档案情况加以分析和“大索貌阅”，便能够提供依据给相应的选拔、录用活动。2.3 帮助企业有针对性地设定员工培训项目开展员工培训活动之前，企业方面可以用员工信息资料作为依托，来围棋“量身定做”各种培训项目，开展“针对性培训”。如企业可以借助于档案资料中的一些年长员工“厌倦” 知识培训的状况，对之开展健康保健培训等“投其所好”的活动，在调动其培训积极性的

6、过程中促进其工作的有效性。2.4 了解、分析员工地域文化信息，促进企业的跨地域文化管理不管什么国家和地区，来自不同地方者都会持有不同的观念、习惯、文化，其间的沟通不畅、思想冲突之类都难以避免。而在企业员工档案这一体系中，必然会存在经历、籍贯之类层面的说明，在此背景下，管理者便可以借助于对其各自的文化特质加以分析，以此来对其将来从事工作的过程中有可能发生的诸多冲突加以有关的预测，并设置具备“预防性”的处理方法和相应机制。与此同时，企业在安排各种形式文化背景的员工“组队”开展合作活动之前，便能够借助于其的档案来对其各自的信息做出有关的了解，提前开展心理、文化等方面的沟通和交流。2.5 有利于更好的

7、对员工进行职业生涯规划员工的受教育、离职、调动之类情况和工作表现、专业特长、工资薪酬、职务职称之类内容都会在员工的档案中有所体现。管理者比啊能够借助于上述一系列信息，设置“量身定做”的员工发展路径。如某一做了三年销售人员的员工本身专业是市场营销，销售业绩在三年中一直排名靠前，且具备积极表现，企业方面就能够将此人下一职业生涯目标定位为销售部经理。2.6 根据员工档案中不同的情况，采取有效的激励手段很多理论中都提到了人的需求多种多样，且其在生命中不同的阶段中，持有的需求也各不相同，满足各种需求的行为又会进一步产生不同的对人刺激程度。为此，企业可以借助于分析员工档案资料这一行为，来对员工切实需要做出

8、有效了解，并将激励手段予以“针对化”。如：某员工曾长期在外国从事重要职位收入也颇丰厚，如今回国参加工作，则其和其他员工相比，往往不甚看重物质激励，而其档案中又会现实其家人住在国内，由此可以断定其回国的原因多半在于对家庭的眷顾。为此，企业便应有效地对其家庭生活和工作时间予以适当的平衡，一方面要给其本人以相应的比那里，另一方面也应关心和照顾其家人，以此来有效地激发其积极性。3 结语在企业人力资源管理这一范畴中，人事档案管理的作用愈发在档案资料的价值中有所展示，其间的管理者能够借助于利用、分析、整理档案资料的活动来服务于企业人力资源管理。其主要的作用体现为：以对人力资源现状的确定来帮助企业开展的人力资源规划活动；以外部员工招聘质量的保证来提供内部招聘方面的依据；从员工培训项目方面来增加企业活动的针对性；对员工地域文化情况加以分析和了解，以此来保证跨地域文化管理的效果；对员工职业生涯规划起到促进作用；从档案中的情况入手来“对症下药”地采取激励办法。在将来，此方面的管理将会结合一系列现代化工具，使档案信