浅析文书档案的科学分类法

1、    浅析文书档案的科学分类法    张君杰摘  要：文书档案是国家机关和社会团体在社会活动和管理活动中形成的宝贵文件，是整理工作的重要部分之一。分类的科学特性决定了文书档案排序是否合理。将文书档案标准化和按照某些性能分类是整理文书档案的重要组成部分。文书档案如何分类现在还没有一个统一的做法，文中就如何科学的进行文书档案分类作了利弊分析。关键词：文书档案;分类法;选择前言分类是人类理解客观世界的基本方法，也是区分客观事物的基本方法。分类研究的核心问题是事物开发和事物开发中形成的事物之间的差异和认同感，事物之间的相似点是分类的基础。同样，文书档

2、案的分类也是基于此。文件是否属于特定范畴取决于文件是否相似。而且，这些相似性必须是文件本身的内在特性。文件本身的属性很多。某些属性可能成为分类标准：内容信息、物理载体、来源、时间、密码水平等。但要满足文件管理要求，必须选择最合适的分类标准。因此，对于分类方法研究，这不仅是对文书档案研究的理论性问题，也是文书档案的科学管理实践的基本问题。目前对这个问题的理解与惯例存在差异，因此在文件管理的标准化和现代化过程中产生了一定的困难。特别是从文件实体管理到文件信息管理，在当前文件作业管理方法中设置档案事业业务系统，决定档案分类是非常重要的且很紧急的问题。1 文书档案管理存在的问题1.1 电子文件保密性降

3、低电子文档的内部内容容易变更，也没有固定的格式，因此文件的保密性较低。电子文件很容易修改，变更后没有明显的痕迹，内容变更的可能性总是比纸质文件高，所以人们很难掌握原始内容。电子文件中没有特定的笔迹，可以根据需要将电子文件印刷成不同的字体和字体大小，这样来看是无法区分笔迹和独创性的，并且也无法确认该电子文档是不是来源。无法在每个电子文件上盖章或签名，并且无法封存。上面的所有问题虽然都通过了电子文档的机密性测试，但是由于网络窃密技术的提升，电子文件是无法成为机密文件而保存下来的。1.2 对档案管理人员的能力要求提高管理者要强化教育。电子文档管理并不仅仅是只有了解如何管理纸质文件的人才能胜任，也不是

4、只懂电脑技术的人能胜任的。这是对管理人员技术及质量水平的高度要求。为了实现信息的办公自动化，首先要有现代化的人，管理层要有高水平的知识和高级技术人才，这不能满足一般的计算机运营水平。从现在的角度来看，在许多业务部门缺乏现代的尖端技术人才。其中，处理档案信息的复合人才要少得多，现有的大部分的档案处理业务人员大都现代技术水平低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了最新设备，但文件信息电子化的作用仍然不能完全体现。一部分单位的文件档案管理负责人没有对档案人员进行专业培训，这些员工只有对档案的分类和提交等专业文件管理工作的部分知识就直接管理了文书档案。各业务员在对办公文件训练的要求事项之间也有很大的差异。有

5、些部门的作业人员即使有上岗证书，但也很少参与额外的培训，只具备对文件作业的基本认识和理解，也无法跟上文件管理的现代化的速度，无法有效地改善档案管理水平。尤其是现在，由于计算机网络技术的快速发展，为了管理文件，使用电脑是现代文件管理不可避免的趋势。2 文书档案的三种分类方法2.1 组织机构分类法所谓的组织机构分类方法是以提交单位的内部组织为基础，将整个文件划分为多个范畴，对处理过的文件进行分类的简单分类方法。组织分类方法中有范畴设置和文件分类方面的客观标准，例如：组织名称为类名。组织结构是一个为了反映国家的政策指导而具有行政功能和国家公共机关的组织。通过行政活动提供公共服务可以维持社会的循环周期

6、。从整个社会环境的角度来看，组织结构不是静态的，而是动态的。并且期间不同组织结构的增加和减少都有很大的差异。近几年来，由于改革的影响，很多部门都经历了各种形式的改革和探索。经济管理进入了各个领域，共同经济主体登场。组织机构分类法水平上分支多，垂直上连续性不够。并且具有分类简单，多种文件被宽松结合，无法形成紧密相连的有机系统等的缺点。2.2 问题分类法问题分类方法是根据文档中包含的内容，根据实际功能分类，将整个文件划分为几个范畴的方法。无论组织在不同的时期如何变化，基本功能和基本功能的辅助服务都是长期稳定的，这一功能被用作编类标准。具有相同功能的文件可以不受组织变更的影响而集中化。这两种密切相关

7、的分类标准是以不同的方式将文件排列并结合在一起的，是整个文件系统的目的。因此，根据文件的来源观点上的问题分类，文件的分类应该要更准确，为社会的专业使用和功能性活动提供更为方便的服务。根据文档内容中的问题或"事由"，文件和文件之间分为多个类别。这一分类方法，问题的摘要必须准确、明确，同一水平的各个范畴必须具有排他性，并根据文件的主要内容进行分类。文档之所以能够转换成档案，是因为文档本身反映了特定的人类实务记录、特定的内容、过程和人类活动结果。它记录了人类知识的全部方面，具有历史价值。各文档中有固有的位置、洞察力和讨论方法及证据对象。该类方法主要由文件本身的固有内容特性决定。根

8、据功能特性决定的范畴是永久的，科学的，具有实际意义的。根据文件的内容，可以更好地通过分类来保持文件内容的连接，比较相同品质的文件，可以成为内部链接和逻辑系统的一部分。通过查找各种问题的分类，并突出显示各文件的特性，轻松地搜索和使用。2.3 年度分类法年度分类方法，是根据编制完整文件，将文档和档案分为多个范畴，并且按年度设定范围，按标准对所有文件进行分类。在使用年度分类方法的情况下，文件要按照正确的日期分类为相应的年度类别，这是保证分类质量的核心。有些小规模的机构由于文件较少，而采用了年度分类方法。即，根据年度分类生成文件，但是分类后，文档逐渐增加，以后就不得不采用组织分类方法。一部分单位根据组织结构，数年内将文档重新构成了分类系统，还有一部分单位根据组织结构进行了分类。因此，对于年度分类法来说，应用的范围被颠覆，对于文件较多的单位改用按问题分类法。3 结束语随着社会信息化水平的增加，人们对阿卡夫信息的需求增加，文件管理方法正在从文件实体管理转变为文件信息管理。过去，案例研究基本上被限制在经营研究上，但今后将通过这种情况调查有关部门的内容。对档案分类的方法有很多种，但是最常用的是按组织，按年度，按问题分类。目前，文件分类方法没有统一的规定，各小组可以根据各自的情况选择三种分类方法之一，这必然会成为不同的标准。这一无限期混乱不仅会造成大量的人力、材料资源和财政资源的浪费