论学分制之应用型高校成绩档案管理之策略

1、论学分制之应用型高校成绩档案管理之策略论学分制之应用型高校成绩档案管理之策略【摘要】高校的成绩档案，是高校教育活动成果记录,反映了学生各个方面的真实信息。高校普及了学分制的教学方式，这 给档案管理工作带来了一定的困难。因为采用学分制，导致文件的大 幅度增加，档案管理工作相比之前更加的繁重。本文通过分析，简述 档案管理的策略。【关键词】应用型高校；学分制；档案管理学分制是高校一种高效的管理制度，用学分作为毕业的根据。随着医学院校在管理模式上进行学分制改革，学生的档案管理数 量也随之增多，造成档案管理工作量的增加，所以需要找出一种策略 进行解决。 一、高校的学分制管理（一）学分制 学分制的核心是学

2、生自rti选课制度，可以让学生拥有更加灵活的学习时 间，有选择性的选择学习内容。它适应了培养人才的要求，提升了教 育质量，加深素质教育的改革，推进了学生个性化教育。学分制可以用来衡量学生的学习情况，让学生从自身出发，合理安排学习 进度，学生的自主性得到了增强。同时，学分制尊重学生的个性与自 rti,为学生提供了一个平等的机会进行自我发展。其最大特点就是突 破了学年的限制，只要满足学分指标就可以毕业。而医学院校的专业针对性很强，主要培养学生的动手实践能力。为了便于管理, 医学院校通常使用编级管理方式，将医学课程的学习阶段和毕业实践 阶段分别设定学分。如果累计学分没有修够，或者教学计划内不及格 的

3、，将此类学生编入下一年级。在学制年限内依然没有修够学分的, 可以延长修业期，将学生管理编入下一年级。（二）学分制高校成绩管理特色由原来的固定学制，变成了如今的弹性学制，允许学生在学习期间无论是毕业提前还是毕业推迟，只耍在学分修够 的情况下就可以毕业。这样就造成了学生档案变得很复朵。再加上学 生实行选课，学生的学习成绩由原来的百分比量化成了学分，同一专 业班级的跨专业的课程成绩，让档案充满了交互性。二、学分制下的成绩档案管理（一）建立学号档案管理在学分制下 的高校中，成绩档案零碎而分散，输入成绩、修改成绩、查询成绩都 比较慢，很难进行高效的成绩管理工作，也无法进行有效的信息反馈, 所以需要建立一

4、个完整的学号档案管理机制。由于学分制的特点，学 生可以夸系，夸专业选择学习课程，于是我们就应该弱化院系和专业 的概念，突出学号的概念。同时由于人重名的现象很严重，而学号却 具有唯一性，无论怎么变动系和专业，学生的学号是不变的。 学 号的编排具有一定的规律，这使得档案管理不会再出现传统方式下, 由于院系、专业、姓名的方式进行管理吋造成的档案繁多，工作量大 的问题。学号档案管理的方式具有系统性，完整保留学生是否留级、 是否休学、提前毕业等非常规档案。用学号作为档案管理方式，可以 确保成绩档案管理的规范和稳定，快速准确的进行查询检索。（二）建立部门合作管理机制 为了避免成绩档案重复进行工作, 作为档

5、案管理部门，应该联合学校的每个部门进行有效合作，建立合 作管理机制。避免档案管理变得繁琐困难，学校的每个层面，领导教 师学生等都要融入档案管理z屮。 首先，学校领导要建立有效 的制度，科学规范的对成绩档案进行管理。让成绩档案管理工作，做 到分工明确，把责任规划到每个人身上。还要规范工作程序，明确工 作流程，减少反复工作和盲目工作。 其次，每个院系的教师需 要提高档案管理意识，促使教师可以自觉递交成绩档案到院系部，有 利于成绩档案的整理归档，利于档案管理的规范化。 再次，由 于学分制实行选课制度，学生的自由度增加了，而教学计划也相应的 增加，有儿个学生就有儿份教学计划，而档案管理工作也变得异常繁

6、 重，稍有不慎就会出错，影响成绩管理的准确性。所以需要把学牛也 纳入档案管理工作当中。 最后，由于学生是在各个院系z间选 课，这样造成了评价成绩、收集数据方面的复杂局面。为了解决这个 问题，高校可以建立校院合作管理模式。院系的教师提供考试的试卷 以及成绩批阅和试卷保管工作。而学校复杂院系学生的成绩查询和分 析统计等工作。通过分t明确的档案管理工作，促进院系部门的协调, 减少管理的混乱，保证档案管理工作的止常运行。 （三）档案 管理的网络数字化应用 学习的教学模式逐渐采用学分制，排课 的形式也有安排式改成了选课方式，这样学生选课实现了自由化，但管理人员对其分数的管理上出现了困难，原始纸质档案无法

7、满足工作 需求，在如今网络信息化时代，高校的档案管理丁作利用网络系统进 行成绩档案管理，也已经成为必然。在管理上，应该将手工录入方式 和电子录入方式相结合。相比传统的手工录入方式，采用计算机技术 对学生成绩进行查询操作、录入操作、修改操作以及删除操作等，查 找更方便，存储量更大、检索速度更快、可靠性和保密性更高。 现 在很多应用型高校，都采用教务软件进行电子录入方式进行成绩输入 工作。这种方式有利于档案管理工作的系统化、规范化。教务软件还 可以对学生的成绩进行管理，对学生的班级、课程、班主任、成绩等 信息进行管理，提高了工作效率，也方便了查询学生成绩。在成绩档案进行数字化吋，需要对纸质档案进行整理，对录入的档案信 息和有关文件等进行审核和校对。这些工作流程应该责任落实到人, 明确职责。考虑档案原件信息保护的同吋，最大程度发挥档案管理的 数字化功能，保证信息的真实可靠。同时建立文件级别的冃录数据库 并加以同步，这样可以让成绩档案的准确率有所提高，为了方便了使 用者，应该同吋进行档案的数字化和网上查询功能。三、结语成绩档案管理是一个细致而又繁杂的工作，开展学分制教学，提高了 高校档案管理工作的难度和要求。档案管理工作应当以学生为本，不 断提高其服务能力和管理工作的效率，推动科学化的