信息时代电子档案的安全性探讨

1、    信息时代电子档案的安全性探讨    陈芳摘 要随着社会的不断进步，科技的不断发展，我国各个领域都得到了很好的发展，尤其近年来信息技术不断更新和完善，也使得其越来越受到各个行业的青睐，众所周知，档案对于企业发展来说具有十分重要的意义，而其经过多年发展如今已经发展成为电子档案，虽然其更具效率但却也存在着安全隐患。本文通过查阅相关资料，简要介绍了电子档案存在的安全隐患，并提出了行之有效的提升信息时代电子档案安全性的相关措施，以期能够为我国电子档案方面的发展提供有价值的参考。关键词信息时代；电子档案；安全性doi：10.3969/j.issn.1673

2、- 0194.2016.22.092g647；g271 a 1673-0194（2016）22-0-020 引 言档案记录在我国由来已久，古时其记录了中华民族的发展史，随着时代的推移，如今其拥有了更广阔的应用范围，也发挥了越来越重要的作用，如今电子档案已经基本取代传统档案管理，其作为科学技术发展的产物，固然能够很大程度上改善传统档案中的弊端，但也为档案安全带来了挑战。如今档案信息公开已经得到了社会各界的认可和关注，其能够更大程度上促进企业发展，而在此过程中值得注意的是，在操作相关信息时一定要细心，否则一旦误删则很难恢复。1 电子档案存在的安全隐患1.1 对系统设备的依赖性传统档案管理主要由管理

3、纸质材料为主，而电子档案与其有着很大的差异，不难发现，电子档案一旦离开计算机则难以使用，甚至无法进行档案录入、档案分类等工作。数字编码作为生成电子档案的主要表现形式，其只存在于計算机内部，若人们认为可视图片、文字等信息即为电子档案的话，只能说明人们并不十分了解电子文件的整体构造，无论文字或图片均不能够将其明确定义为电子文件，其只是作为输出形式而已，计算机作为输出载体，一旦失去计算机电子文件也就失去了效用。1.2 载体与信息的可分离性相较传统档案而言，电子档案更加随性，其可以根据不同的要求将信息转化为不同的形式，也可以利用网络技术将其进行分享，因此已经形成电子档案的文件可以完全脱离载体而独自存在

4、，纸制档案则必须依附于纸张载体，一旦载体受损纸质档案也会受到相应影响。虽然电子文件可以有效避免此种情况，但由于其具有较好的独立性，也导致了其分离性有所增加，人们可以手动删减文件内容，也可以随意添加内容，并且在不同的载体中进行加固，此种方式虽然便捷但也造成了新的问题，如何保障信息完整性成为了其亟待解决的主要问题之一。1.3 生成环境的安全性差如今已经进入网络社会、信息社会，计算机技术也在不断更新和完善中，为现代档案管理提供了更为便捷的方式，但网络自身携带的开放性却给电子档案的传输、生成等方面造成了影响，尤其人们难以分辨来自网络的各种电子信息是否真实。另外，对于大多数档案应用系统而言，其常常处于不

5、设防状态，使得档案写入、传输、变换等多项操作均存在安全隐患，尤其需要注意的是黑客，黑客具有强大的计算机操作能力，其能够轻易盗取电子档案，或者在电脑遭遇病毒入侵时，也容易对电子档案产生影响。2 提升信息时代电子档案安全性的相关措施2.1 加强安全防范管理安全防范管理是一项较为繁琐且系统的工作，为了能够使电子档案更具安全性，应采取多种手段共同实施的方式，如行政、技术手段等，技术手段方面可以利用加密技术，加密技术如今已经成为各个领域保护文件的重要措施之一，其能够有效避免在档案传输过程中被第三方窥视，从而盗取相关信息，除此之外也可以充分利用防写技术，同时加强计算机自身防护能力，善于利用防火墙技术，也可

6、以采用安全卫士等系统来提升电脑防范病毒的能力。2.2 壮大并优化人才队伍如今社会发展速度飞快，社会各界对人才的要求也有了明显提升，对人才的要求已经由单纯的学历、经验转变为全能型人才、综合型人才，对从事电子档案管理工作的人员来说，其若无法充分提升自身技能以及个人素质，则很难胜任电子档案管理工作。电子档案在使用过程中需要工作人员熟悉各种计算机技术，并对网络技术也要有一定的了解，但仅仅如此依然无法满足当代社会的发展要求和发展趋势，除此之外，其需要不断增强自身管理能力，尤其要灵活运用现代化管理方式，并具备上进心、求知欲，以便促进自身全面发展。2.3 重视基础设施建设基础设施若得不到充分完善同样难以使电

7、子档案安全得到保障，如我国大多数校园教育中往往存在计算机老旧的现象，而负责存放电子档案的计算机也常常会由于老化而发生故障，严重阻碍了工作的开展，同时也不利于信息的添加以及传输。鉴于此，我国政府应加大对此方面的资金支持，同时要对计算机技术进行深度完善，而在电子档案管理方面可以积极开发出功能更为全面的查询系统，以此来提升档案调用的效率，使其真正实现信息化、实时化、数字化、智能化。2.4 完善相关管理制度无论对于何种机构而言，实现制度管理均可以有效约束人员行为，而引入市场机制更可以起到双重作用。因此今后在开展工作时，应在档案部门内部制定信息准入制度，并制定管理制度，使各个员工均能够明确认识到自身权限

8、，以及应负的责任，另外要建立监督部门，其不仅要对工作人员的工作状态进行监督，也要对已完成的电子档案进行再次确认，避免出现因工作人员粗心大意而造成纰漏，如此才能更好地保障电子档案安全。2.5 完善信息转移工作电子档案不似传统档案，容易实现长期存放，如将电子档案存入邮箱后可以实现保存，并且其也是传输文件常用的方式之一，然而存放在邮箱的电子档案通常有时限限制，一旦超过预规定时间系统会自动删除，因此如何使电子档案长久保留下来也是目前较为难解决的问题。虽然针对此问题已经作出了相应努力，但收效均不是十分可观，近年来互连标准的出现渐渐改善了这一现象，其可以实现不同软件之间的数据互换，利用该技术可以将同一档案

9、信息不断转移，并存放在不同的系统中，如此一来则可以进行永久保存。2.6 做好保密工作完善的保密措施可以有效避免电子文件被盗用、被损坏，具体可以从以下几个方面着手：一，设定权限审核，由于在生活和工作中难免会有很多人接触到同一台计算机，或有其他人需要查看该电子档案，此时则需要使用系统判定功能，以便于确认其是否具有使用权限，同时要开启自动跟踪功能；二，进行加密处理，鉴于计算机内部容量极大，其可以同时包含成千上万的电子档案，然而档案的保密程度不同，对于需要保密的档案应进一步加强措施，同时也赋予其合理的使用权限。2.7 保障信息设备环境安全由于电子文件的载体自身均具有一定价值，因此其通常会被存放在如公司

10、、机房或其他区域，并且此类区域通常均带有门禁系统，如此一来则可以避免非工作人员进入的情况。如今传统锁头已经无法发挥很好的作用，因此可以将其更换为密码锁，进入的密码只有领导以及相关工作人员可以知晓，若其他有需要的人想进入该领域，则应事先请示并做好人员登记。除此之外，做好备份也是极为重要的工作，毕竟当今社会中火灾、天灾往往不期而至，一旦档案被毁则可以利用备份档案继续开展工作。3 结 语电子档案如今备受关注，作为新式档案管理方式其已经很好的实现了其价值，并且也很大程度上实现了档案信息化、数字化，但其所存在的安全隐患也已经成为人们较为关注的话题，因此今后在使用电子档案时，应积极采取措施尽量避免在使用过程中出现问题。除了要加大软件建设外，也要注重提升工作人员的综合素质及能力，这也是当下顺利开展电子档案工作的重要手段之一。然而虽然近年来我国已经越来越重视电子档案的安全问题，也采取了相应措施，但似乎收效不大，因此相关机构和人员应再次加强对此方面的研究。