浅谈加强基层单位档案管理工作途径

1、浅谈加强基层单位档案管理工作途径摘要：基层单位档案管理影响单位工作的继承和发展。阐述了基层单位档案管理工作的意义，从档案管理制度化、 规范化建设的要求出发，强调了公文质量的重要性，论述了 充分利用现代科学技术和手段，提高档案管理人员的综合素 质，从而实现档案管理现代化的途径。提出了创新工作思维, 充分利用档案的价值的思想。关键词：档案管理 档案标准化 档案利用 档案管理工作只有坚持与时俱进，不断适应新形势的需要，不断开创新的工作局面，才能达到科学规范的目标。基 层单位的档案管理工作，是档案管理全面工作的一个方面，必须提升管理水平。由于基层单位工作简单的特点，有些人 认为档案管理工作无足轻重，对

2、档案管理工作的重要性缺乏 深刻的认识，使档案工作远离单位中心工作，发挥不了应有 作用。档案管理工作氛围的缺失，极大地影响到档案管理工 作人员的工作热情，影响到单位档案管理工作的质量，从而 影响到单位工作的继承和发展。基层单位要重视培养档案管 理工作人员的历史责任感和使命感，以适应档案管理工作的 新形势，使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的轨 道。1.充分认识做好档案管理工作的意义档案是一个国家机构、社会组织和个人在社会活动中形 成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始 记录。档案管理工作是单位管理工作的一个重要部分，是提 高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护单位历史真

3、实面貌的一项重要工作，是一个单位健康发展的需要。单位 档案记载着某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问 题处理等的过程和成果，对进一步促进本单位科学发展提供 了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向 的好教材。档案管理工作做好了，一方面为领导及时了解本 单位工作开展情况，适时调整工作思路提供准确的依据，为 领导决策提供支持性证据。另一方面有利于社会各方面准确 认定单位取得成果，为本单位科学发展奠定坚实的基础。科 学规范的档案管理，是衡量一个单位工作业绩与管理水平的 重要尺度。在当前历史背景下，做好档案管理工作，要不断 更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以 全面、

4、真实地反映本单位工作状况和工作成果，努力提升基 层单位在经济社会发展中的影响具有重要意义。2加强档案制度化建设，促进档案规范化管理有句俗语说，没有规矩，不成方圆。档案工作也是如此。 基层单位档案管理人员大多是兼职的，流动性大，如何保持 档案工作的连续性，必须从执行制度入手。档案法第十 条就规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规 定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管 理，任何个人不得据为己有。第十三条还规定：各级各类档 案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构， 应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的 设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案

5、管理的现 代化。有了切实可行的规章制度，才能实现现代化、规范化、 标准化的档案管理。随着档案事业的不断发展，档案管理 制度、档案保密制度、档案借阅利用制度、档案销毁 制度等等规章制度都在不断完善，这些制度涉及到档案的 收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、利用、销毁等各个 方面，明确了档案的管理范围、管理原则和管理方法，使基 层的档案管理工作做到有章可循。档案法的颁布和实施, 为依法管理档案工作提供了依据。自觉遵守档案法，明 确档案工作者的权力、义务和责任，加强档案法制建设、依 法治档，是做好档案工作的一个重要方面。3严格公文质量，确保档案标准化档案资料主要来源于公文。公文是档案的前身，公文质

6、量的好坏直接影响着档案的质量。没有高质量的公文就不会 有高质量的档案。高水平的档案管理是建立在规范处理公文 的基础之上的。基层单位在公文处理上，由于工作水平和自 身要求影响，常常不规范，更有一些单位管理不严格，行文 随意性很强，给文件归档带来难度。公文的规范是档案管理 工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相 连，又相对独立。实际工作中，在公文与档案工作的衔接主 体上，即公文格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。 公文格式具有较强的规范性：国家有关机关以法规、法律、 标准等形式对其加以规范。规范的公文格式有利于维护公文 的严肃性，方便对其进行阅读与传递、处理，是使公文规范 化、制

7、度化，提高公文质量的重要条件，是公文严肃性的重 要标志。有的基层单位制发文件，并没有按照有关规定执行, 而是各行其是，制发文件有很大的随意性，造成公文格式的 不规范，有损于公文的严肃性。可见，基层单位需要通过档 案规范化管理来促进单位管理的规范化。公文的规范与档案管理之间存在着密切的联系，两者前 后衔接，互相影响，两者之间的完善是一个系统工程，缺一 不可。只有做好公文处理工作，解决好公文的制发过程中的 规范化、标准化问题，从公文的用纸、排版、制发程序到文 种的使用、排版等都要做到准确、规范，以提高档案实体质 量，同时树立文档一体化的意识，从公文产生到运转的每一 个环节上，特别是公文向档案转化的

8、每一个环节，都体现出 档案工作的具体要求；强化公文工作的质量管理意识，制定 严格的质量标准和工作制度，并要求公文处理人员和档案管 理人员熟记于心，严格执行；强化文书立卷工作，实施“以 我为主”的立卷归档原则，使公文处理和档案管理顺利衔 接，为档案工作实现规范化、标准化、科学化和现代化打下 坚实的基础。4实现档案管理现代化，充分利用现代科学技术和手段 科学技术的不断发展，需要档案管理手段也不断发展， 基层单位更要按照现代化管理档案的要求加强资金投入，不 断提高档案管理的物质基础。第一，档案设备要现代化。档案库房的除湿设备、空调 设备、灭火设备等，都是档案现代化管理不可缺少的组成部 分；第二，档案

9、管理要计算机化。利用计算机和计算机网络 进行档案的整理、立卷，编号、制作检索工具、存储、查找 调阅，其中最基本的就是要利用档案管理软件，将档案内容 分门别类的输入计算机，形成档案信息数据库，这样可以使 检索方便、快捷、准确，既节约了时间，也避免了手工检索 可能出现的失误，且电子文件出现后，它的积累和归档工作 也需要计算机来完成；第三，档案载体要现代化。从纸质载 体开始到出现感光材料、胶片、磁带、磁盘、光盘等新型档 案载体，它们具有存储容量大、携带方便、便于查找和存储 等优点，因此，传统的纸质材料将逐步让位于新型的现代化 档案载体；第四，要充分利用计算机网络，利用网上信息量 大、传递速度快的优势

10、，共享档案资源，还可以利用网络进 行档案工作的宣传等。当然，这里要注意档案信息安全，树 立网络安全意识，特别是不能将单位的重要机密档案信息存 入网络，否则会造成机密档案被窃取或毁坏。5.提高档案管理人员的综合素质要对档案管理人员进行档案管理现代化的适度培养，了 解档案现代化的具体内容，提高档案意识和法制观念，对档 案人员进行档案工作的基本法律宣传，使他们遵守法律、法 律和方针政策，认识到单位档案潜在的价值及其所带来的社 会效益，自觉参与档案的管理与利用。单位领导应重视档案工作员的素质培养，为专职档案工 作人员提供一个良好的学术研究氛围，大力开展档案学术活 动以及有关社会活动，邀请档案专家来单位

11、授课、指导。或 组织档案工作人员外出参观学习，交流工作体会，积极派档 案人员参加培训，让他们掌握新的知识和新的管理经验，以 不断充实档案管理水平。档案人员应转变观念，主动学习，通过各种形式的学习 不断更新知识，改善知识结构，开拓视野，增强创新思维， 提高创造力，成为信息社会和档案学科的发展复合型人才。6创新工作思维，充分发挥档案的利用价值档案保管的目的是为了利用，俗话说"档案贵在活，而 重在于用”。因此，档案管理工作在做好收集、归档、保管 的同时，在严格执行国家保密政策、严防泄密，处理好利用 和保密关系前提下，不断完善利用工作制度和查找工具，充 分发挥档案的利用价值。7.结语基层单位档案管理是档案管理的基本细胞。基层单位档 案管理工作的制度化、规范化建设是档案管理的基础工作。 现代科学技术和手段，为实现档案管理现代化、档案的价值 的充分利用提供了条件。做好档案的开发和利用工作，