高校档案管理创新思维探析

1、高校档案管理创新思维探析教育技术学论文高校档案管理创新思维探析雷天琴 lei tian-qin(宝鸡文理学院，宝鸡721016 )(baoji university of arts and sciences , baoji 721016 , china )摘要：为了促进高校档案管理水平的提升速度，本文从高校档案管理重要 性及现状着手，分析了目前加强高校档案管理创新体系建设的必要性和途径，并 对高校档案管理创新实践情况进行了探讨。abstract : in order to promote the improvement speed of the archives management leve

2、l in college, this paper takes the importanee and current situation of archives management in colleges as the starting point to an a lyze the n ecessity and way to st re ngthe n the con structi on of innovation system of archives management in colleges and discuss the innovation practice of archives

3、 management in colleges.关键词:高校档案；档案管理；创新key words : college archives ; archives management; innovation 中图分类号：g271文献标识码：a文章编号:1006-4311 ( 2015 ) 06-0175-020引言随着时代发展需求，高校管理工作中档案管理逐渐成为其重要组成部分之，它通过文字材料、图表及音像文件等形式来直接记录并反映学校的管理水平、 发展轨迹以及学校特色。计算机技术的广泛普及和应用使现代社会迈向了信息化 社会阶段，因此高校档案管理工作也必须随之进行创新与改革，才能够适应其发 展需求

4、,并更好地为高校管理工作服务。1高校档案管理的重要性分析自改革开放以来，高校教育事业呈现出飞速发展局面。高校档案管理工作不 仅对学校的教学历史进行着真实记录,还在其改革与发展过程中起着重要推进作 用。1.1高校档案资源是高校发展的历史凭证，能够为高校发展提供良好的服务高校档案具有较强的原始记录性，其作用与功能是其他资料所无法替代的，它从 多个角度以多种形式客观记录着学校教学与管理的每一个环节，真实地反映岀学 校由建校到逐步发展的整个历史过程。完善的高校档案资料能够很好地服务于学 校管理，高校管理团队能够通过档案资料来总结经验教训，进而改正不足，以在 高校未来的发展中能够少走弯路，达到省时省力快

5、速发展的目的。由此可见，档 案是把握高校发展规律的重要依据。1.2高校档案在高校评估中具有不可忽视的重要作用”其对评估结果有直接影响与作用高校评估是适应高等教育改革发展形势的行为，能够促使高校转变 思想观念，进而改革旧的教学方式并建立新型教学和教育管理模式，同时也是提 高教育质量的重大举措。完善的高校档案资料是高校评估的基础与支撑，评估专 家获取受评高校信息的途径主要有两个：一是获取按评估指标体系整理、汇编的 背景材料和支撑材料，这些材料多来自馆藏档案；再者就是通过现场听课、听取 汇报并进行民意测评等形式来直接收集评估信息，而这种途径由于受到人为及时 间因素的影响,只能局部反映出暂时的表象。由

6、此可见，高校档案依然是评估专家对受评高校做出符合实际评价的原始依据。高校评估过程中，除了评估专家进 校进行考察评估工作所能看到听到的现实情况外，其余大部分均是通过审阅自评 报告和查阅各种档案资料来了解受评高校的情况。若高校档案材料比较完整，并 且具备真实性和完整性，那么结合调查走访和民意测评等就能准确对教学管理水 平做出评价，反之就会影响评估结果。2当前高校档案管理工作现状分析2.1高校档案管理理念比较落后，档案呈现方式和管理方式相对单一 目前 高校档案管理依然保持着传统的”以藏为主，重藏轻用理念，并且高校对档案 管理的重视度依然不够，使得专业管理人才相对缺乏，并且由于现代化的硬件管 理设备投

7、资较少，使高校档案管理工作拥有较大的提升空间。高校档案管理部门 主要是针对纸质档案、声像档案和电子档案这三类来进行整理,电子档案虽然是发展趋势，但由于受到前期较大投资的影响而基本还停留在口号阶段，并未进行 实际操作运行。高校在档案管理工作中依然多通过手工来进行操作管理，对档案 的查找、检索以及借阅等也依靠人工操作，使得整个管理工作效率较低，无法满 足越来越大批量的文件查阅和异地查询等需求。2.2档案管理专业人才相对缺乏由于档案管理工作具有较强的综合性,处于高度信息化的今天，则要求档案管理人员更要具备多方面的知识与技能，不仅 要熟悉档案管理相关的法律法规以及工作流程，还要对计算机、软件运用、网络

8、和多媒体等信息技术有足够的了解，加之一直以来档案管理不受重视，使得原本 就较少的专业人员又被过滤掉一批，从而导致目前专业人才缺乏局面。2.3高校之间缺乏档案资料共享机制我国各高校所设立的同类型专业较多,高校各自都会有很多科研项目与课题研究，但由于高校间的相对独立并封闭, 导致这些科研项目和课题研究得不到共享，出现重复投资局面，造成人力、物力、 财力的资源浪费。3加强高校档案管理创新体系建设创新是时代进步的动力,只有坚持不断的创新才能满足并推进社会发展”高 校档案管理工作亦是如此，加强高校档案管理创新可以从管理思路、管理模式和 管理手段三方面着手。3丄档案管理思路的创新首先要树立新观念z建立以人

9、为本思想为指导的 档案管理工作中心作为出发点，以观念创新作为管理创新的前提，进而加强并开 辟高校档案管理发展的新途径。其次，在管理内容上，尽管目前高校有大量的文 献资源，但仅依靠档案馆馆藏资源依然无法满足用户需求，这就要求必须实时调 整并充实馆藏内容,进行有目的、有计划的收集和整理工作，并对现有资源进行 优化,使之能够系统化和规范化。再次，要重视专业人才的引进与培养。结合档 案管理专业工作特点来有目的弓i进专业人才，并且要营造良好环境，技能重用人 才,又能培养人才，使之身处个性能够得到尊重、理解并鼓励创新的积极工作环 境，并且具有通畅的职业升职保障，真正选拔能够解决实际问题的专业人才为档 案干

10、部，培养优秀的复合型人才为档案管理建设做出贡献。3.2档案管理模式的创新 当今多数高校档案管理部门多归属于校办科室， 其职责是服务于学校管理工作，而没有决策权利。随着高校管理体制的改革，档 案管理工作的重要作用逐渐被发掘并被利用，这使得高校管理者逐渐意识到档案 管理的重要性，并先后将其冲校办部门分离为独立职能部门，从被动的执行配合 发展为能够主动决策，此管理模式的创新对促进高校档案管理变革具有重要意 义。3.3档案管理手段的创新传统档案管理手段多为手工执行，与信息技术广泛普及的现代化管理手段相比，其较低的工作效率已无法满足行业需求。运用现 代化管理手段来替代传统手工管理是高校档案管理改革创新的

11、重点之一，尽快做 好库藏资料的录入工作以实现档案检索自动化，能够提高档案管理工作效率和服 务质量。并科学合理协调高校档案管理的服务与被服务关系、保密与开放关系、 社会与部门利益关系来提高其创新发展程度。4高校档案管理创新的实践情况分析4丄人本管理理念已逐渐被多数高校运用到档案管理工作中人本管理理念是加强知识管理的核心所在，通过最大程度促使档案管理人员发挥其主管能动性 与积极性来进行改革创新，才能整体推进档案管理工作水平。校方通过积极配合 并支持,真正重视档案管理工作并通过资金投入来加强硬件设备的现代化程度, 才能将高校档案管理工作推向新高度。4.2各高校的档案管理工作中对人才资源管理方面有所变革多数高校在档 案管理工作中开始实施全员聘任竞争上岗制度，并按岗位制定薪资待遇水平，这 变革极大地调动了档案管理人员的工作热情与主动性。并通过建立科学的激励 机制来鼓励工作人员接收专业深入学习与成长，在职培训和继续教育等形式均能 及时更新并扩充档案管理人员的专业知识和技能，这对调高整个档案管理队伍专 业水平有着重要作用。总而言之,档案管理工作在整个高校管理中占有重要地位,只有做好档案的 收集整理以及归档工作的基础上，才能实现主动服务，充分发挥档案资料的价值。 档案管理人员应以科学严谨的工作态度，结合档案管理创新