EXCEL表格中评估中的应用

1、当前位置：评估技术>> 评估实战>> 经验交流>> 资产评估工作中的Excel 应用技巧资产评估工作中的Excel 应用技巧 张春展2003 年 7 月 9 日，阅读人数1127 人 资产评估工作中处理大量数据时，微软公司的电子表格软件Excel 是多数人的首选。但软件应用深度不同，工作感受也各异。如能深入学习并应用软件所提供的丰富功能，面对海量的原始数据与分析、计算、汇总任务，完全可以把基本操作降到最低限，尽享评估工作中思考与创造性劳动的快乐。这里介绍几项资产评估工作中用到的Excel 功能与技巧。一、使用页眉与页脚Excel 生成的表格，既可将标题内容放

2、在页面的单元格内，手工加入边框线成表；也可以将标题设置在页眉页脚中，直接使用系统自动网格线。前者屏幕浏览直观，后者打印输出规范。 资产清查评估表要求好的打印效果、充足的屏幕编辑空间，因此，本应首选在页眉页脚中设置标题。 然而一些评估机构却将标题全部或部分地放到页面单元格中，然后再花费许多时间去设置各种边框线。究其原因，有的属于不掌握后一种方法，更多的却是因为，当他们试图按照91 号文所规范的格式，将表的名称、评估基准日，资产占有单位名称、编号、页数及填表人员、评估人员等内容输入页眉页脚时，总是遇到系统提示：“总长度不得超过255 个字符。 ”而不得不放弃设置。更令人困惑的是，键盘实际输入的字符

3、数（每个汉字 2 个字符）只有一百多个。问题出在： 系统所识别的255 个字符不仅有人工输入的中英文字符，还包含了一些不可见的打印设置信息，如字体、字号及回车等。中文Excel 中单元格默认字体为宋体，而页眉与页脚中的数字却默认为Times NewRoman 体，如输入“评估基准日：2001 年 12 月 31日”，就会在三个数字与三个汉字前各加上一串字符来定义字体，再用连接符把六项连起来，使短短二十几个字符变成上百个了。 再有，每个回车又需花费十个字符，因此，很容易就会超过总长度了。解决方案： “自定义页眉页脚” ，输入文字并全部选中，进入“字体菜单”选择“宋体”，根据需要定义字号然后确认。

4、左、中、右的页眉页脚各如法操作一次下来，可节省大量字符， 不仅规定格式内容全部输入，甚至能在页脚扼要地给申报人员列上几条填表要求呢！设置 Excel 中自动网格线操作步骤：首先清除页面上的所有边框线，然后在菜单“工具选项视图” ，将“网格线”选中；最后在“页面设置工作表”将“打印网格线”选中。二、设置单元格格式Excel 的基本构成单位是单元格，设置恰当的单元格格式，会使工作轻松，快捷。例 1：缩小字体填充当单元格中输入字符过多时，超出格宽的文本会被右面单元格内容所遮盖，数字则会改变为多个 #”号或科学计数法表示。保持这种格式，表面上打印得很整齐，拿到现场就看不懂是什么了；调整列宽， 页面会随

5、之变宽无法打印；按比例缩小页面或改用小号字，不仅浪费调试时间，还增加辨认难度；逐个调整超长单元格，工作量更是惊人。解决方案：选中除表头以外的所有数据行，打开设置单元格格式”菜单，选中“对齐”卡片上“缩小字体填充”项，然后确认。假如原来的表宽是调整好的，就可以放心直接打印了内容超长的单元格内字体已自动改为较小号， 其余一切未变， 既不丢失信息， 又保持了打印格式。例 2 ：使用条件格式多数人看到异常的色彩显示， 会很自然地集中起注意力， 所以评估人员经常用格式来记录或传递一些信息， 例如把有疑问数据所在的单元格涂上颜色， 将重点内容设为粗体字 。假使我们要重点关注账面原值高于一百万元设备，不妨定

6、义该列单元格的条件格式为：“单元格数值大于1000000 时，红色字、字型加粗、背景变黄”。试一下，在单元格内输入5000，一切如常；输入1200000，立即变为红色粗体字、黄色单元格了，十分醒目。操作步骤：选择区域，主菜单格式条件格式，弹出条件格式菜单，对字体、边框、图案等进行设置后确认。每个单元格可以设三个条件格式，每个条件格式都可独立编辑或删除，既可以本单元格的内容为条件，也可以编写涉及多个其它单元格的公式。例如：房屋类固定资产，设置“建筑物名称”列的条件格式：当建筑面积大于1000 时，内容加下划线；当增值率大于100% 或小于负50%时，单元格底色变浅绿；当建成年月迟于1997 年

7、1 月时，显示蓝色字。建筑物名称所在的单元格的格式就会随着建筑面积、增值率与建成年月数值的变化而改变，就这样通过建筑物名称的格式，同时传递出建筑面积、增值率、建成年月等其它列数据的附加信息。例 3：使用日期型数据单元格的数字类型中有一类为“日期”，它将每个日期处理为一个数字，每日加 1，以1900年 1 月 1 日为 1，2002 年 1 月 1 日为 37257。日期与日期、日期与数字之间，均能以天数为单位进行运算。例如分析应收账款的账龄时，用评估基准日减去发生日期，差数便是账龄，再如分析固定资产的理论成新时， 用评估基准日减去购建日期， 差数便是已使用时间。 可以很容易地根据需要把天数再换

8、算为年数、月数。需要注意的是， 必须使用规范的日期格式。打开“设置单元格格式”菜单， 选中“数字”卡片上“日期”分类，可以看到不同的显示类型约二十种。2002 年 1 月 1 日允许写为2002-1-1 、01-Jan-02、01-01-02 、1-1-02 等许多格式，但不允许2002.1.1 或者 2002.1 的写法，如果写成2002.1 将被系统解释为1900 年 1 月 1 日起的第2002 天，即 1905 年 6 月 24 日。中文日期无需输入汉字，事先定义好单元格格式，键入“99-3”即可显示为“1999年3月”。只输入年月不输入日时，系统默认为1 日。例 4：单元格内换行表头

9、单元格内容多时会设置自动换行格式，但换行位置常常得不到控制，例如，“计量单位”四个字要分为两行时， 本设计为二加二的组合不小心会变成三加一。 控制的办法是在换行处（“量”字后）加入 Alt+ 回车，实现在单元格内部换行。三、使用函数编写公式Excel 中包含了丰富的函数，能利用函数编写公式来处理的数据最好就不用手工处理了。例 1：消除无效数据当公式中零为除数时，结果显示为 #DIV/0! ，这是一个出错提示，我们不希望它出现。改造一下公式，加入条件函数，问题就解决了。例如A1 为账面值， B1 为评估值，原增值率公式为：=b1/a1-1现在改为： =if(a1<>0,b1/a1-1

10、,"")IF 函数中括号内被逗号分隔的三项，依次为：逻辑判断条件，判断结果为真（满足条件）时的公式或值，判断结果为假（不满足条件）时的公式或值。此例中，“除数不为零”是判断条件，满足条件时与原公式一样，不满足时，单元格为空格（"" 表示一个长度为零的字符串）。例 2：账龄分析公式在日期格式中提到过账龄问题，仿照下面例子，几千条账龄的分析就是两分钟的轻松游戏。假设 A1 单元格中有评估基准日，E 列单元格中有发生日期，那么在F4 中输入如下公式并下拖到底，分析工作就完成了：=IF(or($A$1-E4)/365.25>50,$A$1-E4)/365.

11、<0),"出错",IF($A$1-E4)/365.25>3,"3年以上",IF($A$1-E4)/365.25>2,"2至3年",IF($A$1-E4)/365.25>1,"1 至 2 年 ,IF($A$1-E4)/365.25<=1,IF($A$1-E4)365.25>0,"1 年以内 ",""),"")根据 E 列各行的日期， F 列各行分别显示“ 1 年以内”、“ 1 至 2 年”、“ 2 至 3 年”、“ 3 年以上”或“

12、出错”信息。其实长长的公式没什么可怕的，不过是五个像“例1”那样的条件函数嵌套在一起，根据 E4 中日期与评估基准日的差，判断账龄所属阶段，并将超过50 年或小于0 年的账龄视为出错。其中 $A$1 是对于 A1 单元格中评估基准日的绝对引用，使其在纵向或横向拖曳公式时都不会改变。例 3：固定资产的理论成新率分析评估中有时会用到下面公式分析固定资产的理论成新率：（ 1已使用年限÷理论寿命年限）×100%这里只有两个参数， “已使用年限”与上例的账龄计算完全相同，只要再拿出一列输入理论寿命年限参数，这个公式就完成了，比账龄分析简单得多。假设A1 单元格中有评估基准日， E 列

13、单元格中有建成日期，另在表外X 列中有理论寿命年限，在Y4 中输入如下公式并下拖到底，可得到理论成新率：=1-($A$1-E4)/365.25/Y4选中 Y 列并点击常用工具栏上“%”按钮，使格式更加整齐划一。例 4：条件汇总函数求和运算时使用SUM 函数较多， 但在某些场合SUMIF 函数会更适用，它的作用是按给定的条件求和，格式为：SUMIF （条件指向的区域，条件，求和区域）。如： =SUMIF(A1:A100,"<>%",H1:H100)就是对 H 列中 1 至 100 行中满足条件的数据求和，条件是该行的 A 列不等于“ %”。对于一张有若干小计的表进

14、行汇总，给小计行的 A 都加上 %号，求和时就可将这些行排除在外，不必从 SUM 公式中逐个手工减去小计项数据了。列如果把A 列放在打印区域外作为标记列，就能随心所欲地选择对象进行求和。四、使用超级链接漫游在互联网上， 超级链接比比皆是，鼠标一点，尽情漫游。若将超级链接引入几十个科目的评估表，会有同样的享受感，再不必盯着标签逐个点击，或用组合不停地前后翻查，一键直达目标。超级链接与我们平时大量使用的所谓链接完全不同。前者是由当前页转向另外一个新的文件、新的页面或位置；后者仅仅是对单元格内容的引用： 在单元格中输入等号，指向本文件或其它文件中的另一个单元格，将其中的数据引用到当前单元格中。建立超

15、级链接很简单，在选定的单元格中按下Ctrl+K组合键，弹出对话框后正确选择链接目标，确认后即生效。建立超级链接后自动产生的下划线可通过点击格式按钮U 消除，此后应注意防止误点击。取消链接的方法大体相同，选择对话框中“取消链接”。使用超级链接必须将“前进” “后退”两个小箭头按钮摆到工具栏上才真的方便，因为目标不会自动设置 Web 页上那样的返回链接。增加工具栏按钮的步骤：视图工具栏自定义命令 Web，找到小箭头按钮，逐个拖到工具栏适当位置，正常关闭Excel 后再启动，它们就固定在那里了。直接选中：视图工具栏 Web 也可以得到这组箭头，但新增一整行工具栏会减少屏幕的编辑空间。假如现在有一套评

16、估表，已在一张目录表上建好了直达每一张表的超级链接，点击“应付账款”后显示该表，修改后点一下“后退”小箭头，就重新回到目录表了。多个文件之间的链接完全相同， 需要注意的是， 打开链接文件是自动进行的， 关闭它们却要靠人工处理，应及时关闭不用文件，防止同时打开文件数量过多。五、建立自己的模板与宏无论使用者对软件应用的单项操作技巧多么纯熟，只有将它们集成在一起才能形成真正的高效， 这就是建立一个好的评估模板问题， 事实上， 每个机构或评估师都有属于自己的评估工作模板。在忙碌时发现并提出问题， 细心收集眼前闪过的窍门、 脑中掠过的思路； 待闲暇时解决问题，完善自己的模板，就会使它一次比一次高效、精美

17、。基于这样一种考虑，最好将它保存为“模板”文件的格式，时时维护、雕琢。再进一步，如果能由浅而深地开始在 Excel 中录制、编辑并应用宏，脚下将开出一片全新的世界，恰如长途步行的人改为乘车行进的感觉一样，很值得有心人一试。评估专家网倾力整理，发表于中国资产评估 2002 年 04 期，转载请注明转自评估专家网 .屋出租合同样本出租方：承租方：根据中华人民共和国合同法及有关规定，为明确出租方与承租方的权利义务关系，经双方协商一致，签订本合同。第一条房屋座落、间数、面积、房屋质量第二条租赁期限租赁期共 _年零 _ 月，出租方从_年 _月 _日起将出租房屋交付承租方使用，至承租人有下列情形之一的，出

18、租人可以终止合同、收回房屋：1. 承租人擅自将房屋转租、转让或转借的;2. 承租人利用承租房屋进行非法活动，损害公共利益的;_ 年_ 月 _日收回。3. 承租人拖欠租金累计达 _ 个月的。租房合同如因期满而终止时，如承租人到期确实无法找到房屋，出租人应当酌情延长租赁期限。如承租方逾期不搬迁，出租方有权向人民法院起诉和申请执行，出租方因此所受损失由承租方负责赔偿。合同期满后，如出租方仍继续出租房屋的，承租方享有优先权。第三条租金和租金的交纳期限租金的标准和交纳期限，按国家_的规定执行( 如国家没有统一规定的，此条由出租方和承租方协商确定，但不得任意抬高) 。第四条租赁期间房屋修缮修缮房屋是出租人

19、的义务。出租人对房屋及其设备应每隔_ 月( 或年 ) 认真检查、修缮一次，以保障承租人居住安全和正常使用。出租人维修房屋时，承租人应积极协助，不得阻挠施工。出租人如确实无力修缮，可同承租人协商合修，届时承租人付出修缮费用即用以充抵租金或由出租人分期偿还。第五条出租方与承租方的变更1. 如果出租方将房产所有权转移给第三方时，合同对新的房产所有者继续有效。2. 出租人出卖房屋，须在 3 个月前通知承租人。在同等条件下，承租人有优先购买权。3.承租人需要与第三人互换住房时，应事先征得出租人同意; 出租人应当支持承租人的合理要求。第六条 违约责任1.出租方未按前述合同条款的规定向承租人交付合乎要求的房

20、屋的，负责赔偿_元。2.出租方未按时交付出租房屋供承租人使用的，负责偿付违约金_元。3. 出租方未按时 ( 或未按要求 ) 修缮出租房屋的，负责偿付违约金_元 ; 如因此造成承租方人员人身受到伤害或财物受毁的，负责赔偿损失。4. 承租方逾期交付租金的， 除仍应及时如数补交外， 应支付违约金 _元。 5. 承租方违反合同， 擅自将承租房屋转给他人使用的， 应支付违约金 _元 ; 如因此造成承租房屋毁坏的， 还应负责赔偿。第七条 免责条件房屋如因不可抗力的原因导致毁损和造成承租方损失的 ，双方互不承担责任。第八条 争议的解决方式本合同范本在履行中如发生争议，双方应协商解决 ; 协商不成时，任何一方

21、均可向工商局经济合同仲裁委员会申请调解或仲裁，也可以向人民法院起诉第九条 合同范本其他约定事项第十合同范本未尽事宜，一律按中华人民共和国合同法的有关规定，经合同双方共同协商，作出补充规定，补充规定与本合同具有同等效力。房屋租赁合同出租方（甲方） ： XXX ，男 /女， XXXX年 XX 月 XX 日出生，身份证号码XXXXXXXX承租方（乙方） ： XXX ，男 /女， XXXX年 XX 月 XX 日出生，身份证号码XXXXXXXX甲、乙双方就房屋租赁事宜，达成如下协议：一、甲方将位于 XX 市 XX 街道 XX 小区 X 号楼 XXXX 号的房屋出租给乙方居住使用，租赁期限自 XX 年XX 月XX 日至XX 年XX 月XX 日，计 X个月。二、本房屋月租金为人民币 XX 元，按月 /季度 /年结算。每月月初 /每季季初 /每年年初 X 日内，乙方向甲方支付全月 /季 /年租金。三、乙方租赁期间，水费、电费、取暖费、燃气费、电话费、物业费以及其它由乙方居住而产生的费用由乙方负担。租赁结束时，乙方须交清欠费。四、乙方不得随意损坏房屋设施，如需装修或改造，需先征得甲方同意，并承担装修改造费用。租赁结束时，乙方须将房屋设施恢复原状。五、租赁期满后，如乙方要求继续租赁，则须提