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文档简介
1、文件管理学论文范文:对于电子文件管理的现代化论文电子文件管理的现代化论文导读:本论文是一篇关于电子文件管理的 现代化的优秀论文范文,对正在写有关于文件论文的写作者有一定的 参考和指导作用,论文片段:电子文件采集的内容应与内容信息一样, 作为文件一个不可或缺的部分一并保存。任何只有内容信息而不具备 背景信息的电子文件都是不完整的,缺乏凭证性和理论研究作用。第 二,精确定位系统内文件的被保存位置,并支持文档管理系统的各种 管理功能。合理采集、维护并利用元数据,是确保信息完整、真实、 可靠和长期可读的有效措施。因此目录:1、正文2、相关论文3、相关栏目4、本文下载摘要传统文件的管理比较繁琐,需要通过
2、生成、采集、整理、鉴 定、归档、移交或销毁等相对独立的管理环节来完成文件的管理。计 算机网络技术的发展,为电子文件的管理提供了现代化的管理手段。 电子文件的现代化管理主要通过电了文件生成阶段、电了文件的采 集、电子文件的鉴定、电子文件的保管期限及电子文件的最终处置六 个阶段逐步实现现代化管理。关键词电子文件;文件管理;现代化 a 文章编号2095-3712 (2014) 13-0090-03基金项目陕西 省教育科学“十二五”规划课题“高校电了政务系统文件管理风险 的防范与策略研究” (sgh13253)o作者简介韩卓泉(1972),女,陕西彬县人,硕士,宝鸡文 理学院体育系教师,研究方向:档案
3、管理。在传统文件管理的过程中,文件的生成、归档和最终处置三个 环节将文件生命周期清晰地划分为现行期、半现行期和非现行期,通 过生成、采集、整理、鉴定、归档、移交或销毁等相对独立的管理环 节完成文件管理。传统的档案管理思想与策略有许多可以为电子档案 管理所借鉴,但电子档案管理不能完全模仿传统文件的管理,否则将 造成无可挽回的损失。电子文件的特点使得其整个生命周期的全程管 理与一体化管理更应得到重视。电子文件的现代化管理主要包括以下 几个方面:一、电了文件生成阶段的管理电子文件的生成是指电子文件产生的过程,它是电子文件生命 周期的开始。一般说来,电子文件来源于两个方面:一是职能部门自 身创建的;二
4、是从工作网络上采集的。无论文件以哪种方式产生,一 旦产生后,为了固定下来并区别于其他文件,都需要对其命名。电子 文件的命名与传统文件的命名有相同处,也有不同点。电了文件的命 名应注意以下理由:第一,唯一性原则。电子文件命名在整个系统中 应具有唯一性。这个原则保证了文件检索的高效和准确,同时可避开 在存储过程中,后来存储的文件取代前期存储的同名文件以造成文件 丟失的情况。第二,概括性原则。该文件名应能高度概括被保存文件 的主要内容,即将文件的关键内容纳入文件名中,便于管理者从文件 名可知晓文件的大概内容。第三,关联性原则。若该文件具有不同版 本,则通过该文件名应能辨析不同版本间的联系。第四,规范
5、性原则。 若文件名需要用缩写表示,应采用约定俗成的通行缩写形式。另外, 对文件、文件夹命名时应考虑以下三个理由:一是唯一性,即某一个 文件夹的名称应是该系统中唯一的;二是主题性,即该文件夹名应简 洁、明了地揭示该文件夹内文件的主题,便于文件的分类整理;三是 关联性,即当某份文件需要同时保存在不同的文件夹内时,为了便于 揭示主题的关联性,应对该文件进行标示或链接。二、电子文件的釆集电子文件的采集应当由形成(制作)者或承办者按照归档要求 进行。因为只有文件形成(制作)者或承办者才最清楚电子文件的内 容、价值及与其他文件之间的关系,由他们采集,能保证电子文件的 归档质量。电子文件的数据类型有文本文件
6、、图像文件、图形文件、 声音文件、影像文件、多媒体文件、数据文件、计算机程序文件等, 这些不同数据类型的文件给文件的完整采集增加了难度。电子文件采 集的范围除考虑文件的自身价值外,还应考虑到以下因素,以保证被 采集文件的完整性:第一,电子文件采集的内容应与内容信息一样, 作为文件一个不可或缺的部分一并保存。任何只有内容信息而不具备 背景信息的电子文件都是不完整的,缺乏凭证性和理论研究作用。第 二,精确定位系统内文件的被保存位置,并支持文档管理系统的各种 管理功能。合理采集、维护并利用元数据,是确保信息完整、真实、 可靠和长期可读的有效措施。因此,在电子文件采集之初就要进行元 数据添加工作,将电
7、子1 2 3下一页电子文件管理的现代化论文导读:本论文是一篇关于电子文件管理 的现代化的优秀论文范文,对正在写有关于文件论文的写作者有一定 的参考和指导作用,论文片段:目录:1、正文2、相关论文3、相关栏目4、本文下载文件的背景信息、结构信息植入到元数据中去,最大限度地保证文 件的证据力。三、电子文件的鉴定电子文件的鉴定,是指鉴别电子文件的价值、确定其保管期限 的过程。鉴定工作应由文件形成部门与档案部门合作完成。传统文件 的鉴定工作集中在内容鉴定上,即通过非现行文件的内容信息来识别 文件的证据价值或信息价值,确定文件是否需要长期、永久地保留。 电子文件的内容鉴定,可以借鉴纸质文件鉴定的原则、标
8、准与策略; 传统的文件保存期限表对文件保存期限的规定,同样适用于电了文 件。技术鉴定是指对电子文件的各方面技术状况进行全面检查,包括 对信息的真实性、完整性与可读性的认定和对文件载体性能的检测。 电子文件的技术鉴定应考虑以下几个方面:第一,真实性。真实性鉴 定可从对电子文件的版本的鉴别入手。非正式版本的文件不具有法定 的证据价值。电了文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别,可 以借助计算机记录下来的相关元数据(如生成口期、责任人等)进行 比较和鉴别。第二,完整性。完整性鉴定主要从文件的相关性分析入 手,注意审查数据库中数据与栏目是否吻合、结构是否正确。第三, 检查程序文件的收集情况。如果一些
9、特殊的计算机程序文件没有收集 进文档管理系统,就会造成相关电子文件的无法读取。四、电子文件的保管期限确定电子文件保管期限的工作,需要档案部门与文件管理部门 协调进行,由档案部门制定详细准确的电子文件保管期限标准,由文 件管理部门根据实际情况执行。这是文档一体化管理策略的重要体 现。虽然机构内其他工作人员有义务在文件运转和使用过程中对其价 值进行评议,但只有文档管理人员才最有资格确定电子文件的保管期 限。文档管理人员有责任将一系列既定的保管期限表存入系统,并依 此定义系统的鉴定模块。在文件的整个生命周期中,文件管理员也可 以根据需要变更文件的保管期限。文件保管期限不应当是永久恒定 的,文档管理人
10、员应根据文件自身的变化、利用率的转变、特殊事件 的反应,对文件保存期限做出适当的调整与修正。在文档管理系统中, 任何文件都应能够利用保存期限表进行鉴定。系统必须具有文件鉴定 的自动提示功能,文件初次被打开(或关闭)时,系统应当提示工作 人员根据文件保存期限表对文件的价值进行鉴定。系统还必须具有自 动追踪每份文件的保管过程的能力,一旦期限截止就开始执行最终处 置程序。对于特定的文件,如重要文件或保密文件等,文档管理系统 可设置提示和警告,允许在执行最终处置程序之前,启动特殊的处理 程序,由管理者或文件管理员对文件再次鉴别。五、电子文件的归档电子文件尽管有许多不同于纸质文件的地方,但在归档原则上
11、有许多方面是一致的,应坚持由形成电子文件的机构向档案部门归 档。同时,应贯彻优化精练的归档原则,对归档的电子文件进行鉴别、 选择和去粗存精,避开在经济上和管理上给档案部门带来不必要的负 担。电子文件的归档方式通常有两种,即逻辑归档和物理归档。逻辑 归档是指档案部门不接收实体电子文件,仅在计算机网络上接收归档 的电子文件目录,并通过网络对归档的电子文件进行远程管理。逻辑 归档方式不转变归档的电子文件的存储位置和存储方式,使之不脱离 原机构的文档管理系统,始终保存在生成环境的系统中。这种管理方 式既有利于电子文件的完整与真实,又可保持电子文件的长期可读, 也方便电了文件生成机构对档案信息频繁的查考
12、利用。电子文件经逻 辑归档后,其所有权发生了变化,不再仅属于原机构,档案部门有权 对归档的电子文3下一页电子文件管理的现代化论文导读:本论文是一篇关于电子文件管理 的现代化的优秀论文范文,对正在写有关于文件论文的写作者有一定 的参考和指导作用,论文片段:冃录:1、正文2、相关论文3、相关栏目4、本文下载件实行在线管理、信息加工与公共服务。物理归档是指移交时将电 子档案实体从原机构的文档管理系统中转移至档案部门的档案管理 系统中。至于是否要删除本机构系统内已移交的电子文件,可视各机 构具体情况和文件价值而定,档案部门一般不作强行规定。物理归档 方式与传统档案管理模式类似,有章可循,操作性较强,有
13、利于档案 部门对归档电子文件的直接管理,避开因机构管理不善引起的信息流 失,同时也减轻了电子文件形成机构的文件管理负担。物理归档主要 有两种策略:一是脱机移交,二是在线移交。脱机移交是指电了文件 形成机构按归档要求将电子文件进行脱机处理,存储到脱机数字媒体 (如磁带、磁盘、光盘)上,再向档案部门移交。在线移交方式充分 利用了网络传输便捷的优势,还可以采取相应的安全措施,确保数据 完整。同时,由档案部门进行电子文件实体化工作,有利于统一归档 文件的格式,便于电子档案实体的管理。六、电子文件的最终处置对电了文件的最终处置一般包括三种:销毁;在本机构文档管 理系统内长期保存;向档案部门移交。后两种处
14、置方式中,经过鉴定 后被保存下来的电子文件,可称为电子档案。电子文件的销毁,是指 通过删除文件、格式化或破坏载体等方式,使文件不可能再以电子方 式重建,其内容无法恢复与还原。不再具备保存价值的电子文件,在 经过鉴定确认其已失去现行效用后,应当及时销毁。销毁工作的执行 必须慎重仔细,以电子文件保管期限表为基本依据,并执行严格的审 批程序。在文档管理系统中,应通过保留相关元数据的方式记录文件 的销毁情况,牛成销毁报告。文档管理人员应当注意,将一份文件从 磁盘上删除并不等于销毁文件。除非存储载体被完全重新格式化,或 者新产生的文件占据了原磁盘空间,并达到一定时限,否则无法保证 该文件确实不可再建。有
15、时即使文件已被删除,也仍可利用软件工具 直接读取磁盘驱动器,通过某些方式使该文件重新恢复。因而,对于 敏感性文件,要通过对其物理载体的破坏来确保文件被销毁。当文件 存在多份拷贝时,文件管理员要注意同时销毁这些拷贝。在文档管理 系统中,一份文件可以通过超链接的方式被多个文件夹同时收录在 内。当文件需要被销毁的时候,应特别重视对各个链接的检测,看该 文件在其他文件夹中是否仍有保留。总之,电子文件的出现,是社会政治、经济和文化发展的客观 要求,也是人类文明发展的必定结果。同时,档案事业的存在和发展 有其特定的政治、经济和文化生态环境,为电子文件的产生和发展提 供了必要的条件。随着计算机辅助设计的广泛应用,电子文件逐渐步 入社会的各个领域。在信息网络化迅速发展的推动下,电子文件已经 成为信息化社会中不可或
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