文件管理学论文范文-对于电子文件管理的现代化论文

1、文件管理学论文范文:对于电子文件管理的现代化论文电子文件管理的现代化论文导读：本论文是一篇关于电子文件管理的 现代化的优秀论文范文，对正在写有关于文件论文的写作者有一定的 参考和指导作用，论文片段：电子文件采集的内容应与内容信息一样, 作为文件一个不可或缺的部分一并保存。任何只有内容信息而不具备 背景信息的电子文件都是不完整的，缺乏凭证性和理论研究作用。第 二，精确定位系统内文件的被保存位置，并支持文档管理系统的各种 管理功能。合理采集、维护并利用元数据，是确保信息完整、真实、 可靠和长期可读的有效措施。因此目录：1、正文2、相关论文3、相关栏目4、本文下载摘要传统文件的管理比较繁琐，需要通过

2、生成、采集、整理、鉴 定、归档、移交或销毁等相对独立的管理环节来完成文件的管理。计 算机网络技术的发展，为电子文件的管理提供了现代化的管理手段。 电子文件的现代化管理主要通过电了文件生成阶段、电了文件的采 集、电子文件的鉴定、电子文件的保管期限及电子文件的最终处置六 个阶段逐步实现现代化管理。关键词电子文件；文件管理；现代化 a 文章编号2095-3712 (2014) 13-0090-03基金项目陕西 省教育科学“十二五”规划课题“高校电了政务系统文件管理风险 的防范与策略研究” (sgh13253)o作者简介韩卓泉(1972),女，陕西彬县人，硕士，宝鸡文 理学院体育系教师，研究方向：档案

3、管理。在传统文件管理的过程中，文件的生成、归档和最终处置三个 环节将文件生命周期清晰地划分为现行期、半现行期和非现行期，通 过生成、采集、整理、鉴定、归档、移交或销毁等相对独立的管理环 节完成文件管理。传统的档案管理思想与策略有许多可以为电子档案 管理所借鉴，但电子档案管理不能完全模仿传统文件的管理，否则将 造成无可挽回的损失。电子文件的特点使得其整个生命周期的全程管 理与一体化管理更应得到重视。电子文件的现代化管理主要包括以下 几个方面：一、电了文件生成阶段的管理电子文件的生成是指电子文件产生的过程，它是电子文件生命 周期的开始。一般说来，电子文件来源于两个方面：一是职能部门自 身创建的；二

4、是从工作网络上采集的。无论文件以哪种方式产生，一 旦产生后，为了固定下来并区别于其他文件，都需要对其命名。电子 文件的命名与传统文件的命名有相同处，也有不同点。电了文件的命 名应注意以下理由：第一，唯一性原则。电子文件命名在整个系统中 应具有唯一性。这个原则保证了文件检索的高效和准确，同时可避开 在存储过程中，后来存储的文件取代前期存储的同名文件以造成文件 丟失的情况。第二，概括性原则。该文件名应能高度概括被保存文件 的主要内容，即将文件的关键内容纳入文件名中，便于管理者从文件 名可知晓文件的大概内容。第三，关联性原则。若该文件具有不同版 本，则通过该文件名应能辨析不同版本间的联系。第四，规范

5、性原则。 若文件名需要用缩写表示，应采用约定俗成的通行缩写形式。另外， 对文件、文件夹命名时应考虑以下三个理由：一是唯一性，即某一个 文件夹的名称应是该系统中唯一的；二是主题性，即该文件夹名应简 洁、明了地揭示该文件夹内文件的主题，便于文件的分类整理；三是 关联性，即当某份文件需要同时保存在不同的文件夹内时，为了便于 揭示主题的关联性，应对该文件进行标示或链接。二、电子文件的釆集电子文件的采集应当由形成（制作）者或承办者按照归档要求 进行。因为只有文件形成（制作）者或承办者才最清楚电子文件的内 容、价值及与其他文件之间的关系，由他们采集，能保证电子文件的 归档质量。电子文件的数据类型有文本文件

6、、图像文件、图形文件、 声音文件、影像文件、多媒体文件、数据文件、计算机程序文件等， 这些不同数据类型的文件给文件的完整采集增加了难度。电子文件采 集的范围除考虑文件的自身价值外，还应考虑到以下因素，以保证被 采集文件的完整性：第一，电子文件采集的内容应与内容信息一样， 作为文件一个不可或缺的部分一并保存。任何只有内容信息而不具备 背景信息的电子文件都是不完整的，缺乏凭证性和理论研究作用。第 二，精确定位系统内文件的被保存位置，并支持文档管理系统的各种 管理功能。合理采集、维护并利用元数据，是确保信息完整、真实、 可靠和长期可读的有效措施。因此，在电子文件采集之初就要进行元 数据添加工作，将电

7、子1 2 3下一页电子文件管理的现代化论文导读：本论文是一篇关于电子文件管理 的现代化的优秀论文范文,对正在写有关于文件论文的写作者有一定 的参考和指导作用，论文片段：目录：1、正文2、相关论文3、相关栏目4、本文下载文件的背景信息、结构信息植入到元数据中去，最大限度地保证文 件的证据力。三、电子文件的鉴定电子文件的鉴定，是指鉴别电子文件的价值、确定其保管期限 的过程。鉴定工作应由文件形成部门与档案部门合作完成。传统文件 的鉴定工作集中在内容鉴定上，即通过非现行文件的内容信息来识别 文件的证据价值或信息价值，确定文件是否需要长期、永久地保留。 电子文件的内容鉴定，可以借鉴纸质文件鉴定的原则、标

8、准与策略； 传统的文件保存期限表对文件保存期限的规定，同样适用于电了文 件。技术鉴定是指对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括 对信息的真实性、完整性与可读性的认定和对文件载体性能的检测。 电子文件的技术鉴定应考虑以下几个方面：第一，真实性。真实性鉴 定可从对电子文件的版本的鉴别入手。非正式版本的文件不具有法定 的证据价值。电了文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，可 以借助计算机记录下来的相关元数据（如生成口期、责任人等）进行 比较和鉴别。第二，完整性。完整性鉴定主要从文件的相关性分析入 手，注意审查数据库中数据与栏目是否吻合、结构是否正确。第三， 检查程序文件的收集情况。如果一些

9、特殊的计算机程序文件没有收集 进文档管理系统，就会造成相关电子文件的无法读取。四、电子文件的保管期限确定电子文件保管期限的工作，需要档案部门与文件管理部门 协调进行，由档案部门制定详细准确的电子文件保管期限标准，由文 件管理部门根据实际情况执行。这是文档一体化管理策略的重要体 现。虽然机构内其他工作人员有义务在文件运转和使用过程中对其价 值进行评议，但只有文档管理人员才最有资格确定电子文件的保管期 限。文档管理人员有责任将一系列既定的保管期限表存入系统，并依 此定义系统的鉴定模块。在文件的整个生命周期中，文件管理员也可 以根据需要变更文件的保管期限。文件保管期限不应当是永久恒定 的，文档管理人

10、员应根据文件自身的变化、利用率的转变、特殊事件 的反应，对文件保存期限做出适当的调整与修正。在文档管理系统中, 任何文件都应能够利用保存期限表进行鉴定。系统必须具有文件鉴定 的自动提示功能，文件初次被打开（或关闭）时，系统应当提示工作 人员根据文件保存期限表对文件的价值进行鉴定。系统还必须具有自 动追踪每份文件的保管过程的能力，一旦期限截止就开始执行最终处 置程序。对于特定的文件，如重要文件或保密文件等，文档管理系统 可设置提示和警告，允许在执行最终处置程序之前，启动特殊的处理 程序，由管理者或文件管理员对文件再次鉴别。五、电子文件的归档电子文件尽管有许多不同于纸质文件的地方，但在归档原则上

11、有许多方面是一致的，应坚持由形成电子文件的机构向档案部门归 档。同时，应贯彻优化精练的归档原则，对归档的电子文件进行鉴别、 选择和去粗存精，避开在经济上和管理上给档案部门带来不必要的负 担。电子文件的归档方式通常有两种，即逻辑归档和物理归档。逻辑 归档是指档案部门不接收实体电子文件，仅在计算机网络上接收归档 的电子文件目录，并通过网络对归档的电子文件进行远程管理。逻辑 归档方式不转变归档的电子文件的存储位置和存储方式，使之不脱离 原机构的文档管理系统，始终保存在生成环境的系统中。这种管理方 式既有利于电子文件的完整与真实，又可保持电子文件的长期可读， 也方便电了文件生成机构对档案信息频繁的查考

12、利用。电子文件经逻 辑归档后，其所有权发生了变化，不再仅属于原机构，档案部门有权 对归档的电子文3下一页电子文件管理的现代化论文导读：本论文是一篇关于电子文件管理 的现代化的优秀论文范文,对正在写有关于文件论文的写作者有一定 的参考和指导作用，论文片段：冃录:1、正文2、相关论文3、相关栏目4、本文下载件实行在线管理、信息加工与公共服务。物理归档是指移交时将电 子档案实体从原机构的文档管理系统中转移至档案部门的档案管理 系统中。至于是否要删除本机构系统内已移交的电子文件，可视各机 构具体情况和文件价值而定，档案部门一般不作强行规定。物理归档 方式与传统档案管理模式类似，有章可循，操作性较强，有

13、利于档案 部门对归档电子文件的直接管理，避开因机构管理不善引起的信息流 失，同时也减轻了电子文件形成机构的文件管理负担。物理归档主要 有两种策略：一是脱机移交，二是在线移交。脱机移交是指电了文件 形成机构按归档要求将电子文件进行脱机处理，存储到脱机数字媒体 （如磁带、磁盘、光盘）上，再向档案部门移交。在线移交方式充分 利用了网络传输便捷的优势，还可以采取相应的安全措施，确保数据 完整。同时，由档案部门进行电子文件实体化工作，有利于统一归档 文件的格式，便于电子档案实体的管理。六、电子文件的最终处置对电了文件的最终处置一般包括三种：销毁；在本机构文档管 理系统内长期保存；向档案部门移交。后两种处

14、置方式中，经过鉴定 后被保存下来的电子文件，可称为电子档案。电子文件的销毁，是指 通过删除文件、格式化或破坏载体等方式，使文件不可能再以电子方 式重建，其内容无法恢复与还原。不再具备保存价值的电子文件，在 经过鉴定确认其已失去现行效用后，应当及时销毁。销毁工作的执行 必须慎重仔细，以电子文件保管期限表为基本依据，并执行严格的审 批程序。在文档管理系统中，应通过保留相关元数据的方式记录文件 的销毁情况，牛成销毁报告。文档管理人员应当注意，将一份文件从 磁盘上删除并不等于销毁文件。除非存储载体被完全重新格式化，或 者新产生的文件占据了原磁盘空间，并达到一定时限，否则无法保证 该文件确实不可再建。有

15、时即使文件已被删除，也仍可利用软件工具 直接读取磁盘驱动器，通过某些方式使该文件重新恢复。因而，对于 敏感性文件，要通过对其物理载体的破坏来确保文件被销毁。当文件 存在多份拷贝时，文件管理员要注意同时销毁这些拷贝。在文档管理 系统中，一份文件可以通过超链接的方式被多个文件夹同时收录在 内。当文件需要被销毁的时候，应特别重视对各个链接的检测，看该 文件在其他文件夹中是否仍有保留。总之，电子文件的出现，是社会政治、经济和文化发展的客观 要求，也是人类文明发展的必定结果。同时，档案事业的存在和发展 有其特定的政治、经济和文化生态环境，为电子文件的产生和发展提 供了必要的条件。随着计算机辅助设计的广泛应用，电子文件逐渐步 入社会的各个领域。在信息网络化迅速发展的推动下，电子文件已经 成为信息化社会中不可或