2022年药品采购操作规程

1、.药品选购操作规程一、目的：建立药品选购程序，确保选购人员从合法的供货单位购进合法的药品；二、适用范畴：适用于药品的选购操作；三、职责：业务部选购人员对本程序的实施负责四、操作规程：（一）选购前预备工作1 依据药品需求，列出药品选购方案：依据库存结合业务部购销方案或通过调查市场需求制定暂时选购方案2 挑选供货单位并确定其合法性：2.1 坚持择优、择廉、“质量第一”选购原就，初步挑选相宜的供应商；2.2 联系供应商并与供应商销售人员洽谈，表达建立供需合作关系；2.3 索要相关本企业所需资质材料以及供应本企业相关证照；2.4 确定供货单位的合法资格，同时满意以下条件：a、供货单位的药品生产许可证或

2、药品经营许可证在有效期内；b、供货单位的 gsp或 gmp 认证证书在有效期内；c、供货单位的营业执照按时年检； d、以上资料加盖供货单位公章原印章；.3 确定所选购的药品的合法性，须同时满意以下条件： a、所购进的药品是供货单位的生产或经营范畴之内； b、所购进的药品是本公司的经营范畴之内；c、所选购药品有法定的生产或进口批准证明文件并且在批准证明文件有效期内生产或进口的；d、所购进的药品不是国家药品监督治理部门要求停止或暂停生产、销售和使用的药品；e、选购的药品不得是国家或地方监督治理部门抽验不合格的药品及选购的药品不得是曾有严峻不良反应报道的药品；4 核实供货单位销售人员的合法资格4.1

3、 “企业法人托付授权书”原件并进行审核查验：a、原件须盖有供货单位的原印章和供货单位法定代表人的签章； b、原件上应注明被托付授权人姓名及身份证号码、托付授权品种、授权区域和有效期限等内容：a、供货单位为生产企业的，授权品种须列明或附详细品种；b、供货单位为经营企业的可以标明“我公司经营品种”，以我公司供应的有效药品目录为准，品种有特别托付事项，就应标明；4.2 向供货单位药品销售人员索要其身份证原件， 查验其与“法人托付授权书”上所注明的被托付授权人为同一人后，复印其身份证存档；5 相关资料交予质管部更新档案或审核归档；6 选购中涉及首营企业、 首营品种的： 选购员应当打印相关审批表，经质管

4、部和质量负责人审核批准，必要时组织实地考察，对供货 单位质量体系进行调查评判并做好记录， 以确定供货单位的质量治理体系是否满意本公司要求； 并按首营企业、首营品种审批操作规程执行；（二） 运算机 erp系统录入选购方案， 审核通过后， 生成选购订单1. 从合格供货方目录挑选供货单位选购非首次经营品种：1.1 选购员打开运算机 erp系统，登陆账号密码，进入运算机 erp系统治理页面，依次绽开业务治理、选购治理，点击选购方案，进入选购方案页面，点击新建或制定，进入方案编制，依次录入品名、规格、生产厂商等，录入完毕储存；1.2 业务部长审核选购方案：审核同意并储存；如审核不同意， 方案自动废止；1

5、.3 系统自动生成选购订单：选购订单是财务付款和储运收货凭证，业务洽谈胜利后，应准时打印并传递相关部门；2. 从合格供货方目录中挑选供货单位选购首营品种：2.1 按（二） 1.1 操作并储存；2.2 按（二） 1.2 操作并储存；2.3 选购员进入运算机 erp系统治理页面，依次绽开质量治理、质量治理组，点击首营品种审批，查看商品信息列表，选中所需填报品种，然后点击填报，录入相关品种资料并储存；并打印首营品种审批表，附品种相关资料，依次传递业务部长、质管部长、质量副总审批；2.4 业务部长、质管部长、质量负责人依次登陆运算机 erp系统， 依次绽开质量治理、质量治理组，查看商品信息列表，选中所

6、需审批品种，点击审核或审批，分别录入该品种审核批准的看法并储存；2.5 审核通过后，系统自动生成选购订单；3. 从首营企业选购非首次经营品种3.1 按（二） 1.1 操作并储存；3.2 按（二） 1.2 操作并储存；3.3 选购人员进入运算机 erp系统治理页面，依次绽开质量治理、质量治理组，点击首营企业审批，查看右边待审批首营企业列表，选 中所需填报首营企业，点击填报，录入该企业相关资料信息并储存； 并打印首营企业审批表，附企业相关资料，依次传递业务部长、质管 部长、质量副总审批；3.4 业务部长、质管部长、质量负责人依次登陆运算机 erp系统，依次绽开质量治理、质量治理组，查看待审批首营企

7、业列表，选中所需审批的首营企业， 并点审核或审批， 分别录入审核批准的看法并储存；3.5 审核通过后，系统自动生成选购订单；4. 从首营企业选购首营品种4.1 按（二） 1.1 操作并储存；4.2 按（二） 1.2 操作并储存；4.3 按（二） 3.3 和 3.4 操作；终止后按（二） 2.3 和 2.4 操作4.4 审核通过后，系统自动生成选购订单；（三）选购业务洽谈1. 对供货单位的合法资格和质量信誉、所供品种的合法性及销 售人员合法性审核通过后， 公司药品选购人员依据选购订单与供货单位销售人员就购进药品进行洽谈，明确选购品种、规格、数量、生产厂家等内容，并签订有明确质量条款的购进合同和质

8、量保证协议；2. 在经营过程中，除了当面选购业务洽谈外，仍可以实行电话、传真等方式选购药品， 但必需有记录， 并与供货单位提前签订明确各自质量责任的质量保证协议书；（四）签订明确质量条款的购销合同和质量保证协议1. 在选购业务洽谈胜利时，应准时与供货单位签定明确质量条款的购销合同，购销合同中的质量条款至少应明确以下内容：a、药品质量符合质量标准和有关质量要求；b、药品附产品合格证；c、药品包装符合有关规定和货物运输要求；d、从经营企业购进进口药品的，质量条款仍应包括供货单位应供应符合规定的证书和文件；2. 签定质量保证协议时应留意，质量保证协议书至少包括以下内容：a、明确双方质量责任；b、供货

9、单位应当供应符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；c、供货单位应当依据国家规定开具合法发票； d、药品质量符合药品质量标准等有关要求； e、药品包装、标签、说明书符合有关规定； f、药品运输的质量保证及责任；g、质量保证协议的有效期限；h、购进冷藏药品时，与供应商签订质量保证协议，要明确运输方式、保温包装、温度保证及运输责任等事宜；发货前，与供货单位沟通，保证实行正确有效的保温措施，明确到货时间；准时向储运部门、质量治理部门传递到货信息并跟踪到货情形；3. 当质量条款的内容需要增加时，药品选购人员必需事先得到质量治理部门的确认方可执行；（五）按购销合同条款执行1. 选购人员按合同商定准时、保

10、质、保量办款进货并索取合法票据，财务人员凭选购订单付款；2. 选购人员准时将合法票据传递给财务部；3. 内勤人员在收到选购员到货通知后准时在运算机治理系统中开具药品质量验收入库通知单 ，通知保管员收货；（六）选购记录凭证1. 票据：购进药品，应附随货同行单（票） ，随货同行单（票） 应包括供货单位、生产厂商、药品的通用名称、剂型、规格、批号、 数量、收货单位、收货地址、发货日期等内容，并加盖供货单位药品 出库专用章原印章； 如无单据或单据不符规定， 应督促供应商尽快提供符合规定要求的单据，以免耽搁验收入库；2. 发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的， 应当附销售货物或者供应应税劳务清单 ， 并加盖供货单位发票专用章原印章、 注明税票号码； 凡未能供应发票的，不准选购；（七）特别治理药品选购：1. 选购含麻黄碱类复方制剂等特别治理要求的药品应从有特别治理药品生产或经营资质的公司进货，禁止现金交易；2. 从经批发营企业选购含可待因复方口服溶液、复方甘草片和复方地芬诺酯片等特别治理要求的药品，只能销售给本辖区（省内） 医疗机构和零售药店； 从生产企业直接购进上述药品的批发企业， 可以将药品销售给其他批发企业、零售企业和医疗机构；（八）药品直调：除发生灾情、疫情、突发大事或者临