企业管理信息系统整体外购业务方案

1、企业管理信息系统整体外购业务方案一、供应部采购流程1、业务流程：需求申请采购申请采购订单采购收货采购结算采购付款采购询价执行采购收到货物外购入库购货发票2、业务说明：包括物资供应部、安全生产部、品质管理部、企业管理部、政工部、市场营销部、审计监察部所有外购申请的原材料、标准备件、日常办公用品。各部门通过需求申请发起请求，然后流转至物资供应部进行采购、收货，所有对应发票及付款单据交予物资供应部进行发票核对及付款申请的发起，待发票核对完毕及付款申请流转至财务时，具体采购人员再将相关单据交至财务部进行处理。在实际操作中因目前账户不足，所以由企业管理部、 政工部、审计监察部等部门负责购买的计算机硬件、

2、 电脑耗材及日常办公用品等， 在实际结算时将发票或相关单据复印件交与供应部相关人员， 由供应部根据发票内容填写采购订单，并完成发票核对及付款申请的发起， 待发票核对完毕及付款申请流转至财务时，各部门实际采购人员再将相关单据原始件交至财务部进行后续处理。财务出纳在进行付款时必须在erp 系统内能够查询到有关采购发票之后才可办理实际付款。3、具体操作说明：【需求申请】由各具体需求部门发起，由具体部门负责人进行审核；【采购申请】、 【采购询价】、 【采购订单】由采购员进行编制；【采购订单维护】时选择购销分类为01|供应部采购，采购部门为 80|物资供应部【采购收货】、 【外购入库】由材料库管员进行处

3、理；【购货发票】、 【采购付款】由供应统计核算员进行处理。二、市场部外购成品1、业务流程：采购订单采购收货采购结算采购付款执行采购收到货物外购入库购货发票2、业务说明：包括市场部外购的成品线， 具体采购人员需向市场部部长汇报，得到市场部部长同意后进行采购，市场部负责人将相应采购信息通过护采购订单进行维护，进行确认操作。待实际货物到厂后，成品库库管员通过开【采购收货单】的形式进行办理外购入库，然后进行入库登记操作。待发票到后，具体采购人员将发票及流转完毕的付款纸质复印件交予物资供应部进行发票核对及付款申请的发起， 待发票核对完毕及付款申请流转至财务时，具体采购人员再将相关单据交至财务部进行处理。

4、财务出纳在进行付款时必须在erp 系统内能够查询到有关采购发票之后才可办理实际付款。3、具体操作说明：【采购订单】市场服务部部长进行单据维护；【采购订单维护】时选择购销分类为02|市场部外购成品，采购部门为 10|市场营销部【采购收货】是在外购的产品到货后，由成品库库管员发起；【外购入库】由成品库库管员进行入库登记；【购货发票】、 【采购付款】供应统计核算员进行处理。三、生产部外协1、业务流程：外协订单采购收货采购结算采购付款执行外协订单货物外购入库购货发票2、业务说明：包括生产部进行外协的成品线，分厂调度员通过【生产订单调度】的“转外协”按钮形成相应【计划请购单】 ，分厂厂长进行【计划请购单

5、确认】同意后进行通过【请购单调度】调度加工商，然后在【采购订单维护】中生成相应采购订单。待实际货物到厂后，成品库库管员通过开【采购收货单】的形式进行办理外购入库，提交给成品库库管员进行确认，然后进行入库登记操作。待发票到后，具体采购人员将发票及流转完毕的付款纸质单据复印件交予物资供应部进行发票核对及付款申请的发起，待发票核对完毕及付款申请流转至财务时，具体采购人员再将相关单据交至财务部进行处理。财务出纳在进行付款时必须在erp 系统内能够查询到有关采购发票之后才可办理实际付款。3、具体操作说明：【采购订单】由分厂厂长进行维护，信息无误后进行确认；【采购订单维护】时选择购销分类为15|生产部外协

6、，采购部门选择为具体的分厂。【采购收货】是在外购的产品到货后，由成品库库管员发起；【外购入库】由成品库库管员进行入库登记；【购货发票】、 【采购付款】供应统计核算员进行处理。四、设备部采购需求申请采购申请采购订单采购收货采购结算采购付款采购询价执行采购收到货物外购入库购货发票2、业务说明：包括设备部进行采购的非标件、设备，设备部实际采购人员通过填写【需求申请单】的形式向设备部部长汇报， 得到设备部部长同意后进行采购，由设备部部长进行 【请购单调度】 、 【采购订单维护】。待实际货物到厂后， 具体收货人员通过直接开 【采购收货单】 的形式进行办理外购入库，提交给材料库管员进行确认，然后进行入库登

7、记操作。待发票到后，具体采购人员将发票及流转完毕的付款纸质单据交予物资供应部进行发票核对及付款申请的发起， 待发票核对完毕及付款申请流转至财务时，业务人员再将相关单据交至财务部进行处理。财务出纳在进行付款时必须在erp 系统内能够查询到有关采购发票之后才可办理实际付款。3、具体操作说明：【采购订单】由设备部部长进行维护，信息无误后进行确认；【采购订单维护】时选择购销分类为20|设备部采购，采购部门选择为 7003|设备部 。【采购收货】是在外购的设备或备件到货后， 由设备部实际采购人员将收货单据交予材料库库管员进行采购收货单的维护；【外购入库】由材料库库管员进行入库登记；【购货发票】、 【采购

8、付款】 待发票到后， 设备部实际采购人员将发票及流转完毕的付款纸质单据复印件交予物资供应部进行发票核对及付款申请的发起，待发票核对完毕及付款申请流转至财务时，业务人员再将相关单据交至财务部进行处理。五、具体单据操作说明（详见采购业务操作手册）功能路径：【采购管理】 -【采购申请】 -【请购单调度】说明：?请购单调度功能的维护人员为采购员。经调度确认供应商信息后的请购单才能在采购订单中以“按请购单开”的方式生成采购订单。?取消调度，取消的只是调度人及调度时间信息。取消调度不能取消已调度请购单的供应商、采购员信息。取消调度的请购单仍可以作为“按请购单开”采购订单的依据。?若想更改已调度请购单的供应

9、商、采购员、采购部门信息， 可通过再次点击 “调度”按钮完成操作。?若想更改已调度请购单的需求日期、申请数量信息， 可通过“调整”按钮完成操作。请购单中也支持拆分、合并功能，具体操作同“计划请购单确认”功能中拆分、合并功能。?若无需再使用该请购单信息，可通过工具栏中“关闭”按钮完成操作。采购订单维护：功能路径： 【采购管理】 -【采购订单】 -【采购订单维护】按请购单开：说明：?点击“按请购单开”后，可在查询区域内输入请购单号或供应商、采购类型等查询条件快速锁定请购单记录。?采购订单存在两种状态：“初始”和“确认”，确认状态的采购订单才能进行采购收货等操作，新增的采购订单可通过“确认”或“审核”使状态由“初始”转为“确认” ，需要多个部门会签评审的订单通过“送审”实现。?采购订单中可通过点击工具栏中“订单付款条件”设置付款类型、付款金额、预计付款日期信息。通过点击工具栏中“订单其它内容”，维护订单付款方式、运输方式、收货地点等信息。?不继续执行的采购订单应在采购订单关闭功能中及时关闭。采购收货单：功能路径 :【采购管理】 -【采购收货】 -【采购收货单】说明：?采购收货单由库管员维护?要求采购收货单不能新建，必须按采购订单开。?开采购收货单，若发票