企业管理信息系统项目实施总结

1、企业管理信息系统项目实施总结一、本次实施工作小结本段时间主要的工作任务是对系统运行的跟踪，对期间提出问题进行汇总处理，自4 月16 日，jserp 系统全部功能上线以后，通过近一个月的实际运行，反应出不少问题需要处理，企管部已完成对具体业务部门的问题收集汇总，根据各部门提出的问题，进行了具体分析处理，后续将进行详细介绍。目前问题主要集中在以下几个方面：1）一些部门具体操作人员未落实；2）个别业务具体操作人员操作熟练度偏低，操作失误较多；3）相关业务核查人员未对系统数据有效核查；4）个别单据处理周期过长；5）个别模块因银河电缆公司特殊需求需要进行调整。针对以上问题，后续需进行如下调整：1）落实具

2、体操作人员，落实到具体人员；2）业务小组不再响应具体人员的操作问题，有关具体操作请参阅相关操作手册，若认为操作手册有不完善地方可提交业务小组进行完善；正常的业务处理问题通过系统内的问答机制逐层进行处理。3）企管部组织人员定期、不定期进行业务数据核查，发现数据错误或不完善应主动问责相关业务负责人。4）调整系统内业务单据处理的时限，将目前的24 小时根据不同业务单据的需要进行调整。调整完毕后企管部应定期、不定期进行超期单据统计查询，将超期相关单据处理人、相关部门进行通报。5）由业务小组沟通研发人员进行调整改进，以满足具体需求。二、上期实施问题总结清单序号业务责任部门原状改进建议及措施落实情况1 销

3、售订单市场部1、订单管理员上传到文档服务器的销售订单信息格式不统一、规范性不强，不便于统计、查询。2、大部分文档服务器的订单文件未对客户需求日期（交货期）进行确认。1、规范订单格式，确认客户交期。2、启用销售订单评审，相关部门均可对订单信息进行审核，便于沟通确认。1、 订单管理员在收到订单信息时目前都会进行交货期等相关信息的确认， 再维护到 erp系统中。2、已经开始按销售订单评审流程进行，但仍存在个别订单销售部未发起订单评审。2 销售发货市场部1、发货员对实际的库存、交货期的信息只是一个大概了解，不能准确地依据客户交期进行提前安排。1、引入“库存分配”的概念，发货前先进行库存的分配，无需实际

4、去仓库核查，库管员按照发货安排去实际发货。1、 销售交货单按销售分配开，生产订单与销售订单一一对应，生产完成后自动分配。2、由于系统内成品库库存数据与实际库存数据仍有差异，目前实际发货前仍需与实际仓库数据进行核查。3 销售回款市场部1、按业务员进行统计回款数据，统计口径较单一。1、按销售订单回款，实际具体订单的回款跟踪，可以以订单为源头综合查询业务员、客户的回款数据。1、 目前是按客户进行回款登记，可以实现某个客户的回款数据、欠款数据。2、系统中销售综合查询数据需要具体业务人员进一步核对。4 销售开票市场部1、以用友系统为支持生成发票，导入金税系统，与实际业务数据关联性不大。1、以金思维系统中

5、的交货单为依据生成发票文件，再通过金思维发票接口将发票信息导入金税系统，规避人为开发票时有可能出现的错误。1、 已以金思维系统中的交货单为依据生成发票文件，再通过金思维发票接口将发票信息导入金税系统。2、存在个别使用系统之前的历史数据需要人工调整5 订单排产生产部1、生产部门以文档服务器的订单文件先后顺序进行排产，忽略了客户需求日期（交货期）这一关键因素，导致排产不合理，实际着急的可能还没有排产，实际不着急的可能已经生产出来放着了。1、取消以文档服务器流转订单信息，引入“生产订单”概念，依据系统由“销售订单生产订单”数据流转区别销售订单信息及生产订单信息，依据“交货期”进行排产。2、合同扫描件

6、等原订单服务器上传的订单信息以附件的形式与系统里的“销售订单”关联，作为对 erp系统内“销售订单”的补充。1、生产部依据erp内“生产订单”排产，辅以订单福建确认订单信息。6 生产领料1、领料方式粗放。1、启用生产订单物料清单，规定具体产品对应的材料耗用， 以定额领料、月底倒扣方式进行领料控制。1、 非定额领料通知单方式进行，系统内记录各车间实际领料情况。7 车间作业订单进度1、车间实际安排生产依据订单服务器进行，缺乏统筹安排。2、各车间进行车间作业安排时规范性不强，不能将实际生产进度进行及时反馈。1、车间不再主动安排计划，统一由分厂进行调度，车间是具体执行部门，即车间不决定生产什么、什么时

7、候生产，只是在规定时间内完成分厂的任务。2、 使用“车间作业计划单”作为车间安排任务的依据，依据“车间作业计划单”反馈当班实际完成情况。1、 销售订单信息流转至分厂，分厂通过“生产订单调度”来统筹安排具体车间生产任务。2、车间接收到生产订单后，再根据车间实际情况安排具体机台作业。3、各车间假话安排通过系统打印出来“车间作业计划单”，由车间核算员对实际反馈情况每天在系统内进行登记，销售人员、生产人员可通过“查询订单进度”每天查看具体订单进度。8 产品检验质检部1、完工之后的统计与实际订单关联性较小导致工作繁琐，先提交质检检验，检验完成后再由车间人员去匹配已经生产出来的产品属于哪个订单。2、实际产

8、品跟踪以“盘号”进行跟踪，“盘号”为质检人员人为规定，不够严谨。1、按生产订单生产送检单，按质检结果开生产入库通知单。2、建议以“批号”进行产品跟踪，取代原有盘号跟踪模式。1、启用“产品完工送检”，可查询具体产品的检验信息，对检验结果进行分析。2、 erp内已实现按“批号”进行产品跟踪。9 生产入库生产部1、通过共享excel文件来流转，存在人为可调整的可能性，缺失相关部门的确认。1、通过“生产入库通知单”工作流来流转生产入库信息，车间人员、质检人员、成品库管员都进行确认后，此单据才被认可，已经认可后数据若需要调整需要上述相关人员都同意后才可以，避免个人单独修改数据的可能性。2、生产入库与生产

9、订单紧密关联，系统控制入库数据不能超出订单数量，规避生产浪费现象。1、 已启用生产入库工作流流转，但并未严格按要求执行，导致库存数据存在偏差。2、控制生产入库数量不能超过订单数量，若存在特殊情况进行“超订单入库审批”。10 成品库库存销售部1、原仓库库管员主要依据手工记录进行账与物的核对，手工账存在不可追溯、随意性等特点。1、转化库管员管理思路，系统内建立相应虚拟库，系统内进行手续齐全才可办理实物的进出。1、 已经在系统内进行出入库手续办理，但未严格按要求执行，导致库存数据存在偏差。2、需调整系统内库存数据与实物一直，已与销售部部长确认以4 月库存数据为基准进行库存调整。11 应收、应付、现金

10、财务部1、手工录入品质高恒、然后打印审核。1、与具体业务继承，自动生成相关凭证，然后批量打印审核。1、已与具体业务集成，自动生成凭证，但未进行凭证打印，主要是由于财务人员共用同一个账号导致打印出来凭证人不合规。12 固定资产财务部1、以用友系统管理固定资产。1、以金思维系统管理固定资产。1、 计提折旧时两套系统折旧存在偏差，系金思维系统折旧的计算精度比用友系统高导致。13 存货核算财务部1、原核算对象为整体核算，较粗放。1、精细化核算，与业务数据集成，实现自动计算，规避人为错误。2、将材料会计的职能由“核算”转换为“核查”。1、 材料会计已经开始计算方法的切换， 目前将 3月底的存货数据调整成

11、与用友系统一致后，则后续核算以金思维系统数据为准。2、材料会计进行库存单据审核，审核单据是否异常，由原有的侧重计算而转向为侧重核查，增强财务管理的职能。14 采购申请各业务部门1、流程审批意识不强，申请采购追溯起来较难。1、在系统内进行流程审批，可审批、可追溯，规避无据可查的现象出现。1、 大部分申请已按要求进行，个别部门受制于用户数不足导致无法进行实际操作。2、设备部的需求申请需进一步落实。15 采购计划供应部1、按照共享文件夹流转的请购单进行安排采购。1、以系统数据为依据进行安排采购，规避数据修改，便于追溯。1、 已按需求申请编制采购计划，然后进行询价比价的操作，系统内记录询价信息。16

12、采购订单供应部1、按照共享文件夹流转的请购单进行安排采购。1、以系统数据为依据自动生成采购订单。1、 以完成调度的请购单为依据生成采购订单，避免人为疏忽导致订单数据错误。17 采购收货供应部1、来料就安排收货，有时会与相关人员电话或其他方式联系确认。1、按采购订单收货，无采购订单不办理收货，即保证收货有依据。2、与采购员确认信息的方式通过系统单据流转实现，记录相关人员确认记录，做到有据可查。1、 目前基本上是按照要求进行，但存在个别先实际收货后再在系统内无单据的情况。18 来料检验质量部1、收货的同时进行抽样检测，对于未检验完成的材料没有设置待检物料区用于区别。1、设置待检物料区，用于存放检验

13、结果尚未出现的材料。2、以材料库管员提供的来料送检为依据进行检验，检验完成后才能办理入库手续。1、未落实待检区划分，改用采购收货时流程流转来实现几个部门的审核，告知生产人员此材料为检验未完成。2、需质检部进一步启用来料检验内容。19 购货发票核对供应部1、发票核对工作叫粗放。1、以业务数据集成，实现实际收货单与发票信息的核对，规避实际收货与发票数据不一致的情况。1、 大部分数据发票已按照要求进行，仍存在部分外购发票未落实具体人员，导致系统数据不全。20 付款申请各业务部门1、纸质单据流转进行审核。1、电子单据流转进行审核。1、 纸质单据为准进行流转，在系统内补录电子单据。2、财务部门反馈目前仍

14、存在个别部门的付款数据未进行系统。21 设备管理设备部1、手工账进行设备相关信息记录，查询较不便。2、车间机台没有明确标示区别同一型号设备，不便于机1、系统内记录设备台账，便于查询核对，与固定资产关联。2、对各车间设备进行清查，统一命名设备编号，然后贴在具体设备上，明1、已开始 i 在系统内记录设备台账，信息的准确性、全面性需进一步完善。2、未落实统一编码， 用于标识具体设备代号。台作业安排。确具体机台。22 零售业务市场部1、存在零售的业务现象，未进行规范管理。1、在系统内记录业务数据，规范管理。1、 整理零售业务操作手册，增加 “零售交货单” ，“短线入库单”用于满足零售业务记录。23 截

15、库存业务市场部、生产部1、实际发货时需要进行对库存线进行截断处理，变更盘号。1、在系统内记录数据流转，进行“批号调整”。1、 整理截库存业务操作手册，启用“库位批号调整”用于满足截库存业务需求。2、具体落实中还存在车间与销售部连接不紧密导致不在系统操作此事的现象，导致实际库存与系统库存不一致。24 外购业务市场部、供应部、财务部1、以纸质单据流转，具体权责不明确。1、明确权责，按规定执行。1、协助进行权责明确，明确处理流程并更新相应业务处理方案。2、但实际执行中并未落实到具体人员进行，导致部分数据无法正常流转。25 外协业务生产部、财务部1、手工单据进行记录发料数据，回收数量。2、加工费按当月

16、车间生产数量整体均摊。1、 引入“委托加工库”概念，用于跟踪发出耗用。2、引入“外协入库” 概念，专用于记录外协产品的入库核算，区别外购与生产的成本计算。1、 将外协业务当作特殊生产入库数据处理，设置特殊生产入库事务类型用以区分。26 预开票业务市场部、供应部、财务部、生产部1、各部门配合财务部门进行提前开票的纸质单据的补充。1、预开的业务单据不在系统内体现，系统内体现实际业务数据。1、 定制研发预开票业务处理模块，用于区别记录预开票单据和实际单据，并进行相应数据的跟踪查询。2、具体业务数据的处理未落实到具体人员，导致定制模块功能无人处理。三、本期问题清单汇总提出部门序号内容是否可解决详细说明

17、市场营销部1.1 目前投标报价、模拟成本未使用是1、投标报价模块已经配置完毕，请具体业务部门安排人员进行使用；2、模拟成本：由技术部准备基础数据，包括销售报价产品结构和模型，后期配置使用； 由金思维小组准备相应业务操作手则上传到系统文件导航内。具体启用日期由业务部门决定。1.2 销售模块与财务期初、期末数据录入、 核对、调整是1、销售部与财务部尽快抽出人力落实数据的核对工作 （财务与销售落实具体人员。）1.3 销售订单回款期限未用，按销售订单回款核销未用，回款催交。是1、系统中已经配置完毕，此功能使用的前提是销售订单维护中要输入具体的回款条件，包括回款比率、期限等。（目前客户回款方式无法确定，

18、导致无法使用。）1.4 销售订单料耗维护、查询模块是否使用？是1、 金思维小组建议使用，此功能可以作为查询销售订单材料成本、毛利的一个参考数据，已交予技术部门使用此功能进行产品结构数据核对， 待产品结构数据核对完毕后，可调整为销售部门自行操作。（技术部门意见： 因为产品结构数据不完善、短期内不建议领导使用。）1.5 依据订单的收款条件，自动生成销售回款，催交计划，回款核销。否1、无法自动生成销售回款，只能生成回款预警， 前提是销售部在维护销售订单时，维护回款条件，实质上与1.3 相同。（目前客户回款方式无法确定，导致无法使用。）1.6 工程项目未正常使用是1、功能模块可以正常使用，由企管部协调

19、销售部使用， 具体操作参考系统中业务操作手册。（目前只要有工程项目的订单数据都在正常使用）1.7 销售订单明细中的入库数量未包含外购的数据是1、目前系统功能中销售订单明细中入库数量是不包含外购数量， 外购数量是在采购模块进行查询， 可以由金思维小组启动研发程序进行定制解决， 增加栏目专门用于显示外购入库数量。1.8 销售发运单需要统计汇总是1、 已在销售运费结算模块中定义相关报表，可直接使用。（由金思维人员制定报表数据可以取出明细数据）设备部2.1 常规备件及非标准件的如何流转？是1、常规配件均填写erp需求申请报供应部门购买 , 非标准件也按照公司erp管理要求, 填报采购订单、入库、付款、

20、发票入账及核对工作。 采购流程参考系统的银河电缆整体采购业务操作手册，后期如有业务调整，可以修改操作手册。（流程不需调整， 需增加机电车间用户、 电脑，才能办理相应数据）2.2 固定资产登记时, 编号和财务不一致 , 目前一直由财务录入是1、固定资产编码一直由财务人员进行维护，设备部操作的是设备编码，可以对应固定资产编码， 也可以不对应固定资产编码，若对应固定资产编码需由财务提供固定资产编码给设备部，由设备部进行设备基本信息维护时完善。2.3 采购管理中查询需求申请明细 , 已购物料信息显示不完整 , 部分日期的物料信息隐藏，希望全部是1、显示栏目由用户自定义实现，可将对应栏目勾选显示即可。（

21、具体数据查询问题请注意相关查询条件的使用）显示备查。2.4 机电车间电脑不足,不能上网提报申请，设备部需配打印机是1、基础设备问题，不参与讨论。2.5 审批权限分配须重新设置是1、什么业务模块的审批权限？需要改成什么样子？请提供需要设置的具体信息，否则无法重新设置。（确定之后联系企管部进行配置。）2.6 设备备件流程现实行模式如下 : 机电车间采购申请设备部采购部设备自行采购是1、目前系统非标准件、设备采购流程就是按照此思路进行。机电车间需求申请设备部审批，生成采购订单，自行采购备件库开采购收货单，办理入库设备部发起付款申请、发票核对。( 请购单调度未启用， 没法正常生成采购订单，请启用请购单

22、调度功能)2.7 设备检修模块没有正常使用起来是1、 目前模块配置完毕， 请落实具体使用人员，由金思维小组负责准备业务操作手册。（有机电车间人员使用， 24 日正式启用。）财务部3.1 一些非供应部采购的材料无人维护，如生产部、经营办公室等部门的材料采购，这些物料的采购流程如何设置，那个部门负责维护，都需要落实到人，才能形成一个全面的物料采购数据。是1、业务流程与原材料流转一致，无需系统调整，由企管部落实具体操作人员将数据维护到系统流转即可。(1、零星采购的采购订单未落实人员 2 、业务员费用的单据未落实人员财务部提供未进入系统的业务数据清单。）3.2 月底结账时，仓库 erp系统的材料数据结

23、账时间能否逐步提前一些，以便于财务上核对完毕后，进行下一步的材料分配和成本核算工作。是1、 具体要求落实。（各部门提供数据截至每月4 日。财务每月5 日开始进行月度数据处理。）3.3 公司各个车间之间材料的互相领用情况较多，别的车间领用的材料月底能否在 erp系统中走退库手续，使仓库的材料汇总表能精确的反映车间的实际领料情况。是1、 车间月底将需要退货的材料统一开退库单，退回材料库，由车间落实此要求；( 月底由生产部统一进行汇总调整)3.4 erp系统中必须有采购订单，才能维护材料入库，有时会出现材料已入库，但由于某种原因采购订单未维护，造成实物账和 erp系统中数据不一致的情况是1、此问题出

24、现的原因系采购订单未及时维护导致，需落实具体人员及时维护采购订单。（供应部再具体落实核查。）3.5 存货模块里材料明细项目设置和原来的名称不相同，车间报送的消耗表和财务成本核算表里的材料名称和新的名称不同，能否供应、生产、技术和财务上做一下协同培训和交流，统一材料编码和名次，以提高工作精确度，更好的做好核算是1、 由企管部协调技术部处理。（1、将用友的物料编码做到系统的图号中，将用友编码与erp系统编码做关联。2、车间、仓库、备件、技术部报送的手工报表明细要将erp内物料编码加上， 确保与系统内物料编码、 物料名称统一， 具体明细到什么程度可与财务部核算主管沟通）3.6 预开发票里面， 有一部

25、分产品已发货，这一部分应当做签收处理，但实际未做，这样就无法区分提前开票的业务那一部分是已经完成了，那一部分未生产，财务上无法准确的区分，就无法准确的核算成本。由于财务的产成品模块还未使用，暂时还未发现其他问题。是1、 定制模块已经研发完毕，指导相应人员进行预开票业务处理，请落实具体处理人员。（会后请财务安排人员来具体落实后续操作）3.7 运费、返还和投标保证金还未形成完整的流程是1、 运费、返还、保证金的入出通过编制付款单、收款单进行记录， 而后生成相应凭证。具体业务部门发起付款申请。（具体付款由业务部门发起付款申请，流转至财务；回款由财务部门直接登记收款记录，生成相应凭证。）3.8 生产部

26、的采购付款还未走付款流程，一些外购的产成品，还未走付款流程，一些非正常的物料采购和款项支付还未走付款流程。是1、要求生产部启动相应付款流程；2、费用变通的业务单据需要落实人员进行系统维护。生产部4.1 拖期订单的统计标准是什么？“两个统计表格，市场部以销售订单发货时间为基准。生产部以“生产订单”计划开工日期为基准（了解：计划开工日期的基准是什么？、生产部考核、查询数据是哪否1、 需进一步确认问题（进一步进行了各个名词的解释，由生产部做进一步说明。）个？）4.2 工票反馈容易全部反馈。例如：总合同为72km ，本日生产 10km，在反馈时容易把 72km全部反馈为完工产品并连同其它已下达的作业计

27、划全部反馈。是1、建议作生产调度把当班排产计划做准确，工票反馈填制时填写、复核数据要准确认真。 （属操作问题，与系统功能调整无关）4.3 填报需求申请时无物料编码的物料如何新增。是1、现状操作：无物料编码、产品结构、工艺路线时需通知技术部做相关添加。4.4 查询总入库单时，无短线入库单数量否1、验证无此问题 , 已经解决。4.5 产品完工送检单是否继续填写？是1、 按系统流程需继续填写。（将话缆车间试点， 改变生产入库方式为按质检结果开）4.6 作业计划无法重复下达。例如：下完早班作业计划，中班的作业计划无法下达。是1、建议作生产调度把当班排产计划做准确、按每班生产能力下达调度。（工票反馈数据

28、应及时进行，将完工数量维护到对应作业计划，然后重新下达作业计划）4.7 入库单未自动关闭的还存在，是否手动关闭否1、需进一步确认问题。（已经调整完毕）4.8 入库完工后但未出库，订单是否手动关闭。是1、已调整，可自动关闭，但是做完“工票反馈”的生产订单，不能对“工票反馈单”进行修改，做 “工票反馈”时一定要认填写复核数据。品质部5.1 物资来料检验模块未使用。是1、 来料检验模块已经配置完成，需质检部落实具体材料规程后启用。（来料检验的规程目前在调整中，导致基础数据未准备完全。 相关业务数据完成后可以正式启用。）5.2 盘号问题？按统一制令批号做盘号是否可行，品质部自建盘号原因? 现在按检验通

29、知单及时性是否能保证？否1、 进一步确认问题。2、 计划安排话缆车间开始调整处理方式，调整生产入库单的生产方式进为按质检结果开。企管部6.1 统计超期工作流单据数据是1、已配置相关模块为管理员所有，管理员可进行超期单据的统计（目前是企管部可以进行超期单据的统计）6.2 事务代理模块使用是1、已配置事物代理模块，主要用于某段时间内转交给他人进行待处理。业务小组提供相关业务操作手册6.3 系统内建的应用问答体系，按照模块负责人、部件负责人和系统负责人的体系逐级提交，完成日常应用问题的处理。是已建立问题提问机制， 但目前使用情况存在以下问题：1、提问问题要点不清。2、使用较少。 3、反映问题大多是人

30、员操作失误。建议：系统出现问题必须从“系统问答”模块中逐级提交反映， 随后在系统问题中提交该问题及解决方法，便于部门问题汇总解决，增加业务负责人的熟悉程度。6.4 包装物是否纳入产品结构否1、包装物通常不纳入产品结构，因为价值相对较低且不易确定具体规格。6.5 车间中产成品、库存材料核算问题否1、 进一步确认问题 . 成本核算模块未启用，不能进行产成品、半成品的核算。物资部7.1 有些采购单没有及时产生订单号 ! 来了材料有的不能及时入库。请问什是1、供应部内部单据流转问题。么原因？7.2 木轮和包装物划分到原材料库，在erp上显示是在备品备件库。是1、 由企管部已安排做相应修改。月底统一调整

31、7.3 有时车间开完领料单，在 erp程序出库时明明有库存，为什么出库数量却显示红数是1、 批号操作错误导致。系统调整控制材料库负库存不允许出库，月底统一调整7.4 市场部调度的需要供应部采购的外购材料能让他们直接转换到“需求申请”中吗？否1、市场部批到批计划生成的是请购单，是需求申请的后置单据，不能转换到 “需求申请”（由市场部通知供应部， 再请购单调度中进行处理）7.5 涉及到在仓库库存的材料，能不能把“需求申请”让材料库管员看到，让她们根据实际库存在提交采购申请 - “补库”？是1、 现行流程，生产部做“需求申请”时可查看到仓库该物料库存情况。增加流程后，减慢整个采购流程速度（征求部门意见）库管员提出需求申请进行补充库存7.6 在采购管理流程中，如何确定部长、主管及采购员之间的权限与责任？否采购部内部讨论确定。7.7 到货材料不合格退回，如何处理？在更换供应厂家呢？“关闭订单重新下请购单”还是“采购订单变更”？是1、到货材料不合格应该开退货单从仓库退回。2、 再更换供应商需要关闭订单重新下请购单。7.8 供应商维护中“采购员”的设定不要再分“电缆采购”、“力缆采购”是1、请具体说明：岗位、操作员，建议权限，然后交由企管部落实岗位权限分配。和“特缆采购”，以免其他采购员看不到，不能确定。7.9