人力资源人事档案管理存的问题及对策

1、    人力资源人事档案管理存的问题及对策    刘慧【摘 要】社会在发展，时代在进步，随着各方面要求的提高，人力资源管理中的档案管理也显得尤为重要。人事档案是每个人生命历程的缩影，它记录了一个人的成长轨迹。人事档案管理是人力资源管理中最为基础最为核心的一项工作。做好人事档案管理工作可以给企业单位带来更高的效益。不过，在人事档案的管理过程中笔者发现还存在一些问题，针对这些问题本文给出了一些解决的方案，为提高企业中的档案管理水平提供参考依据。【关键词】人力资源；人事档案；档案管理随着社会主义市场经济的迅猛发展，人力资源在企业发展过程中的地位越来越重要，现代

2、人力档案的管理也已经成为企业中非常重要的一项工作。二十一世纪最为重要的是人才，一个企业如何辨识人才，任用人才，管理人才显得尤为重要。做好人事档案管理工作能给企业提供更有效的资源和途径，能够优化人力资源结构，整合人力资源管理，提高人力资源素质，能够帮助企业提高生产效率，更好的发展企业自身，服务社会。一、人事档案管理工作中存在的问题（一）人事档案资料失真人事档案是一个单位和企业非常重要的信息库、数据库，这里记录了每一位员工的基础信息。人事档案管理作为一个企业非常重要的一部分，但是由于一些传统的老旧的管理方法，使得人事档案出现了一些失真的情况。比如在记录人员档案的时候采取人工记录的方式，由于工作人员

3、的不细心就可能出现一些错误。也有的是由于随着现在社会高等学历的普及，电大、夜校、函授班越来越多，学历质量上难以把控，受利益的驱使，存在一些学历造假的情况，使得现在档案的真实性和可靠性难以得到保证。（二）人事档案管理水平不够随着社会的发展，人事档案的资料越来越多，管理的难度越来越大，对档案的管理越来越需要更专业的的人员来管理。现在在档案管理岗位上的工作人员，大都是一些年龄较大的同志，有的眼睛花了，甚至找一些资料都比较困难；管理档案的人员不够专业，往往是由其他职位的人员兼职着管理档案，那么在档案管理的日常工作中及方法创新上就会少了很多精力，只能是简单的收集、分类、统计、整理等；甚至有些管理者自身素

4、质偏低，对于人事档案的管理在思想上不够重视，工作上马马虎虎，敷衍了事，使得档案杂乱无章，难以找寻。这就需要提高人事档案管理人员的个人水平，才能使得档案的管理工作能够做的好，做的出色。（三）人事档案资料利用率太低管理档案的工作人员没有意识到对人员档案的开发利用。每个人在走上工作岗位的同时，他的人事档案资料也随之进入单位，档案资料被装进袋子，锁进柜子，束之高阁。然后，人事档案的的资料就是简简单单的查阅。其实，这样并没有最大化的利用人事档案资料。除了资料的收藏、归档和查阅功能之外，它还可以给企业提供人才培养的基础信息，给人力资源管理工作提供一些参考和借鉴。二、档案管理中发现问题的解决方案（一）完善档

5、案管理制度没有一个健全完善的管理制度，对于档案的管理工作就会人心浮躁，散乱无章。制定完善的档案规章制度，使档案管理工作规范化，将档案管理工作纳入年底考核绩效评价体系，奖惩有规则可依。严把质量关，在收集人事档案资料的时候，应该进行仔细的核对，认真的检查，工作中录入的所有信息一定要完整、真实、有效。对录入的信息，更要做好监督检查工作，确保所有的信息录入准确无误，保证档案资料的真实性和准确性。（二）提升档案管理人员的自身素质企业应引进招录一些具有专业水平的档案管理人员；对企业内部档案管理人员加强思想道德教育，让其在思想上对人事档案管理工作得到充分认识；引导档案管理人员学习档案管理的相关知识，培训档案

6、管理人员提高档案管理的相关技能；讲解一些管理中出现的实际情况，丰富档案管理的相关经验。通过这些举措使档案管理人员自身素质有一个更高的飞跃。这样，在以后的人事档案管理中，才能有章有序，游刃有余。（三）提高档案的利用率档案管理中的设备比较陈旧，企业相关部门应增加对档案管理的资金投入，为档案室配备一些现代化的办公设备，例如：电脑，打印机，复印机等，首先在硬件上武装起来。其次落實人事档案管理系统，建成人事档案信息数据库，用先进的科技手段，落实现代化办公条件，这样大大提高了搜索查询的速度，缩短了人工查询的时间，提高了办公效率；再次丰富档案的个性化内容，比如个人的性格特征，兴趣爱好，家庭和社会关系，完善个人能力特长，工作成果业绩等信息，全面完整地反映个人的学识能力，专业素养等相关信息。为单位选拔人才提供更充分更有利的数据信息保障。三、结束语人事档案作为企业管理中的一项重要内容，要跟随时代发展的脚步，与时俱进。根据企业发展的需要，建立完善的档案管理制度，提高档案管理人员的自身素质和业务水平，才能使人事档案更有效率的被利用起来