公司记录控制程序

1、第页共 4 页记 录 控 制 程 序前言本 程 序 是 依 据 gb/t19001-2008 质 量 管 理 体 系要 求 、gb/t50430 2007 工 程 建 设 施 工 企 业 质 量 管 理 规 范 、gb/t28001-2011职业健康安全管理体系要求、gb/t24001-2004环境管理体系要求及使用指南 标准所建立的一体化管理体系程序文件之一，文件编号为hjh02-2020b/0。本程序为 b版/0 次于 2020 年 5 月 1 日正式发布本程序编写人：本程序审核人：本程序批准人：本程序归档管理部门：技术质安部本程序归口解释部门：技术质安部第页共 4 页1 目的记录是一种特

2、殊类型的文件。 对体系运行记录进行控制， 以证明公司产品及生产、服务活动和过程符合顾客、法律、法规及其他相关要求，并为体系有效运行提供客观证据; 同时也为采取纠正、预防措施及保持和改进体系提供信息。2 范围适用于本公司与一体化管理体系运行有关的所有记录的控制与管理。3 职责和权限3.1 技术质安部3.1.1 技术质安部是记录控制程序的主控部门，负责全公司记录样表的收集、确认、标识、编号、发放等事宜。3.1.2 负责编制记录表格清单 ，并规定记录表格的主控部门及保存期限。3.1.3 负责本部门主控记录的收集、归档、保存、借阅。3.2 本公司其它职能部门做好各自主控记录的填写、收集、归档、保存，并

3、负责所需记录样表的设计或引用，并对记录内容的真实性、准确性负责。3.3 各专业公司、 项目部负责所需记录样表的设计或引用，确保所填写的记录内容真实、准确，并负责本单位记录的交付、归档；同时负责外来记录（如供方质量记录等）的收集、归档。3.4 各职能部门、专业公司和项目部文件资料管理员负责归档前记录的收集，登记、保存等工作。4 工作程序4.1 记录的分类和控制范围4.1.1 为便于控制和管理 , 根据本公司的实际情况 , 将记录分为以下四类。（1） 一体化管理体系运行中的记录如管理评审记录、合同评审记录、合格供方的评价及来自供方的记录、纠正和预防措施记录、内部质量审核记录、培训及相关考核记录、服

4、务报告（为业主提供的技术服务，如培训、设备操作、维护及交付后的回访，服务记录或报告）等。（2） 监视和测量装置的检验和校准、检定记录、施工机械设备的鉴定、维修、保养记录。（3） 施工安装过程中的记录如： 施工技术管理工作记录 （包括顾客提供的设计、第页共 4 页施工图纸会审记录，设计技术交底，设计变更通知及图纸，本公司技术交底及技术会议记录）等。工程施工过程的检验和试验记录、工程质量检查、 验收和评定的记录 （含自检、业主方、监理方及设计方四方的综合检验记录）、质量、安全、环境事故处理记录、职业健康安全和环境的监测记录、等。（4） 其他各种相关文件涉及的记录。4.1.2 记录可采用任何媒体形式

5、，包括书面表单、文字图表、声像、软件、网络信息等形式。4.2 记录样表的编制和确认4.2.1 记录使用部门从满足自身使用需要及规范要求，编制或引用记录表格样表， 报工程部审核、确认。4.2.2 对于无样表的记录，如部分报告、公文等，则参照公文行文格式编制。4.2.3 本公司记录表格清单 中所涵盖的表格均为通用性样表，不针对任何特定工程项目或单位。4.2.4 对于相关方指定使用，而本公司记录表格清单未涵盖的记录样表，如监理（或顾客）等指定的涉及质量、职业健康安全和环境的记录样表，各项目部可直接使用，但必须报公司工程部存档，工程部会同相关人员对上述样表进行鉴定、备案。4.3 记录的标识与编目4.3

6、.1 为保证记录具有唯一的标识，每一记录表单样式均应有唯一的编码与名称。4.3.2 记录的编目及标识为：hjhc/rc 记录名称记录流水号附属主控程序的顺序号记录名称公司名称4.3.3 对于国家或行业有统一格式要求的记录( 如：工程质量评定、 验收记录等 )，记录使用部门可不采用本公司记录样表的统一编码及标识，其标识方式执行国家或行业的相关规定。4.3.4 作为一种特殊类型的文件， 记录样张由工程部统一编目， 并编制记录表格清单。现场使用的与样张一致的记录，均为“受控”文件。4.4 记录样表的更改第页共 4 页记录样表的更改按文件控制程序相应条款执行，记录使用部门向工程部提交更改申请并附样表，

7、经审核确认后，由工程部下发更改通知，以换页或换版形式从原文件发放范围回收作废样表，发放新表。4.5 记录表格的使用4.5.1 填写要求4.5.1.1 记录的填写要真实正确， 文字表达要准确、 简练，内容要完整， 字迹要清晰。4.5.1.2 不能用铅笔或园珠笔填写记录，要求使用黑色炭素墨水。4.5.1.3 记录不能涂改， 亦不能使用修正液。 若确因笔误或其他原因需更正时，则应用单斜线“ / ”划去错误的（或需更正的）数据或信息，在其上部或旁边填上正确的数据或信息。4.5.1.4 记录表单上要求填写的内容原则上均要填写，确实无须填写项目用“- ”表达。记录应保持字迹清楚，标识明确，并可追溯用于证实

8、符合一体化管理体系要求和本标准要求，以及所实现的结果，并为采取纠正措施和预防措施以及保持和改进一体化管理体系提供信息。4.5.2 记录的归档4.5.2.1 各职能部门主控的记录按记录表格清单规定的保存期限自行归档保存。4.5.2.2 各专业公司及项目部记录分类进行归档，属竣工资料的记录随其它竣工资料一并交付业主，同时报工程部存档，其保存期限见记录格式清单；不属竣工资料的记录则应进行鉴别，主控部门为公司职能部门的记录移交各职能部门归档，属自控的记录则根据需要留存或进行销毁处理。对相关记录的资料档案同时符合国家建筑档案管理的相关规定。4.5.3 记录的贮存4.5.3.1 贮存记录要按记录分类进行登

9、记建档，专柜贮存，便于检索、查阅。4.5.3.2 贮存要有良好的环境，做到防火、防盗、防虫鼠、防潮、防光、防压等，以免贮存的记录受到损坏、丢失。4.5.4 记录的查阅、借阅4.5.4.1 借阅、查阅已归档的记录，须填写文件资料借阅登记表，办妥手续后，方可阅读。（1） 本公司有关人员办理借阅手续后，可到相关部门借阅相关记录。（2） 政府有关部门或顾客因工作需要，查阅未归档的质量记录，须经职能部门第页共 4 页负责人同意，且办理查阅手续后方可进行查阅。4.5.4.2 所有记录的原件一律不外借。 确需外借须办理借阅手续， 经部门负责人审批后，由文件管理员提供复印件，阅读后如期归回。4.5.4.3 记

10、录的销毁4.5.4.4 已超过记录保存期或无参考价值的记录可进行销毁。4.5.4.5 需销毁的记录应先进行清查， 然后按文件和资料控制程序 相应条款由该部门文件资料管理员负责填写 文件资料销毁申请单 ，经负责人审核批准后实施， 并派专人负责监销。4.6 外来记录的控制4.6.1 由相关方提供的与质量、 职业健康安全与环境管理相关的记录，由各责任单位负责收集、保存，属于竣工资料的组成部分的，则按竣工资料管理的有关规定执行。4.6.2 由顾客指定工程施工分包方的， 其有关的记录由专业公司或项目部按本程序的要求予以管理，属于竣工资料的组成部分的，则按竣工资料管理的有关规定执行。5 相关/支持性文件5.1 hjh01 2020b/0 文件控制程序5.2 hjhc/qg 工程 01-2020b/0 记录格式清单6 记 录6.1 hjhc/rc01-001 文件发放登记表6.2 hjhc/rc01-002 收文登记表6.3 hjhc/rc01-003 文件